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Projekte neu denken mit Project Canvas

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Was ist ein Project Canvas?

Ein Project Canvas ist ein visuelles Instrument des Projektmanagements. Es hilft beim Design neuer bzw. beim Re-Design bestehender Projekte. Das Instrument ist besonders nützlich für interdisziplinäre Gruppen, die vor oder während eines Projekts ein gemeinsames Verständnis erlangen wollen. […] Basierend auf der visuellen Metapher einer „Reise durch das Unbekannte“ umfasst der Project Canvas alle Bausteine, die wichtig zu wissen sind, bevor ein Projekt gestartet oder fortgesetzt werden kann. Für jeden Baustein gibt es Fragen, die helfen diesen Baustein zu definieren. Quelle: Wikipedia

Wann erstelle ich ein Project Canvas?

Ideal ist es, wenn man sein Projekt mit dieser Übersicht startet. D.h. ein Project Canvas hilft dabei, den Projektantrag zu stellen, weil man mit Hilfe der Fragen alle Aspekte beleuchtet.

Ein Project Canvas kann auch gut beim ersten Auftakt-Workshop eingesetzt werden. Dann werden die Fragen mit allen Teammitgliedern zusammen beantwortet, sodass es ein gemeinsames Verständnis von dem Ziel, den Herausforderungen oder auch Rahmenbedingungen gibt.

Mit einem Project Canvas kann man sich aber auch immer einmal wieder zwischendurch einen Überblick über den Stand der Dinge verschaffen. Aus meiner Sicht macht es auch Sinn, wenn das Projekt bereits seit einigen Monaten läuft, zu prüfen, ob der Auftraggeber immer noch die selben Anforderungen und Erwartungen an das Projekt hat, wie zu Beginn. Häufig ändert sich die Fokus mit der Zeit.

In welchem Rahmen erstelle ich ein Project Canvas?

Diese Methode eignet sich hervorragend, um sie gemeinsam in einem Workshop zu nutzen. Am Besten wird ein großes Plakat an die Wand gehängt und die Inhalte auf Haftnotizzettel geschrieben und aufgeklebt.

Wo gibt es Vorlagen?

Ein Einführung in das Thema gebe ich in dem folgenden Video.

Im Video verweise ich auf Over the Fence (zur Webseite hier klicken). Unter dem Menüpunkt „Tools“ kann man das Buch und die Fragekarten bestellen.

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Kennst du den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe?

Heute wagen wir uns in die Tiefen der Projektplanung vor.

Wenn du bisher gedacht hast, du könntest dein Projekt ja auch in Excel planen und bräuchtest keine professionelle Projektmanagement-Software, dann wirst du spätestens jetzt feststellen, dass du mit Excel an deiner Grenze kommen würdest, wenn du dieses Thema dort abbilden möchtest.

Aber beginnen wir erst mal damit, den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe zu erläutern.

Wenn du eine Projektaufgabe einplanst, legst du fest, wann sie beginnt und wann sie fertig sein soll. Beispielsweise sollst du eine neue Software testen. Dafür hast du 2 Wochen Zeit. Aber sitzt du wirklich 10 Tage jeden Tag 8 Stunden an dem Softwaretest? – Nein. Nehmen wir einmal an, es würde 25 Stunden dauern, bis du sämtliche Funktionen getestet hast. Dann beträgt die Dauer dieser Aufgabe 2 Wochen und der Aufwand beläuft sich auf 25 Stunden. Wie diese Stunden auf die einzelnen Tage verteilt werden, das zeige ich dir bei einem der nächsten Videos zum Thema Kapazitätsplanung.

Dass Aufwand und Dauer einer Aufgabe nicht dass selbe ist, hast du bereits bemerkt, als wir die Mitarbeiter den Aufgaben zugeordnet haben. Dort gab es zwei Varianten:

  • Ein weiterer Kollege kommt zur Unterstützung hinzu, sodass die Aufgabe früher fertiggestellt wird (der Aufwand blieb gleich), wie es z.B. beim Softwaretest der Fall wäre.
  • Ein weiterer Kollege kommt mit zur Messe, um am Messestand zu unterstützen. Dadurch bleibt die Dauer gleich, aber der Aufwand verdoppelt sich, weil nun 2 Mitarbeiter gleichzeitig mehrere Tage am Messestand sind.

Wie du dies in deiner Projektplanung mit ProjectLibre berücksichtigst erkläre ich dir in diesem Video:

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Project Libre: Aufgaben planen

Im letzten Blog-Artikel habe ich gezeigt, wie du ProjectLibre installieren kannst und wie du mit deinem Projekt startest.

Heute sehen wir uns die Planung der Aufgaben genauer an.

In dem folgenden Video lernst du, wie du die Dauer einer Aufgabe ganz einfach eingeben kannst (t = Tage, m = Monat, w =Woche).

Außerdem zeige ich dir, wie du die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander setzen kannst. Welche Aufgabe muss erst fertig sein, damit die nächste beginnen kann?

Du erfährst, wie du ganz leicht einen Meilenstein einfügst und alle Aufgaben, die bis zu diesem Meilenstein erledigt werden müssen, in einer Phase zusammenfasst. So sorgst du für mehr Überblick in deiner Aufgabenliste.

Aber bei der Projektplanung geht es ja nicht nur darum, Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Im nächsten Schritt ordnest du die Aufgaben deinen Projektteammitgliedern zu. Ich zeige dir, wie du dein Projektteam in ProjectLibre erfasst und dabei auch eingibst, zu wie viel Prozent sie deinem Projekt zur Verfügung stehen. Denn nicht jeder Kollege wird zu 100% für dein Projekt abgestellt sein.

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FAQ Projektmanagement

Diese Fragen werden mir immer wieder zum Projektmanagement gestellt. Gerne antworte ich darauf.


Warum ist die Definition von Projektzielen und Projektstandards für das Projekt so wichtig?

Ein Projekt ohne Ziele abzuwickeln ist gefährlich. Von den Zielen leitet sich der übergeordnete Zweck für das Projekt ab. Wozu machen wir überhaupt das Projekt? Wenn diese Frage nicht klar beantwortet werden kann, dann fehlt die Motivation im Team, und das Projekt zieht sich wie ein Kaugummi. Oft werden keine wirklichen Ziele definiert, sondern nur Ergebnisse. Das fertige IT-Tool ist kein Ziel sondern ein Ergebnis. Die Frage ist doch, wozu das IT-Tool überhaupt dient. Welche übergeordneten Probleme sollen damit gelöst werden? Meine Erfahrung ist: wenn man vorab nicht analysiert, welches dringende Problem eine neue Software lösen soll, dann hat man hinterher eine Software installiert, die niemand nutzt.

Warum ist die Definition von Projektstandards so wichtig?

Projektstandards schaffen einen Rahmen. Ohne Rahmen wickelt jeder Projektleiter sein Projekt unterschiedlich ab. Jeder Projektleiter muss sich bei jedem neuen Projekt wieder Gedanken zur grundsätzlichen Vorgehensweise machen und Vorlagen neu entwickeln. Dadurch wird unnötig Zeit verschwendet.

Warum muss ich mein Projekt in Arbeitspakete unterteilen?

Ein Arbeitspaket beschreibt eine geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projektes. Ein Arbeitspaket ist ein Grundbaustein. Das Paket muss klar definiert sein. Es wird von einem Teammitglied erledigt. Zeitaufwand, Ergebnis und Kosten sind festgelegt. Innerhalb eines Arbeitspaketes ergeben sich Abläufe, die der Projektleiter nicht im Einzelnen verfolgen müssen, da jedes Paket eine verantwortliche Person hat.
Arbeitspakete ermöglichen ein effizientes Projekt-Controlling. Mit der Unterteilung des Arbeitspaketes in überschaubare Abschnitte, ist es ermöglichen, die Arbeit besser zu planen und zu steuern.

Ich möchte den Aufwand für das Projektreporting so gering wie möglich halten. Was muss als Minimum berichtet werden?

Das Hauptaugenmerk des Projektreportings liegt auf dem inhaltlichen Projektfortschritt, also auf der regelmäßigen Momentaufnahme, wie viel Leistung im Projekt bereits erbracht wurde. Hier gilt der Grundsatz: Keep it small and simple. Lange Berichte werden weder gerne verfasst noch gerne gelesen. Der Bericht sollte einfach und klar gestaltet sein. Minimum-Inhalte des Statusberichtes sind:

  • Welche Aktivitäten gab es seit dem letzten Bericht
  • Wie gut liegen wir im Plan? Halten wir die Termine?
  • Wo sind Probleme aufgetaucht und Entscheidungen nötig

Grafiken helfen oft, das Geschriebene zu verdeutlichen. Ampelsysteme sind sehr beliebt, um schnell Auskunft über den Stand des Projektes zu geben:

  • GRÜN: alles ist gut; es liegen keine (bekannten) Probleme vor
  • GELB: wir haben ein Problem, können es aber lösen und sind auch schon dabei dies zu tun
  • ROT: wir haben eine massive Kursabweichung vom Plan und es braucht eine rasche Intervention, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Grundsätzlich muss über alles, was geplant wird, auch regelmäßig berichtet werden. Also Ressourcen, Kosten, Budget, Meilensteine, Risiken, etc. Die Berichtstiefe und das Intervall sind je nach Projekt zu definieren.

Was sind die häufigsten Fehler in einem Projekt?

  • Unsystematische Planung (auch im Sinne von unmethodisch)
  • Unterschätzung der Bedeutung von Kommunikation im Team (man glaubt, Probleme mal eben bei einem Bierchen klären zu können)
  • Unverbindlichkeit bei Absprachen
  • Unklare Strukturen, z.B. unklare Schnittstellen, zwischen Linien- und Projektorganisation
  • Unklare Rollendefinition z.B. des Projektleiters

Eine pragmatische Herangehensweise mit vielen Tipps zum Projektmanagement stelle ich Ihnen in meinem kostenlosen E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ vor. Zur Anmeldung einfach auf den folgenden Button klicken:

Projektmanagement leicht gemacht

Heute gebe ich Ihnen ein paar Ideen, wie Sie die Tipps aus meinem E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ umsetzen können.


 

So läuft es täglich in vielen Unternehmen

Ich habe es schön häufig erlebt. Da kommt der Chef ins Büro und sagt zum Mitarbeiter: „Herr Mustermann, machen Sie sich doch mal Gedanken zu folgendem Thema.“ Der Mitarbeiter macht sich auf ein Post-It eine kurze Notiz. Der Chef geht wieder. Der Mitarbeiter stöhnt, weil er eine Zusatzaufgabe erhalten hat und nicht weiß, wie er das angehen soll, weil er sich mit dem Thema eigentlich noch gar nicht auskennt. Aber er legt sofort los, weil die Aufgabe ja vom Chef kam und daher schnell erledigt sein muss. In den nächsten Tagen macht der Mitarbeiter ein paar Überstunden und erstellt eine umfangreiche PowerPoint-Präsentation, die er dann dem Chef vorstellt. Leider passt das Ergebnis nicht zu den Vorstellungen des Chefs. Das ganze Konzept-Papier landet im Mülleimer. Der Chef denkt, er hat einen unfähigen Mitarbeiter, der nicht weiß, was wirklich wichtig ist und der Mitarbeiter ist frustriert, weil er keine Anerkennung für seine Leistung erhalten hat und nun wieder von vorne beginnen kann.

Machen Sie es ab sofort besser!

Meine Empfehlung an Sie: machen Sie es ab sofort anders! Wenn Ihr Chef Sie mit so einer vagen Aufgabenstellung überfällt, dann nehmen Sie sich gleich die Checkliste zum Projektauftrag, die Sie in der Lektion 3 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ finden und gehen gemeinsam mit dem Chef die Punkte durch. Fragen Sie Ihren Chef, was ihn an der aktuellen Situation genau stört, welche Probleme er sieht. Fragen Sie auch, welche Ziele der Chef mit dieser neuen Aufgabe verfolgt und welche Erwartungen er an die Lösung hat. Vielleicht hat Ihr Chef ja auch schon eine grobe Lösungsidee im Kopf? Fragen Sie nach einem Budget und Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen und nach seinen Zeitvorstellungen, wann Sie starten und fertig sein sollen. Klären Sie zum Schluss noch, in welcher Form das Konzept-Papier vorgelegt werden soll (PowerPoint-Präsentation, Word-Dokument oder reicht für den ersten Informationsaustausch auch eine E-Mail?). Um so professionell reagieren zu können, sollten Sie die Checkliste immer ausgedruckt griffbereit haben.

Der Projektauftrag

Im nächsten Schritt sollten Sie einen Projektauftrag erstellen. In der Lektion 3 gebe ich Ihnen einen Tipp, wie Sie eine entsprechende und professionelle PowerPoint-Präsentation in wenigen Schritten erstellen. Wenn Sie den Projektauftrag detailliert haben, dann gehen Sie die einzelnen Punkte in einem Gespräch mit Ihrem Chef durch, arbeiten ggf. Änderungen ein und lassen sich den Projektauftrag absegnen.

Die Projektplanung: Meilensteine

Nun beginnt die Projektplanung. Dabei geht es vom Groben ins Detail. D.h. zuerst sollten Sie wichtige Meilensteine festlegen. Zu diesen Zeitpunkten sind wichtige Zwischenergebnisse erreicht. In der Lektion 5 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ stelle ich Ihnen zwei Vorlagen in Excel vor, die Sie für die Planung und Darstellung Ihrer Projekt-Meilensteine einsetzen können.

Jetzt geht’s los!

Überlegen Sie sich, welche Kollegen mit Ihnen zusammen an dem Thema arbeiten sollten und laden diese zu einem Kick-off-Meeting ein. Hier stellen Sie Ihr Projekt vor und motivieren die Kollegen mitzuarbeiten.

Treffen Sie sich dann gemeinsam mit den Kollegen zu einem weiteren Termin, wo Sie zusammen ein Mindmap mit den zu erledigenden Aufgaben erstellen. In der Lektion 6 stelle ich Ihnen eine Liste mit hilfreichen Fragen vor, die Ihnen dabei hilft, nichts Wichtiges zu vergessen.

Übernehmen Sie dann die Aufgaben in eine To-Do-Liste für das Projekt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer solchen Liste in Excel finden Sie in der Lektion 8.

Der Statusbericht

Einmal pro Monat sollten Sie einen Statusbericht erstellen und diesen Ihrem Chef vorstellen. So merkt Ihr Chef, dass es voran geht (das gibt ihm ein gutes Gefühl) und Sie können abklären, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind (das schützt Sie davor nur für den Papierkorb gearbeitet zu haben). Eine entsprechende Word-Vorlage stelle ich Ihnen in der Lektion 11 meines kostenlosen E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ vor.

Der Abschlussbericht

Wenn das Projekt beendet ist, erstellen Sie noch einen Abschlussbericht. Hierfür können Sie die PowerPoint-Vorlage aus der Lektion 13 nutzen. Aus meiner Sicht ganz wichtig, aber leider oft vergessen: Die Abschlussfeier. Meine Empfehlung: Feiern Sie gemeinsam den Erfolg. Denn häufig enden Projekte irgendwann ziemlich klanglos. Was aber sehr Schade ist, denn Sie haben viel Zeit und Energie in Ihr Projekt gesteckt. Das dürfen Sie auch einmal feiern.

Sie möchten sich für den kostenlosen E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ anmelden? Dann klicken Sie einfach auf diesen Button:

Wichtige Fragen zu Beginn eines Projektes

Zu Beginn eines Projektes besteht die Schwierigkeit darin, alle notwendigen Aufgaben aufzulisten und zu planen. Man ist sich immer unsicher, ob man wirklich alle Aufgaben zusammengestellt hat, oder ob man etwas Entscheidendes vergessen hat, das das Projekt womöglich zum Scheitern bringen wird.

Ich habe selbst oft vor dieser Schwierigkeit gestanden. Daher habe ich mir einen Fragenkatalog zusammengestellt, der mir dabei hilft, die wichtigen Dinge zu beachten.

Diese Fragen stelle ich Ihnen in dem folgenden Video kurz vor:

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Die vorgestellten wichtigen Fragen zu Beginn eines Projektes können Sie auch als Checkliste herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:

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Ganz einfache Methoden, die Sie sofort anwenden können, ohne vorab eine umfangreiche Projektmanagement-Schulung zu absolvieren und ohne spezielle Projektmanagement-Software stelle ich Ihnen in meinem E-Book „Projekte effizient managen“ vor, das Sie hier kostenlos erhalten (auf das Bild klicken):

Cover E-Book Projekte effizient managen

Wann ist eine Aufgabe ein Projekt?

Projekte und Projektmanagement in den Unternehmen ist ein spannendes Thema.

Ich kenne Betriebe, da wird alles zum Projekt ernannt, was nicht zum Tagesgeschäft gehört. Z.B. ist jeder Auftrag eines Kunden  ein Kundenprojekt.

Dann gibt es auch Unternehmen, die keine offiziellen Projekte haben. Aber wenn die Mitarbeiter von diesen umfangreichen Aufgaben sprechen, dann treffen aus meiner Sicht alle Punkte für ein Projekt zu.

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es keine genaue Definition eines Projektes und nur schwammige Abgrenzungen zwischen Aufgaben und Projekten.

Wann ist eine Aufgabe ein Projekt?

Es gibt einige Kriterien, an denen man sehr einfach festmachen kann, ob es sich noch um eine Aufgabe oder schon um ein Projekt handelt. Falls es sich um ein Projekt handelt, sollten Sie als Projektleiter einige Methoden anwenden, damit Sie Ihr Projekt erfolgreich abschließen können.

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Ganz einfache Methoden, die Sie sofort anwenden können, ohne vorab eine umfangreiche Projektmanagement-Schulung zu absolvieren und ohne spezielle Projektmanagement-Software stelle ich Ihnen in meinem E-Book „Projekte effizient managen“ vor, das Sie hier kostenlos erhalten (auf das Bild klicken):

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Effizient arbeiten mit OneNote – PDF

Der Gastartikel zu OneNote von Julia Poetsch (Geliebte Ordnung) war so lang, dass ich ihn thematisch aufgeteilt habe. In diesem letzten Teil beschreibt sie, wie man PDF-Dateien einbinden kann und sie in editierbare Texte umwandelt.

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Spezialfunktion: PDF-Dateien in editierbare Texte umwandeln

Eine nette Zusatzfunktion von OneNote ist die Möglichkeit, PDF-Dokumente weiterzuverarbeiten. Diese lassen sich in OneNote importieren, um z.B. die Texte darin zu editieren. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass auf Ihrem Rechner ein PDF-Anzeigeprogramm, wie z.B. der kostenlose Adobe Reader, installiert sind.

So importieren Sie PDFs in OneNote: Klicken Sie auf den Tab Einfügen und dann Dateiausdruck. Es öffnet sich ein Fenster, in dem sie zum gewünschten PDF-Dokument navigieren. Wählen Sie es aus und klicken auf Einfügen. Falls das PDF größer ist, kann es einige Zeit dauern, bis OneNote es fertig geladen hat.

PDFimport1

Falls Sie eine solche Fehlermeldung bekommen, kann Ihr Rechner kein PDF-Anzeigeprogramm zum Lesen von PDFs finden bzw. die Verknüpfung zwischen dem Dateityp PDF und Adobe Reader o.Ä. fehlt.

FehlermeldungPDFimport

Um den Fehler zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sehen Sie nach, ob Sie Adobe Reader auf dem Rechner installiert haben. Falls das Programm fehlt, können Sie es hier beim Hersteller kostenlos herunterladen und installieren.

2. Nach Installation von Adobe Reader öffnen Sie das Programm, klicken auf Bearbeiten, wählen ganz unten Voreinstellungen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie die ersten Kategorie Allgemein und klicken Sie ganz unten auf den Button Standard-PDF-Programm auswählen. Nach Bestätigung mit OK dürfte die Verknüpfung hergestellt sein. Falls nicht, eventuell noch mal neu starten.

Adobereader

Und so sieht es aus, wenn ein PDF erfolgreich in OneNote geladen wurde:

ImportiertesPDF

Hat OneNote das PDF vollständig geladen, können Sie die Texte zur Bearbeitung in Word o.Ä. übernehmen. Dazu markieren Sie den gewünschten Bereich oder die gesamte Seite (Strg + A) und machen einen Rechtsklick. Wählen Sie Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Öffnen Sie im Anschluss Word und fügen den Text mit Strg + V ein. Das Ganze funktioniert natürlich auch andersherum und Sie können die fertig editierten Texte wieder zurück in OneNote laden.

PDF-Textkopieren

Um das gesamte PDF zu kopieren, klicken Sie auf Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren. Falls das PDF sehr umfangreich ist, kann es allerdings sein, dass Sie nicht das gesamte Dokument in der Zwischenablage speichern können, weil der Speicherplatz von OneNote zu klein dafür ist.

 

Julia Poetsch

 

Zur Autorin

Julia Poetsch ist Gründerin von Geliebte Ordnung . Sie unterstützt als Ordnungscoach Singles, Familien und Senioren dabei, Ordnung in Haushalte und Büros zu bringen. Als ehemalige Projektmanagerin im Marketing hat sie über sechs Jahre Erfahrung im Leiten von Projektteams und liebt es deshalb, wenn Struktur auch im Büro Einzug hält.