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Die tägliche E-Mail-Flut im Griff

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Ich höre immer wieder, dass Mitarbeiter von der täglichen E-Mail-Flut überrollt werden. Sie erhalten 60-100 Mails pro Tag und benötigen viel Zeit, um alle Mails zu lesen und zu bearbeiten. Oft bleiben die Mails im Posteingang stehen. Wer für sich deutlich machen will, dass eine Mail noch bearbeitet werden muss, setzt sie wieder auf „ungelesen“. So sammeln sich täglich immer mehr Mails an und nicht selten stehen dann nach einiger Zeit 2.000, 5.000 oder sogar 20.000 Mails im Posteingang. Der Überblick, bei welcher Mail noch was bis wann zu erledigen ist, geht völlig verloren. Teilweise werden die Mails in Unterordner verschoben. Wenn man eine bestimmte E-Mail sucht, dass funktioniert das in der Regel nur noch über die Suchfunktion.

Aber das muss nicht sein.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie ganz einfach und schnell Ihren Posteingang bearbeiten können, sodass sich nichts mehr ansammelt und Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben erhalten:

 

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E-Mail-Lesen macht dumm

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Computer ausschalten

In meinem letzten Artikel habe ich davon berichtet, wie in einem Café für jede Bestellung jemand die einzelnen Zutaten jedes Mal holen musste. Wahrscheinlich haben viele von Ihnen gedacht, dass das doch sehr ineffizient und unwirtschaftlich ist.

Und doch gehen wir bei unserer Arbeit oft ähnlich unwirtschaftlich vor.

Jedes Mal, wenn wir unsere E-Mails abrufen, während wir versuchen, einen Bericht zu lesen oder eine Präsentation zu erstellen, richten wir unsere Aufmerksamkeit von einer Aufgabe auf eine andere. Darunter leidet unsere Konzentration. Und wenn wir uns dann wieder unserer ursprünglichen Aufgabe zuwenden, müssen wir wertvolle geistige Ressourcen darauf verwenden, uns neu zu orientieren. Diese kleinen Verluste an Arbeitsenergie summieren sich mit der Zeit.

Ständiges Mail- und Nachrichtenchecken macht tatsächlich dumm – zumindest zeitweise. Wie Forscher schon 2005 an der University of London in einem Experiment herausgefunden haben, senkt ständige Ablenkung von konzentriertem Arbeiten den IQ für eine kurze Zeitspanne. Wer gerade im Flow ist und voll auf eine Sache fokussiert, der legt immer wieder geistig eine Vollbremsung hin, einfach, weil er kurz in sein Postfach schaut.

Es fällt uns Menschen einfach schwer, uns sofort auf etwas Neues voll zu konzentrieren. Etwa 20 Minuten braucht man, um sich wieder in die ursprüngliche Aufgabe hineinzufuchsen.

Das bedeutet: Über den Tag verteilt fährt unsere Konzentration Achterbahn. So erledigen wir unsere Arbeit teilweise einfach schlecht und unkonzentriert. Letztlich leidet darunter sogar das gesamte Unternehmen, wenn man die verlorenen Stunden aller Mitarbeiter aufrechnet.

Daher meine Empfehlung: Öffnen Sie Ihren Posteingang nur 3x pro Tag, lesen und bearbeiten Sie Ihre Mails dann hintereinander und schließen Sie danach wieder Ihr E-Mail-Programm. So vermeiden Sie, doch mal zwischendurch schnell nach den E-Mails zu sehen.

Wie der elektronische Posteingang nach dem Urlaub schnell wieder leer wird

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Hilfe

Vielleicht hatten Sie über Ostern auch ein paar Tage frei. Nun kommen Sie an Ihren Arbeitsplatz zurück und finden wieder zahlreiche E-Mails im Posteingang. Damit Sie schnell wieder einen Überblick über den Posteingang bekommen und ihn leeren können, empfehle ich Ihnen das Eisenhower-Prinzip anzuwenden.

Dabei wird zwischen „wichtig“ und „dringend“ unterschieden. Ob eine Sache dringend ist, ist schnell festgestellt. Aber ob etwas wichtig ist, fällt meißtens etwas schwerer. Mein Tipp: überlegen Sie sich hier, welche Konsequenzen es für Sie oder das Unternehmen haben könnte, wenn Sie die Mail nicht heute bearbeiten.

Danach entscheiden Sie: E-Mails, die

  • wichtig und dringend sind bearbeiten Sie sofort, insbesondere wenn Sie nur kurze Zeit dafür benötigen.
  • wichtig, aber nicht dringend sind planen Sie über die Aufgaben konkret ein, d.h. Sie legen fest, an welchem Tag Sie die E-Mail bearbeiten wollen.
  • dringend, aber nicht wichtig sind können Sie delegieren oder auch hinterfragen (denn manchmal sind die Dinge dann doch nicht ganz so dringend, wie erst dargestellt).
  • weder dringend noch wichtig sind verschieben Sie in einen Unterordner „später bearbeiten“ und legen sich eine Erinnerung in einer Woche in den Kalender.

Posteingang: E-Mails in Unterordner verschieben oder nicht?

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Eingangspostkorb

Manchmal wundere ich mich, wie selbstverständlich es geworden ist, 2000 E-Mails im Posteingang liegen zu haben. Wieso haben so viele Menschen nicht den Ehrgeiz, ihren E-Mail-Posteingang bis zum Abend zu leeren?

In Gesprächen hören ich immer wieder das Argument, dass man doch einfach nach einer Mail suchen kann, oder den Posteingang nach Absender sortieren. Da lohne sich doch die Mühe mit den Unterordnern nicht.

Aber wissen Sie wirklich immer, von wem die E-Mail mal verschickt wurde? Auch nach Monaten noch? Und stehen im Betreff auch immer die richtigen Begriffe, oder öffnen Sie dann nicht doch wieder jede Mail, bis Sie die Richtige gefunden haben?

Ich weiß, die E-Mails im Posteingang tun erstmal nicht weh. Bis dann irgendwann die Nachricht von der IT kommt, dass man Mails löschen soll, weil das Postfach zu voll ist. Aber vergleichen wir das mal mit dem Papier-Posteingang:

Würden Sie über Monate hinweg 2000 Blätter Papier in Ihrem Posteingangskörbchen lassen? Und erst wenn das Körbchen fast durchbricht die untersten 300 Blätter durchgehen, abheften oder wegwerfen?