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Projektideen priorisieren mit RICE

Viele Ideen, aber nicht alle können zu Projekten werden

Wenn viele Projektideen auf dem Tisch liegen, muss man entscheiden, welches davon tatsächlich an den Start geht.

In vielen Unternehmen beginnen die Diskussionen wieder im Herbst, wenn die Planung für das nächste Jahr gemacht werden. Welche Projekte sollen gestartet werden? Wie wollen wir die begrenzten Ressourcen sinnvoll einsetzen? Welche Idee wird erstmal hinten an gestellt?

Klar, aus der Sicht der Fachabteilung ist das eigene Projekt natürlich das Wichtigste. Bevor Sie sich stundenlang die Köpfe heiß reden, sollten Sie eine Methode wählen, die sich an objektiven Kriterien orientiert.

Mein Tipp: Ermitteln Sie für jedes Projekt den RICE-Score.

Sie ahnen es schon, auch bei dieser Methode stehen die einzelnen Buchstaben für jeweils einen Begriff. In diesem Fall sind das: Reach (Auswirkung), Impact (Auswirkung), Confidence (Vertrauen) und Effort (Aufwand).

Sie können diese Methode auch nutzen, um innerhalb eines Projektes verschiedene Ideen zu priorisieren und so besser zu entscheiden, welches Feature Sie realisieren wollen.

Jeder dieser 4 Punkte hat seine eigene Skala. Legen Sie also in der Diskussion die Werte gemeinsam fest. Im letzten Schritt wenden Sie die o.g. Formel für den Score an.

Die einzelnen Skalen erläutere ich in diesem Video:

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Produktentwicklung mit dem KANO-Modell

Welche Funktion stellt Ihre Kunden zufrieden?

Sie haben ein bestimmtes Produkt, das im Rahmen Ihres Projektes verbessert und weiterentwickelt werden soll.

Wie gehen Sie vor?

Wahrscheinlich überlegen Sie gemeinsam mit den Spezialisten aus der Konstruktion und der technischen Abteilung, welche neue Funktionen möglich wären. Schließlich wollen Sie ja ein Produkt haben, das technisch hochwertig ist und an den aktuellen Trends orientiert.

Aber STOP.

Sie verlieren dabei den Blick auf Ihre Kunden.

Fragen Sie also nicht, was technisch möglich wäre, sondern welche Funktion Ihre Kunden zufrieden stellt.

Was erwarten die Kunden von dem Produkt? Was ist selbstverständlich? Worauf würden sie auf keinen Fall verzichten wollen? Wie kann Ihr Produkt das Problem Ihres Kunden lösen?

Um diese Aspekte genauer zu betrachten, empfehle ich Ihnen das KANO-Modell, das ich Ihnen in diesem Video vorstelle:

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awork: Projekte auf Autopilot

Den Projektstand im Blick mit automatisierten Benachrichtigungen

Als Projektleiter müssen Sie Ihr Projekt ständig im Blick behalten, damit Sie schnell reagieren können, wenn Ihr Projekt aus dem Ruder läuft.

Oft ein Streitpunkt im Projektteam: Ist das eine Hol- oder eine Bringschuld? Also: Wer muss wann wenn informieren? Oder muss der Projektleiter selbst die Informationen zusammensuchen?

Was sonst sehr zeitaufwändig, nervig und konfliktbehaftet sein kann, ist mit awork ganz einfach. Denn auch für diese automatischen Benachrichtigungen gibt es wieder fertige Vorlagen, die Sie ganz einfach nutzen können.

In diesem Video zeige ich Ihnen die Funktion:

https://youtu.be/Ml4YPwrDPgM

Meine abschließende Beurteilung zu awork

Nachdem ich nun einige Stunden awork getestet habe, kann ich sagen, dass es wirklich ein gutes Tool ist, um die digitale Zusammenarbeit zu organisieren.

Es lässt sich intuitiv bedienen, die grafische Aufbereitung gefällt mir und auch die kleinen Tipps, die zwischendurch angezeigt werden, sind sehr hilfreich. Mir hat es Spaß gemacht, mit awork zu arbeiten.

Auch die Tatsache, dass es ein deutsches Produkt ist, ist für mich ein wichtiger Pluspunkt.

Die Funktionen gehen über die einfache Auflistung von Aufgaben hinaus, ermöglichen auch eine Zeiterfassung und vieles wird durch die Automatisierungsmöglichkeiten vereinfacht.

awork: Hintergrundprozesse automatisieren

Was sind Hintergrundprozesse im Projekt?

Mit Hintergrundprozessen meine ich alle Abläufe, die zusätzlich zu der Aufgabenplanung und Projektsteuerung anfallen.

Beispiele:

  • Wer muss informiert werden, wenn ein Projektmitglied eine Aufgabe hinzufügt?
  • Wer wird informiert, wenn eine Aufgabe erledigt ist?
  • Wenn alle Unteraufgaben erledigt sind, soll die Hauptaufgabe als erledigt gekennzeichnet werden – wer ist dafür verantwortlich?
  • Aufgaben, die zu einer bestimmten Liste hinzugefügt werden, sollen eine bestimmte Kennzeichnung (Tag) erhalten – wer ist dafür verantwortlich?

In awork können Sie diese Automatisierungen hinterlegen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten. Im ersten Schritt legen Sie fest, was der Auslöser ist. Im nächsten Schritt, was dann automatisch passieren soll. Dies zeige ich Ihnen im folgenden Video:

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Die integrierte Zeiterfassung von awork

Was haben Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht?

Diese Frage haben Sie sich sicherlich auch schon an so manchen Tag gestellt. Aber alles detailliert aufzuschreiben ist dann doch zu aufwändig.

Aber insbesondere in Projekten müssen Sie Ihre Bearbeitungszeiten notieren und an den Projektleiter melden. So kann dieser feststellen, ob das Projekt noch im Rahmen läuft, oder ob gegengesteuert werden muss.

In awork ist die Zeiterfassung bereits integriert. Entweder, sie starten den Timer, wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen und stoppen ihn am Ende, oder Sie tragen die Zeiten pro Aufgabe manuell ein. Auch Korrekturen sind möglich, falls Sie einmal vergessen haben, den Timer zu starten.

Der Projektleiter erhält eine Zusammenfassung für das Projekt und Sie selbst bekommen eine Tagesansicht.

In diesem Video zeige ich die Zeiterfassungs-Funktion:

https://youtu.be/ChJmXcQN-l8

Aufgabenplanung mit awork

Aufgabenplanung leicht gemacht

Kanban-Board oder Wasserfall? Aufgabenliste, Timeline oder Board? Dashbord mit meinen Aufgaben?

Kein Problem mit awork.

Das Tool lässt sich intuitiv bedienen. Es „spricht“ sogar mit Ihnen.

Zu jeder Aufgabe können Sie eine Beschreibung, Bearbeiter, Termin, Unteraufgaben oder auch Kommentare erfassen.

Ein Projekt gliedern Sie am Besten in Aufgabenlisten auf. So planen Sie jeden Meilenstein und erkennen später schnell den Fortschritt.

Aber wie starten? Ganz einfach! In awork gibt es fertige Vorlagen, die Sie nutzen und anpassen können. So müssen Sie Ihr Projekt nicht ganz blank starten, sondern bekommen ein paar Ideen dazu. Aus der Praxis – für die Praxis.

Aber awork ist nicht nur für Projekte geeignet. Sie können im Prinzip alle anfallenden Aufgaben hier erfassen, einplanen und beobachten. So reduzieren Sie die E-Mail-Flut innerhalb Ihres Teams.

Schauen Sie selbst:

https://youtu.be/wot6MVw5Sdw

awork – Digitale Teamarbeit in einfach

So managen Sie Ihre Projekte mit awork

Digital zusammenzuarbeiten ist in der aktuellen Corona-Situation für viele Firmen sehr wichtig geworden. Aber wie funktioniert das gut?

Im Frühjahr 2020 haben die meisten Unternehmen die Mittel genutzt, die vorhanden waren. Und da wird die erste Wahl die Kommunikation über E-Mails gewesen sein. Ich habe mit vielen Freunden, Bekannten und Kunden gesprochen und es hat sich herausgestellt, dass auch häufig Video-Konferenzen durchgeführt wurden. Für die Meisten war dies Neuland.

Aber die digitale Zusammenarbeit über Mails zu organisieren ist nicht der beste Weg. Zu viele Informationen werden an zu viele Menschen unnötig verteilt. Jeder kommt mit dem Lesen nicht mehr hinterher. Und der schnelle Austausch über den aktuellen Stand der Dinge bei verschiedenen Projekten ist eigentlich gar nicht möglich.

Daher wurde vielfach nach Alternativen gesucht. Einige Softwareprogramme waren besser geeignet, andere weniger.

Heute möchte ich Ihnen ein Tool vorstellen, mit dem Sie die digitale Zusammenarbeit einfach organisieren können: awork.

awork: Installation und Einstieg

Zur Webseite geht’s hier: awork.io

Man kann das Tool 14 Tage kostenlos testen und dies würde ich auch empfehlen. Erst wenn Sie selbst Projekte und Aufgaben anlegen und diese an Kollegen zuweisen, werden Sie ein Gefühl für diese Software bekommen.

awork kommt aus Deutschland, genauer gesagt, aus Hamburg. Das ist für mich der erste Pluspunkt, da es weniger Probleme mit dem Datenschutz gibt.

Da die Software internetbasiert läuft, muss auch nichts installiert werden und man hat von überall Zugriff.

Das erste Projekt ist schnell angelegt. Dabei müssen Sie sich aber gleich entscheiden, ob Sie Ihre Projekt agil oder klassisch bearbeiten möchten.

In diesem Video zeige ich Ihnen die ersten Schritte:

https://youtu.be/mfa0IWCgXRI

Work Management – Was es ist und warum Ihr Betrieb es braucht

Was ist Work Management?

Mit Hilfe eines Work-Management-Systems schaffen Sie es, dass jeder Mitarbeiter im Betrieb zu jedem Zeitpunkt weiß, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Ziel ist es, dass die Planung, Organisation und Durchführung aller Aufgaben reibungsloser abläuft.

Was ist der Unterschied zwischen Work Management und Projektmanagement?

Beim Work Management werden sowohl Projekte, als auch Prozesse organisiert.

Projekte umfassen neue Aufgabenstellungen, die zeitlich begrenzt sind und für die ein Projektteam eingesetzt wird.

Prozesse sind wiederkehrende Arbeitsschritte, die sich durch den gesamten Betrieb ziehen können.

In vielen Unternehmen wird zwischen dem Tagesgeschäft und Projekten unterschieden. Am Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters findet aber beides statt. Die Mitarbeiter verbringen einige Zeit mit den täglichen Routineaufgaben und einige Zeit mit Projektaufgaben. Gut wäre, wenn man für beides nur ein System hätte.

Warum Ihr Betrieb ein Work Management benötigt

Was beim Projektmanagement selbstverständlich ist, ist es bei der täglichen Arbeit in der Regel nicht: Sowohl die Führungskraft, als auch jeder Mitarbeiter haben einen vollständigen Überblick, welche Aufgaben und Termine geplant sind und wie der Stand der Dinge ist.

Sie denken jetzt vielleicht, dass dies auch gar nicht notwendig ist für das Tagesgeschäft, denn es läuft ja. Wenn Sie aber genauer hinschauen, stellen Sie fest, dass auch bei der täglichen Arbeit Schnittstellen nicht geklärt sind, es zu Doppelarbeiten kommt, Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigt werden oder liegen bleiben, wenn ein Mitarbeiter plötzlich krank ist. – Einfach, weil die Transparenz darüber fehlt.

Ich kenne einige Unternehmen und Teams, die versucht haben, diese Transparenz über eine Excel-Liste herzustellen. Im geringen Umfang und mit wenigen Beteiligten mag das noch funktionieren. Aber besser wäre es, ein Tool zu benutzen, das jedem Mitarbeiter eine tägliche Aufgabenliste anzeigt und den Vorgesetzten automatisch informiert, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Es sollte einfach zu bedienen und grafisch ansprechend sein.

Geeignete Tools stelle ich hier in meinem Blog immer einmal wieder vor.

Projektmanagement-Methoden: Lohnt sich das?

Lohnt sich die ganze Mühe?

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie wirklich Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- bzw. Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten. 
Es sieht doch nach viel zusätzlicher Arbeit aus und bisher lief es doch auch…
Ich verstehe Ihre Zweifel.

Eine Studie bringt die Wahrheit ans Licht
Tatsächlich werden viele notwendige Projektmanagement-Techniken in kleinen Unternehmen nicht angewandt, wie eine Studie der Universität Bamberg ergeben hat. 
Demnach werden nur manchmal die Projektziele schriftlich festgehalten und die Aufgaben und Ressourcen geplant. 
Lediglich ein Projektzeitplan wird etwas häufiger erstellt. So wundert es nicht, dass nur die Einhaltung der Termine regelmäßig überprüft wird, die Einhaltung der Kosten und der Qualitätsziele dagegen nur selten im Projektverlauf analysiert werden. 
Auch ein proaktives Einleiten von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen findet tatsächlich nicht statt. 
Insgesamt werden bei kleinen Unternehmen nur selten standardisierte Vorlagen und Checklisten zur Planung und Umsetzung von Projekten eingesetzt. 
Zusammenfassend kann man also feststellen, dass bei kleinen Unternehmen noch ein großes Potenzial besteht, Projekte effizient zu managen. 

Sie sollten sich also nicht fragen, ob Sie Projektmanagement-Techniken für Ihre Kunden- und Produktentwicklungsprojekte einsetzen sollten, sondern wie Sie diese Techniken sinnvoll für sich nutzen können, um professioneller zu werden.

Klicken Sie einfach auf die folgenden Links und sehen sich selbst die Studien an:

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Projektmanagement_KMU_BBB_160.pdf

https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/sowi_lehrstuehle/unternehmensfuehrung/Download-Bereich/Becker_2008_Reifegrad_des_Projektmanagements_BBB_159_.pdf



Zitate zum Projektmanagement

In Zitaten steckt viel Wahrheit. Zitate regen zum Nachdenken an. Zitate bringen es auf den Punkt.

Das geht mir durch den Kopf, wenn ich ein gutes Zitat lese. Und ich verwende sie gerne in Präsentationen, um die Seminarteilnehmer auf ein Thema einzustimmen, oder wichtige Aussagen zusammenzufassen.

Zum Thema Projektmanagement habe ich ein paar Zitate gesammelt. – Aber es sind dann doch etwas mehr geworden…

Daher habe ich sie zu verschiedenen Themenschwerpunkten zusammengefasst.

Schauen Sie doch einfach mal rein und hinterlassen im Kommentar, welches Zitat Ihnen besonders gut gefallen hat.


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