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Welche 2 Dinge du beachten musst, wenn du in OneNote rechnest

In OneNote kannst du auch rechnen. – O.k., es ist natürlich nicht ganz so gut, wie bei Excel, aber für eine kleine Rechnung ist es in Ordnung.

Praxis-Beispiel: Du hast in deinem OneNote-Notizbuch ein neues Produkt entwickelt, Infos zusammengetragen, ein Konzept geschrieben, ein Produktbild gestaltet usw. Nun willst du den Preis festlegen. Um zu berechnen, wie hoch der Netto- und der Bruttopreis wären, brauchst du einen Taschenrechner. Du kannst natürlich mehrere Varianten in Excel berechnen, aber wenn es nur darum geht, den Nettopreis plus Mehrwertsteuer zu rechnen, dann kannst du das auch einfach auf deinem Notizzettel tun.

Dabei gibt es allerdings zwei Dinge zu beachten:

  1. Nach dem „=“ musst du die Leertaste drücken, damit OneNote anfängt zu rechnen
  2. Wenn du einen Wert veränderst, musst du erneut hinter das Gleichheitszeichen klicken und die Leertaste drücken. Das neue Ergebnis erscheint dann. Das alte steht aber auch noch da (das kann verwirrend sein).

Mehr dazu in diesem Video:

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Wie du in OneNote Textmarker und Stift benutzt

In deinem Notizbuch aus Papier benutzt du sicherlich ab und zu einen Textmarker, um wichtige Infos besonders herauszustellen.

Mit einem Stift fügst du vielleicht auch Pfeile ein, oder kreist besondere Textstellen ein.

Dies alles kannst du auch in deinem digitalen Notizbuch in OneNote tun. Wie das geht, zeige ich dir in diesem Video:

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Notizen zu einer PowerPoint-Datei in OneNote

In meinem letzten Blog-Artikel und Video habe ich erklärt, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote hinzufügen können. Das funktioniert natürlich auch in PowerPoint.

Und hier finde ich die Zusammenarbeit zwischen PowerPoint und OneNote sehr praktisch: In der Regel ist die PowerPoint-Präsentation ja nicht innerhalb eines Tages fertig. Es gibt viele Entwurfsversionen.

Auf einer Folie soll noch ein Diagramm eingefügt werden, aber die Zahlen liegen noch nicht vor und müssen von Ihnen im Unternehmen zusammengetragen werden.

Eine Grafik sollte noch verbessert werden. Und nach geeigneten Fotos müssen Sie auch noch suchen.

In OneNote könnten Sie Notizen und Anmerkungen zu einzelnen Folien speichern. Durch die Verknüpfung gelangen Sie ganz schnell wieder auf die entsprechende Folie in Ihrer PowerPoint-Datei.

Sollten Aufgaben aus den Notizen entstehen, dann werden Sie diese in Ihrer Aufgabenliste in Outlook finden.

Also ein perfektes Zusammenspiel der einzelnen Programme!

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Notizen zu einem Word-Dokument in OneNote verwalten

Das digitale Notizbuch „OneNote“ ist in dem Microsoft-Office-Paket enthalten und auf vielen Computern installiert. Aber nur wenige Sachbearbeiter und Führungskräfte nutzen diese Anwendung. Da OneNote im Paket integriert ist, arbeitet es wunderbar mit allen anderen Programmen, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zusammen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote speichern können. Die Vorteile:

  • Sie benötigen keinen Ausdruck für handschriftliche Notizen
  • Die Notizen erscheinen nicht im Word-Dokument und sind somit nicht für die Kollegen sichtbar
  • Wenn aus der Notiz heraus eine Aufgabe entsteht, z.B. weil Sie zu einem Textteil noch weitere Informationen zusammenstellen möchten, dann ist diese Aufgabe auch in Outlook sichtbar.

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Seitenvorlagen nutzen und eigene erstellen in OneNote

Da meine Videos zu OneNote auf meinem YouTube-Kanal bereits mehr als 50.000 Mal angesehen wurden, habe ich nun weitere Tipps zu OneNote aufgenommen.

Seitenvorlagen

In der Standard-Einstellung sind die Seiten des digitalen Notizbuches in OneNote weiß und leer. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihre Inhalte und Notizen beliebig auf dem Blatt platzieren können und sich an kein vorgegebenes Raster halten müssen.

Aber manchmal ist dies auch ein Nachteil. Z.B. bei Protokollen sollten die Texte einheitlich untereinander stehen und die Abstände gleich sein. Dabei kann Ihnen eine Seitenvorlage helfen. Dadurch wird beispielsweise ein kariertes oder liniertes Blatt dargestellt.

Aber es gibt auch fertige Seitenvorlagen für Sitzungsprotokolle oder Projekte.

Wenn Sie Ihre eigene Seitenvorlage mit Ihrem Logo erstellen möchten, dann geht das natürlich auch und ist sehr einfach.

Sie können auch einstellen, dass eine bestimmte Seitenvorlage für jede neue Seite in einem Abschnitt genutzt werden soll. So sind die einzelnen Seiten einheitlich gestaltet und Sie sparen dabei Zeit.

Wie das geht, zeige ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Effizient arbeiten mit OneNote – PDF

Der Gastartikel zu OneNote von Julia Poetsch (Geliebte Ordnung) war so lang, dass ich ihn thematisch aufgeteilt habe. In diesem letzten Teil beschreibt sie, wie man PDF-Dateien einbinden kann und sie in editierbare Texte umwandelt.

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Spezialfunktion: PDF-Dateien in editierbare Texte umwandeln

Eine nette Zusatzfunktion von OneNote ist die Möglichkeit, PDF-Dokumente weiterzuverarbeiten. Diese lassen sich in OneNote importieren, um z.B. die Texte darin zu editieren. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass auf Ihrem Rechner ein PDF-Anzeigeprogramm, wie z.B. der kostenlose Adobe Reader, installiert sind.

So importieren Sie PDFs in OneNote: Klicken Sie auf den Tab Einfügen und dann Dateiausdruck. Es öffnet sich ein Fenster, in dem sie zum gewünschten PDF-Dokument navigieren. Wählen Sie es aus und klicken auf Einfügen. Falls das PDF größer ist, kann es einige Zeit dauern, bis OneNote es fertig geladen hat.

PDFimport1

Falls Sie eine solche Fehlermeldung bekommen, kann Ihr Rechner kein PDF-Anzeigeprogramm zum Lesen von PDFs finden bzw. die Verknüpfung zwischen dem Dateityp PDF und Adobe Reader o.Ä. fehlt.

FehlermeldungPDFimport

Um den Fehler zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sehen Sie nach, ob Sie Adobe Reader auf dem Rechner installiert haben. Falls das Programm fehlt, können Sie es hier beim Hersteller kostenlos herunterladen und installieren.

2. Nach Installation von Adobe Reader öffnen Sie das Programm, klicken auf Bearbeiten, wählen ganz unten Voreinstellungen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie die ersten Kategorie Allgemein und klicken Sie ganz unten auf den Button Standard-PDF-Programm auswählen. Nach Bestätigung mit OK dürfte die Verknüpfung hergestellt sein. Falls nicht, eventuell noch mal neu starten.

Adobereader

Und so sieht es aus, wenn ein PDF erfolgreich in OneNote geladen wurde:

ImportiertesPDF

Hat OneNote das PDF vollständig geladen, können Sie die Texte zur Bearbeitung in Word o.Ä. übernehmen. Dazu markieren Sie den gewünschten Bereich oder die gesamte Seite (Strg + A) und machen einen Rechtsklick. Wählen Sie Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Öffnen Sie im Anschluss Word und fügen den Text mit Strg + V ein. Das Ganze funktioniert natürlich auch andersherum und Sie können die fertig editierten Texte wieder zurück in OneNote laden.

PDF-Textkopieren

Um das gesamte PDF zu kopieren, klicken Sie auf Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren. Falls das PDF sehr umfangreich ist, kann es allerdings sein, dass Sie nicht das gesamte Dokument in der Zwischenablage speichern können, weil der Speicherplatz von OneNote zu klein dafür ist.

 

Julia Poetsch

 

Zur Autorin

Julia Poetsch ist Gründerin von Geliebte Ordnung . Sie unterstützt als Ordnungscoach Singles, Familien und Senioren dabei, Ordnung in Haushalte und Büros zu bringen. Als ehemalige Projektmanagerin im Marketing hat sie über sechs Jahre Erfahrung im Leiten von Projektteams und liebt es deshalb, wenn Struktur auch im Büro Einzug hält.