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Urlaubsvertretung vorbereiten

Urlaub am Strand

Die Sommerferien stehen vor der Tür. Vielleicht auch Ihr Sommerurlaub? Oft wird es in den letzten Tagen vor dem Urlaubsbeginn etwas stressig: Sie wollen noch die letzten Aufgaben erledigen und alles auf dem Weg bringen, sodass Sie mit einem guten Gewissen wegfahren können. Beginnen Sie ruhig ein paar Tage früher.

  • Schalten Sie Ihren Vertreter für Ihren elektronischen Posteingang frei (so muss der Absender einer E-Mail diese nicht mehrmals versenden).
  • Leeren Sie Ihren Posteingang, sodass Ihr Vertreter einfacher erkennen kann, welches die neu eingegangenen Mails sind.
  • Erklären Sie Ihrem Vertreter, wie Sie die Unterordner in Ihrem Posteingang organisiert haben.
  • Legen Sie gemeinsam fest, welche Mails in Ihrer Abwesenheit bearbeitet werden sollen und welche liegen bleiben können, bis Sie wieder zurück sind.
  • Erläutern Sie Ihre Papierablage (Ordner, Hängemappen, Körbe etc.).
  • Schauen Sie auch gemeinsam auf die Dateiablage, sodass Ihr Vertreter im Bedarfsfall schnell Informationen finden kann.
  • Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Themen und machen Sie Notizen, wie der Stand der Dinge dazu aktuell ist und was Ihr Vertreter in Ihrer Abwesenheit dazu erwarten kann.
  • Aktivieren Sie am letzten Tag den Abwesenheitsassistenten und schalten Ihr Telefon auf den Vertreter um.
  • Blocken Sie den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub in Ihrem Kalender und vereinbaren Sie mit Ihrem Vertreter, wann Sie sich an diesem Tag für die Übergabe zusammen setzen.

Letzter Tipp: erholen Sie sich gut im Urlaub 🙂