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Projektmanagement in kleinen Betrieben

Irrtum: Projektmanagement ist nur etwas für große Unternehmen

In großen Unternehmen kann man eine regelrechte Projekt-Kultur entdecken. Es gibt ein Fachteam, das für die Koordination von vielen verschiedenen Projekten zuständig ist, einen Multiprojektmanager, mehrere Projektleiter, viele Standards und Vorlagen und im ganzen Unternehmen werden täglich viele Projekte parallel bearbeitet.

In kleinen Betrieben gibt es dies alles nicht. Da macht man einfach und irgendwie klappt es schon. Viele denken, dass ein professionelles Projektmanagement nur etwas für „die ‚Großen“ ist.

Falsch gedacht.

In kleinen Betrieben werden Projekte unbürokratisch angegangen, aber leider auch eher unstrukturiert. Besser wäre es, wenn „die Kleinen“ von „den Großen“ einiges abgucken würden.

Leicht verständlich und schnell umsetzbar

Eigentlich müsste ich Ihnen jetzt dazu raten, eine Ausbildung zum Projektmanager zu absolvieren. Aber das ist zeitaufwändig und kostenintensiv und daher nicht für kleine Betriebe leistbar.

Daher gebe ich Ihnen immer wieder Tipps weiter und stelle Ihnen Methoden vor, die Sie auch in einem kleineren Unternehmen einfach umsetzen können.

Inzwischen sind eine ganze Reihe an Videos, Blog-Artikeln und E-Books zusammengekommen. Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, habe ich jetzt alles in einem Whitepaper zusammengefasst.

In diesem Whitepaper Projektmanagement habe ich auf 14 Seiten alles kurz und knapp zusammengefasst und auf meine bisherigen Beiträge, Videos und E-Books verlinkt.

Ich beginne mit der Frage, was überhaupt ein Projekt kennzeichnet und zeige Ihnen, wie Sie die wichtigsten Punkte zu Beginn zusammenfassen.

In einer großen Übersicht habe ich alle Tipps zum Thema Aufgabenplanung zusammengetragen.

Aber auch die Projektbesprechungen und die Zusammenarbeit im Team sind wichtig.

Zum Schluss komme ich noch zum Thema „Dokumentation“.

Ich gehe auch auf agile Projektmanagement-Methoden ein.

Mein Whitepaper Projektmanagement können Sie hier kostenlos herunterladen:

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen in Ihrem Arbeitsbereich. Gerne dürfen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel hinterlassen.

Projekt managen mit SMARTSHEET

Mit Smartsheet haben Sie Ihre Projektaufgaben im Blick und organisieren Ihr Projektteam. Smartsheet ist eine der Apps, die Sie in TEAMS hinzufügen können.

Smartsheet ermöglicht es Unternehmen, sich dem Wandel anzupassen:

  • Erstellen Sie dank einer flexiblen Umgebung individuelle Arbeitsprozesse
  • Sparen Sie eine Stunde pro Tag durch Automatisierung von Routinevorgängen
  • Ersetzen Sie Meetings und E-Mails durch eine zentrale Online-Berichterstattung
  • Arbeiten Sie über geographische und unternehmerische Grenzen hinweg zusammen
  • Passen Sie Ihre Arbeit den strategischen Zielen Ihrer Vorgesetzten an

Die ersten Schritte mit Smartsheet erkläre ich in diesem Video:

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Echtzeit-Einblick statt Statusmeetings

Sie hetzen von einer Besprechung in die nächste und es geht jedes Mal nur darum, den aktuellen Stand der Dinge im Projekt zu präsentieren? Sparen Sie sich zukünftig diese Zeit.

Aktualisieren Sie Ihren Statusbericht, indem Sie Informationen aus anderen Blättern vollautomatisch herausziehen. Danach können Sie diesen regelmäßig und voll automatisiert an andere Mitarbeiter versenden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Statusberichte automatisieren

Eine weitere Möglichkeit bietet das Dashboard in Smartsheet. Geben Sie den Überblick darüber, wie Sie strategische Ziele der Geschäftsführung umsetzen. Dank Echtzeit-Informationen sind alle Mitarbeiter jederzeit auf dem aktuellen Stand. Führungskräfte können sehen, wie es mit dem Projekt voran geht. Wie Sie ein Dashboard erstellen, erfahren Sie hier: Dashboard erstellen

Automatisierte Arbeitsprozesse

Aber es geht auch noch weiter. Mit Smartsheet können Sie sogar Arbeitsprozesse automatisieren. Sie können dafür mit einer fertigen Vorlage beginnen und diese für Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispiele:

  • Genehmigung eines Preisnachlasses
  • Bestellbestätigung
  • Kaufanfrage
  • Lohnkarte

Weitere kostenloses Webinare finden Sie im LearningCenter von Smartsheet.

Haben Sie Smartsheet bereits im Einsatz? Dann berichten Sie von Ihren Erfahrungen mit dieser Software. Ich bin gespannt auf Ihre Kommentare.

Alles an einem Ort mit TEAMS

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente.

Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). 

Mehrere Projektteams im Blick

In der Software Teams können Sie verschiedenen Teams beitreten, die in Ihrem Unternehmen angelegt sind, oder ein eigenes Team erstellen.

Wenn in Ihrem Unternehmen bereits intensiv mit Teams gearbeitet wird, gibt es wahrscheinlich viele Gruppen in dieser Software. Aber es sind nur einige Gruppen tatsächlich für Sie relevant, bzw. Sie sind nur Mitglied in bestimmten Gruppen.

Wenn Sie links in der Leiste auf das 3. Icon klicken (Teams), dann werden Ihnen Ihre Teams aufgelistet. Hier können Sie von einem Team zum anderen wechseln.

Ist ein Team im Moment nicht mehr für Sie relevant, dann klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Teamnamen und wählen im Kontextmenü „Ausblenden“. Oder Sie verlassen das Team, dies sollte aber mit dem Team- bzw. Projektleiter abgesprochen sein.

Team anlegen, beitreten und verwalten

Die Registerkarten

Sie können zu jedem Team verschiedene Registerkarten hinzufügen.

Klicken Sie dafür einfach auf das Plus-Zeichen.

Sie haben die Möglichkeit, Dateien hinzuzufügen, Videos, ein Wiki oder auch weitere Apps. Die Auswahl an Apps ist sehr groß. Ich werde hier in meinem Blog einige davon in den nächsten Beiträgen vorstellen. Gerade weil die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt erscheinen, sollten Sie sich in Ihrem (Projekt-)team absprechen, was überhaupt für Sie sinnvoll ist.

Inhalte mit Registerkarten strukturieren

Unterhaltung statt E-Mail

Nachdem Sie Ihr Team eingerichtet haben, verläuft die Kommunikation untereinander eher unkonventionell. Statt alle Teammitglieder per Mail über Änderungen und Neuerungen zu informieren, werden einige Aktivitäten in den Beiträgen protokolliert (hier: Meike Kranz hat Trello zum Team hinzugefügt.).

Jedes Teammitglied hat dann die Möglichkeit, die Inhalte zu kommentieren. Dies funktioniert wie ein Chat, d.h. die Kommentare sind eher kurz gehalten und Sie können z.B. Emojis hinzufügen.

Unterhaltungen

Mein Fazit

Mir gefällt Teams gut. Es bietet neue und andere Möglichkeiten, ein Projekt zu managen. Mir gefällt auch, dass ich bei Teams alles, was zum Projekt gehört, an einem Ort habe. Ich muss also nicht mehr zwischen der Dateiablage und E-Mails, zwischen Präsentationen und Kommentaren dazu, zwischen Protokollen und To-Do-Listen hin- und her wechseln.

Aber die Herausforderung liegt aus meiner Sicht in der Begrenzung. Einerseits sollte sich das Team darauf verständigen, welche zusätzlichen Apps genutzt werden sollen. Andererseits sind Regeln zur Kommunikation absolut notwendig. Denn jedes Teammitglied sollte eigentlich alle Kommentare in den Beiträgen verfolgen und sich, wenn notwendig, einbringen. Dies kann aber zu einem riesengroßen Zeitfresser und Stressfaktor werden. Wer nun nicht nur ständig ins E-Mail-Postfach sieht, um keine Mail zu verpassen, sondern auch noch die Chatverläufe der verschiedenen Projektteams im Blick behalten will, kommt nicht mehr zu seiner eigentlichen Arbeit.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Teams? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

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Project Libre: Aufgaben planen

Im letzten Blog-Artikel habe ich gezeigt, wie du ProjectLibre installieren kannst und wie du mit deinem Projekt startest.

Heute sehen wir uns die Planung der Aufgaben genauer an.

In dem folgenden Video lernst du, wie du die Dauer einer Aufgabe ganz einfach eingeben kannst (t = Tage, m = Monat, w =Woche).

Außerdem zeige ich dir, wie du die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander setzen kannst. Welche Aufgabe muss erst fertig sein, damit die nächste beginnen kann?

Du erfährst, wie du ganz leicht einen Meilenstein einfügst und alle Aufgaben, die bis zu diesem Meilenstein erledigt werden müssen, in einer Phase zusammenfasst. So sorgst du für mehr Überblick in deiner Aufgabenliste.

Aber bei der Projektplanung geht es ja nicht nur darum, Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Im nächsten Schritt ordnest du die Aufgaben deinen Projektteammitgliedern zu. Ich zeige dir, wie du dein Projektteam in ProjectLibre erfasst und dabei auch eingibst, zu wie viel Prozent sie deinem Projekt zur Verfügung stehen. Denn nicht jeder Kollege wird zu 100% für dein Projekt abgestellt sein.

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Zeit sparen mit den Formen aus FastChange

Wie ist der Status Ihres Projektes?

Über den Projektstand müssen Projektleiter regelmäßig berichten. Dafür werden einige wichtige Informationen, wie z.B. die Ausschöpfung des Budgets, die erreichten Ergebnisse und der Zeitplan vorgestellt. Dafür erstellen die Projektleiter PowerPoint-Präsentationen.

Wenn Sie auch schon einmal in dieser Situation waren, dann werden Sie genau wie ich festgestellt haben, dass es einige Zeit benötigt, um z.B. eine Projektstatus-Ampel zu erstellen, die auch noch gut aussieht.

Insbesondere für den Stand der Dinge bei Budgets werden auch gerne die Harvey-Balls verwendet. Diese finden Sie bei den Symbolen und zeigen 25%, 50%, 75% und 100% an. Aber reicht das aus? Wer es genauer haben will, der muss ein Mini-Kreisdiagramm erstellen.

Um zu zeigen, dass eine Problemlösungs-Variante wahrscheinlich in die Sackgasse führt, eine andere Vorfahrt erhält, oder ein Umweg notwendig ist, sind Straßenschilder beliebt.

Aber wer hat die Zeit, diese Formen zu erstellen und ggf. kurz  vor dem Meeting zu verändern?

Professionelle Formen mit einem Klick

In diesem Fall kann Ihnen das Add-In FastChange helfen wirklich Zeit zu sparen. Hier gibt es im Menü einige vorbereitete Formen. Die Auswahl ist groß und man merkt sofort, dass die Programmierer in der Vergangenheit viele Projektstatus-Berichte selbst erstellt haben. Alles, was man braucht ist mit wenigen Klicks verfügbar, einige Formen, wie z.B. die Projektstatus-Ampel sogar in verschiedenen Varianten.

Jetzt sind nicht nur PowerPoint-Profis in der Lage ansprechend gestaltete Präsentationen zu erstellen.

In dem folgenden Video stelle ich Ihnen diese Funktion kurz vor:

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Ihnen gefällt FastChange? Dann können Sie hier für 3 Monate eine Testversion erhalten: FastChange (klick)

Vor- und Nachteile von Taskworld

Die Bedienung

Ich finde Taskworld sehr selbst erklärend und man kann das Tool ohne lange Einarbeitung sofort nutzen. Mir gefällt die visuelle Darstellung der Aufgaben. Auch die Checklisten sind eine sehr sinnvolle Funktion. Die Kommentarfunktion kann tatsächlich den internen Mailverkehr deutlich reduzieren und man behält einen besseren Überblick.

Ich halte Taskworld für eine gelungene Alternative zu Excel-Listen und Mailverkehr in der Zusammenarbeit im Projekt.

Gut finde ich die Übersicht als Gantt-Chart und die Übersichten mit den Statistiken wie viele Aufgaben erledigt, offen oder überfällig sind.

Außerdem gefällt mir, dass ich eine Aufgabe, die ich in Outlook erstellt habe einfach in Taskworld übernehmen kann. Den umgekehrten Weg würde ich mir allerdings auch wünschen.

Die Kosten

In der kostenlosen Variante kann man bereits unbegrenzt viele Boards, Listen und Karten erstellen. Das gefällt mir.

Wenn man das Tool wirklich dauerhaft nutzen möchte, muss man allerdings bezahlen. Der Preis von 8 Dollar pro Monat und Anwender ist noch akzeptabel. Für Unternehmen eignet sich die Business-Variante. Hier liegt natürlich der entscheidende Unterschied zu Trello, das man unbegrenzt kostenlos nutzen kann. Allerdings habe ich dort Bedenken zur Datensicherheit. Die ist bei Taskworld besser gelöst. Aber diese Erkenntnis ist auch nicht überraschend: für mehr Datensicherheit muss man zahlen.

Gesamturteil

Mein Gesamturteil fällt positiv aus. Taskworld ist einfach zu bedienen, hat viele gute Funktionalitäten und bietet einen ausreichenden Datenschutz.

Ob Ihnen die Nutzung dieser Internet-Anwendung seinen Preis wert ist, müssen Sie entscheiden.

Den Vergleich von Taskworld und Trello finden Sie hier: Vergleich

Mein Tipp: probieren Sie es einfach einmal aus und bilden Sie sich eine eigene Meinung. Viel Spaß dabei.

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Taskworld: Zusammenarbeit gestalten

Die Checkliste

Sie können an eine Task eine Checkliste anfügen. Dafür klicken Sie einfach auf den entsprechenden Button und geben die einzelnen Punkte ein. Die Punkte sind im Board auf der Task sichtbar. Wenn eine Aufgabe von der Liste erledigt ist, markieren Sie diese als erledigt. Taskworld zeigt sofort den Fortschritt an.

Verschieben und erledigen

Wenn aus einer Idee eine Aufgabe wird, dann verschieben Sie einfach die entsprechende Task aus der Liste „Ideen“ in die Liste „Aufgaben“ und vergeben einen Erledigungstermin. Sie können diese Aufgabe ganz einfach per Klick einem Mitarbeiter zuordnen.

Ist eine Aufgabe in Bearbeitung, wird sie in die Liste „in Bearbeitung“ verschoben. Ist sie erledigt, wird sie in die Liste „erledigt“ verschoben. Sie können dann entscheiden, ob die erledigte Task überhaupt noch auf dem Board angezeigt werden soll.

So haben alle Team- bzw. Projektmitglieder immer einen Überblick, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen und welchen Status sie haben.

In diesem Video stelle ich Ihnen die genannten Funktionalitäten vor:

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Taskworld: Start und Aufbau

Das Board

Auch während der kostenlosen Testphase können Sie eine unbeschränkte Anzahl an Boards anlegen. Wenn Sie also verschiedene Projekte managen, dann legen Sie einfach pro Projekt ein Board an. Sie können auch weitere Boards für Ihre eigene Aufgabenverwaltung, Ideen und sogar für wiederkehrende Prozesse einrichten.

Die Listen

Taskworld ist ein visuelles Tool für die Aufgabenverwaltung. Daher empfehle ich Ihnen, nicht mehr als 4 Listen anzulegen, damit Sie nicht nach rechts scrollen müssen, sondern alles im Blick haben.

Sie sollten sich beim Einrichten des Boards kurz ein paar Gedanken im Team machen, wie Sie die Listen benennen. Aber keine Sorge: sollten Ihnen später bessere Begriffe einfallen, dann können Sie die Listennamen einfach ändern. Beim Einrichten eines neuen Projekts werden Ihnen von Taksworld ein paar hilfreiche Vorschläge gemacht, wie Sie Ihre Listen aufbauen können (z.B. Kan-Ban-Listen, Wochentage, Abteilungen).

Die Tasks

Auf den Tasks notieren Sie die jeweiligen Aufgaben. Sie können eine ausführlichere Beschreibung hinzufügen, Dateien anhängen, ein Label vergeben, den Start- und Erledigungstermin festlegen und eine Checkliste hinterlegen.

Wenn Sie im Team zusammenarbeiten, können alle anderen Kommentare zu einer Task hinzufügen.

Verschiedene Sichten auf Ihre Aufgaben

Sie können sich Ihre Aufgaben auch im Zeitstrahl ansehen. Dies ist ein automatisch erstelltes Gantt-Chart. Voraussetzung dafür ist, dass Sie bei den Tasks den Start- und den Erledigungstermin eingeben. Eine weitere Ansichtsoption ist die Analytik. Hier erkennen Sie auf einem Blick, wie die Performance in Ihrem Projekt ist:

  • Wie viele Aufgaben sind erledigt?
  • Wie viele Aufgaben sind überfällig?
  • Welche Aufgaben sind mir zugeordnet?
  • Wie viele davon sind noch offen?
  • Wie viele davon sind überfällig?

Sie können aber auch mit einem Klick wieder zurück zu den Aufgabenlisten wechseln.

In diesem Video zeige ich Ihnen die genannten Funktionalitäten:

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Einführung in Taskworld

Zu viele Aufgaben und kein Überblick?

Viele meiner Trainingsteilnehmer haben das selbe Problem: zu viele Aufgaben und Termine und keinen Überblick mehr. In meinem Blog habe ich Ihnen bereits viele Tipps gegeben, wie Sie sich selbst besser organisieren und steuern können. Aber die große Herausforderung ist und bleibt das Projektmanagement.

Aufgaben- und Statuslisten in Excel, Aufgaben delegieren mit Outlook oder auch MS-Project. Dies ist alles gute und geeignete Möglichkeiten, ein Projekt erfolgreich zu managen.

Vor kurzer Zeit habe ich Ihnen die kostenlose Internet-Anwendung Trello vorgestellt (zu den Beiträgen hier klicken).

Heute möchte ich das Konkurrenzprodukt vorstellen: Taskworld.

Wie funktioniert Taskworld?

Taskworld ist eine Anwendung im Internet, die Sie 15 Tage kostenlos testen können. Sie finden sie hier: Taskworld

Sie können sich mit Ihrem Google-Konto oder einer Mailadresse anmelden, und können nach wenigen Minuten mit der Planung Ihres ersten Projekts beginnen.

Nach der Anmeldung werden Sie aufgefordert für Ihren Bereich einen Namen zu vergeben. Das kann Ihr Firmenname oder eigener Name sein. Ein Projektname ist an dieser Stelle nicht sinnvoll, da Sie in Ihrem Bereich mehrere Projekte verwalten können. Danach startet eine kurze Einführung, in der Ihnen die wichtigsten Funktionen von Taskworld vorgestellt werden und Sie auch ein paar praktische Aufgaben lösen sollen. Wenn Sie ihr erstes Projekt anlegen, werden Ihnen ein paar Vorschläge zum Aufbau gemacht.

Grundsätzlich ist der Aufbau wie folgt gegliedert: es gibt Boards (für einzelne Projekte), Listen (z.B. Ideen, Aufgaben, erledigt) und Karten (Aufgabe). Bei den Karten haben Sie die Möglichkeit Kommentare hinzuzufügen, Dateien anzuhängen oder Checklisten zu generieren. An dieser Stelle ähneln sich Trello und Taskworld sehr.

Einen ersten Eindruck erhalten Sie in diesem Video:

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Beurteilung von Trello

Die Bedienung

Ich finde Trello sehr selbst erklärend und man kann das Tool ohne lange Einarbeitung sofort nutzen. Mir gefällt die visuelle Darstellung der Aufgaben. Auch die Checklisten sind eine sehr sinnvolle Funktion. Die Kommentarfunktion kann tatsächlich den internen Mailverkehr deutlich reduzieren und man behält einen besseren Überblick. Ich empfehle Ihnen dringend über die Extras den Kalender einzufügen. In der kostenlosen Variante kann man nur ein Extra hinzufügen und da ist der Kalender mein absoluter Favorit.

Ich halte Trello für eine gelungene Alternative zu Excel-Listen und Mailverkehr in der Zusammenarbeit im Projekt.

Es fehlt natürlich eine Übersicht, wie es in Projekten üblich ist: das Gantt-Chart. Aber für die Umsetzung kleinerer Projekte ist Trello aus meiner Sicht vollkommen ausreichend.

Die Kosten

In der kostenlosen Variante kann man bereits unbegrenzt viele Boards, Listen und Karten erstellen. Das gefällt mir.

Für weitere Design-Elemente und weitere sinnvolle Extras muss man dann bezahlen.

Es gibt noch eine weitere Business-Variante, für die man ein individuelles Angebot anfordern kann.

Insbesondere wenn Sie Trello in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, werden Sie sich für eine der beiden Bezahl-Varianten entscheiden müssen, da Sie nur dann Ihre Daten schützen und über einen Admin Aktivitäten bzw. Zugriffe der Mitarbeiter einschränken können.

Gesamturteil

Mein Gesamturteil fällt positiv aus. Trello ist einfach zu bedienen, hat viele gute Funktionalitäten und bietet in der kostenlosen Variante alles, was man für einen schnellen Start braucht.

Lediglich der Datenschutz macht mir Sorgen.

Außerdem würde ich mir eine Schnittstelle zu Outlook wünschen, da ich persönlich alle meine Aufgabe über Outlook organisiere und die Aufgaben aus Trello nicht zusätzlich haben möchte, sondern integriert.

Mein Tipp: probieren Sie es einfach einmal aus und bilden Sie sich eine eigene Meinung. Viel Spaß dabei.

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