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Der erste Eindruck zählt – auch fürs Büro

Computer in Cubicle

Kommen Ihre Kunden auch zu Ihnen ins Büro? Dann sollten Sie Ihr gesamtes Büro einmal mit einem kritischen Blick prüfen.

Wie ist der erste Eindruck, den Ihr Kunde bekommt?

  • Sieht es einladend aus?
  • Ist es ordentlich?
  • Hat der Kunde Platz?
  • Wird der Datenschutz gewährleistet?
  • Sind die Pflanzen bzw. Blumen auf den Fensterbänken grün?

Erst gestern bei einem Training in einer Personalabteilung gab es dieser Hinsicht einiges zu verbessern. So steht neben der Eingangstür ein kleiner Besprechungstisch, an dem die Personalreferenten mit den Mitarbeitern (interne Kunden) sitzen, um Sachverhalte zu klären. Auf diesem Tisch war aber fast kein Platz mehr, da dort auch der Posteingangskorb (Datenschutz!), ein Stapel mit Fachzeitschriften und ein Pultordner zur Vorsortierung der Ablage lagen.

Wir haben als erstes den Pultordner in den Ablageschrank gelegt, in dem die Personalakten hängen. Die Fachzeitschriften wurden von den Mitarbeiterinnen kurz gesichtet und entweder weggeworfen oder an die Kollegen weitergeleitet. Nun musste nur noch ein neuer Platz für den Posteingangskorb gefunden werden. Nach einigen Überlegungen kamen wir darauf, dass es eigentlich besser wäre, wenn in diesem 2er-Büro ein langes Sideboard quer vor die beiden Schreibtische gestellt werden würde. Dort könnte dann auch Büromaterial (z.B. Briefumschläge) gelagert werden. So ein Sideboard stand bereits an der einen Wand. Damit nun noch genug Platz zum Durchgehen bleibt, müssen die Schreibtische näher an die Fenster gerückt werden. Bevor dies möglich ist, muss noch ein kleiner, nicht mehr genutzter Tisch (früher stand dort der Drucker drauf, jetzt gibt es einen Abteilungsdrucker auf dem Flur) entfernt werden. Außerdem können 3 sowieso leere Rollcontainer rausgeräumt werden. So entsteht insgesamt mehr Platz.

Ich hoffe, Sie konnten meiner Beschreibung noch folgen.

Schauen Sie sich doch mal in Ihrem Büro um:

  • Gibt es Möbel, die Sie nicht mehr benötigen? Dann raus damit.
  • Falls Sie eine Pinnwand haben: wie aktuell sind die Zettel? Sieht es ordentlich aus?
  • Was hängt sonst noch an den Wänden? Private Fotos? Witze? Diverse Kalender? Weniger ist hier mehr!
  • Ist das Fensterbrett leer?
  • Kann man ohne Probleme das Fenster öffnen? Ist der Heizkörper frei?
  • Ist es unter Ihrem Schreibtisch leer?
  • Sollte ein Sideboard vielleicht besser seitlich von Ihrem Schreibtisch stehen, sodass Sie dort bequem an die Ordner kommen, statt in Ihrem Rücken?
  • Kleben am Bildschirm verschiedene Zettel? Dann suchen Sie bitte einen besseren Ort dafür (z.B. eine Infomappe).
  • Wie sieht die Schreibtischunterlage aus?

Viel Spaß beim Umräumen.

Wie schön sieht es hinter Ihrem Schreibtisch aus?

 

Pinnwand

Wenn ich in meinen Trainings an die Arbeitsplätze der Teilnehmer komme, erhalte ich sofort einen ersten Eindruck. Dazu gehört auch die Wand hinter dem Schreibtisch. Manchmal ist dort eine Pinnwand oder eine Magnettafel angebracht. Und dort hängen mehr oder weniger üppig mehr oder weniger veraltete, vergilbte und verknickte Zettel.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Vielleicht haben Sie auch Zettel direkt an die Wand geklebt oder auf die Schranktüren? Lassen Sie auch hier einmal den Blick kritisch schweifen und räumen Sie auf!

  • Werfen Sie alles weg, was veraltet und vergilbt ist.
  • Legen Sie die Informationen, die Sie behalten wollen, ab (z.B. in eine Infomappe).
  • Soll tatsächlich weiterhin etwas an der Wand hängen bleiben, dann hängen Sie es ordentlich auf (z.B. in einer Klarsichthülle).
  • Tragen Sie sich im Kalender ein, wann Sie die Wand wieder aufräumen wollen.