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In diesem Jahr wird alles besser

Das Jahr 2021 ist noch jung. Haben Sie auch gute Vorsätze? Zum Beispiel, dass dieses Jahr alles besser wird. Alles soll anders werden. Der Schreibtisch soll leer werden. Unerledigte Aufgaben sollen endlich abgeschlossen werden. Weniger Überstunden. Weniger Stress. Und weniger Chaos in den E-Mails.

Der Wille ist da, aber das Tagesgeschäft kommt dazwischen. Immer ist etwas anderes wichtiger, dringender, oder Sie haben einfach keine Lust zum Aufräumen.

Schnell sind die guten Vorsätze vergessen und es hat sich nichts verändert.

Heute gebe ich Ihnen 5 pragmatische Tipps mit denen Sie schnell Erfolge erzielen.


Leerer Schreibtisch

1. Papierstapel aussortieren

Sie haben verschiede Vorgänge bzw. Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch gestapelt? Gibt es mehrere Ablagekästen, die voll sind? Dann wird es Zeit, aufzuräumen.

Warum? Es spricht vieles für einen leeren Schreibtisch. Die vielen unerledigten und womöglich dringenden Aufgaben lenken Sie ab. Unbewusst nehmen Sie wahr, das noch vieles erledigt werden muss. Aber dadurch können Sie sich schlechter auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Ein weiterer Grund: Sie und Ihre Vertretung müssen immer wieder in den verschiedenen Stapeln nach Unterlagen suchen. Das kostet unnötig Zeit. Diese Zeit könnten Sie viel besser nutzen. Aus meiner Erfahrung aus den vielen Arbeitsplatzcoachings weiß ich, dass viele dieser Unterlagen nur abgeheftet werden müssen, weggeworfen werden können und sich bereits erledigt haben. D.h. es sieht nach viel mehr unerledigter Arbeit aus, als es tatsächlich ist.

Wie gehen Sie am Besten vor? Nehmen Sie sich Ablagekasten für Ablagekasten, Stapel für Stapel vor. Dabei ist es egal, ob Sie rechts oder links anfangen. Nehmen Sie jedes Blatt in die Hand und fragen sich „Was muss ich hier noch tun?“. Nicht mehr benötigtes Papier werfen Sie sofort in den Papierkorb oder in die Datentonne. Noch benötigte Unterlagen heften Sie sofort ab. Aufgaben priorisieren Sie und legen sich diese auf Wiedervorlage. Dinge, die Sie auch noch in elektronischer Form haben (Datei, E-Mail), müssen Sie wahrscheinlich nicht in Papierform aufheben. Seien Sie also mutig beim Wegwerfen.

Für einen leeren Schreibtisch empfehle ich Ihnen Hängemappen zu nutzen, oder auch das Mappei-System.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und am Ende des Tages Zufriedenheit, weil Sie es endlich angegangen sind.

Zeitbedarf: Je nach Menge zwischen 10 min. und 2 Stunden. Sie werden schneller sein, wenn Sie sich nicht jeden Vorgang im Detail durchlesen, sondern sich schnell entscheiden.


2. E-Mail-Chaos beseitigen

Ihr Mail-Postfach quillt über? Es fällt Ihnen schwer, in den tausenden Mails und vielen Unterordnern Informationen zu finden? Dann muss eine schnelle Lösung her!

Warum? Bei den vielen Mails kann Ihnen schnell mal eine Aufgabe oder eine Frist durchrutschen und das führt zu Stress und Überstunden. Auch mit dem Suchen nach Mails verschwenden Sie nur unnötig Zeit.

Wie gehen Sie am Besten vor? Jede Mail durchzulesen und zu entscheiden, wo sie abgelegt wird, oder gelöscht werden kann, würde viel zu lange dauern. Daher habe ich einen ganz pragmatischen Tipp für Sie: Verschieben Sie alle Mails bis 31.12.2020 in ein Archiv. Dieses nennen Sie z.B. „Mails bis 31.12.2020“. Oder Sie legen Jahres-Archive an und verschieben die Mails entsprechend. Dabei sollten Sie für sich klären, wie lange Sie Mails überhaupt aufheben wollen. Klären Sie diese Frage auch gerne mit Ihrem Chef. Nach meiner Erfahrung ist dieser Punkt in den meisten Unternehmen völlig unklar. Vielleicht können Sie auch ältere Mails großzügig löschen. Ab dem 01.01.2021 starten Sie dann einfach neu. Legen Sie nur Unterordner an, die Sie aktuell benötigen. Legen Sie ab sofort Mails jeden Tag ab. Aufgaben legen Sie sich auf Wiedervorlage. So sollte es Ihnen gelingen, das Mail-Postfach jeden Abend geleert zu haben.

Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Mails in Outlook auf Wiedervorlage legen können? Dann ist meine Inbox-Zero-Challenge das Richtige für Sie.

Was bringt es? Mehr Überblick, ein gutes Gefühl und weniger Speicherplatzbedarf.

Zeitbedarf: Je nach Menge der Mails ca. 15 min.


3. Aufgeschobene Aufgaben endlich erledigen

Eigentlich hatten Sie im letzten Jahr ganz viel vor. Nun stellen Sie fest, dass Sie viele Themen vor sich her schieben? Dann gehen Sie es endlich an!

Warum? Aufgeschobene Aufgaben sind schwer wie Blei. Sie ziehen uns runter, machen ein schlechtes Gewissen und die wiederkehrenden Nachfragen vom Kollegen / Chef / Kunden nerven. D.h. diese Aufgaben kosten viel Energie, die Sie besser einsetzen könnten.

Wie gehen Sie am Besten vor? Sammeln Sie alle aufgeschobenen Aufgaben und notieren Sie diese auf einem Zettel. Dann streichen Sie alles, was sich inzwischen erledigt hat oder wo Sie Stand heute entscheiden, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen. Priorisieren Sie diese Aufgaben. Planen Sie einen Aufschieberitis-Tag ein (möglichst zeitnah). Schotten Sie sich an diesem Tag ab (Tür zu; Kollegen informieren, dass Sie nicht erreichbar sind; Telefon umstellen). Gehen Sie nach und nach die Aufgaben an und erledigen Sie sie. Belohnen Sie sich zwischendurch und am Ende (wichtig!).

Mehr dazu in diesem Blog-Artikel (klick).

Was bringt es? Ein gutes Gewissen und mehr Energie.

Zeitbedarf: Für die Vorbereitung ca. 30 min. und dann 1 Tag


4. Wichtige Aufgaben erledigen

Passiert es Ihnen häufiger, dass Sie sich am Abend fragen, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben? Eigentlich wollten Sie eine wichtige Aufgabe erledigen, aber es kam immer wieder etwas dazwischen? Dann ändern Sie eine Kleinigkeit in Ihrem Tagesablauf.

Warum? Wenn Sie sich den ganzen Tag von den E-Mails und dem Tagesgeschäft durch den Tag treiben lassen, dann haben Sie keine Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Um diese noch erledigen zu können, machen viele Menschen Überstunden. Dabei stellen Sie fest, dass Sie sich nach einem anstrengenden und hektischen Tag nicht mehr gut konzentrieren können und daher mehr Zeit benötigen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Legen Sie fest, welche Aufgabe die wichtigste Aufgabe des Tages ist. Das können Sie z.B. am Vorabend tun. Hilfreich beim Priorisieren ist das Eisenhower-Prinzip. Wenn Sie morgens ins Büro kommen, erledigen Sie diese Aufgabe als erstes. Währenddessen gehen Sie nicht ans Telefon und schließen Ihre Bürotür. Danach öffnen Sie erst Ihr E-Mail-Postfach.

Was bringt es? Sie erledigen Ihre wichtigsten Aufgaben morgens, wenn Sie noch frisch und konzentriert sind. Wenn danach das Chaos über Sie hereinbricht, haben Sie trotzdem ein gutes Gefühl, weil Sie ja bereits etwas geschafft haben.

Zeitbedarf: ca. 5 min. am Vorabend, um die wichtigste Aufgabe des Tages für den nächsten Tag auszuwählen.


5. Zeit sparen mit Textbausteinen

„Ich habe das doch schon einmal geschrieben, aber wo ist die Datei?“ Kennen Sie das? Bei Briefen, Angeboten, Anschreiben oder Bestätigungen verwenden Sie eigentlich immer wieder den gleichen Text. Oder zumindest einige Varianten davon.

Warum? Statt immer wieder die Texte neu zu formulieren und zu tippen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie auf alte Texte zurückgreifen. Und wo finden Sie diese? Schneller und einfacher geht es mit Textbausteinen.

Wie gehen Sie am Besten vor? Wie Sie mit Schnellbausteinen in Word arbeiten, erkläre ich in diesem Video (klick). Sie können die Schnellbausteine auch in E-Mails verwenden. Mehr dazu hier (klick).

Was bringt es? Sie sparen Zeit und Nerven.

Zeitbedarf: Einen Schnellbaustein erstellen Sie in 10 sec. Die entsprechenden Texte können Sie laufend hinterlegen. Wenn Sie aber erst einmal ein paar Texte hinterlegen möchten, müssen Sie Zeit für das Suchen nach den Texten einkalkulieren.

Welche verschiedenen Rollen haben Sie?

rollen-jonglieren

Kennen Sie das auch? Im Berufs-, wie auch im Privatleben hat jeder von uns unterschiedliche Rollen. Man sagt auch: Man hat verschiedene Hüte auf.

Und zwischen diesen Rollen springen wir hin und her. Wenn wir beim Bild mit den Hüten bleiben: wir jonglieren täglich mit unseren unterschiedlichen Hüten.

Das kann funktionieren. Es kann aber auch zu Problemen kommen.

Vielleicht passt eine Rolle nicht mehr zu Ihnen, oder es kommt ständig zu einem Rollenkonflikt.

Und dies alles hat mit dem Thema Zeitmanagement zu tun: wer viele verschiedene Rollen hat, der braucht eine gute Tagesplanung, um alles unter einem Hut zu bekommen.

Mehr dazu in diesem Video:

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Der Tomato-Timer

Tomato-Timer

Im vorher gehenden Artikel habe ich bereits die Pomodoro-Technik erklärt.

Heute möchte ich eine dazu passende Internet-Anwendung vorstellen, die man anstelle des Kurzzeitweckers benutzen kann und daher wahrscheinlich für den Einsatz im Büro besser geeignet ist.

Hinweis: die Anwendung funktioniert nur mit den Internet-Browsern Chrome, Firefox und Safari. Nicht mit dem Explorer.

Der Link zur Anwendung: www.tomato-timer.com

Die Benutzung dieses Timers erkläre ich in diesem Video:

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Viel schaffen mit der Pomodoro-Technik

pomodoro

Heute möchte ich Ihnen eine einfach Technik vorstellen, mit der es Ihnen gelingen kann, sowohl viele Aufgaben bzw. Themen an einem Tag voranzubringen, als auch ausreichend Pausen einzulegen.

Der Trick

Dies gelingt mit einem einfach Trick: Sie beschränken die Zeit pro Aufgabe.

Die Grundlage der Pomodoro-Technik ist eine einfache Erkenntnis: Eine Tätigkeit dauert so lange, wie Zeit für die Erledigung da ist.

Wenn Sie also die Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe beschränken, setzen Sie sich selbst unter Druck, diese Aufgabe auch in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Während des Zeitfensters konzentrieren Sie sich andererseits aber auch nur auf diese Aufgabe. Da Sie aber viele dieser Zeitfenster an einem Tag haben, können Sie viele verschiedene Themen bearbeiten.

Ziele der Pomodoro-Technik

  • Viele verschiedene Aufgaben an einem Tag erledigen.
  • Die Zeit pro Aufgabe zu beschränken.
  • Ausreichend Pausen einzulegen.

Warum Pausen wichtig sind

Trotz dieser sehr effizienten Vorgehensweise werden regelmäßig Pausen eingelegt. Und das ist wichtig. Zum einen benötigen Sie Pausen, um sich von der konzentrierten Arbeit zu erholen und neue Kraft zu schöpfen. Wenn Sie z.B. in der Pause kurz aufstehen, zur Toilette gehen, sich einen neuen Kaffee holen und kurz mit einem Kollegen sprechen, dann fördert die Bewegung die Durchblutung Ihres Gehirns. Zum anderen sind die Pausen wichtig, um sich gedanklich von dem gerade bearbeiteten Thema zu lösen und den Kopf wieder frei zu bekommen für die nächste Aufgabe.

Warum Tomate?

Sie fragen sich bestimmt schon, warum diese Methode „Pomodoro-Technik“ heißt. Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate. Der Erfinder dieser Technik hat für die zeitliche Begrenzung einen Kurzzeitwecker benutzt. In seinem Fall war dies ein Küchenwecker in Form einer Tomate (siehe Bild oben). Davon leitet sich der Name ab.

Sie können natürlich einen beliebigen anderen Kurzzeitwecker benutzen, oder sich die einzelnen „Pomodori“ in Ihren Kalender eintragen. Die Erinnerung zu dem Termin entspricht dann dem Weckerklingeln. Es gibt auch eine Internet-basierte Anwendung, die ich im nächsten Video vorstelle.

Die Vorgehensweise

Die genaue Vorgehensweise erkläre ich in diesem Video:

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Produkttest Chronoplan – Abschluss

Ich habe mich bei Avery Zweckform als Produkttester beworben und bin ausgewählt worden. Man hat mir einen Chronoplan mini zugeschickt, den ich in den vergangenen 4 Wochen getestet habe. Heute gebe ich meine Bewertung ab.

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Format

Wenn ich den Planer ausschließlich privat nutzen würde, wäre das A6-Format sehr praktisch, weil es gut in die Handtasche passt. Für den Job wäre ein A5-Format besser für mich. Ich kann einfach nicht so klein schreiben, dass die Aufgaben in eine Zeile passen.

Eine Woche ist auf zwei Seiten dargestellt. Das gefällt mir, weil ich so die ganze Woche im Blick habe.

 

Aufteilung

Bei der Monatsübersicht hat mir besonders gefallen, dass man zu jedem Monat seine beruflichen Ziele eintragen kann. Dafür sind zwar nur 2 Zeilen vorgesehen, aber für Monatsziele ist das noch ausreichend. Mir hat das sehr geholfen, einen Überblick zu behalten. Da ich das für das nächste Jahr nutzen möchte, habe ich eine eigene Vorlage entwickelt:

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Den größten Teil macht dann natürlich die Wochenübersicht aus. Zu jeder Woche kann ich rechts oben meine Wochenziele eintragen. Hierfür stehen 3 Zeilen zur Verfügung. Meiner Meinung nach ist das ausreichend. Mir haben die Wochenziele geholfen, einen besseren Überblick zu behalten und mich auf die wichtigen Aufgaben bzw. Ziele zu fokussieren. Ich überlege noch, wie ich das in Outlook realisieren kann. Wenn ich eine Möglichkeit gefunden habe, dann werde ich in meinem Blog darüber berichten. Anregungen und Tipps nehme ich gerne an.

Pro Tag habe ich dann 7 Zeilen, um meine Aufgaben und Termine einzutragen. Ich bin gut damit ausgekommen. Allerdings ist die Spalte nicht breit genug für mich, sodass ich für eine Aufgabe auch mal 2 Zeilen benötigt habe.

Zu jeder Zeile kann ich den Zeitbedarf notieren und die Priorität. Wenn die Aufgabe erledigt ist, kann ich sie abhaken.

Zum Schluss gibt es eine Jahresübersicht für das nächste Jahr, eine Liste der Feiertage und Schulferien und 2 Seiten für Notizen.

Da man heutzutage Kontaktdaten von wichtigen Personen in Outlook oder im Handy/Smartphone verwaltet, ist ein Adressbuch nicht mehr notwendig und das hat der Herstellen offensichtlich auch erkannt.

 

Zeitmanagement mit dem Chronoplaner

Mir gefällt gut, dass ich die Monats- und Wochenziele notieren kann.

Ich finde auch gut, dass ich bei jeder Aufgabe den Zeitbedarf aufschreiben soll, denn so kann man schnell erkennen, ob man sich für den Tag zu viel vorgenommen hat. Wenn dort z.B. zwei Besprechungen mit je 2 Stunden und 5 Aufgaben mit je 1 Stunde stehen, dann weiß ich sofort, dass das nicht funktionieren kann.

Aufgaben, die ich delegieren will, habe ich dort nicht eingetragen. Wenn ich z.B. in einer Besprechung Aufgaben notiere, nutze ich dafür ein anderes Buch oder einen Schreibblock. Die Aufgaben, die ich dann in den Planer übertrage, sind nur die von mir zu erledigende. Aufgaben, die ich delegieren will, trage ich dort nicht ein.

 

Design

Ich bin mit dem Design zufrieden. Das Cover fühlt sich gut an und auch der Magnet-Verschluss gefällt mir besser, als ein Gummiband, das man sonst häufig bei solchen Planern hat.

Um den aktuellen Tag wiederzufinden, gibt es ein Band.

Außerdem  gibt es eine Stifthalterung.

Die Bindung der Seiten scheint solide zu sein, ob sie ein Jahr intensive Nutzung gut übersteht, oder dann Seiten herausfallen würden, kann ich nicht beurteilen, da ich den Planer nicht so lange genutzt habe.

 

Gesamteindruck

Ich hatte das Problem, dass nun sowohl in dem Planer, als auch in Outlook Aufgaben standen und beide Listen nicht mehr aktuell waren, weil ich jede Aufgabe doppelt verwalten musste. Daher werde ich wieder ausschließlich die Outlook-Aufgaben nutzen, weil bei mir über E-Mails läuft.

Mein Urteil:

wer gerne einen Planer nutzt, der sollte den Chroloplaner in die engere Auswahl nehmen. Vielleicht eher im DIN A5-Format.

Ist Ihr Work-Life-Balance ausgeglichen?

Work-Life-Balance ist und bleibt ein aktuelles Thema. Auch wenn im Moment alles im Lot ist, können unvorhergesehene Ereignisse dazu führen, dass sich die Prioritäten vorübergehend verschieben. Entweder im beruflichen Bereich  durch einen besonderen Kundenauftrag, der zu Überstunden führt, oder auch im privaten Bereich, z.B. weil Ihr Vater oder Ihre Mutter ins Krankenhaus oder Altersheim kommen, oder Ihr Kind besondere Aufmerksamkeit benötigt.

Daher ist es gut, sich immer mal wieder ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um die eigenen Rollen zu durchdenken und zu entscheiden, welchem Bereich man in der nächsten Zeit mehr Aufmerksamkeit schenken möchte und welche Dinge vorübergehend zurück gestellt werden können.

Mehr dazu in diesem Video:

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So viele Ideen

Sie haben viele Ideen?

Ihnen fällt immer wieder etwas in die Hände, bei dem Sie denken „das könnte ich auch umsetzten“?

Sie sammeln Zeitungsartikel mit wertvollen Tipps?

Sie haben sich bereits zahlreiche interessante PDF-Dokumente aus dem Internet gespeichert?

– Aber Sie kommen nicht dazu, das alles umzusetzen?

Mein Rat an Sie: verzetteln Sie sich nicht!

Und das meine ich wörtlich. Wenn ich zusammen mit meinen Trainingsteilnehmern die Papierstapel auf dem Schreibtisch sortiere, fallen uns viele Zeitungs- und Zeitschriftenausschnitte, Flyer, ausgedruckte PDF-Dateien und kleine Notizzettel in die Hand. Alles Dinge, die im Laufe der Zeit gesammelt wurden.

Sie schreien förmlich nach der Umsetzung.

Was tun?

  1. sammeln Sie alle Ideen an einem Ort. Ich empfehle Ihnen, dafür eine Ideenmappe anzulegen.
  2. richten Sie sich eine Serienaufgabe ein, sodass Sie zukünftig 1x im Monat die Ideenmappe sichten
  3. entscheiden Sie, was Sie in den nächsten 4 Wochen umsetzen, delegieren, später bearbeiten oder wegwerfen wollen.
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Wie Sie Ihre eigene Planung verteidigen

Wer kennt das nicht? Sie haben Ihren Tag gut geplant und wollen sich einigen wichtigen Aufgaben zuwenden, damit Sie sie pünktlich erledigen.

Da kommt ein Kollege in Ihr Büro und bittet Sie, eine zusätzliche Aufgabe für ihn zu übernehmen. Er muss gleich in eine Besprechung und danach schafft er es nicht mehr, aber heute soll die Aufgabe fertig werden. Können Sie das nicht schnell mal machen?

Wie reagieren Sie? Schaffen Sie es, Ihre eigene Tagesplanung zu verteidigen, oder knicken Sie ein und sagen wieder einmal „Ja“ und ärgern sich später darüber, weil Sie selbst nun unter Druck geraten und Ihre Arbeit nicht schaffen?

Wie Sie sich durchsetzen können, ohne unfreundlich dabei werden zu müssen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Legen Sie einen Zeitplan fest

Es geht heute mal wieder um die wichtigen Aufgaben, deren Bearbeitung etwas länger dauert und für die im Tagesgeschäft in der Regel einfach zu wenig Zeit bleibt.

Aber es ist sehr wichtig, sich die Zeit für diese Aufgaben zu nehmen, um selbstbestimmt arbeiten zu können. Wenn Sie sich immer nur der E-Mail-Bearbeitung widmen, lassen Sie sich zu sehr fremdsteuern und gehen am Ende des Tages frustriert nach Hause, weil Sie das Gefühl haben mal wieder nichts geschafft zu haben.

Legen Sie also im ersten Schritt fest, wie lange Sie an der Aufgabe an diesem Tag arbeiten wollen. Und planen Sie dann diesen Zeitraum im zweiten Schritt konkret ein. Reservieren Sie sich Zeit dafür, indem Sie einen Termin in Ihren Kalender eintragen. Dies ist für viele Menschen einfach verbindlicher, als die benötigte Zeit nur im Kopf zu planen.

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Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement finden Sie in meinem E-Book. Klicken Sie einfach auf das Bild:

Teil 3

Gute Vorsätze fürs neue Jahr

Motivation

Ich hoffe, alle sind gut im neuen Jahr angekommen und haben die Feiertage gut überstanden.

Wie sieht’s mit guten Vorsätzen fürs neue Jahr aus? Sind es bei Ihnen die gleichen, wie immer (gesünder Essen, mehr Sport, weniger Stress, bessere Work-Life-Balance)?

Und warum hat es bisher nicht funktioniert? Haben Sie sich vielleicht zu viel vorgenommen? Oder sind es nur halbherzig angegangen?

Erfolgsversprechender ist es, wenn Sie

  • sich realistische Ziele setzen
  • diese in kleine, überschaubare Schritte unterteilen
  • sofort damit beginnen
  • konsequent dran bleiben
  • den Erfolg regelmäßig (z.B. 1x pro Woche) überprüfen und ggf. Anpassungen vornehmen
Ich habe mir für dieses Jahr vorgenommen, mehr Sport zu machen und meine Spanisch-Kenntnisse aufzubessern. Mal sehen, ob es mir gelingt…

Wie Sie das Zeitmanagement in Ihrem Team verbessern können, erkläre ich Ihnen in meinem Coaching-Programm. Für mehr Informationen einfach auf den folgenden Button klicken:

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