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Mehr Ordnung mit Farben: selbstklebende Ordnerrückenschilder

Ordnung durch Farben

Um ehrlich zu sein mag ich Büros, die funktionell und klar gestaltet sind. Schreibtische und Schränke in einem hellen grau oder Buche, dezenter Teppichboden, dunkelgraue Ablagekästen und ganz wichtig: Ordnung. Also keine Papierstapel, Zeitschriftenstapel, Zettel oder unzählige Tierbilder und Witze, die an den Wänden oder Schränken hängen.

Ein Büro sollte einladend aussehen, insbesondere wenn man dort Besucher bzw. Kunden empfängt. Daher sind eine gepflegte Pflanze (bitte keinen Urwald) in der Ecke und ein gerahmtes Bild an der Wand auch schön.

Wenn es aber um die Papierablage geht, dann darf es gerne bunt werden. Wenn man die Schranktüren öffnet, sollte man idealerweise bereits an den Farben der Ordnerrücken erkennen können, welche Themen abgelegt sind. Das hilft Ordnung zu bewahren.

 

Farbige Rückenschilder

Nun stellt sich die Frage, wie die Farbe an die Ordner kommt. Es gibt die Möglichkeit, farbige Ordner zu nutzen. Aber um ehrlich zu sein, sind die ziemlich teuer. Daher sind farbige Rückenschilder aus meiner Sicht die richtige Wahl.

Diese gibt es zum Aufkleben. Wenn man sie später anders beschriften möchte, dann druckt man einfach ein neues Schild in der entsprechenden Farbe aus.

Jetzt habe ich aber eine andere Variante gefunden: farbige Rückenschilder zum Aufkleben mit Einsteckfach.

Das Rückenschild ist dabei deutlich länger, als der Ordnerrücken und verfügt auch über das notwendige Loch. Man klebt also das Rückenschild oben und unten um die Ecke auf die Innenseite des Ordners. Dadurch hält es besser und entstehen keine unschönen Ecken, die sich mit der Zeit lösen könnten.

Vorne gibt es das übliche Einsteckfach, sodass man ein entsprechendes Schild hineinschieben kann.

Das Material ist sehr robust und aus einer Art Kunststoff (ich kann es nicht besser beschreiben).

Es gibt diese Rückenschilder für breite Ordner (60 mm):

Oder auch für schmale Odner (40 mm):

Zum Bedrucken der Schilder stellt durable Vorlagen zur Verfügung. Diese finden Sie unter: http://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

Die Alternative zu Trennstreifen: Staffeltrennblätter

 

Um den Inhalt eines Stehordners zu strukturieren werden häufig Trennstreifen. Aber das hat einen entscheidenden Nachteil: Die Beschriftungen liegen direkt übereinander und können daher schlecht gelesen werden. Eine Alternative dazu sind Staffeltrennblätter.


Papierstapel auf Schreibtisch

Alles auf einen Blick

Stehordner, egal ob breit oder schmal, sind häufig gut gefüllt. Um den Inhalt zu strukturieren sollten Sie Trennblätter verwenden. Bei meinen Kunden sehe ich in der Regel A4-große Register oder auch schmale Trennstreifen.

Wenn Sie Register mit einer Staffelung 1-12 oder 1-31 verwenden, sollten Sie im Ordner ein Inhaltsverzeichnis anlegen. So erkennen Sie schnell, welches Thema bei welcher Nummer abgelegt ist.

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Trennstreifen werden meistens per Hand beschriftet. Sie können Sie aber auch mit Word bedrucken oder ein Beschriftungsgerät nutzen.

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Wenn Sie Trennstreifen verwenden, gibt es allerdings ein Problem: Die Beschriftungen liegen alle direkt übereinander. Sie können sie daher schlecht lesen. Häufig beobachte ich dann, dass wild geblättert wird. Aber wäre es nicht besser, alles auf einen Blick sehen zu können?

Eine gute Alternative zu den Trennstreifen sind Staffel-Trennblätter. Durch die gestaffelte Anordnung können Register mit 3, 4, 6 oder 11 Blatt gebildet werden. Auf dem folgenden Foto sehen Sie ein 11er-Register:

So funktioniert’s

Die Staffel-Trennblätter verfügen über mehr als 2 Löcher zum Einheften. Wenn Sie also die einzelnen Trennblätter in unterschiedlichen Löchern abheften, erzeugen Sie dadurch eine Staffelung. Hilfestellung bietet Ihnen dabei die Beschriftung V1 bis V6 für die 6 Trennblätter.

Für 11 Trennblätter drehen Sie 5 einfach um und heften diese von unten gestaffelt ein. Dabei hilft Ihnen die Beschriftung R1 bis R5. Dabei ist die Reihenfolge wichtig. Beginnen Sie am Besten mit den unteren 5 Trennblättern und fügen dann die oberen 6 ein.

Eine Kurz-Anleitung ist auf den Staffel-Trennblättern aufgedruckt.

Die Staffeltrennblätter erhalten Sie sicherlich bei Ihrem Büromittellieferanten. Ansonsten können Sie sie auch bei Amazon bestellen:

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Farbige Rückenschilder für Stehordner

Farben geben Orientierung

Ein Kunde von mir betreibt verschiedene Niederlassungen. Dem Bereichsleiter war es wichtig, dass die Organisation in der Verwaltung der einzelnen Niederlassungen weitestgehend einheitlich ist, damit die Springer-Kraft, die die Urlaubs- und Krankheitsvertretung übernimmt, sich schnell zurecht findet. Außerdem wollte er durch die Vereinheitlichung und die Einführung von Standards eine effizientere Arbeitsweise erreichen.

Nachdem wir gemeinsam die Ablagestruktur neu organisiert haben, wurde auch ein Farbkonzept entwickelt.

Farben geben einfach Orientierung beim Suchen nach Informationen. Wenn Sie sich im Team z.B. darauf geeinigt haben, dass Rechnungen immer in einem blauen Ordner abgelegt werden, dann können Sie im Schrank gezielter nach dem richtigen Ordner suchen.

Da Sie ja bereits Ordner (vermutlich in grau marmoriert) angelegt haben, wäre der Aufwand nun groß, alles in farbige Stehordner um zuheften. Daher liegt es nahe, dass die Rückenschilder nun farbig sein sollten. Wenn Sie aber auch die alten Einsteckschilder weiter verwenden möchten und sich die Arbeit sparen wollen, alle Schilder neu zu beschriften, könnten die Rückenschilder „Ordofix“ von Durable die richtige Lösung für Sie sein.

Es gibt die Rückenschilder in den Farben Schwarz, Grün, Rot, Gelb und Blau.

Sie kleben die Schilder einfach auf den Ordnerrücken (das Loch ist bereits ausgestanzt). Am oberen Teil ist das Schild etwas länger, sodass Sie es umknicken und auf die Ordnerinnerseite kleben.

Einsteckschilder wie gewohnt

Da die Rückenschilder über eine entsprechende Tasche verfügen, können Sie die Einsteckschilder wie gewohnt beschriften und hinein schieben.

So wird aus einem schlichten grau marmorierten Stehordner ein Ordner, der Ihrem Farbkonzept entspricht.

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Die Vorlage zur Beschriftung der Einsteckschilder finden Sie zum Download bei Durable:

https://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

 

 

So funktioniert die Heftvorrichtung bei Mappei

Papierstapel auf Schreibtisch

Mappe statt Ordner, auch wenn viel Papier abgelegt wird

Ich habe Ihnen bereits einige Prinzipien der Mappei-Methode vorgestellt. Um Informationen schneller finden zu können, ist die Empfehlung größere Themen in einzelne Mappen oder Fächer aufzuteilen und diese entsprechend zu beschriften.

Nun kann es aber auch sein, dass Sie eine größere Menge an Unterlagen in einen Ordner ablegen möchten. Wenn Sie die Mappen von Mappei nutzen, müssen Sie nun nicht alles in Stehordner umheften, sondern können den Vario-Dehnhefter mit Heftvorrichtung nutzen.

Hier hat sich Mappei ein paar Gedanken gemacht, wie die Alternative zu einer Hebelmechanik aussehen kann. Denn ein Prinzip dieser Methode ist, dass die Mappe nur so breit ist, wie der Inhalt. Die Stehordner gibt es aber nur breit und schmal (8 und 5 cm). Je nachdem wie viel Papier sie ablegen, ist noch mehr oder weniger Platz in den Stehordnern. Platz, der genau genommen verschwendet wird. Mit der Heftvorrichtung von Mappei dagegen kann die Heftung der Papiermenge flexibel angepasst werden.

Wenn Sie also Ihre Büroschränke mit den Schienen für Hängemappen ausgestattet haben, können Sie mit Mappei sowohl dünne, als auch dicke Akten entsprechend Ihrem Farbsystem ablegen. So bleiben Sie in einem System und müssen Ihre Informationen nicht an verschiedenen Orten suchen.

So funktioniert die Heftvorrichtung

Ich gebe zu, als ich die Heftvorrichtung das erste Mal ausprobiert habe, brauchte ich die bebilderte Anleitung, um es zu verstehen. Denn der Teil, mit dem man das Papier „auffädelt“ ist nicht wie bei Stehordnern rechts, sondern links. Ich habe sogar bei Mappei angerufen und nachgefragt, weil mir die Technik unhandlich vorkam. Aber ich habe dann nicht die Mappe frustriert in die Ecke geworfen, sondern mir den Trick erklären lassen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie die Heftvorrichtung funktioniert und welchen enormen Vorteil sie hat im Vergleich zu Stehordnern, falls Sie eine Seite daraus kopieren wollen.

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Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das Buch „Ordnung ohne Stress“.

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Oder Sie bestellen direkt im Online-Shop von Mappei. Hier stehen Ihnen alle Produkte zur Auswahl. Bei Bedarf werden Sie auch kompetent beraten. Einfach auf das Logo klicken.

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Mehr als nur Mappen – Grundprinzipien der Mappei-Methode

Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Mappei-Methode basiert auf ein paar einfachen und leicht umsetzbaren Prinzipien, mit denen Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente und Informationen haben.

Sofort-Ordnung mit Loseblatt-Ablage

Haben Sie, genau wie ich, keine Lust Ablage zu machen? Ordner aus dem Schrank holen, Papier lochen, abheften und Ordner wieder in den Schrank stellen. Dazu habe ich weder Lust noch Zeit.

Das tolle an Mappei ist, dass Sie nur 1x eine Mappe anlegen. Dort legen Sie das Papier ungelocht in einer Loseblatt-Sammlung sofort ab. Diese Mappe befindet sich als Arbeitsmappe an Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie an Aufgaben erinnert werden möchten, dann planen Sie diese entweder über Outlook oder mit dem Termin-Modul von Mappei ein. Wird der Vorgang aktuell nicht von Ihnen benötigt, wandert die Mappe in den Schrank.

Sie benötigen also keinen Ablagekorb mehr auf Ihrem Schreibtisch.

Logische Einheiten

Vermeiden Sie dicke, unhandliche Mappen. Gliedern Sie stattdessen die Dokumente in logische Einheiten. Je kleiner die Einheiten, desto schneller finden Sie benötigte Unterlagen. Sie können dafür auch Fächermappen verwenden. Beispiel Einkauf: Legen Sie pro Lieferant eine Fächermappe an. In den jeweiligen Fächern können Sie z.B. den Rahmenvertrag, die Lieferantenbewertung, Spezifikationen bzw. Produktübersicht und aktuelle Bestellungen getrennt ablegen.

Eindeutige Kennzeichnung

Bevor Sie die Mappen beschriften, sollten Sie sich mit Ihren Kollegen in der Abteilung darüber einigen, wie Mappen beschriftet werden. Sind die Produktnummern entscheidend oder legen Sie nach Produktnamen ab? Sind es Lieferantennummern oder Lieferantennamen? Kundennummern oder Kundennamen? Wenn Sie die Mappen mit den jeweiligen Namen beschriften möchten, dann sollten Sie bei Namen, bei denen eine Kurzform üblich ist, festlegen, ob Sie die offiziellen (längeren) Namen oder die Kurzform wählen.

Außerdem sollten Sie sich auf ein gemeinsames Farbkonzept einigen. Beispiel: Lieferanten für Stahl = gelb, Lieferanten für Schrauben = blau.

Wenn Sie Ihre Mappen beschriften, wählen Sie ein Schild in der entsprechenden Farbe. Schreiben Sie dort den Namen drauf (zur besseren Orientierung sind auf den Schildern kleine Dreiecke aufgedruckt, die Ihnen zeigen, wo Sie mit der Beschriftung beginnen sollten). Kleben Sie dann das Schild an die Hinterseite der Mappe und zwar an die Stelle mit dem Buchstaben, mit dem der Name beginnt.

Die Stehorganisation

Ihre Mappen stellen Sie in eine Ordnungsbox. Sie können die Box auch mit Leitkarten gliedern. Achten Sie bitte darauf, dass die Mappen mit einem Beschriftungsschild bei „A“ hinten stehen und die bei „Z“ vorne. Nur so können Sie den Beginn der Schilder lesen und Informationen schnell finden.

Diese Grundprinzipien erkläre ich auch in diesem Video:

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Wie Sie Trennstreifen bedrucken

Mit Trennstreifen kann man sehr einfach einen Ordner thematisch unterteilen und so für mehr Ordnung in den Unterlagen sorgen. Natürlich ist es vollkommen in Ordnung, wenn Sie die Trennstreifen an der Seite handschriftlich beschriften. Das geht schnell und einfach. Achten Sie dabei darauf, dass Sie gut leserlich schreiben.

Trennstreifen bedrucken

Sollten Sie aber lieber Ihre Trennstreifen bedrucken wollen, z.B. weil Sie eine Seminarunterlage für die Teilnehmer zusammenstellen möchten, oder ein Handbuch für neue Mitarbeiter, dann benötigen Sie eine entsprechende Vorlage in Word. Hierbei ist es wichtig, dass die Seitenränder entsprechend eingestellt sind, da Sie ganz an den Rand drucken müssen und dass die Textrichtung stimmt.

Eine Vorlage stelle ich Ihnen in diesem Beitrag zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf den folgenden Button:

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Etiketten drucken mit Elba Print

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In den beiden vorhergehenden Beiträgen habe ich bereits erklärt, wie man mit der kostenlosen Online-Anwendung Elba Print (Link) Etiketten gestalten und speichern kann.

Nun kommen wir zum letzten Schritt: das Drucken.

Es wird ein PDF-Dokument generiert, dass man dann abspeichern und ausdrucken kann.

Leider habe ich keine Möglichkeit, nur ein bestimmtes Etikett zu drucken. Es wird immer das oben links gedruckt. Das ist mein Kritikpunkt, da ich in vielen Fällen auf meinem Etikett-Bogen bereits andere Etiketten gedruckt und verwendet habe und dann nur ein oder zwei bestimmte drucken möchte. Nur in seltenen Fällen möchte ich gleich mehrere Etiketten, also den gesamten Bogen auf einmal drucken.

Ansonsten ist die Anwendung intuitiv zu benutzen. Wesentliche Vorteile im Vergleich zu Microsoft-Word bietet sie mir allerdings nicht.

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Etikettenvorlagen speichern bei Elba Print

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Im vorhergehenden Video habe ich kurz erklärt, wie man eine Designvorlage von Elba in deren kostenlosen Online-Anwendung Elba Print verwendet und an die eigenen Vorstellung anpassen kann.

Im nächsten Schritt möchte ich nun diese Etikettenvorlage speichern.

Leider kann ich die Vorlage nur bei Elba ablegen, also in deren Speicherort. Dafür muss ich mich bei Elba anmelden. Dies ist für eine Privatperson o.k., aber im Büro möchte ich dies nicht tun. Im Unternehmensumfeld ist es immer besser, solche Vorlagen auf dem eigenen Server zu speichern. Schließlich könnten Sie ja z.B. Ihr Firmenlogo verwenden und da möchte man den Speicherort als Unternehmen selbst unter Kontrolle haben.

Ich finde es sehr schade, dass mir Elba nicht die Möglichkeit gibt, eine Vorlage auf meinem eigenen Computer bzw. Laufwerk abzuspeichern.

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Etiketten gestalten mit Elba Print

elbaprint

Heute möchte ich Ihnen die Benutzung der kostenlosen Online-Anwendung von Elba vorstellen, mit der Sie Etiketten gestalten können. Zur Anwendung auf diesen Link klicken: http://www.elbaprint.com/

Es gibt einige Gestaltungsvorlagen. Wie Sie diese nutzen und Texte etc. ändern können, stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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„Sonstiges“ ordnen

Ich habe Ihnen in den vorhergehenden Videos bereits gezeigt, wie Sie verschiedene Büromittel effizient und zeitsparend nutzen.

In diesem Video erkläre ich, wie Sie unterschiedliche kleinere Themen so in einem Ordner ablegen, dass Sie sie gut wiederfinden können. Ich finde bei meinen Kunden immer auch einen Ordner „Sonstiges“ oder „Diverses“. Dort sind Themen oder Auswertungen abgelegt, die die Mitarbeiter bearbeitet haben, wozu es aber keine umfangreiche Papierablage gibt. Es lohnt sich also nicht, für jedes Thema einen neuen Ordner anzulegen. Deshalb liegen alle Themen in einem Ordner. Die Themen sind meistens mit Trennblättern voneinander getrennt, auf denen am Rand handschriftlich das Thema notiert wurde. Diese Trennblätter haben aber einen Nachteil: weil sie alle genau übereinander liegen, kann man die Beschriftung schlecht lesen. Das bedeutet, man muss alle Trennblätter kurz durchblättern, bis man das gesuchte Thema findet.

Welche alternative Methode ich dagegen empfehle, sehen Sie in diesem Video:

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Das Register 1-12 können Sie hier bestellen:

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Das Register 1-31 gibt es hier:

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