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Wie Sie einen ZIP-Ordner erstellen

Was ist ein ZIP-Ordner?

Das ZIP-Dateiformat (von englisch zipper ‚Reißverschluss‘) ist ein Format für komprimierte Dateien. Durch die Komprimierung reduziert sich der Speicherplatzbedarf. Andererseits kann man einen ZIP-Ordner auch als Containerdatei nutzen, in der mehrere zusammengehörige Dateien zusammengefasst werden.

Das ZIP-Format gibt es bereits seit 1989.

 

Wie erstelle ich einen ZIP-Ordner?

Es gibt spezielle Software-Programme, um Dateien zu zippen, aber Sie können es auch ganz einfach mit nur wenigen Klicks in Windows machen.

Wie das geht erkläre ich in diesem Video:

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Als Präsentation ohne Ton wird es hier erklärt:

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Dateiordner mit neuem Gesicht

Icons

 

In der Papierablage haben Sie die Möglichkeit, die Ordnerrücken unterschiedlich farblich zu gestalten oder auch ein passendes Symbol zu verwenden, um schneller erkennen zu können, was der Inhalt des Ordners ist. In der Dateiablagestruktur dagegen sehen alle Ordner gleich aus. Aber das muss nicht sein.

Wer in der Dateiablagestruktur den Ordnern ein anderes Symbol zuweisen will, der kann
das ganz einfach tun. Wie es geht, habe ich in der angehängten Datei beschrieben. neues Ordnersymbol

Dateiordner "Sonstiges"

Ordnerstruktur

Im letzten Artikel habe ich darüber geschrieben, warum es nicht sinnvoll ist einen Dateiordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk zu haben. Heute möchte ich über den Ordner „Sonstiges“ (manchmal auch „Allgemeines“ oder „Diverses“ genannt) schreiben, den ich immer wieder bei meinen Kunden finde.

Wenn ich den Ordner „Sonstiges“ auf einem Laufwerk finde, schaue ich mir zuerst genau an, welche Dateien dort abgelegt wurden. Vielleicht können einige Dateien gelöscht werden, vielleicht kann man sie auch in entsprechende Themenordner verschieben.

  • Ist die Datei nicht mehr aktuell bzw. gibt es eine neuere Version? Dann löschen.
  • Gehört die Datei in einen anderen Themenordner? Dann dorthin verschieben.
  • Hat sich das Thema erledigt und kann daher gelöscht werden?
  • Hat sich das Thema erledigt, aber es soll noch zu Dokumentationszwecken aufgehoben werden? Dann gehört die Datei in ein Archiv.
  • Gibt es noch andere Dateien, die so ähnlich sind, sodass man sie in einen neuen Ordner zusammenfassen kann?

Ziel sollte es sein, den Ordner „Sonstiges“ aufzulösen, denn dort entsteht sonst schnell ein „Datengrab“, weil sich in der Regel niemand dafür zuständig fühlt. Außerdem muss man sonst immer in mehreren Ordnern nach Informationen suchen: erst im Themenordner und dann auch noch bei Sonstiges, weil dort ja auch noch was gelandet sein kann.

 


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Dateiordner "Aktuelles"

Ordnerstruktur

Nun ist es mal wieder passiert. Die Ordnerstruktur auf unserem Teamlaufwerk war klar und übersichtlich strukturiert. Die Ordner waren gut aufgeräumt. Es gab nur relevante Dateien. Informationen konnten wir alle schnell finden. Alles war nach Themen sortiert.

Nun hat aber ein Kollege auf der obersten Ebene unserer Dateiablage den Ordner „Aktuelles“ angelegt! Dort liegt nun eine Datei mit Informationen, die wir in dieser Woche benötigen. War das eine gute Entscheidung? Nein!

Warum ist es nicht sinnvoll einen Ordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk anzulegen? Weil die Informationen/Dateien nur für ein paar Tage aktuell sind. Danach gehören sie in die themenbezogene Ablage. Wenn man einen Ordner „Aktuelles“ hat, muss jemand 1x pro Woche die Dateien durchsehen und wegsortieren. Da das aber in der Regel niemand macht, liegen in dem Ordner irgendwann aktuelle und veraltete Dateien durcheinander. Und zwar durcheinander nicht nur bezogen auf ihre Aktualität, sondern auch bezogen auf die Themen. Man findet also relevante Informationen nicht mehr.

Deshalb warne ich davor, einen solchen Ordner anzulegen. Außerdem empfehle ich Ihnen, einen Verantwortlichen für die Ordnerstruktur zu benennen, der in solchen Fällen, so wie ich jetzt, die falsch einsortierten Dateien verschiebt und mit den Kollegen darüber spricht, warum der Ordner wieder gelöscht wurde.