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Checkliste Videokonferenz

Eine Videokonferenz unterscheidet sich von einer normalen Besprechung. Insbesondere der Konferenzraum sollte bewusst ausgewählt werden, da sowohl Hintergrundgeräusche, als auch ein unordentlicher Hintergrund störend wirken.

Damit Sie die größten Fehler vermeiden können, habe ich Ihnen eine Checkliste zur Vorbereitung und Durchführung einer Videokonferenz zusammengestellt, die ich Ihnen in diesem Video vorstelle:

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Die wichtigsten Tipps finden Sie auch in dieser Präsentation:

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Die Checkliste zur Videokonferenz können Sie herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:
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Effizient arbeiten mit OneNote – PDF

Der Gastartikel zu OneNote von Julia Poetsch (Geliebte Ordnung) war so lang, dass ich ihn thematisch aufgeteilt habe. In diesem letzten Teil beschreibt sie, wie man PDF-Dateien einbinden kann und sie in editierbare Texte umwandelt.

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Spezialfunktion: PDF-Dateien in editierbare Texte umwandeln

Eine nette Zusatzfunktion von OneNote ist die Möglichkeit, PDF-Dokumente weiterzuverarbeiten. Diese lassen sich in OneNote importieren, um z.B. die Texte darin zu editieren. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass auf Ihrem Rechner ein PDF-Anzeigeprogramm, wie z.B. der kostenlose Adobe Reader, installiert sind.

So importieren Sie PDFs in OneNote: Klicken Sie auf den Tab Einfügen und dann Dateiausdruck. Es öffnet sich ein Fenster, in dem sie zum gewünschten PDF-Dokument navigieren. Wählen Sie es aus und klicken auf Einfügen. Falls das PDF größer ist, kann es einige Zeit dauern, bis OneNote es fertig geladen hat.

PDFimport1

Falls Sie eine solche Fehlermeldung bekommen, kann Ihr Rechner kein PDF-Anzeigeprogramm zum Lesen von PDFs finden bzw. die Verknüpfung zwischen dem Dateityp PDF und Adobe Reader o.Ä. fehlt.

FehlermeldungPDFimport

Um den Fehler zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sehen Sie nach, ob Sie Adobe Reader auf dem Rechner installiert haben. Falls das Programm fehlt, können Sie es hier beim Hersteller kostenlos herunterladen und installieren.

2. Nach Installation von Adobe Reader öffnen Sie das Programm, klicken auf Bearbeiten, wählen ganz unten Voreinstellungen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie die ersten Kategorie Allgemein und klicken Sie ganz unten auf den Button Standard-PDF-Programm auswählen. Nach Bestätigung mit OK dürfte die Verknüpfung hergestellt sein. Falls nicht, eventuell noch mal neu starten.

Adobereader

Und so sieht es aus, wenn ein PDF erfolgreich in OneNote geladen wurde:

ImportiertesPDF

Hat OneNote das PDF vollständig geladen, können Sie die Texte zur Bearbeitung in Word o.Ä. übernehmen. Dazu markieren Sie den gewünschten Bereich oder die gesamte Seite (Strg + A) und machen einen Rechtsklick. Wählen Sie Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Öffnen Sie im Anschluss Word und fügen den Text mit Strg + V ein. Das Ganze funktioniert natürlich auch andersherum und Sie können die fertig editierten Texte wieder zurück in OneNote laden.

PDF-Textkopieren

Um das gesamte PDF zu kopieren, klicken Sie auf Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren. Falls das PDF sehr umfangreich ist, kann es allerdings sein, dass Sie nicht das gesamte Dokument in der Zwischenablage speichern können, weil der Speicherplatz von OneNote zu klein dafür ist.

 

Julia Poetsch

 

Zur Autorin

Julia Poetsch ist Gründerin von Geliebte Ordnung . Sie unterstützt als Ordnungscoach Singles, Familien und Senioren dabei, Ordnung in Haushalte und Büros zu bringen. Als ehemalige Projektmanagerin im Marketing hat sie über sechs Jahre Erfahrung im Leiten von Projektteams und liebt es deshalb, wenn Struktur auch im Büro Einzug hält.

Wie Sie Ihre Zeit nicht mit Besprechungen verschwenden

Laut einer Studie verbringt 1/3 aller leitenden Angestellten täglich bis zu 4 Stunden in häufig schlecht vorbereiteten Sitzungen.

42% der Befragten würden weniger, dafür aber besser vorbereitete Sitzungen bevorzugen.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Leiden Sie auch unter schlecht vorbereiteten oder schlecht durchgeführten Sitzungen? Haben Sie häufig das Gefühl mit den Besprechungen nur Ihre Zeit zu verschwenden?

Gründe für schlechte Besprechungen sind in der Regel folgende Punkte:

  • Unzureichende Informationsgrundlagen verzögern die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse
  • Fakten werden schlecht aufbereitet
  • Führungsschwäche der Entscheider
  • Keine klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Schlechte Präsentation der Sachlage

Wie Sie es besser machen können erkläre ich in diesem Video. Dabei gebe ich Ihnen 11 wertvolle Tipps für mehr Effizienz bei Besprechungen.

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Scheitern in Unternehmen

stehung

„Mit jeder Erfindung ist der Unfall, das Scheitern mit erfunden“ (Paul Virilio)

Ist das in Ihrem Unternehmen auch so? Neue Ideen, Produkte oder Projekte scheitern in Unternehmen nie, so ist der wenig glaubwürdige Eindruck, den Organisationen und Führungskräfte zu vermitteln versuchen. Erfolg ist die Regel – das Scheitern die Ausnahme.

Scheitern wird zum Tabu in unserer erfolgsorientierten Gesellschaft. Und doch weiß jeder von gescheiterten (eigenen) Projekten zu berichten. Aber dies darf nicht in der Öffentlichkeit passieren.

Aber ist es nicht eher erstaunlich, dass oft Projekte zum Erfolg geführt werden? Müsste man nicht eher davon ausgehen, dass das nicht funktioniert? Schließlich sind die Rahmenbedingungen und Erwartungen an ein Projekt oft nicht erfolgsunterstützend.

Und was passiert mit den gescheiterten Projekten? Laufen sie einfach aus? Wird gemeinschaftlich darüber geschwiegen? Wäre es nicht stattdessen besser, Lessons-Learnd zu dokumentieren und aus den Erfahrungen zu lernen?

Wie wird in Ihrem Unternehmen mit diesem Thema umgegangen?

 

Wann ist eine Aufgabe ein Projekt?

projekt

Heute möchte ich mich mal wieder dem Thema Projektmanagement widmen. Am Anfang steht die Frage, wann eine Aufgabe eigentlich ein Projekt ist. In manchen Unternehmen wird jeder Auftrag zu einem Projekt erklärt, der nur etwas von der Routine abweicht. In anderen betrieben wurden vielleicht noch nie offizielle Projekte durchgeführt. Ich stelle in meinen Trainings immer wieder fest, dass die Teilnehmer unter dem Begriff „Projekt“ verschiedene Dinge verstehen.

Vielleicht hilft die folgende Checkliste, zu entscheiden, wann es sich um eine Aufgabe handelt und wann um ein Projekt, für das man die Methoden des Projektmanagements einsetzen sollte (je mehr Punkte zutreffen, desto eher handelt es sich um ein Projekt):

  • die Aufgabe ist neu, es gab noch keine vergleichbare Aufgabe im Unternehmen
  • die Aufgabe/der Auftrag ist sehr komplex
  • es sind unterschiedliche Fachabteilungen betroffen
  • für die Aufgabe müssen Mitarbeiter in einem großen Umfang ihrer Zeit abgestellt werden
  • die Aufgabe/der Auftrag wird sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, hat aber auch ein klares Ende
  • die Aufgabe beinhaltet ein hohes finanzielles Risiko für das Unternehmen
  • von der erfolgreichen Ausführung der Aufgabe hängt unternehmenspolitisch viel ab

Diese Checkliste können Sie auch herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:


Mehr Informationen zum Thema Projektmanagement erhalten Sie in meinem kostenlosen E-Book „Projekte effizient managen“. Klicken Sie einfach auf das Bild und bestellen das Buch:

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