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So erstellen Sie mit wenigen Klicks eine tolle Präsentation

Mal schnell noch eine ansprechende Präsentation erstellen

Ja, das geht. – Mit Presentations.AI.

Diese App habe ich in der langen Liste der Tools entdeckt, die Sie in Microsoft Teams integrieren können.

Erst habe ich mich gefragt, warum ich ein weiteres Präsentations-Programm benötige. Schließlich nutze ich doch immer PowerPoint dafür. Aber dann war ich doch positiv überrascht, wie schnell eine ansprechende Präsentation fertig ist.

Wie funktioniert das?

  1. Es gibt fertige Vorlagen für Folien, die nur mit Text bestückt werden müssen
  2. Die Folien sind fertig animiert
  3. Auch die Übergänge zwischen den Folien sind fertig animiert

Irgendwie hatte ich die ganze Zeit das Gefühl, dass das Tool mitdenkt. Die unterschiedlichen Darstellungsvarianten sind gut gestaltet und auf die Inhalte abgestimmt.

Außerdem sind können Sie ansprechend gestaltete Designs einfach nutzen, für die Sie in PowerPoint wesentlich länger brauchen würden und für die Experten-Wissen notwendig ist.

Aber sehen Sie selbst:

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So präsentieren Sie Ihr Mindmap

Ein Mindmap präsentieren? Ja, Sie haben richtig gelesen.

Ich finde diese Idee von MindMeister spannend.

Mindmap statt PowerPoint-Folien

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie planen ein wöchentliches Meeting mit Hilfe eines Mindmaps. Dafür erstellen Sie eine Agenda. Hier listen Sie auch auf, was vorab von den Teilnehmern gelesen werden sollte und verlinken die Dateien. Zu jedem Agenda-Punkt notieren Sie auch, wer das Thema vorstellt und wie viel Zeit dafür angesetzt wird.

Dieses Mindmap stellen Sie den Teilnehmern vorab zur Verfügung.

Im Meeting selbst nutzen Sie den Präsentationsmodus von MindMeister, den ich Ihnen im Video unten vorstelle.

Das etwas andere Protokoll

Während des Meetings werden die Themen diskutiert. Dies können Sie als Kommentar zu jedem Punkt hinterlegen. In einer Online-Konferenz kann auch jeder Teilnehmer seinen Kommentar selbst hinzufügen. So sieht man, wer was geschrieben hat.

So wird aus Ihrer Agenda ein Protokoll.

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Sie können auch festgelegte Aufgaben den Teammitgliedern zuweisen. Wie das geht, erkläre ich in einem weiteren Beitrag und Video.


Wie gefällt Ihnen die Idee, sowohl die Vorbereitung einer Besprechung, als auch die Präsentation der Inhalte und das Protokoll in einem Mindmap zu vereinen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

SWAY als Alternative zu PowerPoint?

Eine gute gestaltete Präsentation, Dokumentation oder einen Newsletter zu erstellen, das funktioniert mit Sway einfach und gut. Aber ist dieses Tool tatsächlich die bessere Alternative zu PowerPoint?


Wer eine visuell ansprechende Präsentation erstellen soll, der entscheidet sich sicherlich für PowerPoint. Aber über die Jahre sind alle Mitarbeiter ein bisschen PowerPoint-Müde geworden. Zu viele Folien, die bis zum Anschlag mit Text gefüllt sind, begeistern niemanden mehr.

Zeit, etwas Neues auszuprobieren.

Mit wenigen Klicks zu einem tollen Ergebnis

Microsoft bietet in seiner Produktpalette Sway an. Wie auch bei PowerPoint können Inhalte aus unterschiedlichen Quellen eingebunden werden. Und es gibt auch hier wieder ein paar Vorlagen, die eine ansprechende Gestaltung mit nur wenigen Klicks ermöglichen.

In den Vorlagen gibt es auch bereits fertige Animationen. Der Übergang zwischen den Folien ist fließend und die Präsentation wird von oben nach unten dargestellt. Dies ist einer der Unterschiede zu PowerPoint, wo die Richtung von links nach rechts ist.

Für einen ersten Eindruck habe ich dieses Video aufgenommen, bei dem ich mich aber auch nicht mit meiner Kritik zurückhalten kann:

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Mein Fazit

Ich finde Sway ganz nett, aber ganz ehrlich: Ich brauche es nicht. Teilweise sind mir die Vorlagen doch etwas zu schlicht, teilweise lenkt die Animation aus meiner Sicht zu sehr vom Inhalt ab.

In PowerPoint gibt es auch viele gute Möglichkeiten, eine Präsentation interessant und modern zu gestalten, sodass ich ein vergleichbares Ergebnis erreichen kann.


Sie wissen jetzt spontan nicht, wie Sie in PowerPoint Ihre Folien aufpeppen können und mit tollen Animationen Ihre Zuschauer begeistern? Dann empfehle ich Ihnen meine Video-Kurse. Hier gebe ich Ihnen einfach umsetzbare Tipps & Tricks für außergewöhnliche Diagramme, animierte Tabellen, neue Ideen für Agenda-Folien und Bildbearbeitungs-Möglichkeiten. Zu den Video-Kursen (klick)

Dem Flipchart einen tollen Rahmen geben

In dem folgenden Video zeige ich eine einfache Methode, ein Flipchart-Blatt schöner zu gestalten.

Dabei füge ich die Überschrift in einem Banner ein. D.h. ich schreibe zuerst die Überschrift und male dann den Banner. Auf was Sie dabei genau achten sollten erkläre ich Ihnen Schritt-für-Schritt.

Außerdem male ich auf dem Flipchart einen Rahmen für den Text. Das sieht, wie ich finde, toll aus. Auch wenn man die Flipcharts aufhängt, sieht man durch den Rahmen, wo welches Blatt (also Thema) beginnt und wo ein neues Thema anfängt.

Für die Gestaltung des Flipcharts sollten Sie allerdings nur 2-3 Farben nutzen. Sonst wird es zu bunt und das schadet mehr, als dass es hilft. Besonders gut gefallen mir Grau und Ocker-Gold als „BigOne“ von Neuland.

Aber sehen Sie selbst:

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PowerPoint oder Flipchart?

Stellen Sie sich auch manchmal die Frage, was jetzt besser wäre? Sollten Sie Ihre Projektergebnisse besser in PowerPoint oder auf einem Flipchart präsentieren? Vielleicht geben Sie auch ein Seminar und sind hin- und hergerissen. Klar, PowerPoint-Folien sind der Standard. Hier können Sie Ihre Inhalte professionell präsentieren und animieren. Aber ein gut gestaltetes Flipchart weckt vielleicht viel mehr das Interesse Ihrer Zielgruppe.

Vorteile von PowerPoint

Mit PowerPoint haben Sie viele Möglichkeiten, Ihre Inhalte ansprechend aufzubereiten. Sie können Fotos einfügen, oder auch Videos. Sie können mit Farben, Formen, Pfeilen und Schriftarten variieren. Und Sie haben die Möglichkeit, die Inhalte durch eine entsprechende Animation nacheinander erscheinen zu lassen und auch die Folienübergänge zu gestalten. Umfangreiche Zahlen können Sie zudem in interessanten Diagrammen darstellen.

Nachteile von PowerPoint

Das Programm verleitet dazu sehr viel Inhalt zu präsentieren. Ich habe selbst schon regelrechte Folienschlachten erlebt. Oft waren die Folien mit Text vollgestopft und überfrachtet. Aber ist das immer zielführend? Wäre es nicht besser, sich auf die wesentlichen Aussagen zu fokussieren? Sollten Sie nicht besser nur eine kurze Einführung ins Thema geben und dann mit Ihrem Publikum gemeinsam Ideen entwickeln oder Lösungen erarbeiten?

Vorteile von Flipcharts

Oft habe ich den Eindruck, dass gut gestaltete Flipcharts vom Publikum dankbar angenommen werden. Insbesondere, wenn in Ihrem Unternehmen Folienschlachten in PowerPoint üblich sind, können Sie mit ein paar einfachen selbst gestalteten Flipchartblättern überraschen. Sie können Ihren Vortrag eher als Workshop gestalten und die Teilnehmer aktiv einbinden, indem Sie z.B. eine Kartenabfrage durchführen. Am Ende haben alle das Gefühl wirklich etwas geschafft zu haben und nicht wie sonst die Zeit in Meetings verschwendet zu haben.

Nachteile von Flipcharts

Flipcharts und Moderationskarten eignen sich gut für zentrale Aussagen. Lange Texte werden auch auf dem Flipchart nicht interessanter. Außerdem können Sie Diagramme nur eingeschränkt zeichnen. Ein Balken-, Säulen- oder Liniendiagramm ist noch möglich. Aber ein Tortendiagramm stellt bereits eine Herausforderung dar. Auf dem Flipchart können Sie also nur Tendenzen zeigen, nicht aber auf den Cent genaue Umsatzvergleiche darstellen. Und schlussendlich hängt es immer davon ab, ob es Ihnen gelingt, die Flipcharts ansprechend zu gestalten.

PowerPoint oder Flipchart? Beides!

Ich persönlich setze in meinen Seminaren und Workshops beides ein. Bestimmte Inhalte kann ich mit entsprechenden Fotos besser darstellen. Andere erarbeite ich lieber am Flipchart.

Die Agenda zum Beispiel schreibe ich auf ein Flipchart und lasse sie sichtbar hängen. So hat jeder immer eine Orientierung, wo wir gerade sind und welche Themen noch kommen. Zu Beginn des Seminars erhebe ich häufig den Stand der Dinge in Bezug auf die eigene Arbeitsplatzorganisation. Hierfür habe ich Flipchartblätter vorbereitet und nutze eine Punkt-Abfrage. Ich präsentiere auch nicht ausschließlich Fakten, sondern erarbeite mit den Teilnehmern zusammen Lösungen. Hierfür verwende ich die Methode der Kartenabfrage.

Wie gehen Sie in Ihren Projektsitzungen, Seminaren oder Workshops vor? Ihre Antwort können Sie gerne als Kommentar hinterlassen.

Mit diesen 2 Fragen vermeiden Sie Überstunden und Frust

In diesem 7. und damit letzten Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ zeige ich Ihnen mit welchen zwei einfachen Fragen Sie Überstunden und Frust sowohl beim Chef, als auch bei Ihnen selbst und den Kollegen vermeiden können.


Stellen Sie kurz ein paar Infos und Daten zusammen…

Diesen Satz hören Sie als Sekretärin bzw. Assistentin von Ihrem Chef wahrscheinlich täglich. Auch die Mitarbeiter erhalten immer wieder den Auftrag, zu einem bestimmten Thema Zahlen, Daten, Fakten zusammenzustellen oder sich dazu Gedanken zu machen.

Aber ist wirklich klar, was Sie tun sollen?

Welches Ziel verfolg Ihr Chef damit? Wofür benötigt er diese Zusammenstellung? Bis wann soll es fertig sein?

Ich erlebe es immer wieder, dass diese Fragen zu selten gestellt werden. Es ist doch alles klar.

Was dann passiert…

Sie, bzw. Ihre Kollegen machen sich an die Arbeit. Sie sammeln die Informationen, werten Excel-Listen aus, tragen Daten aus anderen Abteilungen zusammen und bereiten dies anschaulich in einer PowerPoint-Präsentation auf. Schließlich ist das Thema hoch komplex und muss von allen Seiten ausführlich beleuchtet werden. Sie benennen Risiken und erarbeiten auch gleich Lösungsansätze.

Die PowerPoint-Datei wird immer umfangreicher, aber nur so werden Sie diesem Thema gerecht.

Da diese Zusatzaufgabe viel Zeit bindet, machen Sie ein paar Überstunden.

Nach ein paar Tagen schicken Sie Ihre Ausarbeitung an den Chef.

Der wiederum ist erschlagen vom Umfang und hat eigentlich keine Zeit, um alles zu lesen. Daher pickt er sich nur einige Stichworte heraus.

Das bekommen Sie mit und sind frustriert. Sie haben sich so viel Mühe gegeben und Zeit investiert und dann wird das alles gar nicht gelesen.

Womöglich hätte eine einfache Mail mit einem 2-Zeiler vollkommen ausgereicht.

Zwei einfache Fragen

Mein Tipp, um Überstunden und Frust zu vermeiden: Klären Sie zu Beginn, wenn Sie die Aufgabe delegiert bekommen, wie ausführlich Ihre Antwort/Ausarbeitung sein soll und ob Ihr Chef die Infos lieber schriftlich oder mündlich haben möchte.

Denn Sie denken, dass doch alles klar ist, aber das ist es nicht. Sprechen Sie darüber, statt sofort in Aktionismus zu verfallen.

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Ich habe noch ein kleines, amüsantes Beispiel für Sie:

Eine Geschäftsführerin eines mittelständischen Unternehmens berichtet mir, dass Sie einen jungen Mitarbeiter per Mail nach dem Stand der Dinge in einem bestimmten Projekt gefragt hat.

Testen Sie sich: Was ist Ihr erster Impuls? Projektstandsbericht. PowerPoint-Präsentation. Budgetauslastung, Zielerreichungsgrad, Ressourcenverbrauch.

Die Antwort des Mitarbeiters war eine Ein-Wort-Mail: Er schrieb „läuft“.

Sie grinsen? Oder sind Sie empört?

Aber ist es im Kern nicht genau das, was die Geschäftsführerin wissen wollte? Läuft’s oder läuft’s nicht?

So füllen Sie die SlideLibrary

Bibliotheken für die SlideLibrary auswählen

Damit Sie das Add-In SlideLibrary in PowerPoint nutzen können, müssen Sie ein bisschen Vorarbeit leisten. Es sind zwei Dinge zu tun: bestehende Präsentation integrieren und innerhalb der Präsentation Kategorien festlegen.

Zu den Begriffen: Eine bestehende Präsentation, die als Datei in Ihrem Laufwerk abgelegt ist, ist in der SlideLibrary eine Bibliothek. Die Reiter, in denen die Folien gruppiert sind, sind Kategorien. Die Kategorien können Sie während der Integration der Präsentation festlegen, oder Sie haben in Ihrer Präsentation bereits Abschnitte eingefügt und diese benannt. Dann werden diese Abschnittsnamen als Kategorie übernommen.

Das heißt, Sie suchen einmalig alle Präsentationen aus Ihrem Laufwerk zusammen und übernehmen diese in die SlideLibrary. Wenn Sie später einzelne Folien in eine neue Präsentation einfügen möchten, dann suchen Sie sich einfach nur die entsprechende Bibliothek und Folie aus.

Professionelle Folien zentral zur Verfügung stellen

Ich habe Ihnen nun die Funktionsweise der SlideLibrary vorgestellt. Ich denke, die Vorteile sind gut sichtbar geworden. Das Add-In ist dafür gedacht, dass zentral professionelle Folien erstellt werden, die häufig benötigte Inhalte (z.B. Unternehmensvorstellung) und Grafiken (vergleichbar mit dem Screenshot oben) darstellen. Diese Folien sollten zentral verwaltet und bei Bedarf geändert werden.

Der normale Mitarbeiter greift dann einfach über das Add-In auf diese Folien zurück und füllt sie mit den entsprechenden Daten. Somit können Sie einerseits gewährleisten, dass gut gestaltete Folien verwendet werden und andererseits sparen die Mitarbeiter viel Zeit.

Denn die zentralen Aussagen und Inhalte in einer PowerPoint-Präsentation darzustellen ist recht schnell gemacht. Diese Inhalte dann aber ansprechend und professionell zu präsentieren kostet sehr viel Zeit. Hier greift wieder einmal das bekannte Pareto-Prinzip, das ist bereits in einem früheren Artikel erklärt habe. Außerdem sind durch die SlideLibrary auch Anfänger in der Lage tolle PowerPoint-Präsentationen zu erstellen und dies motiviert die Mitarbeiter. Der Auftrag „Erstellen Sie mal schnell eine Präsentation.“ führt also nicht mehr zu Schrecken und Überstunden, sondern wird gerne übernommen.

 

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Ihnen gefällt die SlideLibrary? Zum Bestellen einfach auf diesen Link klicken: SlideLibrary bestellen (klick)

Agenda erstellen in PowerPoint mit FastChange

Warum gibt es in PowerPoint kein intelligentes Inhaltsverzeichnis?

Diese Frage habe ich mir schon oft gestellt. In Word geht es doch auch: Ich verwende in meinem Text die Überschriftenformatierung und dann erhalte ich quasi auf Knopfdruck ein Inhaltsverzeichnis. Wenn ich später Überschriften ändere oder hinzufüge, kann ich das Inhaltsverzeichnis ganz leicht aktualisieren.

Aber in PowerPoint gibt es diese Funktion leider nicht. Und das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Denn wenn Sie eine Agenda-Folie erstellen und diese mehrfach kopieren, um sie zu Beginn der jeweiligen Abschnitte zu setzen, müssen Sie später Änderungen an der Agenda auf jeder Folie manuell vornehmen.

Die Agenda-Funktion von FastChange

Mit den Add-In von FastChange können Sie diese Fehlerquelle ganz leicht eliminieren. Sie erstellen einfach eine Agendafolie mit Hilfe des entsprechenden Buttons. Dabei haben Sie bereits Zugriff auf verschiedene Vorlagen, die Ihnen ermöglichen eine professionell gestaltete Agenda mit einem Klick zu erstellen.

Im nächsten Schritt ändern Sie die Agenda-Punkte.

Danach duplizieren Sie diese Folie mit einem Klick. Sie können nun die Kopien an die entsprechenden Stellen verschieben.

Wenn Sie später in der 1. Agendafolie Änderungen vornehmen, können Sie sehr einfach die anderen Agendafolien austauschen.

Hinweis: Ich habe von FastChange eine Beta-Version erhalten. Die Agenda-Funktion wird derzeit überarbeitet. Dies bedeutet, dass einige Funktionalitäten bei Ihnen anders aussehen könnten.

Wie das funktioniert zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Ihnen gefällt FastChange? Dann können Sie hier für 3 Monate eine Testversion erhalten: FastChange (klick)

Schneller arbeiten in PowerPoint mit FastChange

In PowerPoint eine Präsentation zu erstellen ist eigentlich ganz einfach. Aber wenn es richtig professionell aussehen soll, dann setzt man viele Funktionen ein. Wie Sie diese Funktionen nicht länger suchen müssen, sondern auf einen Blick haben, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.


Erstellen Sie mal eben eine PowerPoint-Präsentation

Wer hat diesen Satz nicht schon einmal gehört?

Entweder möchte der Chef ein paar Fakten für seine nächste Besprechung nett aufbereitet haben, oder Sie benötigen für die nächste Projektsitzung noch ein paar Folien.

Ich selbst habe früher auch viele sehr umfangreiche PowerPoint-Dateien erstellt, weil es häufig einfacher ist, einen Sachverhalt mit einer Grafik darzustellen, als mit langen Texten. D.h. auch wenn dann gar nicht die Seiten präsentiert wurden, habe ich eher PowerPoint an Stelle von Word benutzt, weil Entscheider und Führungskräfte keine Zeit und Lust hatten, Texte zu lesen.

Eine Präsentation zu erstellen ist ja auch gar nicht schwer. In PowerPoint gibt es viele gute Vorlagen und durch die fertigen Folienlayouts kann jeder Ruck-Zuck ein paar schlichte Textfolien erstellen oder auch hier und da ein Bild, eine Grafik oder eine Tabelle einfügen. Auch die Animationen sind mit wenigen Klicks schnell gemacht.

Leider sieht das alles dann etwas langweilig aus. Um es richtig toll zu machen, braucht man dagegen sehr viel mehr Zeit.

Alle wichtigen Funktionen auf einem Blick

Ich habe nach einer Lösung gesucht, wie man noch effizienter mit PowerPoint arbeiten kann. Es gibt ja auch einige Funktionalitäten, die ich in der Software vermisse:

  • ein Inhaltsverzeichnis, das sich automatisch ändert, wenn ich etwas ändere
  • ein automatisch aktualisierter Dateiname in der Fußzeile der Folien
  • eine Seitennummerierung, die mir nicht nur anzeigt, welche Folie es ist, sondern wie viele es gesamt sind (Seite 5 von 35)

Jetzt habe ich das Add-In von FastChange gefunden. Hier sind alle häufig genutzten Schaltflächen in einer Registerkarte zusammengefasst. Man muss also nicht mehr in den einzelnen Menüs nach den Funktionen suchen und viel hin und her klicken, sondern hat alles auf einen Blick. Außerdem gibt es noch ein paar Spezialfunktionen.

Wo Sie dieses Add-In erhalten, wie Sie es installieren und einen kurzen Überblick zeige ich in diesem Video:

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Wie Sie fertige Designs verwenden

Im letzten Blog-Artikel hat Christian Allner erklärt, wie wichtig es ist ein Corporate Design für sein Unternehmen festzulegen. Heute geht es nun darum, wie Sie eine PowerPoint-Präsentation entsprechend anpassen.

Schneller Start mit fertigen Vorlagen

Wenn Sie PowerPoint starten wird Ihnen bereits eine große Auswahl an fertigen Vorlagen vorgeschlagen. Suchen Sie sich hier einfach eine Vorlage aus, die Ihrem Unternehmen entspricht. Sie können auch aus vielen online verfügbaren Vorlagen nach etwas passendem suchen. Geben Sie dafür einfach im Suchfeld einen entsprechenden Begriff ein.

Weitere Anpassungen

Wenn Sie sich für eine PowerPoint-Vorlage entschieden haben, können Sie diese weiter anpassen. Wechseln Sie dazu zum Reiter „Entwurf“. Hier haben Sie eine umfangreiche Auswahl an verschiedenen aufeinander abgestimmten Farbpaletten. Diese wirken sich u.a. auf die Farben in Diagrammen aus. Sie können auch die Schriftart ändern. Es gibt einen Katalog von geeigneten Schriften, die jeweils für den Titel und Texte festgelegt werden. Bei den Effekten legen Sie fest, wie Formen und SmartArt-Grafiken gestaltet werden.

Wie Sie diese Anpassungen in PowerPoint vornehmen, erkläre ich in dem folgenden Video:

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Wie Sie den Folienmaster exakt mit Ihren Unternehmensfarben, den Schriften und ihrem Logo anpassen, erkläre ich in diesem Video-Kurs (einfach auf das Bild klicken):