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Standardisierte Symbole zur Beschreibung von Prozessen

Wenn Sie damit beginnen, Prozesse zu beschreiben, dann stellt sich die Frage nach dem „Wie“. Häufig beobachte ich, dass Prozesse in Form von Fließtexten beschrieben werden. Dies ist allerdings sehr aufwändig in der Erstellung und nicht leicht zu lesen, da der Mitarbeiter nicht auf einem Blick erkennen kann, wie die einzelnen Schritte ablaufen sollen.

Daher gibt es standardisierte Symbole, die man für die Beschreibung von Arbeitsabläufen benutzen kann. Dies ist wesentlich übersichtlicher. Es haben sich verschiedene Standards herausgebildet. Einen davon möchte ich Ihnen heute kurz vorstellen.

Business Process Model and Notation (BPMN)

BPMN-Poster

Die „Business Process Model and Notation“ (BPMN, deutsch Geschäftsprozessmodell und -notation) ist eine grafische Spezifikationssprache im Prozessmanagement. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Arbeitsabläufe modelliert und dokumentiert werden können. Es gibt verschiedene Symbole für Aktivitäten, Ereignisse, Daten, Verbindungen zwischen den Elementen und Verzweigungen.

Der Schwerpunkt der BPMN liegt auf der Notation, d. h. auf der grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen.

BPMN ist verwandt mit den Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK).

Wie schon erwähnt, gibt es verschiedene Möglichkeiten und Methoden, Prozesse zu dokumentieren. In meinem Basiskurs Prozessmanagement stelle ich Ihnen 23 verschiedene Methoden vor und erläutere die jeweiligen Vor- und Nachteile. Möchten Sie mehr über BPMN und EPK erfahren? Dann klicken Sie hier:

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Das Poster können Sie sich als PDF-Datei herunterladen, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Leider lässt sich das Poster nicht mehr in ausgedruckter Form bestellen.

Welchen Ansatz verfolgen Sie bei der Beschreibung von Prozessen?

Bei der Beschreibung von Prozessen müssen die einzelnen Prozessschritte aufgeführt werden. Aber wie beschreibt man diese Prozessschritte? Es geht immer darum zu benennen, was getan werden muss und wer es tut.

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Ansätze dazu: die prädikatsorientierte und die subjektorientierte Methode.Wer Was

Prädikats- vs. subjektorientierte Methode

Bei der prädikatsorientierten Vorgehensweise fragt man zuerst was getan wird und dann wer es tut. Der Auslöser ist also ein Ereignis, wie z.B. der LKW des Lieferanten steht auf dem Hof mit dem bestellten Material. Diese Situation löst den Prozess „Wareneingang“ aus.

Bei der subjektorientierten Vorgehensweise fragt man zuerst wer etwas tut und dann was getan wird. Der Auslöser ist also eine Person, wie z.B. der LKW-Fahrer, der den Wareneingangs-Mitarbeiter mitteilt, dass er mit der bestellten Ware angekommen ist. Durch diese Nachricht wird dann der Prozess „Wareneingang“ ausgelöst.

Kurz erklärt werden diese beiden Methoden in folgendem Video, das von Studierenden der FH Koblenz erstellt wurde und das sehr anschaulich verdeutlicht:

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Sie möchten gerne die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung optimieren? Dann empfehle ich Ihnen meinen Basiskurs Prozessmanagement. Hier erkläre ich Ihnen Schritt-für-Schritt und auf den Punkt gebracht alles, was Sie wissen müssen, um Prozesse zu dokumentieren, analysieren und optimieren. Dieser Kurs richtet sich speziell an Führungskräfte und Sachbearbeiter in KMU, die sich bisher noch nicht intensiv mit dem Thema Prozessmanagement beschäftigt haben. Für mehr Informationen einfach auf den folgenden Button klicken:

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Den Wissensschatz bergen

Gedankenaustausch

Das vorhandene Wissen der Mitarbeiter ist vielfältig. Dabei ist es gar nicht so einfach, sein Wissen aufzuschreiben, um es für andere verfügbar zu machen. Oft wissen wir gar nicht, was wir alles wissen.

Heute möchte ich Ihnen einige Methoden vorstellen, wie Sie den Wissensschatz bergen können:

    • mit Hilfe von Mindmaps können Themengebiete einfach dargestellt werden. Außerdem kann durch ein gemeinsames Brainstorming und daraus resultierende Assoziationen das Wissen der Mitarbeiter „herausgekitzelt“ werden.
    • in Arbeitskreisen, Foren oder regelmäßigen Erfahrungsaustauschen kann auf das Wissen der Mitarbeiter zurückgegriffen oder gemeinsam Lösungen entwickelt werden.
    • spezielle Software oder Datenbanken, wie z.B. Wikis sind Werkzeuge, mit denen das Wissen der Mitarbeiter dokumentiert und weitergegeben werden kann.
    • nach Abschluss eines Projektes sollten die „Lessons Learned“ dokumentiert werden, damit sie für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen.
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