Beiträge

Monster des Alltags – Die Trödelei

Ich stelle Ihnen ein weiteres „Monster des Alltags“ von Christian Moser vor: Die Trödelei.

Die Trödelei

Ich möchte näher auf den Punkt „scheinbar so dringliche Dinge einfach mal liegen lassen“ eingehen. Das ist ja auch eine Empfehlung aus dem Zeitmanagement. Die Grundlage dafür ist das Eisenhower-Prinzip (klick). Wenn Sie immer nur die dringenden Aufgaben erledigen, werden Sie durch den Tag getrieben. Aber für die wichtigen Aufgaben hatten Sie dann keine Zeit mehr. Natürlich gibt es auch Aufgaben, die sowohl dringend, als auch wichtig sind. Aber bei diesem Monster liegt die Betonung auf „scheinbar“.

Wer kennt das nicht? Es gibt immer wieder Kollegen, die machen jede Aufgabe dringend. Wenn man aber einmal nachfragt, stellt sich häufig heraus, dass das gar nicht noch heute erledigt werden muss, sondern noch ein paar Tage Zeit hat.

Die hohe Kunst besteht darin, zu erkennen, was tatsächlich dringend ist und was nur scheinbar dringlich gemacht wird. Daher ist die Trödelei ein wichtiges Monster des Alltags.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden


Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen:

Woher wissen Sie, was im Moment wichtig ist?

Dies ist der 2. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“. Jetzt geht es um die Priorisierung von Mails, Aufgaben, Terminen und Anrufen.


Im 1. Teil dieser Serie habe ich Ihnen als Sekretärin bzw. Assistentin empfohlen, mit Ihrem Chef zu klären, wie Sie ihn unterstützen können. Was ist Ihre Aufgabe, wofür haben Sie die Verantwortung und was ist Ihre Rolle.

Hier geht’s zum 1. Teil: Wie führe ich meinen Chef?

Aber kennen Sie auch die Prioritäten?

Nur wenn Sie wissen, was im Moment wie wichtig ist, werden Sie die richtigen Entscheidungen treffen können.

Dann wird es Ihnen leicht fallen zu erkennen, welcher Termin verschoben werden darf und welcher nicht.

Sie wissen auch, welchen Anrufer Sie auf alle Fälle sofort durchstellen sollen und wen Sie besser abwimmeln.

Sie sind nur dann auch in der Lage, den E-Mail-Posteingang des Chefs durchzuarbeiten, Mails selbständig an die richtige Person weiterzuleiten, andere zu löschen und die wirklich wichtigen Mails zu markieren, damit Ihr Chef weiß, dass er sie noch lesen und beantworten muss.

Wenn ich Sekretärinnen danach frage, woher sie wissen, was wichtig ist, dann höre ich oft: „Das weiß ich. Ich bekomme ja mit, was so läuft.“

Aber liegen Sie damit immer richtig? Gibt es nicht doch auch hier und da Unsicherheiten?

Die Lösung: Sprechen Sie miteinander.

Sie denken jetzt vielleicht: „Das tun wir doch den ganzen Tag.“

Aber das meine ich nicht. Ich empfehle Ihnen mit Ihrem Chef ein tägliches Briefing durchzuführen. Idealerweise findet das Gespräch gleich morgens statt. Sie können sich dann gemeinsam darüber austauschen, was heute anliegt. Ihr Chef berichtet Ihnen vielleicht noch von einer späten Besprechung, Sie können ihn an wichtige Termine erinnern und  Sie erfahren dadurch auch die aktuellen Prioritäten (denn die ändern sich ja ständig – oder?).

Sie sollten dieses Gespräch persönlich führen (also nicht per Mail). In Ausnahmefällen können Sie auch telefonieren (z.B. wenn der Chef bereits mit dem Auto zu einem Termin fährt). Einfacher ist es aber, wenn Sie gemeinsam in seinen Terminkalender sehen und auch spezielle Mails zusammen durchgehen können.

Wahrscheinlich benötigen sie nur 10-15 Minuten. Aber diese exklusive Zeit, stellt auch eine Wertschätzung Ihrer Rolle dar. Oder anders gesagt: Sie als Sekretärin bzw. Assistentin sind es Wert, dass sich Ihr Chef diese Zeit für Sie nimmt. Machen Sie das ruhig deutlich.

Ein guter Nebeneffekt: Sie bekommen die aktuelle Stimmungslage mit und können besser einschätzen, ob ihr Chef heute mehr Ruhe benötigt oder sogar bestimmte Kollegen besser nicht mit ihm telefonieren…

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Wie Sie Prokrastination vermeiden

Prokrastination – Handlungsaufschub – Bummelei – Erledigungsblockade

Viele Namen für ein bestimmtes Phänomen: einige Aufgaben werden nicht rechtzeitig erledigt, sondern vor sich her geschoben.

Aufschieber sind nicht einfach faul, vielmehr haben Sie Mühe, die Prioritäten richtig zu setzen.

Es werden erstmal unwichtigere Dinge erledigt, statt die wichtigen Aufgaben anzufangen. Denn das verschafft ein schnelles Erfolgserlebnis.

Die Gründe für Aufschieberitis und Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um das Aufschieben von Aufgaben zu vermeiden, erkläre ich in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Was man von einem französischen Adeligen lernen kann

220px-François_de_La_Rochefoucauld

La Rochfoucauld (1613-1680)

Was ein französischer Adeliger 1664 in einem kleinen Buch mit verschiedenen Texten bereits richtig formulierte, gilt auch heute noch:

„Ein kluger Mann muss seine Pläne nach ihrem Rang ordnen und sie demgemäß nacheinander durchführen. Oft bringt sie voreilige Begehrlichkeit durcheinander und treibt uns zu so vielen Dingen auf einmal, dass wir, indes wir nach unwichtigen greifen, die wichtigeren verfehlen.“

Schauen Sie doch die jetzt ablaufende Woche einmal zurück:

  • Welche wichtigen Aufgaben wollten Sie erledigen?
  • Was haben Sie davon geschafft?
  • Welche dringenderen Aufgaben haben sich vorgedrängelt?
  • Waren diese Aufgaben wirklich so dringend?
  • Waren sie auch gleichzeitig wichtig?
  • Was können Sie tun, damit Sie in der nächsten Woche sich noch stärker auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und sich weniger vom Tagesgeschäft ablenken zu lassen?

 


Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement gebe ich Ihnen in meinem E-Book (einfach auf das Bild klicken):

Teil 3