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Projektmanagement in kleinen Betrieben

Irrtum: Projektmanagement ist nur etwas für große Unternehmen

In großen Unternehmen kann man eine regelrechte Projekt-Kultur entdecken. Es gibt ein Fachteam, das für die Koordination von vielen verschiedenen Projekten zuständig ist, einen Multiprojektmanager, mehrere Projektleiter, viele Standards und Vorlagen und im ganzen Unternehmen werden täglich viele Projekte parallel bearbeitet.

In kleinen Betrieben gibt es dies alles nicht. Da macht man einfach und irgendwie klappt es schon. Viele denken, dass ein professionelles Projektmanagement nur etwas für „die ‚Großen“ ist.

Falsch gedacht.

In kleinen Betrieben werden Projekte unbürokratisch angegangen, aber leider auch eher unstrukturiert. Besser wäre es, wenn „die Kleinen“ von „den Großen“ einiges abgucken würden.

Leicht verständlich und schnell umsetzbar

Eigentlich müsste ich Ihnen jetzt dazu raten, eine Ausbildung zum Projektmanager zu absolvieren. Aber das ist zeitaufwändig und kostenintensiv und daher nicht für kleine Betriebe leistbar.

Daher gebe ich Ihnen immer wieder Tipps weiter und stelle Ihnen Methoden vor, die Sie auch in einem kleineren Unternehmen einfach umsetzen können.

Inzwischen sind eine ganze Reihe an Videos, Blog-Artikeln und E-Books zusammengekommen. Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, habe ich jetzt alles in einem Whitepaper zusammengefasst.

In diesem Whitepaper Projektmanagement habe ich auf 14 Seiten alles kurz und knapp zusammengefasst und auf meine bisherigen Beiträge, Videos und E-Books verlinkt.

Ich beginne mit der Frage, was überhaupt ein Projekt kennzeichnet und zeige Ihnen, wie Sie die wichtigsten Punkte zu Beginn zusammenfassen.

In einer großen Übersicht habe ich alle Tipps zum Thema Aufgabenplanung zusammengetragen.

Aber auch die Projektbesprechungen und die Zusammenarbeit im Team sind wichtig.

Zum Schluss komme ich noch zum Thema „Dokumentation“.

Ich gehe auch auf agile Projektmanagement-Methoden ein.

Mein Whitepaper Projektmanagement können Sie hier kostenlos herunterladen:

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen in Ihrem Arbeitsbereich. Gerne dürfen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel hinterlassen.

Wie Sie in OneNote ein Kanban-Board erstellen

Aus dem agilen Projektmanagement

Was eine Kanban-Tafel ist, kann man bei Wikipedia nachlesen:

Eine Kanban-Tafel ist ein Werkzeug zur Umsetzung der Kanban-Entwicklungsmethode, mit der man den Produktionsprozess unterstützen kann.

Kanban-Tafeln sind eine Variante der traditionellen Kanban-Karten. Anstelle der Signalkarten, die Nachfrage oder Kapazität symbolisieren, werden bei der Tafel Magnete, Plastikchips, farbige Metallringe oder Post-Its verwendet, um Arbeitselemente darzustellen.[1] Jedes dieser Objekte repräsentiert einen Teil in einem Herstellungsprozess und durchläuft Abschnitte der Tafel. Seine Bewegungen korrespondieren mit dem Fertigungsprozess.[2] Die Tafel ist normalerweise in drei Abschnitte unterteilt: „anstehend“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“. Die Objekte werden von Mitarbeitern in die jeweils aktuellen Bereiche auf der Tafel bewegt.[3]

Wikipedia.de

Ein Kanban-Board eignet sich auch gut für kleinere Projekte oder Maßnahmen, die nicht im Detail durchgeplant werden müssen. Das Board habe ich bereits in diesem Beitrag vorgestellt.

Oft empfehle ich meinen Kunden, das Board tatsächlich als Whiteboard anzulegen und dort mit Notizzetteln zu arbeiten. Es macht einfach Spaß gemeinsam davor zu stehen, über die Zettel zu sprechen und sie von einer Spalte in die nächste zu verschieben.

Wer lieber mit einem digitalen Board arbeiten möchte, der kann auch Trello oder Taskworld dafür nutzen.

Eine weitere und sehr einfache Möglichkeit bietet auch Ihr digitales Notizbuch:

Das Kanban-Board in OneNote

Für das Board benötigen Sie lediglich eine Tabelle mit 4 Spalten.

Die „Karten“ sind die einzelnen Tabellenzellen. Dort schreiben Sie den Text hinein.

Diesen Text können Sie dann von einer Spalte in die nächste verschieben.

Tipp: Wenn eine Idee zur Aufgabe wird, wandeln Sie diese in eine Outlook-Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche in OneNote um und weisen Sie diese Aufgabe dem betroffenen Kollegen zu. So hat der Kollege diese Aufgabe sofort in seiner Aufgabenliste in seinem Outlook.

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Wie Sie mit Outlook Aufgaben delegieren und im Blick behalten

„Herr Müller, machen Sie sich mal Gedanken zu …“

„Man müsste mal…“

Wer kennt solche Sätze nicht?

Oft genug delegieren Chefs Aufgaben an ihre Mitarbeiter „zwischen Tür und Angel“ und glauben, dass dies ausreicht, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Die Erfahrung zeigt aber, dass es so nicht funktioniert.

Was Sie beim Delegieren von Aufgaben beachten sollten

Bitte nehmen Sie sich Zeit.

Zeit, um das Ziel der Aufgabe zu erklären. Zeit, um genauer zu beschreiben, wie das Ergebnis präsentiert werden soll. Zeit, um einige Eckpunkte zu benennen, sodass für Ihren Mitarbeiter klar ist, was zur Aufgabe dazu gehört und was nicht. Zeit, um einen zeitlichen Rahmen festzulegen und evtl. Zwischenergebnisse zu benennen. Und Zeit, um Fragen Ihres Mitarbeiters zu klären.

Und nehmen Sie sich bitte auch die Zeit, um nach ein paar Tagen beim Mitarbeiter nachzufragen, ob er gut voran kommt, oder es Probleme oder Fragen gibt.

Meine persönliche Erfahrung ist: Wenn der Chef später nicht mehr nach der Erledigung der Aufgabe fragt, entsteht beim Mitarbeiter der Eindruck, dass es gar nicht wichtig ist und das Ergebnis nicht interessiert.

Effizient Aufgaben über Outlook delegieren

Ich beobachte bei meinen Kunden, dass Chefs auch gerne Aufgaben per Mail delegieren.

So wird z.B. eine empfangene Mail an den Mitarbeiter weitergeleitet mit einem kurzen Kommentar oder einer Handlungsaufforderung.

Ich habe es auch schon erlebt, dass die Geschäftsführerin eines mittelständischen Betriebes einfach bei der Beantwortung von Mails ihre Sekretärin in „CC“ genommen hat und damit war für sie klar, dass sich die Sekretärin um alles kümmert. – War es aber nicht.

Allzu oft verlieren die Vorgesetzten auch den Überblick darüber, an wen sie wann welche Aufgabe delegiert haben und bis wann das fertig sein sollte. Als Lösung werden dann gerne umfangreiche Excel-Listen angelegt. Diese Liste aktuell zu halten kostet viel Zeit und ist keine effiziente Vorgehensweise.

Viel sinnvoller ist es aus meiner Sicht, Outlook dafür zu nutzen.

So können Sie ganz einfach eine Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen. Diese Aufgabe landet dann nicht nur bei Ihrem Mitarbeiter in der Aufgabenliste, sondern eine Kopie davon auch bei Ihnen. So behalten Sie den Überblick, können termingerecht nachhaken und das alles ohne zusätzlichen Aufwand und unnötigen Listen.

Wenn Ihr Mitarbeiter dann die Aufgabe als erledigt kennzeichnet, erhalten Sie darüber automatisch eine Mail.

Mein Tipp: Bevor Sie diese Möglichkeit nutzen, sprechen Sie im Team darüber, damit alle mit dieser Funktion in Outlook vertraut sind.

Wie Sie Aufgaben in Outlook delegieren, erkläre ich in diesem Video:

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Einfach Projekte managen mit Asana

In diesem Blog-Artikel stelle ich Ihnen ein weiteres Tool vor. Asana hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, Fristen einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen. Planen Sie Projekte effektiver, erfassen Sie die Prioritäten Ihres Teams und halten Sie alle auf dem Laufenden. Auf diese Weise können Sie schneller bessere Arbeit leisten.

Asana ist eine weitere App, die Sie in TEAMS einfügen können. In Asana verwalten Sie dann alle Projektaufgaben und Meilensteine und können die Zusammenarbeit im Projektteam verbessern.

Einen Überblick über diese Software gebe ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Die Aufgabenplanung

In Asana können Sie ganz einfach eine neue Aufgabe anlegen, einen Verantwortlichen zuweisen, eine Frist festlegen und weitere Informationen hinzufügen. Sie haben aber auch die Möglichkeit Dateien an eine Aufgabe anzuhängen und die Kollegen bitten, diese zu überprüfen und Ihnen Feedback dazu zu geben.

Die Ansichten

Es gibt in Asana verschiedene Möglichkeiten, einen Überblick über das Projekt zu erhalten:

  • Liste: Hier werden alle Aufgaben aufgeführt. Sie erkennen den Verantwortlichen, die Frist, den Status und können weitere Spalten hinzufügen.
  • Board: Hier können Sie alle Aufgaben z.B. als Kanban-Board anzeigen lassen. Auch im Board haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach neue Aufgaben hinzuzufügen, oder diese zu verschieben. Mehr dazu…
  • Zeitleiste: Um Abhängigkeiten besser erkennen zu können, bietet sich die Zeitleiste an, das vergleichbar mit einem Gantt-Chart ist. Auch in dieser Ansicht, können Sie ganz einfach Fristen verschieben. Mehr dazu…
  • Kalender: Mit Hilfe des Kalenders verschaffen Sie sich einfach einen Überblick, welche Aufgaben für den heutigen Tag geplant sind. Sie erkennen also, welches Projektmitglied an welcher Aufgabe arbeitet bzw. arbeiten sollte.

Automatisierungsmöglichkeiten

In Asana können Sie über Regeln Aufgaben automatisieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass bestimmte Prozesse wie geplant ablaufen. Hierfür stehen Ihnen einige Vorlagen zur Verfügung: Automation

Asana können Sie mit mehreren anderen Anwendungen, wie z.B. Cloud-Anbieter, Zeiterfassungssysteme, Kommunikationssysteme oder auch Formularanbieter verbinden. Eine Übersicht finden Sie hier (klick).

Das komplette Handbuch zu Asana finden Sie hier (klick).


Wie ist Ihre Erfahrung mit Asana? Welche Möglichkeiten und Funktionen gefallen Ihnen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.