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Struktur statt Chaos?

Ich freue mich über diesen Gast-Artikel von Yvonne Wittner, die uns ihre FEM-Methode erklärt und das Projektbuch vorstellt.


Mit Selbstorganisation mehr Klarheit für deine Projekte schaffen.

Selbstorganisation ist mehr als nur ein aufgeräumter Schreibtisch.

Ich zeige dir, wie du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessen kannst und was du davon hast.

Selbstorganisation bedeutet, dass wir selbst die Verantwortung übernehmen und eigenständig Entscheidungen treffen. Man versteht darunter ein möglichst effizientes Planen und Handeln.

Hat dein Tag meist zu wenig Zeit? Fühlst du dich überfordert mit all deinen Projekten? Wird deine To-Do-Liste immer länger? Dann kann dieser Blogbeitrag sicher gute Tipps für dich bereithalten.

Selbstorganisation kannst du auf jeden Lebensbereich anwenden.

Sie hilft dir im Alltag in vielen Bereichen weiter. Durch Selbstorganisation kannst du:

  • effizienter arbeiten
  • nichts mehr aufschieben
  • nichts mehr vergessen
  • wichtige Ziele erkennen und erreichen
  • planen und organisieren lernen

Mit folgenden Tipps kannst du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessern.

Braindump-Methode: Gedankenchaos lösen.

Der englische Begriff bedeutet so viel, wie „das Gehirn zu entleeren“. Es geht darum, alles, was im Kopf herumschwirrt, aufzuschreiben und so herauszuholen.

Wir kennen es alle: Manchmal herrscht in unserem Kopf ein riesiges Durcheinander, es türmen sich die Aufgaben und wir wissen gar nicht, womit wir anfangen sollen,

Und es entsteht Stress und ein Gefühl der Überforderung und kann uns unter Umständen auch in der Umsetzung ausbremsen. Bloß nichts vergessen.

Hier kann Braindump dich unterstützen. Nimm einen Block und schreibe einfach mal alles auf. Alles was du tun sollst, was du tun willst, Termine, Ängste, Sorgen und mehr.

Wenn du nun deinen Kopf einmal komplett geleert hast, machst du dir nun einen Überblick über deinen Notizen. Alles unwichtige wird rigoros aussortiert und durchgestrichen. Ist das Meeting wirklich wichtig oder reicht eine Rundmail? Musst du heute wirklich kochen oder kann man mal was bestellen? Musst du die Kinder abholen oder kann das auch dein Partner machen?

FEM-Methode

Wenn du nun das unwichtige aussortiert hast, kannst du dir eine To-Do-Liste für den Tag schreiben. Was willst du heute erledigen? Damit du dir hier nicht allzu viel vornimmst, kann dir hier bei der Priorisierung die FEM- Methode unterstützen. Diese Methode kommt von Anita Weiß – die Zeitplanerin.

Wie diese Methode aufgebaut ist, siehst du in diesem kleinen Schaubild.

So hast du einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben und nimmst dir auch nicht zu viel vor. Und denke vor allem an regelmäßige Pausen. Plana auch realistische Zeitfenster für die einzelnen To-Dos ein.

Kleiner Tipp am Rande:

Um fokussiert bei der Arbeit zu bleiben, nutze ich die App „Forest“. Hier kann ich virtuell Bäume pflanzen, indem ich die Aufgabe eingebe und die Zeit wie lange ich dafür einsetzen möchte. Schaffe ich es in dieser Zeit konzentriert zu arbeiten, kann ich einen Baum pflanzen. Den ein oder anderen kann dies eventuell unterstützen, ebenfalls konzentriert zu bleiben.

Passende Tools nutzen

Ständig fehlt dir der Überblick? Du verzettelst dich weiterhin? Dann solltest du mal deine Tools, welche du verwendest, überprüfen. Ein Handwerker wird seine Arbeit nicht erledigen können, wenn er das falsche Werkzeug dabei hat. Und so kann es dir auch gehen, ohne dass es dir bewusst ist.

Schaue dir an, was du bisher für deine To-Dos, Projekte und mehr verwendest. Prüfe ob sie dir wirklich helfen und unterstützen. Vielleicht sind sie so komplex, dass sie dich mehr bremsen.

Auch ich habe ein paar Helfer ausprobieren müssen, bis ich die für mich passenden gefunden habe. Meine passenden Werkzeuge sind:

Ideen-/Projektbuch

Hier sammle ich alles was mir so einfällt. Ob es einfach nur eine Idee ist oder ob es Projekte sind, welche ich gerne umsetzen möchte. Es wird alles notiert. Es können später weitere Notizen und Einfälle zu den Projekten hinzugefügt werden. Die Ideen können darin „wachsen“. Hierfür verwende ich ein DIN-A4-Notizbuch.

Gerne kannst du aber auch einen Block nutzen oder einen Ordner. Ganz wie es zu dir passt.

Das hilft mir, da ich viele Interessen habe und gerne ausprobiere, mir nicht allzu viel auf einmal vorzunehmen und trotzdem nichts zu vergessen. Eine nützliche Unterstützung für die Braindump-Methode.

Nun „parke“ ich hier erstmal alles und kann nichts vergessen. Wenn dann der passende Zeitpunkt gekommen ist, nehme ich ein Projekt daraus und gehe in die Umsetzung.

Dir gefällt mein Ideenbuch? Dann kannst du es hier bestellen.

Bullet Journal

Ich nutze gerne die App GoodNotes bzw. das Bullet Journal um dann in die konkrete Planung zu gehen. Hier plane ich, was ich alles für das ausgewählte Projekt benötige und welche Schritte ich als nächstes gehen muss. Hier wird alles notiert. Ob es das Material ist, was ich benötige, die Kontakte und mehr. Diese Tools sind superpraktisch für deine ganzen To-Dos. Hier kannst du sie sortieren und dir einen Überblick verschaffen. Mit Farben die Priorität oder Reihenfolge festlegen.

Terminplaner

Und nun trägst du deine Termine / To-Dos nach der FEM – Methode in deinen Kalender ein. Und gestaltest damit deinen Tagesablauf. So weißt du immer, wann was ansteht und zu erledigen ist. Zuerst trägst du deine persönlichen Termine ein. Ob Geburtstage, Auszeiten, Zeit für Hobbies und dann schaust du, wieviel Zeit du noch übrig hast. Danach verteilst du deine Aufgaben. Hast du an einem Tag bereits viel vor, dann lege hier nur kleinere To-Dos rein. Hast du viel Puffer übrig, kannst du zeitaufwendigere Aufgaben reinplanen.

Ich verwende jeweils ein Tool für das Ideenmanagement, das Projektmanagement und das Zeitmanagement.

So habe ich einen viel besseren Überblick. Ich kenne die nächsten Schritte und kann mich damit gut selbst organisieren. Ich habe Klarheit über das was ich möchte und was als nächstes ansteht.

Durch das Ideenbuch kann ich erkennen, ob ein Projekt jetzt gerade in meinen Alltag passt oder nicht. Ob es einfach nur Interesse ist oder wirklich umgesetzt werden will. Hier kann ich überlegen was ich alles dafür benötige und vieles mehr. Einfach mal meinen Träumen und Ideen einen Raum geben, egal wie ausgefallen sie sind.

Das hilft den Kopf frei zu halten und man hat nicht ständig den Gedanken im Kopf, was man alles noch machen will.

Das BulletJournal unterstützt mich nun bei der konkreten Planung. Hier mache ich Fix, was es kostet, was es benötigt, welche Schritte gegangen werden müssen.

Hier bekommt alles seine Struktur und ich weiß, was als nächstes ansteht.

Der Terminplaner unterstützt mich nun dabei die mir zur Verfügung stehenden Zeit im Blick zu haben und vernünftig die Tage zu planen. Mit genügend Zeit für Selfcare und Pausen.

Es zur Gewohnheit machen, ist der wichtigste Schritt

Aber all die Tools helfen wenig, wenn du sie nicht regelmäßig nutzt. Daher ist der wichtigste Schritt zu einer guten Selbstorganisation, sie dir zur Gewohnheit zu machen. Das geschieht nicht von heute auf morgen. Sondern in kleinen regelmäßigen Schritten.

Schmeiße deine bisherige Organisation nicht sofort komplett um, sondern fange an Neues Stück für Stück zu integrieren. Probiere zum Beispiel erstmal die Braindump-Methode ein paar Tage aus. Spüre nach, ob sie wirklich zu dir passt. Probiere sie mindestens eine Woche aus.

Sie passt – perfekt. Bleibe dabei und nun nimmst du dir das nächste vor. Du setzt es ebenfalls mindestens eine Woche um. Prüfe immer, ob es dich unterstützt und dir die Planung erleichtert. Wenn es passt, kannst du das nächste Tool in deinen Alltag integrieren.  Und so baust du dir mit der Zeit die zu dir passende Gewohnheit auf.

Mit den richtigen Tools hast du so bald eine zu die passende Selbstorganisation aufgebaut, welche dich unterstützt und deine Planungen leichter machen.

Viel Spaß beim Ausprobieren!


Über die Autorin

Ich bin Yvonne von „Kreativ&Organisiert“.

Bei mir bekommen ‚Kreative‘ Köpfe Tipps und passende Materialien, um Ordnung und Struktur in ihren Alltag zu bringen, damit Sie mehr Zeit für die Umsetzung ihrer Ideen und Projekte haben.

https://www.yvonnewittner.com

yvonnewittner@mail.de

www.instagram.com/kreativ.und.organisiert/

www.facebook.com/Yvonne.kreativ.organisiert/

https://www.yvonnewittner.com/shop


Projektmanagement-Methoden: Lohnt sich das?

Lohnt sich die ganze Mühe?

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie wirklich Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- bzw. Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten. 
Es sieht doch nach viel zusätzlicher Arbeit aus und bisher lief es doch auch…
Ich verstehe Ihre Zweifel.

Eine Studie bringt die Wahrheit ans Licht
Tatsächlich werden viele notwendige Projektmanagement-Techniken in kleinen Unternehmen nicht angewandt, wie eine Studie der Universität Bamberg ergeben hat. 
Demnach werden nur manchmal die Projektziele schriftlich festgehalten und die Aufgaben und Ressourcen geplant. 
Lediglich ein Projektzeitplan wird etwas häufiger erstellt. So wundert es nicht, dass nur die Einhaltung der Termine regelmäßig überprüft wird, die Einhaltung der Kosten und der Qualitätsziele dagegen nur selten im Projektverlauf analysiert werden. 
Auch ein proaktives Einleiten von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen findet tatsächlich nicht statt. 
Insgesamt werden bei kleinen Unternehmen nur selten standardisierte Vorlagen und Checklisten zur Planung und Umsetzung von Projekten eingesetzt. 
Zusammenfassend kann man also feststellen, dass bei kleinen Unternehmen noch ein großes Potenzial besteht, Projekte effizient zu managen. 

Sie sollten sich also nicht fragen, ob Sie Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- und Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten, sondern wie Sie diese Techniken sinnvoll für sich nutzen können, um professioneller zu werden.

Klicken Sie einfach auf die folgenden Links und sehen sich selbst die Studien an:

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Projektmanagement_KMU_BBB_160.pdf

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Reifegrad_des_Projektmanagements_BBB_159_.pdf



Zitate zum Projektmanagement

In Zitaten steckt viel Wahrheit. Zitate regen zum Nachdenken an. Zitate bringen es auf den Punkt.

Das geht mir durch den Kopf, wenn ich ein gutes Zitat lese. Und ich verwende sie gerne in Präsentationen, um die Seminarteilnehmer auf ein Thema einzustimmen, oder wichtige Aussagen zusammenzufassen.

Zum Thema Projektmanagement habe ich ein paar Zitate gesammelt. – Aber es sind dann doch etwas mehr geworden…

Daher habe ich sie zu verschiedenen Themenschwerpunkten zusammengefasst.

Schauen Sie doch einfach mal rein und hinterlassen im Kommentar, welches Zitat Ihnen besonders gut gefallen hat.


Sie sehen Verbesserungspotenzial und möchten Ihre Projekte besser managen?

Dann sehen Sie sich doch einfach meine Online-Produkte an:

Praxisleitfaden Projektmanagement

Kreativ in Projekten

Projekte effizient managen

Projektmanagement in kleinen Betrieben

Irrtum: Projektmanagement ist nur etwas für große Unternehmen

In großen Unternehmen kann man eine regelrechte Projekt-Kultur entdecken. Es gibt ein Fachteam, das für die Koordination von vielen verschiedenen Projekten zuständig ist, einen Multiprojektmanager, mehrere Projektleiter, viele Standards und Vorlagen und im ganzen Unternehmen werden täglich viele Projekte parallel bearbeitet.

In kleinen Betrieben gibt es dies alles nicht. Da macht man einfach und irgendwie klappt es schon. Viele denken, dass ein professionelles Projektmanagement nur etwas für „die ‚Großen“ ist.

Falsch gedacht.

In kleinen Betrieben werden Projekte unbürokratisch angegangen, aber leider auch eher unstrukturiert. Besser wäre es, wenn „die Kleinen“ von „den Großen“ einiges abgucken würden.

Leicht verständlich und schnell umsetzbar

Eigentlich müsste ich Ihnen jetzt dazu raten, eine Ausbildung zum Projektmanager zu absolvieren. Aber das ist zeitaufwändig und kostenintensiv und daher nicht für kleine Betriebe leistbar.

Daher gebe ich Ihnen immer wieder Tipps weiter und stelle Ihnen Methoden vor, die Sie auch in einem kleineren Unternehmen einfach umsetzen können.

Inzwischen sind eine ganze Reihe an Videos, Blog-Artikeln und E-Books zusammengekommen. Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, habe ich jetzt alles in einem Whitepaper zusammengefasst.

In diesem Whitepaper Projektmanagement habe ich auf 14 Seiten alles kurz und knapp zusammengefasst und auf meine bisherigen Beiträge, Videos und E-Books verlinkt.

Ich beginne mit der Frage, was überhaupt ein Projekt kennzeichnet und zeige Ihnen, wie Sie die wichtigsten Punkte zu Beginn zusammenfassen.

In einer großen Übersicht habe ich alle Tipps zum Thema Aufgabenplanung zusammengetragen.

Aber auch die Projektbesprechungen und die Zusammenarbeit im Team sind wichtig.

Zum Schluss komme ich noch zum Thema „Dokumentation“.

Ich gehe auch auf agile Projektmanagement-Methoden ein.

Mein Whitepaper Projektmanagement können Sie hier kostenlos herunterladen:

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen in Ihrem Arbeitsbereich. Gerne dürfen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel hinterlassen.

Projekt managen mit SMARTSHEET

Mit Smartsheet haben Sie Ihre Projektaufgaben im Blick und organisieren Ihr Projektteam. Smartsheet ist eine der Apps, die Sie in TEAMS hinzufügen können.

Smartsheet ermöglicht es Unternehmen, sich dem Wandel anzupassen:

  • Erstellen Sie dank einer flexiblen Umgebung individuelle Arbeitsprozesse
  • Sparen Sie eine Stunde pro Tag durch Automatisierung von Routinevorgängen
  • Ersetzen Sie Meetings und E-Mails durch eine zentrale Online-Berichterstattung
  • Arbeiten Sie über geographische und unternehmerische Grenzen hinweg zusammen
  • Passen Sie Ihre Arbeit den strategischen Zielen Ihrer Vorgesetzten an

Die ersten Schritte mit Smartsheet erkläre ich in diesem Video:

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Echtzeit-Einblick statt Statusmeetings

Sie hetzen von einer Besprechung in die nächste und es geht jedes Mal nur darum, den aktuellen Stand der Dinge im Projekt zu präsentieren? Sparen Sie sich zukünftig diese Zeit.

Aktualisieren Sie Ihren Statusbericht, indem Sie Informationen aus anderen Blättern vollautomatisch herausziehen. Danach können Sie diesen regelmäßig und voll automatisiert an andere Mitarbeiter versenden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Statusberichte automatisieren

Eine weitere Möglichkeit bietet das Dashboard in Smartsheet. Geben Sie den Überblick darüber, wie Sie strategische Ziele der Geschäftsführung umsetzen. Dank Echtzeit-Informationen sind alle Mitarbeiter jederzeit auf dem aktuellen Stand. Führungskräfte können sehen, wie es mit dem Projekt voran geht. Wie Sie ein Dashboard erstellen, erfahren Sie hier: Dashboard erstellen

Automatisierte Arbeitsprozesse

Aber es geht auch noch weiter. Mit Smartsheet können Sie sogar Arbeitsprozesse automatisieren. Sie können dafür mit einer fertigen Vorlage beginnen und diese für Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispiele:

  • Genehmigung eines Preisnachlasses
  • Bestellbestätigung
  • Kaufanfrage
  • Lohnkarte

Weitere kostenloses Webinare finden Sie im LearningCenter von Smartsheet.

Haben Sie Smartsheet bereits im Einsatz? Dann berichten Sie von Ihren Erfahrungen mit dieser Software. Ich bin gespannt auf Ihre Kommentare.

Alles an einem Ort mit TEAMS

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente.

Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). 

Mehrere Projektteams im Blick

In der Software Teams können Sie verschiedenen Teams beitreten, die in Ihrem Unternehmen angelegt sind, oder ein eigenes Team erstellen.

Wenn in Ihrem Unternehmen bereits intensiv mit Teams gearbeitet wird, gibt es wahrscheinlich viele Gruppen in dieser Software. Aber es sind nur einige Gruppen tatsächlich für Sie relevant, bzw. Sie sind nur Mitglied in bestimmten Gruppen.

Wenn Sie links in der Leiste auf das 3. Icon klicken (Teams), dann werden Ihnen Ihre Teams aufgelistet. Hier können Sie von einem Team zum anderen wechseln.

Ist ein Team im Moment nicht mehr für Sie relevant, dann klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Teamnamen und wählen im Kontextmenü „Ausblenden“. Oder Sie verlassen das Team, dies sollte aber mit dem Team- bzw. Projektleiter abgesprochen sein.

Team anlegen, beitreten und verwalten

Die Registerkarten

Sie können zu jedem Team verschiedene Registerkarten hinzufügen.

Klicken Sie dafür einfach auf das Plus-Zeichen.

Sie haben die Möglichkeit, Dateien hinzuzufügen, Videos, ein Wiki oder auch weitere Apps. Die Auswahl an Apps ist sehr groß. Ich werde hier in meinem Blog einige davon in den nächsten Beiträgen vorstellen. Gerade weil die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt erscheinen, sollten Sie sich in Ihrem (Projekt-)team absprechen, was überhaupt für Sie sinnvoll ist.

Inhalte mit Registerkarten strukturieren

Unterhaltung statt E-Mail

Nachdem Sie Ihr Team eingerichtet haben, verläuft die Kommunikation untereinander eher unkonventionell. Statt alle Teammitglieder per Mail über Änderungen und Neuerungen zu informieren, werden einige Aktivitäten in den Beiträgen protokolliert (hier: Meike Kranz hat Trello zum Team hinzugefügt.).

Jedes Teammitglied hat dann die Möglichkeit, die Inhalte zu kommentieren. Dies funktioniert wie ein Chat, d.h. die Kommentare sind eher kurz gehalten und Sie können z.B. Emojis hinzufügen.

Unterhaltungen

Mein Fazit

Mir gefällt Teams gut. Es bietet neue und andere Möglichkeiten, ein Projekt zu managen. Mir gefällt auch, dass ich bei Teams alles, was zum Projekt gehört, an einem Ort habe. Ich muss also nicht mehr zwischen der Dateiablage und E-Mails, zwischen Präsentationen und Kommentaren dazu, zwischen Protokollen und To-Do-Listen hin- und her wechseln.

Aber die Herausforderung liegt aus meiner Sicht in der Begrenzung. Einerseits sollte sich das Team darauf verständigen, welche zusätzlichen Apps genutzt werden sollen. Andererseits sind Regeln zur Kommunikation absolut notwendig. Denn jedes Teammitglied sollte eigentlich alle Kommentare in den Beiträgen verfolgen und sich, wenn notwendig, einbringen. Dies kann aber zu einem riesengroßen Zeitfresser und Stressfaktor werden. Wer nun nicht nur ständig ins E-Mail-Postfach sieht, um keine Mail zu verpassen, sondern auch noch die Chatverläufe der verschiedenen Projektteams im Blick behalten will, kommt nicht mehr zu seiner eigentlichen Arbeit.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Teams? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

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Project Libre: Aufgaben planen

Im letzten Blog-Artikel habe ich gezeigt, wie du ProjectLibre installieren kannst und wie du mit deinem Projekt startest.

Heute sehen wir uns die Planung der Aufgaben genauer an.

In dem folgenden Video lernst du, wie du die Dauer einer Aufgabe ganz einfach eingeben kannst (t = Tage, m = Monat, w =Woche).

Außerdem zeige ich dir, wie du die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander setzen kannst. Welche Aufgabe muss erst fertig sein, damit die nächste beginnen kann?

Du erfährst, wie du ganz leicht einen Meilenstein einfügst und alle Aufgaben, die bis zu diesem Meilenstein erledigt werden müssen, in einer Phase zusammenfasst. So sorgst du für mehr Überblick in deiner Aufgabenliste.

Aber bei der Projektplanung geht es ja nicht nur darum, Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Im nächsten Schritt ordnest du die Aufgaben deinen Projektteammitgliedern zu. Ich zeige dir, wie du dein Projektteam in ProjectLibre erfasst und dabei auch eingibst, zu wie viel Prozent sie deinem Projekt zur Verfügung stehen. Denn nicht jeder Kollege wird zu 100% für dein Projekt abgestellt sein.

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Zeit sparen mit den Formen aus FastChange

Wie ist der Status Ihres Projektes?

Über den Projektstand müssen Projektleiter regelmäßig berichten. Dafür werden einige wichtige Informationen, wie z.B. die Ausschöpfung des Budgets, die erreichten Ergebnisse und der Zeitplan vorgestellt. Dafür erstellen die Projektleiter PowerPoint-Präsentationen.

Wenn Sie auch schon einmal in dieser Situation waren, dann werden Sie genau wie ich festgestellt haben, dass es einige Zeit benötigt, um z.B. eine Projektstatus-Ampel zu erstellen, die auch noch gut aussieht.

Insbesondere für den Stand der Dinge bei Budgets werden auch gerne die Harvey-Balls verwendet. Diese finden Sie bei den Symbolen und zeigen 25%, 50%, 75% und 100% an. Aber reicht das aus? Wer es genauer haben will, der muss ein Mini-Kreisdiagramm erstellen.

Um zu zeigen, dass eine Problemlösungs-Variante wahrscheinlich in die Sackgasse führt, eine andere Vorfahrt erhält, oder ein Umweg notwendig ist, sind Straßenschilder beliebt.

Aber wer hat die Zeit, diese Formen zu erstellen und ggf. kurz  vor dem Meeting zu verändern?

Professionelle Formen mit einem Klick

In diesem Fall kann Ihnen das Add-In FastChange helfen wirklich Zeit zu sparen. Hier gibt es im Menü einige vorbereitete Formen. Die Auswahl ist groß und man merkt sofort, dass die Programmierer in der Vergangenheit viele Projektstatus-Berichte selbst erstellt haben. Alles, was man braucht ist mit wenigen Klicks verfügbar, einige Formen, wie z.B. die Projektstatus-Ampel sogar in verschiedenen Varianten.

Jetzt sind nicht nur PowerPoint-Profis in der Lage ansprechend gestaltete Präsentationen zu erstellen.

In dem folgenden Video stelle ich Ihnen diese Funktion kurz vor:

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Ihnen gefällt FastChange? Dann können Sie hier für 3 Monate eine Testversion erhalten: FastChange (klick)

Vor- und Nachteile von Taskworld

Die Bedienung

Ich finde Taskworld sehr selbst erklärend und man kann das Tool ohne lange Einarbeitung sofort nutzen. Mir gefällt die visuelle Darstellung der Aufgaben. Auch die Checklisten sind eine sehr sinnvolle Funktion. Die Kommentarfunktion kann tatsächlich den internen Mailverkehr deutlich reduzieren und man behält einen besseren Überblick.

Ich halte Taskworld für eine gelungene Alternative zu Excel-Listen und Mailverkehr in der Zusammenarbeit im Projekt.

Gut finde ich die Übersicht als Gantt-Chart und die Übersichten mit den Statistiken wie viele Aufgaben erledigt, offen oder überfällig sind.

Außerdem gefällt mir, dass ich eine Aufgabe, die ich in Outlook erstellt habe einfach in Taskworld übernehmen kann. Den umgekehrten Weg würde ich mir allerdings auch wünschen.

Die Kosten

In der kostenlosen Variante kann man bereits unbegrenzt viele Boards, Listen und Karten erstellen. Das gefällt mir.

Wenn man das Tool wirklich dauerhaft nutzen möchte, muss man allerdings bezahlen. Der Preis von 8 Dollar pro Monat und Anwender ist noch akzeptabel. Für Unternehmen eignet sich die Business-Variante. Hier liegt natürlich der entscheidende Unterschied zu Trello, das man unbegrenzt kostenlos nutzen kann. Allerdings habe ich dort Bedenken zur Datensicherheit. Die ist bei Taskworld besser gelöst. Aber diese Erkenntnis ist auch nicht überraschend: für mehr Datensicherheit muss man zahlen.

Gesamturteil

Mein Gesamturteil fällt positiv aus. Taskworld ist einfach zu bedienen, hat viele gute Funktionalitäten und bietet einen ausreichenden Datenschutz.

Ob Ihnen die Nutzung dieser Internet-Anwendung seinen Preis wert ist, müssen Sie entscheiden.

Den Vergleich von Taskworld und Trello finden Sie hier: Vergleich

Mein Tipp: probieren Sie es einfach einmal aus und bilden Sie sich eine eigene Meinung. Viel Spaß dabei.

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Taskworld: Zusammenarbeit gestalten

Die Checkliste

Sie können an eine Task eine Checkliste anfügen. Dafür klicken Sie einfach auf den entsprechenden Button und geben die einzelnen Punkte ein. Die Punkte sind im Board auf der Task sichtbar. Wenn eine Aufgabe von der Liste erledigt ist, markieren Sie diese als erledigt. Taskworld zeigt sofort den Fortschritt an.

Verschieben und erledigen

Wenn aus einer Idee eine Aufgabe wird, dann verschieben Sie einfach die entsprechende Task aus der Liste „Ideen“ in die Liste „Aufgaben“ und vergeben einen Erledigungstermin. Sie können diese Aufgabe ganz einfach per Klick einem Mitarbeiter zuordnen.

Ist eine Aufgabe in Bearbeitung, wird sie in die Liste „in Bearbeitung“ verschoben. Ist sie erledigt, wird sie in die Liste „erledigt“ verschoben. Sie können dann entscheiden, ob die erledigte Task überhaupt noch auf dem Board angezeigt werden soll.

So haben alle Team- bzw. Projektmitglieder immer einen Überblick, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen und welchen Status sie haben.

In diesem Video stelle ich Ihnen die genannten Funktionalitäten vor:

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