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Einführung in Taskworld

Zu viele Aufgaben und kein Überblick?

Viele meiner Trainingsteilnehmer haben das selbe Problem: zu viele Aufgaben und Termine und keinen Überblick mehr. In meinem Blog habe ich Ihnen bereits viele Tipps gegeben, wie Sie sich selbst besser organisieren und steuern können. Aber die große Herausforderung ist und bleibt das Projektmanagement.

Aufgaben- und Statuslisten in Excel, Aufgaben delegieren mit Outlook oder auch MS-Project. Dies ist alles gute und geeignete Möglichkeiten, ein Projekt erfolgreich zu managen.

Vor kurzer Zeit habe ich Ihnen die kostenlose Internet-Anwendung Trello vorgestellt (zu den Beiträgen hier klicken).

Heute möchte ich das Konkurrenzprodukt vorstellen: Taskworld.

Wie funktioniert Taskworld?

Taskworld ist eine Anwendung im Internet, die Sie 15 Tage kostenlos testen können. Sie finden sie hier: Taskworld

Sie können sich mit Ihrem Google-Konto oder einer Mailadresse anmelden, und können nach wenigen Minuten mit der Planung Ihres ersten Projekts beginnen.

Nach der Anmeldung werden Sie aufgefordert für Ihren Bereich einen Namen zu vergeben. Das kann Ihr Firmenname oder eigener Name sein. Ein Projektname ist an dieser Stelle nicht sinnvoll, da Sie in Ihrem Bereich mehrere Projekte verwalten können. Danach startet eine kurze Einführung, in der Ihnen die wichtigsten Funktionen von Taskworld vorgestellt werden und Sie auch ein paar praktische Aufgaben lösen sollen. Wenn Sie ihr erstes Projekt anlegen, werden Ihnen ein paar Vorschläge zum Aufbau gemacht.

Grundsätzlich ist der Aufbau wie folgt gegliedert: es gibt Boards (für einzelne Projekte), Listen (z.B. Ideen, Aufgaben, erledigt) und Karten (Aufgabe). Bei den Karten haben Sie die Möglichkeit Kommentare hinzuzufügen, Dateien anzuhängen oder Checklisten zu generieren. An dieser Stelle ähneln sich Trello und Taskworld sehr.

Einen ersten Eindruck erhalten Sie in diesem Video:

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Beurteilung von Trello

Die Bedienung

Ich finde Trello sehr selbst erklärend und man kann das Tool ohne lange Einarbeitung sofort nutzen. Mir gefällt die visuelle Darstellung der Aufgaben. Auch die Checklisten sind eine sehr sinnvolle Funktion. Die Kommentarfunktion kann tatsächlich den internen Mailverkehr deutlich reduzieren und man behält einen besseren Überblick. Ich empfehle Ihnen dringend über die Extras den Kalender einzufügen. In der kostenlosen Variante kann man nur ein Extra hinzufügen und da ist der Kalender mein absoluter Favorit.

Ich halte Trello für eine gelungene Alternative zu Excel-Listen und Mailverkehr in der Zusammenarbeit im Projekt.

Es fehlt natürlich eine Übersicht, wie es in Projekten üblich ist: das Gantt-Chart. Aber für die Umsetzung kleinerer Projekte ist Trello aus meiner Sicht vollkommen ausreichend.

Die Kosten

In der kostenlosen Variante kann man bereits unbegrenzt viele Boards, Listen und Karten erstellen. Das gefällt mir.

Für weitere Design-Elemente und weitere sinnvolle Extras muss man dann bezahlen.

Es gibt noch eine weitere Business-Variante, für die man ein individuelles Angebot anfordern kann.

Insbesondere wenn Sie Trello in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, werden Sie sich für eine der beiden Bezahl-Varianten entscheiden müssen, da Sie nur dann Ihre Daten schützen und über einen Admin Aktivitäten bzw. Zugriffe der Mitarbeiter einschränken können.

Gesamturteil

Mein Gesamturteil fällt positiv aus. Trello ist einfach zu bedienen, hat viele gute Funktionalitäten und bietet in der kostenlosen Variante alles, was man für einen schnellen Start braucht.

Lediglich der Datenschutz macht mir Sorgen.

Außerdem würde ich mir eine Schnittstelle zu Outlook wünschen, da ich persönlich alle meine Aufgabe über Outlook organisiere und die Aufgaben aus Trello nicht zusätzlich haben möchte, sondern integriert.

Mein Tipp: probieren Sie es einfach einmal aus und bilden Sie sich eine eigene Meinung. Viel Spaß dabei.

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Trello: Aufgaben verschieben und erledigen

Die Checkliste

Sie können an eine Karte eine Checkliste anfügen. Dafür klicken Sie einfach auf den entsprechenden Button und geben die einzelnen Punkte ein. Wenn eine Aufgabe von der Liste erledigt ist, markieren Sie diese als erledigt. Trello zeigt sofort den Fortschritt in Prozent an.

Verschieben und erledigen

Wenn aus einer Idee eine Aufgabe wird, dann verschieben Sie einfach die entsprechende Karte aus der Liste „Ideen“ in die Liste „Aufgaben“ und vergeben einen Erledigungstermin. Sie können diese Aufgabe ganz einfach per Klick einem Mitarbeiter zuordnen. Dies ist sowohl möglich, wenn der Kollege auch bei Trello angemeldet ist, als auch wenn Sie nur eine Mail-Adresse eingeben.

Ist eine Aufgabe in Bearbeitung, wird sie in die Liste „in Bearbeitung“ verschoben. Ist sie erledigt, wird sie in die Liste „erledigt“ verschoben.

So haben alle Team- bzw. Projektmitglieder immer einen Überblick, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen und welchen Status sie haben.

In diesem Video stelle ich Ihnen die genannten Funktionalitäten vor:

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Trello: Start und Aufbau

Das Board

Bereits in der kostenlosen Variante können Sie eine unbeschränkte Anzahl an Boards anlegen. Wenn Sie also verschiedene Projekte managen, dann legen Sie einfach pro Projekt ein Board an. Sie können auch weitere Boards für Ihre eigene Aufgabenverwaltung, Ideen und sogar für wiederkehrende Prozesse einrichten.

Die Listen

Trello ist ein visuelles Tool für die Aufgabenverwaltung. Daher empfehle ich Ihnen, nicht mehr als 4 Listen anzulegen, damit Sie nicht nach rechts scrollen müssen, sondern alles im Blick haben.

Hier ein paar Vorschläge von mir, welche Listen sinnvoll sind:

  • Ideen – Aufgaben – In Arbeit – Erledigt
  • Ideen – Ist-Analyse – Soll-Konzept – Pilot
  • Meilenstein 1 – Meilenstein 2 – Meilenstein 3 – Abschluss
  • Abteilung A – Abteilung B – Abteilung C

Sie sollten sich beim Einrichten des Boards kurz ein paar Gedanken im Team machen, wie Sie die Listen benennen. Aber keine Sorge: sollten Ihnen später bessere Begriffe einfallen, dann können Sie die Listennamen einfach ändern.

Die Karten

Auf die Karten notieren Sie die jeweiligen Aufgaben. Sie können eine ausführlichere Beschreibung hinzufügen, Dateien anhängen, ein Label vergeben, den Erledigungstermin festlegen und eine Checkliste hinterlegen.

Wenn Sie im Team zusammenarbeiten, können alle anderen Kommentare zu einer Karte hinzufügen.

Zusätzliche Funktionalität: Kalender

Ich empfehle Ihnen bei den Extras den Kalender hinzuzufügen. So werden sie zu erledigenden Aufgaben mit Fälligkeitstermin entsprechend in einem Kalender angezeigt. Sie können also die Karten in den Listen thematisch anordnen, die zeitliche Reihenfolge erkennen Sie dann im Kalender.

In diesem Video zeige ich Ihnen die genannten Funktionalitäten:

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Einführung in Trello

Trello Einführung

 

Zu viele Aufgaben und kein Überblick?

Viele meiner Trainingsteilnehmer haben das selbe Problem: zu viele Aufgaben und Termine und keinen Überblick mehr. In meinem Blog habe ich Ihnen bereits viele Tipps gegeben, wie Sie sich selbst besser organisieren und steuern können. Aber die große Herausforderung ist und bleibt das Projektmanagement.

Aufgaben- und Statuslisten in Excel, Aufgaben delegieren mit Outlook oder auch MS-Project. Dies ist alles gute und geeignete Möglichkeiten, ein Projekt erfolgreich zu managen.

Heute möchte ich eine weitere Anwendung vorstellen: Trello.

 

Wie funktioniert Trello?

Trello ist eine kostenlose Anwendung im Internet. Sie finden Sie hier: Trello

Der Anmeldeprozess erfolgt sehr einfach und schnell, sodass Sie nach wenigen Minuten mit der Planung Ihres ersten Projekts beginnen können.

Nach der Anmeldung werden Sie zu einem Willkommens-Board weitergeleitet, wo Sie die Anwendung erstmal kennenlernen können und selbst einige Funktionalitäten ausprobieren. Außerdem erhalten Sie den Link zu einem Guide, in dem alles sehr einfach erklärt wird.

Grundsätzlich ist der Aufbau wie folgt gegliedert: es gibt Boards (für einzelne Projekte), Listen (z.B. Ideen, Aufgaben, erledigt) und Karten (Aufgabe). Bei den Karten haben Sie die Möglichkeit Kommentare hinzuzufügen, Dateien anzuhängen oder Checklisten zu generieren.

Einen ersten Eindruck erhalten Sie in diesem Video:

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Weitere Erläuterungen zu Trello finden Sie in den nachfolgenden Blog-Artikeln.

Was ist „Design Thinking“?

Design Thinking vorgestellt von Tanja Föhr

Haben Sie schon einmal von „Design Thinking“ gehört?

Es handelt sich dabei um einen Ansatz zur Problemlösung bzw. Ideenfindung mit dem Ziel, dass die Ergebnisse für den Nutzer überzeugend sind.

Für diese Methode benötigen Sie 3 Dinge: ein gut gemischtes Team, einen entsprechenden Raum und den Prozess.

Denn Design Thinking beschreibt eine Vorgehensweise, die genau vorgegeben ist und 6 Schritte umfasst.

Welche Schritte dies sind und was so anders an dieser Methode zur Lösungs- bzw. Ideenfindung ist, das erfahren Sie in diesem Video:

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Die Grafik wurde von Tanja Föhr gezeichnet und stellt die einzelnen Schritte sehr einprägsam dar.

Projekte managen mit SCRUM

SCRUM

Was ist SCRUM?

Diese Methode kommt aus der agilen Softwareentwicklung und ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements.

Man geht dabei davon aus, dass ein Projekt nicht komplett geplant werden kann, weil die Anforderungen noch unklar sind und das Projekt zu komplex ist. Daher werden die Aufgaben in kleinere Einheiten aufgeteilt. So muss man nur noch einen überschaubaren Zeitraum managen und hat schnell einen Zwischenerfolg erzielt.

Die wichtigsten Elemente dieser Methode stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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Die agile Organisation

Zusammenarbeit im Team

Vielleicht haben Sie schon einmal von der agilen Organisation gehört. Was verbirgt sich dahinter? Wie organisieren sich die Teams? Wie funktioniert Führung in einer solchen Organisation? Und was sind die Vor- und Nachteile der agilen Organisation?

Diese Fragen beantworte ich in diesem Video:

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Wichtige Fragen zu Beginn eines Projektes

Zu Beginn eines Projektes besteht die Schwierigkeit darin, alle notwendigen Aufgaben aufzulisten und zu planen. Man ist sich immer unsicher, ob man wirklich alle Aufgaben zusammengestellt hat, oder ob man etwas Entscheidendes vergessen hat, das das Projekt womöglich zum Scheitern bringen wird.

Ich habe selbst oft vor dieser Schwierigkeit gestanden. Daher habe ich mir einen Fragenkatalog zusammengestellt, der mir dabei hilft, die wichtigen Dinge zu beachten.

Diese Fragen stelle ich Ihnen in dem folgenden Video kurz vor:

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Die vorgestellten wichtigen Fragen zu Beginn eines Projektes können Sie auch als Checkliste herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:

Starten Sie sofort!

Ganz einfache Methoden, die Sie sofort anwenden können, ohne vorab eine umfangreiche Projektmanagement-Schulung zu absolvieren und ohne spezielle Projektmanagement-Software stelle ich Ihnen in meinem E-Book „Projekte effizient managen“ vor, das Sie hier kostenlos erhalten (auf das Bild klicken):

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Wann ist eine Aufgabe ein Projekt?

Projekte und Projektmanagement in den Unternehmen ist ein spannendes Thema.

Ich kenne Betriebe, da wird alles zum Projekt ernannt, was nicht zum Tagesgeschäft gehört. Z.B. ist jeder Auftrag eines Kunden  ein Kundenprojekt.

Dann gibt es auch Unternehmen, die keine offiziellen Projekte haben. Aber wenn die Mitarbeiter von diesen umfangreichen Aufgaben sprechen, dann treffen aus meiner Sicht alle Punkte für ein Projekt zu.

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es keine genaue Definition eines Projektes und nur schwammige Abgrenzungen zwischen Aufgaben und Projekten.

Wann ist eine Aufgabe ein Projekt?

Es gibt einige Kriterien, an denen man sehr einfach festmachen kann, ob es sich noch um eine Aufgabe oder schon um ein Projekt handelt. Falls es sich um ein Projekt handelt, sollten Sie als Projektleiter einige Methoden anwenden, damit Sie Ihr Projekt erfolgreich abschließen können.

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