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Goodnotes: Nützlicher Helfer mit vielen Möglichkeiten

Dies ist ein Gast-Artikel von Yvonne Wittner, die GoodNotes vorstellt, eine App von Apple, die mit OneNote von Microsoft vergleichbar ist.


Die Situation

Du sitzt in einem Meeting und machst dir in deinem Block Notizen. Manchmal verschreibst du dich und kritzelst die Wörter weg. Oder du blätterst um und merkst erst da, dass es das letzte Blatt war und hast keinen Ersatz dabei.

Und zu Hause musst du deine Notizen nochmals ‚in Schön‘ aufarbeiten. Also nochmals zusätzliche Arbeit.

Beim nächsten Meeting hast du deinen Laptop dabei und versuchst möglichst viel mitzuschreiben. Allerdings geht dir das Tippen nicht so schnell von der Hand. Es wird eine Vorlage ausgeteilt. Aber wie bekommst du dieses nun schnell in dein Dokument eingefügt?

Einen Scanner hast du nicht dabei und daheim bist du schon mit anderen Aufgaben beschäftigt und denkst nicht mehr daran.

Kann es denn auch einfacher gehen?

Die Lösung

GoodNotes ist eine App und für das IPad und eine ideale Lösung, wenn du digital und analog verbinden möchtest.

Im Prinzip ist es wie ein Notizbuch. Nur eben mit einigen digitalen Vorteilen.

So startest du mit Goodnotes.

Gehe auf das Plus links (Neu…) und es öffnet sich eine Auswahl an Möglichkeiten, wie du dein Notizbuch anlegen kannst.

Wähle das Notizbuch aus und nun kannst du einstellen, wie du dein

Notizbuch gerne haben möchtest. Der Umschlag, dass Papier, die

Größe. Hier hast du eine große Auswahl. Und du kannst innerhalb des Notizbuches auch die Seiten / Vorlagen jederzeit ändern und ergänzen.

Klicke bei der Leiste auf Format, A4, weißes Papier und mehr und es erscheinen noch mehr Auswahlmöglichkeiten.

Sobald du dich entschieden hast, klickst du auf erstellen und schon hast du dir ein Notizbuch angelegt, indem du nun arbeiten kannst.

Oben hast du verschiedene Icons. Rechts das Symbol mit vier Kästchen zeigt dir alle deine Seiten im Notizbuch, die du angelegt hast. Mit der Lupe kannst du suchen. Durch das Fähnchen kannst du Seiten markieren und mit dem vierten Symbol eintweder einzelne Seiten oder das ganze Notizbuch exportieren und teilen.

Links findest du die Bearbeitungssymbole.

Das Blattsymbol mit dem Plus gibt dir die Möglichkeiten weitere Seiten anzulegen und auch andere Formate (Liste, Kariert usw.) auszuwählen.

Klickst du auf das Symbol Stift mit Bogen hast du nun die Möglichkeit auf der Seite zu arbeiten und zu schreiben. Und das Symbol verändert sich zu zwei Stiften/Werkzeug, welche sich kreuzen.

Möchtest du eine Seite weitergehen (umblättern), dann klickst du auf dieses gekreuzte Symbol. Es erscheint wieder der Stift mit dem Lasso. Nun kannst du mit dem Finger Vorwärts und Rückwärts im Notizbuch blättern (hin- und herwischen).

Im Bearbeitungsmodus siehst du die Werkzeugleiste und wenn du die einzelnen Symbole anklickst, öffnen sich verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Welcher Stift, welche Farbe, die Strichstärke und mehr.

Hier findest du von Links nach rechts:

  • Vergrößerungswerkzeug, wenn man nicht so klein schreiben kann
  • Stiftauswahl
  • Radierer
  • Marker
  • Elemente zum einfügen
  • das Lasso Werkzeug
  • Sticker und Haftnotizen
  • Bilder
  • Textelemente
  • Pointer (für Präsentationen/ Bildschirmfreigaben – hiermit kann man zeigen, wo man sich gerade auf dem Papier befindet)
  • Farbauswahl
  • Strichstärkeneinstellung

Und damit kannst du sofort loslegen.

Entweder schreibst du mit dem Stift von Hand oder du tippst durch das Textelement auf deiner Seite. Du kannst jederzeit Fotos, Bilder Elemente und mehr einfügen.

Es gibt auch die Möglichkeit, das Handgeschriebene in Text umzuwandeln.

Wenn du ein Dokument ausgeteilt bekommst, kannst du es über das Bildelement einfügen.

Hierzu das Kamerasymbol auswählen, ein Bild machen und schon ist es eingefügt.

Oder du fügst dir Dokumente ein und kannst diese dann in GoodNotes bearbeiten / unterschreiben und dann exportieren, per Mail versenden oder ausdrucken.

Um das Dokument einzufügen, wählst du die PDF/ das Bild aus, gehst auf teilen und wählst ‚In GoodNotes öffnen..‘ aus.

Danach hast du die Möglichkeit auszuwählen, ob du die Datei in das aktuell geöffnete Notizbuch importieren möchtest oder ein neues anlegen magst.

Je nachdem wofür du dich entscheidest, du hast sofort die Datei importiert und kannst sie nun bearbeiten. Du kannst sie beschriften, unterschreiben, Anmerkungen machen. Ganz wie du magst.

Praktisch ist es, wenn man zum Workshop ein Workbook dazu erhält, dieses direkt in GoodNotes zu laden und dort zu bearbeiten. So sparst du jede Menge Papier und auch Toner.     

Erweiterungen

Es gibt noch zwei weitere tolle Möglichkeiten, welche ich dir kurz vorstellen möchte.

Du kannst dir auch sogenannte digitale Kalender/ Journale in GoodNotes laden und dort deine Termine verwalten.

So hast du Notizen, Unterlagen, Termine alles dabei und kannst es jederzeit bearbeiten.

Aktuell finden die meisten Meetings online statt. Und du möchtest gerne effizient und mit möglichst wenigen Geräten arbeiten. Dann empfehle ich dir den Bildschirm auf dem IPad zu teilen. Nun kannst du das Webinar schauen und gleichzeitig in GoodNotes das Workbook bearbeiten.

Das geht sowohl auf den normalen, als auch auf dem IPad Pro. Wobei es auf dem Pro etwas komfortabler ist, durch die Größe.

 
(Auf dem Foto ist Sandra Reekers zu sehen, welche mir freundlicherweise die Erlaubnis zur Nutzung des Bildes gegeben hat.).

Eine App – viele Möglichkeiten

Aktuell ist GoodNotes mein Favorit. Und es gibt noch so viele weitere Möglichkeiten damit zu arbeiten. Und man kann sich noch vieles extra einstellen.

Es gibt inzwischen auch gute Tutorials z.b. auf YouTube dazu.

GoodNotes wird auch gerne von Schülern verwendet. Meine Tochter nutzt nur noch ihr Tablet und diese App, um all ihre Unterrichtssachen zu organisieren. Wir kaufen schon lange keine Blöcke mehr.

Sie gestaltet damit ihre Präsentationen, macht sich Lernkarten, kann sowohl mit dem Lehrer aus auch mit anderen Schülern Inhalte teilen und sich jederzeit Dokumente, Bilder und Videos hinzufügen.

Auch verlernt sie durch das Schreiben mit dem Stift ihre Handschrift nicht.  Was eine gute Übung ist für lange Klausuren.

Hier kommt es allerdings auch auf die Schule an, ob das Ipad so genutzt werden kann.

Für wen ist es geeignet?

Für jeden der gerne digital mit analog verbinden mag. Für alle die immer noch gerne mit der Hand schreiben und trotzdem die digitalen Vorteile nutzen möchte. Man kann es als Arbeitstool verwenden oder privat als eine Art BulletJournal und mehr.

Ich wünsche dir viel Spaß beim Entdecken der App GoodNotes und den  tollen Möglichkeiten!

Über die Autorin

Als Expertin für kreative Organisation helfe ich Kreativen Menschen voller Ideen, dabei ihre Projekte zu strukturieren und organisieren.

Sich Freiraum für ihre Kreativität zu schaffen.

https://www.yvonnewittner.com

https://www.facebook.com/groups/kreativ.organisiert.die.austauschgruppe/

Welche 2 Dinge du beachten musst, wenn du in OneNote rechnest

In OneNote kannst du auch rechnen. – O.k., es ist natürlich nicht ganz so gut, wie bei Excel, aber für eine kleine Rechnung ist es in Ordnung.

Praxis-Beispiel: Du hast in deinem OneNote-Notizbuch ein neues Produkt entwickelt, Infos zusammengetragen, ein Konzept geschrieben, ein Produktbild gestaltet usw. Nun willst du den Preis festlegen. Um zu berechnen, wie hoch der Netto- und der Bruttopreis wären, brauchst du einen Taschenrechner. Du kannst natürlich mehrere Varianten in Excel berechnen, aber wenn es nur darum geht, den Nettopreis plus Mehrwertsteuer zu rechnen, dann kannst du das auch einfach auf deinem Notizzettel tun.

Dabei gibt es allerdings zwei Dinge zu beachten:

  1. Nach dem „=“ musst du die Leertaste drücken, damit OneNote anfängt zu rechnen
  2. Wenn du einen Wert veränderst, musst du erneut hinter das Gleichheitszeichen klicken und die Leertaste drücken. Das neue Ergebnis erscheint dann. Das alte steht aber auch noch da (das kann verwirrend sein).

Mehr dazu in diesem Video:

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Wie du in OneNote Textmarker und Stift benutzt

In deinem Notizbuch aus Papier benutzt du sicherlich ab und zu einen Textmarker, um wichtige Infos besonders herauszustellen.

Mit einem Stift fügst du vielleicht auch Pfeile ein, oder kreist besondere Textstellen ein.

Dies alles kannst du auch in deinem digitalen Notizbuch in OneNote tun. Wie das geht, zeige ich dir in diesem Video:

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Notizen zu einer PowerPoint-Datei in OneNote

In meinem letzten Blog-Artikel und Video habe ich erklärt, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote hinzufügen können. Das funktioniert natürlich auch in PowerPoint.

Und hier finde ich die Zusammenarbeit zwischen PowerPoint und OneNote sehr praktisch: In der Regel ist die PowerPoint-Präsentation ja nicht innerhalb eines Tages fertig. Es gibt viele Entwurfsversionen.

Auf einer Folie soll noch ein Diagramm eingefügt werden, aber die Zahlen liegen noch nicht vor und müssen von Ihnen im Unternehmen zusammengetragen werden.

Eine Grafik sollte noch verbessert werden. Und nach geeigneten Fotos müssen Sie auch noch suchen.

In OneNote könnten Sie Notizen und Anmerkungen zu einzelnen Folien speichern. Durch die Verknüpfung gelangen Sie ganz schnell wieder auf die entsprechende Folie in Ihrer PowerPoint-Datei.

Sollten Aufgaben aus den Notizen entstehen, dann werden Sie diese in Ihrer Aufgabenliste in Outlook finden.

Also ein perfektes Zusammenspiel der einzelnen Programme!

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Notizen zu einem Word-Dokument in OneNote verwalten

Das digitale Notizbuch „OneNote“ ist in dem Microsoft-Office-Paket enthalten und auf vielen Computern installiert. Aber nur wenige Sachbearbeiter und Führungskräfte nutzen diese Anwendung. Da OneNote im Paket integriert ist, arbeitet es wunderbar mit allen anderen Programmen, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zusammen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote speichern können. Die Vorteile:

  • Sie benötigen keinen Ausdruck für handschriftliche Notizen
  • Die Notizen erscheinen nicht im Word-Dokument und sind somit nicht für die Kollegen sichtbar
  • Wenn aus der Notiz heraus eine Aufgabe entsteht, z.B. weil Sie zu einem Textteil noch weitere Informationen zusammenstellen möchten, dann ist diese Aufgabe auch in Outlook sichtbar.

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Seitenvorlagen nutzen und eigene erstellen in OneNote

Da meine Videos zu OneNote auf meinem YouTube-Kanal bereits mehr als 50.000 Mal angesehen wurden, habe ich nun weitere Tipps zu OneNote aufgenommen.

Seitenvorlagen

In der Standard-Einstellung sind die Seiten des digitalen Notizbuches in OneNote weiß und leer. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihre Inhalte und Notizen beliebig auf dem Blatt platzieren können und sich an kein vorgegebenes Raster halten müssen.

Aber manchmal ist dies auch ein Nachteil. Z.B. bei Protokollen sollten die Texte einheitlich untereinander stehen und die Abstände gleich sein. Dabei kann Ihnen eine Seitenvorlage helfen. Dadurch wird beispielsweise ein kariertes oder liniertes Blatt dargestellt.

Aber es gibt auch fertige Seitenvorlagen für Sitzungsprotokolle oder Projekte.

Wenn Sie Ihre eigene Seitenvorlage mit Ihrem Logo erstellen möchten, dann geht das natürlich auch und ist sehr einfach.

Sie können auch einstellen, dass eine bestimmte Seitenvorlage für jede neue Seite in einem Abschnitt genutzt werden soll. So sind die einzelnen Seiten einheitlich gestaltet und Sie sparen dabei Zeit.

Wie das geht, zeige ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Effizient arbeiten mit OneNote – PDF

Der Gastartikel zu OneNote von Julia Poetsch (Geliebte Ordnung) war so lang, dass ich ihn thematisch aufgeteilt habe. In diesem letzten Teil beschreibt sie, wie man PDF-Dateien einbinden kann und sie in editierbare Texte umwandelt.

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Spezialfunktion: PDF-Dateien in editierbare Texte umwandeln

Eine nette Zusatzfunktion von OneNote ist die Möglichkeit, PDF-Dokumente weiterzuverarbeiten. Diese lassen sich in OneNote importieren, um z.B. die Texte darin zu editieren. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass auf Ihrem Rechner ein PDF-Anzeigeprogramm, wie z.B. der kostenlose Adobe Reader, installiert sind.

So importieren Sie PDFs in OneNote: Klicken Sie auf den Tab Einfügen und dann Dateiausdruck. Es öffnet sich ein Fenster, in dem sie zum gewünschten PDF-Dokument navigieren. Wählen Sie es aus und klicken auf Einfügen. Falls das PDF größer ist, kann es einige Zeit dauern, bis OneNote es fertig geladen hat.

PDFimport1

Falls Sie eine solche Fehlermeldung bekommen, kann Ihr Rechner kein PDF-Anzeigeprogramm zum Lesen von PDFs finden bzw. die Verknüpfung zwischen dem Dateityp PDF und Adobe Reader o.Ä. fehlt.

FehlermeldungPDFimport

Um den Fehler zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sehen Sie nach, ob Sie Adobe Reader auf dem Rechner installiert haben. Falls das Programm fehlt, können Sie es hier beim Hersteller kostenlos herunterladen und installieren.

2. Nach Installation von Adobe Reader öffnen Sie das Programm, klicken auf Bearbeiten, wählen ganz unten Voreinstellungen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie die ersten Kategorie Allgemein und klicken Sie ganz unten auf den Button Standard-PDF-Programm auswählen. Nach Bestätigung mit OK dürfte die Verknüpfung hergestellt sein. Falls nicht, eventuell noch mal neu starten.

Adobereader

Und so sieht es aus, wenn ein PDF erfolgreich in OneNote geladen wurde:

ImportiertesPDF

Hat OneNote das PDF vollständig geladen, können Sie die Texte zur Bearbeitung in Word o.Ä. übernehmen. Dazu markieren Sie den gewünschten Bereich oder die gesamte Seite (Strg + A) und machen einen Rechtsklick. Wählen Sie Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Öffnen Sie im Anschluss Word und fügen den Text mit Strg + V ein. Das Ganze funktioniert natürlich auch andersherum und Sie können die fertig editierten Texte wieder zurück in OneNote laden.

PDF-Textkopieren

Um das gesamte PDF zu kopieren, klicken Sie auf Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren. Falls das PDF sehr umfangreich ist, kann es allerdings sein, dass Sie nicht das gesamte Dokument in der Zwischenablage speichern können, weil der Speicherplatz von OneNote zu klein dafür ist.

 

Julia Poetsch

 

Zur Autorin

Julia Poetsch ist Gründerin von Geliebte Ordnung . Sie unterstützt als Ordnungscoach Singles, Familien und Senioren dabei, Ordnung in Haushalte und Büros zu bringen. Als ehemalige Projektmanagerin im Marketing hat sie über sechs Jahre Erfahrung im Leiten von Projektteams und liebt es deshalb, wenn Struktur auch im Büro Einzug hält.