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Effiziente Mitarbeitergespräche mit OneNote

Als Führungskraft sollten Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche führen. Das können Jahresgespräche, Entwicklungsgespräche, Quartalsgespräche oder Zielerreichungsgespräche sein. Weitere Anlässe habe ich in diesem Artikel ausführlicher beschrieben.


Insbesondere während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter empfehle ich Ihnen als Führungskraft wöchentlich oder 14-tätig mit dem neuen Kollegen diese Gespräche zu führen. So erfahren Sie, ob die Einarbeitung gut funktioniert, ob der Mitarbeiter zufrieden ist, welche Erwartungen bisher nicht erfüllt wurden und welche Verbesserungsvorschläge er für Ihre Abteilung hat. Denn der neue Mitarbeiter bringt noch den Blick von außen mit und kann Ihnen wertvolle Hinweise geben.


Gesprächsprotokolle mit OneNote

In OneNote haben Sie die Möglichkeit beides zu kombinieren: Die laufende Themensammlung und das Protokoll.

Gehen Sie so vor:

Schritt 1

Legen Sie für sich ein Notizbuch an und geben dieses für Ihre Mitarbeiter frei. Schützen Sie die einzelnen Abschnitte, sodass nur der jeweilige Mitarbeiter auf seinen eigenen Abschnitt Zugriff hat.

Strukturieren Sie das Notizbuch, indem Sie Abschnitte anlegen. Jeweils ein Abschnitt für jeden Mitarbeiter und darüber hinaus z.B. die Abteilungsziele für dieses Jahr oder auch eine Überstundenstatistik.

Schritt 2

Legen Sie nun für jedes Quartalsgespräch eine Seite an und benennen Sie sie z.B. mit „Quartalsgespräch 30.03.2020“. Sie können sich ein eigenes Seitenlayout für die Quartalsgespräche gestalten und als Vorlage abspeichern.

Im Beispiel oben habe ich Tabellen zur Strukturierung der Inhalte eingefügt.

Schritt 3

Nun fügen Sie regelmäßig Notizen ein zu den Themen, die Sie im nächsten Gespräch ansprechen wollen. E-Mails können Sie ggf. einfügen, wenn Sie noch Rücksprachebedarf haben oder dazu ein Feedback geben möchten.

Auch der Mitarbeiter kann regelmäßig Notizen und Themen hinzufügen.

Während des Quartalsgesprächs nutzen Sie die Seite als roten Faden und gleichzeitig entsteht „wie von selbst“ das Protokoll.

Was bringt es?

Transparenz. Sowohl Sie, als auch ihr Mitarbeiter weiß, welche Themen im nächsten Gespräch angesprochen werden.

Zeitersparnis. Da die Gesprächsvorbereitung auch gleichzeitig das Gesprächsprotokoll ist. Außerdem müssen Sie für die Vorbereitung nicht mehr verschiedene Unterlagen zusammensuchen.

Klarheit im Kopf. Weder Sie, noch Ihr Mitarbeiter muss im Kopf behalten, was im nächsten Gespräch thematisiert werden sollte. Sie notieren es einfach in OneNote.


Dieser Artikel ist ein kleiner Ausschnitt aus meinem OneNote-Tutorial. In diesem E-Book erkläre ich die genannten und weitere Funktionen von OneNote. Jetzt bestellen und sofort durchstarten!

Das Besprechungsprotokoll: Papier oder digital?

In meinem letzten Artikel bin ich darauf eingegangen, zu welchen Anlässen Mitarbeitergespräche geführt werden sollten und wie häufig dies geschieht. Jetzt geht es um die Dokumentationsform.

Warum Sie sich schriftliche Notizen machen sollten

Wie bereits im letzten Artikel erwähnt, gibt es in Ihrem Betrieb sicherlich vorgefertigte Formulare für die Dokumentation der jährlichen Zielvereinbarungsgespräche und für die Rückkehrgespräche nach längerer Krankheit oder Elternzeit. In der Regel wird die Durchführung dieser Mitarbeitergespräche von der Personalabteilung überwacht. In bestimmten Fällen wird die Dokumentation der besprochenen Maßnahmen auch zur Personalakte hinzugefügt.

Aber wie sieht es bei den Mitarbeitergesprächen aus, die Sie darüber hinaus regelmäßig durchführen sollten?

Dazu gibt es häufig keine Anforderungen an eine formale Form. Trotzdem lohnt es sich, ein paar Eckpunkte zu notieren. Das beugt späteren Streit vor. Außerdem helfen Ihnen diese Notizen, beim Jahresgespräch objektiver Ihre Mitarbeiter zu bewerten. Anhand der Protokolle der Mitarbeitergespräche können Sie auch die Entwicklung des Mitarbeiters beobachten.

So bereiten Sie sich auf das Gespräch vor

Jeder von Ihnen, also sowohl die Führungskraft, als auch der Mitarbeiter sollten eine Themenliste anlegen. Hier notieren Sie sich die Dinge, die Sie beim nächsten Termin ansprechen möchten.

Falls es zu viele Themen sind, dann priorisieren Sie. Einige Themen haben vielleicht auch Zeit bis zum übernächsten Termin.

Wenn Sie im letzten Mitarbeitergespräch Maßnahmen vereinbart haben, dann überlegen Sie sich, wie der aktuelle Stand der Dinge ist. Lassen Sie bitte diese Maßnahmen nicht im Sande verlaufen, sondern bleiben an den Themen dran.

Ihre Themenliste stellt den „roten Faden“ im Gespräch dar.

So protokollieren Sie das Gespräch

Machen Sie sich bitte während des Mitarbeitergesprächs Notizen. Halten Sie ggf. neue Maßnahmen fest. Haken Sie aber auch die Themen ab, die sich zur Zufriedenheit aller erledigt haben.

Führen Sie bitte nur ein einfaches Ergebnisprotokoll. Es bestehen keine besonderen Anforderungen an die Form.

Aufgaben, sollten Sie gesondert kennzeichnen und mit einem Fertigstellungstermin versehen.

Papierform oder digital?

Beides ist möglich und hat Vor- und Nachteile. Was gefällt Ihnen besser? Was passt eher zu Ihrer Arbeitsweise? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel.

Gesprächsnotizen auf Papier

Wenn Sie gerne mit Papier arbeiten und sich lieber handschriftliche Notizen machen, dann sollten Sie pro Mitarbeiter und Gesprächstermin eine Seite vorbereiten. Bei einer gut strukturierten Ablage könnte es tatsächlich sein, dass Sie sich schneller Notizen machen können, als bei einer Datei.

Sie könnten z.B. einen Collegeblock verwenden. Im Kopf-Bereich notieren Sie das Gesprächsdatum und den Mitarbeiternamen.

Darunter sammeln Sie vor dem Termin Ihre Themen, machen sich während des Mitarbeitergesprächs Notizen und notieren Ergebnisse.

Aufgaben könnten Sie mit Textmarker kenntlich machen. Vergessen Sie dabei bitte nicht, den geplanten Fertigstellungstermin hinzuzufügen.

Die Seiten sammeln Sie entweder in einem Ordner (mit Trennstreifen je Mitarbeiter) oder in einer Hängemappe (pro Mitarbeiter eine Mappe).

Digitale Gesprächsnotizen

Die gleiche Vorbereitung und Dokumentation können Sie natürlich auch digital erledigen. Dafür legen Sie z.B. eine Word-Datei pro Mitarbeiter an. Der Seitenaufbau könnte vergleichbar sein zu der Papiervariante.

Wenn Sie lieber mit Tabellen arbeiten, können Sie auch in Excel eine Datei pro Mitarbeiter anlegen und dann pro Gespräch ein Tabellenblatt. Oder Sie erstellen nur eine Excel-Datei, legen für jeden Mitarbeiter ein Tabellenblatt an und notieren dann fortlaufend die Gesprächsergebnisse (Datum des Gesprächs in die erste Spalte). In diesem Fall können Sie über eine Formel und der bedingten Formatierung deutlich machen, wenn eine Aufgabe noch nicht erledigt ist. Eine Anleitung dazu finden Sie hier (klick).

Eine weitere Möglichkeit wäre OneNote. In diesem digitalen Notizbuch können Sie pro Mitarbeiter einen Abschnitt anlegen und dann pro Gesprächstermin eine Seite. In OneNote finden Sie auch fertige Seitenvorlagen für Protokolle, oder Sie gestalten sich Ihr eigenes Seitenlayout. Aufgaben können Sie sofort als Outlook-Aufgabe an den Mitarbeiter delegieren.

Digitale Gesprächsnotizen sind aus meiner Sicht der richtige Weg hin zu mehr Digitalisierung. Aber sie sind nur dann wirklich sinnvoll, wenn Sie über ein Laptop oder Tablet die Datei im Gespräch zur Hand haben und dort auch sofort Ihre Notizen eintragen.

Wenn Sie dagegen erst Ihre Themensammlung digital erstellen, diese dann ausdrucken, um sie ins Gespräch mitzunehmen, während des Gesprächs handschriftliche Notizen machen, die Sie dann im Anschluss in Ihre Datei übertragen, haben Sie nur unnötige Schnittstellen. Außerdem würde es mich nicht wundern, wenn Sie die Übertragung der Notizen vor sich herschieben.

Entscheiden Sie sich! Entweder Papier oder digital. Und dann bleiben Sie bei dem einen Medium.


Im nächsten Artikel gehe ich ausgiebiger auf die Möglichkeiten in OneNote ein. Bleiben Sie dran…

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern!

Das klassische Mitarbeitergespräch findet üblicherweise einmal pro Jahr und zwar am Jahresende statt. Aber Gesprächsbedarf gibt es laufend. Um sinnvolle Themen, die Gesprächshäufigkeit und Dokumentation der Gespräche geht es in diesem Artikel.


Das jährliche Mitarbeitergespräch

Beim jährlichen Mitarbeitergespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter geht es in der Regel darum die Erreichung der vereinbarten Ziele zu überprüfen und neue Ziele für das nächste Jahr zu vereinbaren. Außerdem wird auch über den Weiterbildungsbedarf des Mitarbeiters gesprochen, die Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen und ein persönliches Feedback gegeben.

Häufig gibt es Gesprächsleitfäden, Personalbögen, Checklisten oder Formulare, die auch als Struktur für die Gesprächsführung durch die Führungskraft dienen.

Ehrlich gesagt hatte ich immer gedacht, dass die jährlichen Mitarbeitergespräche zum Standard gehören, aber viele meiner Trainingsteilnehmer berichten, dass es entweder diese Gespräche gar nicht gibt, oder sie schon ein paar Mal ausgefallen sind. Ziele werden häufig auch nicht gemeinsam vereinbart, sondern vom Chef vorgegeben. Außerdem sind die Ziele oft nicht SMART formuliert.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche

Zusätzlich zum Jahresgespräch können sich im Laufe des Jahres weitere Gesprächsanlässe ergeben, beispielsweise:

  • Ende der Probezeit
  • Rückkehr nach Arbeitsunfähigkeit / Krankheit
  • Rückkehr aus der Elternzeit
  • Änderungen der Aufgaben am Arbeitsplatz
  • Planung des Aufstiegs
  • Personalentwicklungsgespräch
  • Gehaltsgespräch

Auch hierfür gibt es Checklisten, Formulare und Gesprächsleitfäden, da diese Gespräche dokumentiert werden sollten.

Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument

Ich empfehle in meinen Coachings mit Führungskräften die Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument zu nutzen. Einige sagen mir, dass sie täglich mit ihren Mitarbeitern sprechen. Aber das ist nicht dasselbe.

Das Mitarbeitergespräch gibt beiden Seiten den Raum und die Zeit abseits des allgemeinen Arbeitsstresses miteinander zu sprechen. Dies hat auch mit gegenseitiger Wertschätzung zu tun. Daher sollte die Führungskraft dieses Gespräch nicht leichtfertig ausfallen lassen.

Die Häufigkeit

Wie häufig die Mitarbeitergespräche stattfinden sollten, lässt sich nicht so pauschal beantworten. Ob jährlich, quartalsweise, monatlich oder wöchentlich hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Wenn z.B. der Mitarbeiter im Moment ein wichtiges Projekt leitet, bei dem es „brennt“, dann sollten die Gespräche wöchentlich stattfinden, vielleicht sogar täglich. Dabei liegt der Fokus darauf, welche Probleme es aktuell gibt und wie der Chef seinen Mitarbeiter unterstützen kann.

In einigen Branchen gibt es monatliche Erfolgszahlen, sodass immer nachvollzogen werden kann, ob der Mitarbeiter die vereinbarten Ziele erreicht bzw. welche Maßnahmen ergriffen werden könnten, um wieder „auf Kurs“ zu kommen. Dies kenne ich aus der Finanzbranche, bei der es stark um Verkaufszahlen geht.

Die Häufigkeit hängt aber auch vom Mitarbeitertyp ab. Ich hatte selbst schon Mitarbeiter, die sehr selbständig arbeiten und auf die ich mich verlassen konnte, dass sie sich melden, wenn sie Hilfe benötigen. Andere Mitarbeiter wollten gerne einen engeren Kontakt mit mir haben und auch Details mit mir abstimmen.

Die Vorbereitung

Die Mitarbeitergespräche sollten von beiden Seiten gut vorbereitet werden. Zum Einen gehört dazu die rechtzeitige Einladung zum Termin, zum Anderen aber auch die inhaltlichen Themen.

Insbesondere wenn die Gespräche nicht so häufig stattfinden, empfehle ich Ihnen laufend Notizen zu machen und Themen zu sammeln. Sie könnten auch Mails hinzufügen, zu denen es noch Rücksprachebedarf gibt.

Die Termine können auch zu Beginn des Jahres für das gesamte Jahr als Serientermin in die Kalender eingestellt werden.

Die Dokumentation

Die Themensammlung kann auch gleichzeitig Grundlage des Gesprächsprotokolls sein. Wie formal das Gespräch protokolliert werden muss, hängt von der Häufigkeit und dem Anlass ab.

Sie können die Mitarbeitergespräche manuell auf Papier oder digital dokumentieren. Die Vor- und Nachteile der beiden Varianten beleuchte ich in dem nächsten Artikel.


Wie häufig finden in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung Mitarbeitergespräche statt?

Hinterlassen Sie dazu einfach einen Kommentar.

Vorbereitung auf das Mitarbeiterjahresgespräch

Das Jahr 2015 neigt sich dem Ende zu. Erfahrungsgemäß werden in vielen Unternehmen im Dezember oder Januar Mitarbeitergespräche geführt, bei denen die Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam auf das Jahr zurück blicken. Dabei wird über verschiedene Themen gesprochen: die Zielerreichung, Vereinbarung neuer Ziele für das nächste Jahr und notwendige Weiterbildungsmaßnahmen.

Damit Sie sich als Mitarbeiter gut auf dieses Gespräch vorbereiten können, habe ich Ihnen eine Liste verschiedener Fragen zusammengestellt.

Außerdem gibt es noch einen Muster-Text für eine Einladung zum Mitarbeiterjahresgespräch. Beide Vorlagen finden Sie weiter unten zum Download.

Die Fragen stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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Die Vorstellung der Fragen als Präsentation:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von de.slideshare.net zu laden.

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Die Fragenliste zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch können Sie downloaden, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:
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Zum Download der Muster-Einladung zum Mitarbeitergespräch bitte hier klicken:
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So formulieren Sie Ihre Ziele SMART

Zielscheibe 2

In der Regel gibt es in Unternehmen verschiedene Unternehmensziele, die dann auf Abteilungsziele „runtergebrochen“ werden und aus denen dann wiederum persönliche Ziele pro Mitarbeiter festgelegt werden. Diese werden in den jährlichen Mitarbeitergesprächen von der Führungskraft mit dem Mitarbeiter besprochen. Idealerweise werden die persönlichen Ziele nicht nur von der Führungskraft festgelegt, sondern zusammen mit dem Mitarbeiter erarbeitet.

Leider stelle ich immer wieder fest, dass die Ziele nicht der sogenannten SMART-Regel entsprechen, d.h. häufig sind sie nicht konkret genug. Daher stelle ich Ihnen heute die SMART-Regel vor. Danach sollten Ziele

Spezifisch – also nicht allgemein

Messbar – in Qualität und Quantität

Attraktiv – also für den Mitarbeiter lohnend und herausfordernd

Realistisch – also machbar unter den gegebenen Voraussetzungen

Terminiert – bis wann das Ziel erreicht werden soll

formuliert sein. Wichtig finde ich auch, darauf zu schauen, ob die Erreichung des Ziels überhaupt im Einflussbereich des Mitarbeiters liegt. Denn wenn man z.B. festlegt, dass x% mehr Produkte verkauft werden sollen, dann liegt die Erreichung nicht nur am Mitarbeiter, sondern hängt ja auch von den Kunden ab. D.h. man sollte stattdessen Maßnahmen festlegen, die dazu führen könnten, dass mehr Produkte verkauft werden.

 


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