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Welche Inhalte ins Office-Handbuch gehören

Im vorhergehenden Beitrag und Video haben ich Ihnen bereits erklärt, warum Sie ein Office-Handbuch für Ihr Team, Ihre Abteilung bzw. Ihr Projektteam erstellen sollten.

Heute geht es um die möglichen Inhalte eines Office-Handbuchs. Vielleicht starten Sie mit den von mir vorgeschlagenen Themen und ergänzen das Handbuch nach und nach je nach Bedarf. Ich denke, das Office-Handbuch ist eine Dokumentationsform, die sich bei Ihnen immer weiter entwickeln wird.

Sie können sogar überlegen, ob Sie das Office-Handbuch in Papierform erstellen, oder als Word-Datei mit Verlinkung auf weitergehende Dokumente, ob Sie die Dateien im Intranet ablegen oder sogar ein Unternehmens-Wiki dafür nutzen. Wie auch immer Sie sich entscheiden, achten Sie bitte darauf, dass der Aufwand für Sie, Informationen einzustellen und zu aktualisieren gering bleibt und das Medium eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern findet.

Nun aber mehr zu den Inhalten in diesem Video:

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Abkürzungsverzeichnis für neue Mitarbeiter

Frau begrüßt

Erinnern Sie sich noch, als Sie neu im Unternehmen angefangen haben? In den ersten Tagen versteht man nicht viel, weil die Kollegen Abkürzungen und Fachbegriffe verwenden, die man noch nicht kennt.

Um es neuen Mitarbeitern einfacher zu machen, empfehle ich Ihnen, ein Abkürzungsverzeichnis zu erstellen. Ebenso können Sie ein kleines Glossar über die gängigen Fachbegriffe zusammenstellen. Diese Übersichten geben Sie dann einfach dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag im „Willkommenspaket“.

Unbeliebt, aber wichtig: Telefonstandards

Telefonschnur

Wenn ich im Rahmen meiner Trainings die Teilnehmer am Arbeitsplatz besuche, achte ich auch auf das Telefonverhalten. Für mich ist es z.B. selbstverständlich, dass nach dem 3. Klingeln jemand ans Telefon geht. Leider erlebe ich auch als Anrufer in den verschiedenen Unternehmen etwas anderes. Es klingelt und klingelt und klingelt…

Wenn ich dieses Thema anspreche, dann höre ich häufig, dass man doch im Anrufspeicher des Telefons erkennen kann, wer angerufen hat und derjenige wird dann auch zurückgerufen. Somit muss man doch nicht das Telefon umstellen.

Ich bin da ganz anderer Meinung. Als Anrufer finde ich es einfach angenehm, mit einer Person sprechen zu können. So kann ich nützliche Informationen bekommen, wie z.B. wann die Person, die ich erreichen wollte, wieder am Platz ist. Oder ich kann vielleicht eine Nachricht hinterlassen.

Aus meiner Sicht sollten Sie folgende Standards z.B. in ein Office-Handbuch aufnehmen:

  • das Telefon darf nur max. 3 x klingeln
  • wenn jemand den Arbeitsplatz verlässt muss immer das Telefon auf einen Kollegen oder das Sekretariat umgestellt werden (auch wenn man nur mal kurz zum Kopierer geht)
  • bei externen Anrufern meldet man sich mit dem Unternehmensnamen und dem eigenen Namen
  • bei internen Anrufern meldet man sich mit dem Abteilungsnamen und dem eigenen Namen.

Stellvertretung regeln

gespräch

Wenn ich mit meinen Trainingsteilnehmern über das Thema Stellvertretung spreche, dann höre ich häufig, dass ja alles geregelt ist, da man vor dem Urlaub eine Übergabe macht und während des Urlaubs der Abwesenheitsagent aktiviert wird, wo der Vertreter genannt wird. Das ist grundsätzlich eine gute Regelung, aber was passiert bei plötzlicher Krankheit? Wer kümmert sich dann um den elektronischen Posteingang? Findet der Vertreter sich dann auch noch ohne Übergabe in den Unterlagen zurecht? Das Thema Stellvertretung ist für mich so wichtig, dass man es meiner Meinung nach eindeutig regeln sollte. Dazu gehört, dass Sie folgende Punkte schriftlich festhalten:

  • Wer vertritt wen?
  • Durchführung einer Übergabe vor und nach dem Urlaub
  • Was wird von dem Vertreter erwartet (er kann ja nicht den anderen Arbeitsplatz vollständig übernehmen)?
  • Wie lautet der Text der Abwesenheitsmitteilung?
  • Freischaltung des Posteingangs und Kalenders für den Vertreter
  • Wie macht der Vertreter kenntlich, welche E-Mails während der Abwesenheit bearbeitet wurden?

Außerdem sollte natürlich die Papier- und Dateiablage leicht verständlich sein.

Diese Regelungen sollte auch Teil des Office-Handbuchs sein.

Video zum Thema Office-Handbuch

Heute habe ich ein Video erstellt, in dem ich Ihnen erkläre, wie Sie ein Office-Handbuch erstellen, welche Vorgehensweise ich Ihnen empfehle und ich ein paar Anregungen zum Inhalt gebe.

 

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Suchen Sie noch, oder finden Sie schon?

Ordnerstruktur

Heute geht es um die Dateiablage auf dem Teamlaufwerk. Wie sieht es da bei Ihnen aus? Müssen Sie immer wieder Dateien suchen, auch wenn Sie sie erst vor kurzem abgelegt haben? Oder gucken Sie schon gar nicht mehr auf das Teamlaufwerk, sondern speichern Ihre Dateien auf dem persönlichen Laufwerk, da Sie sie dort schneller finden?

Oft sehe ich auf dem Teamlaufwerken eine wilde Mischung aus verschiedenen Ordnern:

  • Ordner von Mitarbeitern, die schon seit 5 Jahren ausgeschieden sind
  • thematische Ordner
  • „Schriftverkehr“
  • „Sonstiges“
  • „Präsentationen“
  • „Word“
  • etc.

Oft ist die Ordnerstruktur organisch über die Jahre gewachsen. Meißtens findet man auch doppelte Ordner, oder Ordner mit gleichem Inhalt aber unterschiedlichem Namen. Letztendlich entsteht das, weil irgendwann jemand nicht wußte, wo er seine Datei ablegen soll und deshalb einfach einen neuen Ordner angelegt hat.

Es lohnt sich, die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk zu verbessern, denn dann können Sie eine echte Wissensbasis aufbauen, wo alle Mitarbeiter notwendige Informationen finden.

Mein Tipp: setzen Sie sich mit allen Mitarbeitern aus der Abteilung/dem Team zusammen und entwickeln gemeinsam eine neue Ablagestruktur. Nur so kann sich jeder einbringen und weiß hinterher auch, wo was abgelegt werden soll.

Oft erlebe ich, dass dabei herauskommt, dass die Mitarbeiter alle unterschiedlich arbeiten und jeder irgendwelche Vorlagen selbst erstellt hat, die die Kollegen gar nicht kennen, aber gut gebrauchen können. D.h. über das Thema  Ordnerstruktur ergeben sich auch häufig Diskussionen darüber, wie man arbeitet. Das kann sehr spannend werden…

Weitere Tipps zum Aufbau der Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk werde ich demnächst hier in meinem Blog einstellen.


In meinem All-in-one-Paket zeige ich Ihnen, wie Sie in nur 3 Stunden die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk optimieren. Für mehr Informationen dazu auf den folgenden Button klicken:

Mehr Informationen

Erstellen Sie ein Office-Handbuch

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In meinem heutigen Beitrag geht es um Regelungen zur Arbeitsweise im Team.

Wann haben Sie sich das letzte Mal zurückgelehnt und sich Gedanken dazu gemacht, wie die Mitarbeiter im Team arbeiten? Noch nie? Das erlebe ich bei meinen Kunden häufig. Das Tagesgeschäft und die Projektarbeit gehen natürlich vor. Vielleicht haben Sie sich auch schon mal vorgenommen, die Dateiablage auf dem Teamlaufwerk neu zu strukturieren und das Chaos aufzuräumen. Oder es ist Ihnen aufgefallen, dass der Text in der Abwesenheitsmitteilung bei jedem Mitarbeiter anders lautet. Liegen diese Themen bei Ihnen auf dem Stapel „das müsste ich mal angehen“ oder „das mache ich, wenn ich mal Zeit habe“?

Packen Sie’s an und erstellen gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein Office-Handbuch!

Legen Sie Standards zur Arbeitsweise fest. Auch die vielen kleinen Dinge, die selbstverständlich scheinen. Hören Sie dabei auch auf die Meinung von neuen Mitarbeitern, denn für die ist es noch nicht so lange her, dass sie sich ins Team eingefügt haben.

Welche Themen so ein Office-Handbuch beinhalten sollte, erfahren Sie im weiteren Verlauf dieses Blogs.