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Wie machen Sie sich schnell mal eine Notiz?

Dies war die Frage im September und ich danke allen, die an meiner Umfrage teilgenommen haben.

Die Ergebnisse decken sich mit meinen Beobachtungen bei meinen Kunden – und überraschen doch immer wieder. Aber sehen wir uns erstmal die Umfrage an:

Ein Kollege ruft an und hat eine Bitte an Sie („Kannst du mal eben schnell…“), ein anderer Kollege kommt in Ihr Büro und gibt Ihnen noch eine kurze Info für seine Besprechung, die morgen stattfindet (z.B.: dass er doch noch eine Pinwand benötigt), kurz danach steht der Chef in der Tür und sagt noch was zur Teamsitzung, die in 5 min. startet.

Eigentlich geht das so den ganzen Tag…

Wo notieren Sie sich diese vielen kleinen Informationen, die entweder jetzt sofort relevant sind, oder erst in den nächsten Tagen? Die nur zur Info waren, oder eine Aufgabe für Sie beinhalten?

Als Antworten standen zur Auswahl (Mehrfachnennungen möglich):

  • Ich schreibe alles auf kleine Zettel
  • Ich verwende Haftnotizzettel, die dann auf dem Schreibtisch oder am Bildschirm kleben
  • Ich mache meine Notizen auf ein Schmierblatt (jeden Tag ein neues)
  • Ich nutze dafür ein Notizbüchlein
  • Ich habe immer OneNote geöffnet und nutze dieses digitale Notizbuch
  • sonstiges

Und – was denken Sie, waren die häufigsten Antworten?

Notizen werden handschriftlich gemacht

Die ersten 4 Antwortmöglichkeiten liegen ganz nah bei einander. Schnelle Notizen werden handschriftlich auf Haftnotizzetteln, Notizbüchern, kleinen Zetteln oder Schmierblättern gemacht. Wobei es sicherlich auch Mitarbeiter gibt, die mehrere dieser Möglichkeiten nutzen.

Sonstiges wurde auch häufiger genannt. Da wissen wir jetzt aber nicht, was sich dahinter verbirgt. Eine Teilnehmerin hat mir eine Mail geschrieben, dass sie, wenn der PC schon aus ist und der Chef noch schnell was zuruft, sie eine Sprachnachricht im Handy speichert.

Warum überrascht mich das Ergebnis dann doch?

Handschriftliche Notizen, insbesondere die auf kleinen Zetteln gemacht werden, haben immer den Nachteil, dass sie irgendwo verteilt sind.

Es gibt keinen einheitlichen Ort dafür.

Ein weiterer Nachteil: Um sie einplanen zu können, müssen Sie sie in ein digitales System übertragen (in Outlook-Aufgaben, oder eine Excel-Liste). Das kostet Zeit. Wenn Sie die Aufgaben oder Notizen nicht übertragen, besteht die Gefahr, dass Sie die Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen.

Trotz dieser Nachteile werden weiterhin handschriftliche Notizen gemacht, obwohl Ihnen ein digitales Notizbuch zur Verfügung steht: OneNote.

Und das überrascht mich. Liegt es daran, dass OneNote noch nicht richtig bekannt ist? Oder dass man lieber bei alten Gewohnheiten bleibt?


Wer OneNote genauer kennenlernen möchte und neugierig ist auf ein paar Tipps & Tricks, der kann sich noch zum Live-Online-Training anmelden, das am 17. November beginnt: https://sekretaerinnen-verband.de/anmeldung-onenote/


Vieles spricht für OneNote

Der aus meiner Sicht größte Vorteil: Sie haben es schon.

OneNote ist Teil des MS-Office-Paketes und steht Ihnen also sofort zur Verfügung. Sie können auch andere Tool nutzen, wie z.B. Trello, aber dafür müssen Sie sich erst registrieren und ggf. entstehen weitere Kosten. Sie müssen auch nicht erst die IT-Abteilung bitten, Ihnen die Software zu installieren. – Sie können einfach loslegen!

Außerdem ist die Bedienung schnell zu erlernen. Wenn man den grundsätzlichen Aufbau des Programms verstanden hat, kann man sehr schnell Erfolge erzielen.

Ein weiterer Vorteil: Es gibt eine Verbindung zu den anderen MS-Office-Programmen. Hier wird die Stärke deutlich, da man aus einer einfachen Notiz in OneNote mit einem Klick eine Outlook-Aufgabe machen kann. Somit ist alles gleich terminiert und wird nicht vergessen.

Mit diesem digitalen Notizbuch schaffen Sie die vielen kleinen Zettel ab und sorgen für mehr Ordnung auf Ihrem Schreibtisch. Und was natürlich nur bei digitalen Notizen funktioniert: Sie können sie schneller durchsuchen.

Sie nutzen OneNote bereits? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfahrungen.

Wie du in OneNote Textmarker und Stift benutzt

In deinem Notizbuch aus Papier benutzt du sicherlich ab und zu einen Textmarker, um wichtige Infos besonders herauszustellen.

Mit einem Stift fügst du vielleicht auch Pfeile ein, oder kreist besondere Textstellen ein.

Dies alles kannst du auch in deinem digitalen Notizbuch in OneNote tun. Wie das geht, zeige ich dir in diesem Video:

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Notizen zu einer PowerPoint-Datei in OneNote

In meinem letzten Blog-Artikel und Video habe ich erklärt, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote hinzufügen können. Das funktioniert natürlich auch in PowerPoint.

Und hier finde ich die Zusammenarbeit zwischen PowerPoint und OneNote sehr praktisch: In der Regel ist die PowerPoint-Präsentation ja nicht innerhalb eines Tages fertig. Es gibt viele Entwurfsversionen.

Auf einer Folie soll noch ein Diagramm eingefügt werden, aber die Zahlen liegen noch nicht vor und müssen von Ihnen im Unternehmen zusammengetragen werden.

Eine Grafik sollte noch verbessert werden. Und nach geeigneten Fotos müssen Sie auch noch suchen.

In OneNote könnten Sie Notizen und Anmerkungen zu einzelnen Folien speichern. Durch die Verknüpfung gelangen Sie ganz schnell wieder auf die entsprechende Folie in Ihrer PowerPoint-Datei.

Sollten Aufgaben aus den Notizen entstehen, dann werden Sie diese in Ihrer Aufgabenliste in Outlook finden.

Also ein perfektes Zusammenspiel der einzelnen Programme!

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Notizen zu einem Word-Dokument in OneNote verwalten

Das digitale Notizbuch „OneNote“ ist in dem Microsoft-Office-Paket enthalten und auf vielen Computern installiert. Aber nur wenige Sachbearbeiter und Führungskräfte nutzen diese Anwendung. Da OneNote im Paket integriert ist, arbeitet es wunderbar mit allen anderen Programmen, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zusammen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote speichern können. Die Vorteile:

  • Sie benötigen keinen Ausdruck für handschriftliche Notizen
  • Die Notizen erscheinen nicht im Word-Dokument und sind somit nicht für die Kollegen sichtbar
  • Wenn aus der Notiz heraus eine Aufgabe entsteht, z.B. weil Sie zu einem Textteil noch weitere Informationen zusammenstellen möchten, dann ist diese Aufgabe auch in Outlook sichtbar.

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Wie Sie Notizen effizient verwalten

Kennen Sie den größten Feind eines erfolgreichen Zeitmanagements?

Die Übersicht verlieren.

E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen, Aufgabenlisten, Tagesgeschäft, Projektarbeit… Bevor Sie Prioritäten mit dem Eisenhower-Prinzip setzen können, müssen Sie erstmal den Überblick haben, was alles ansteht. Dies ist bei der täglichen Flut an Informationen zugegebener Maßen nicht ganz einfach. Umso wichtiger ist es, sich mit diesem Thema zu beschäftigen und gute Strategien zu entwickeln, um sich nicht im wahrsten Sinn des Wortes zu verzetteln.

Wie Sie Notizen effizient verwalten

Es gibt immer wieder ganz unterschiedliche Situationen, in denen Sie sich Notizen machen – oder machen müssten. Denn häufig fehlt jetzt gerade das Medium und man denkt „die Sache merke ich mir schnell“. Aber dann kommt auch schon der nächste Impuls und ruck-zuck haben Sie Ihre gute Idee vergessen.

Wo wären Sie heute, wenn Sie all Ihre tollen Ideen, die Sie vergessen haben, wirklich umgesetzt hätten?

Während eines Telefonats notieren Sie sich schnell ein paar Punkte auf einem kleinen Zettel oder der Schreibtischunterlage. In einer Besprechung schreiben Sie die wichtigsten Punkte auf einen Block. Außerdem gibt es später das Protokoll. Auf dem Flur oder in der Teeküche treffen Sie einen Kollegen und klären schnell ein paar wichtige Dinge.  Aber wo machen Sie sich die Notiz dazu?

Ein einfaches Prinzip

Es gibt ein ganz einfaches Prinzip:

Sorgen Sie dafür, dass Sie immer einen Einfall notieren können…

… und sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Notizen regelmäßig sichten.

Dabei ist es egal, ob Sie lieber Ihre Notizen auf Papier schreiben, oder ein elektronisches Medium nutzen. Hauptsache, es ist schnell verfügbar, einfach zu bedienen und Sie nehmen sich regelmäßig die Zeit, diese Notizen zu strukturieren und weiter zu bearbeiten.

Die Vor- und Nachteile von Papier und elektronischen Medien habe ich in diesem Video aufgeführt:

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Wie sieht es auf Ihrer Schreibtischunterlage aus?

Notizblock

In meinen Coachings am Arbeitsplatz schaue ich mir auch immer die Schreibtischunterlagen an. Oft sind das große Papierblöcke, manchmal aber auch Unterlagen aus Kunststoff.

Haben Sie sich schon mal kritisch angesehen, wie ordentlich so eine Schreibtischunterlage aussieht?

Wenn Sie eine Unterlage aus Kunststoff haben, dann gibt es in der Regel die Möglichkeit, kleinere Zettel dort unter einer Klarsichtfolie zu platzieren. Wie aktuell sind diese Zettel bei Ihnen? Sind sie ordentlich angeordnet?

Wenn Sie eine Unterlage aus Papier haben, dann schreiben Sie wahrscheinlich ein paar Notizen darauf, z.B. während Sie telefonieren. Mit der Zeit wird der Block immer voller. Gut sieht das bestimmt nicht aus und finden Sie dort wirklich noch die Informationen?

Und wie sieht es unter der Schreibtischunterlage aus? Liegen dort auch noch Zettel mit mehr oder weniger wichtigen bzw. aktuellen Informationen?

Mein Tipp für Sie:

  • Gehen Sie alle kleinen Zettel durch und werfen weg, was veraltet ist. Was Sie noch benötigen, legen Sie in eine Infomappe ordentlich ab.
  • Vom Schreibtischblock übertragen Sie alle noch wichtigen und benötigten Informationen in die Infomappe.
  • Wenn Sie dort auch Aufgaben notiert haben, übertragen Sie diese z.B. in die Outlook-Aufgaben und planen Sie sie entsprechend ein.
  • Wichtige Telefonnummern übertragen Sie in Ihr elektronisches Adressbuch z.B. in Outlook.

Werfen Sie nun die Schreibtischunterlage weg (wenn es ein Papierblock ist, dann können vielleicht Ihre Kinder zu Hause noch darauf malen). Für schnelle Notizen beim Telefonieren nutzen Sie einfach Schmierpapier (das Blatt am Ende des Tages wegwerfen und mit den wichtigen Dingen wie oben beschrieben verfahren).