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Fallbeispiel – Was ist Ihre Mission?

Erstmal Ordnung schaffen

Im Frühjahr habe ich einen Kunden beraten, der sich von meinen anderen Kunden deutlich unterscheidet. Es handelte sich um ein Entwicklungshilfe-Projekt, das hauptsächlich mit Ehrenamtlichen arbeitet und auf einer Inselgruppe nördlich von Australien aktiv ist. Ich habe die Gespräche mit dem Projektleiter also per Videokonferenz geführt und wir mussten die Zeitverschiebung beachten (bei mir war es Vormittag, bei ihm Abend – er hatte also schon den Tag erlebt, den ich noch vor mir hatte).

In dem Projekt geht es darum, die Bibel in die Eingeborenensprachen zu übersetzen. Da es aber für diese Sprachen noch keine Schriftform gibt (sie werden nur gesprochen), sollte auch noch eine Schreibweise entwickelt werden. Damit auch die Menschen, die nicht lesen können, die Texte verstehen, wurde dies auch als Podcast aufgenommen.

Da die Bibel bekanntlich etwas umfangreicher ist und aus vielen Büchern und Kapiteln bestehen, kamen viele Dateien zusammen.

Wir haben erstmal Ordnung in die vielen Dateien gebracht. Zum Glück war die Entwicklung der Ordnerstruktur recht einfach, da die Bibel die Struktur bereits vorgibt.

Für die Strukturierung und Planung der noch anstehenden Aufgaben habe ich ihm vorgeschlagen, ein Kanban-Board einzuführen. So können alle schnell erkennen, was noch zu tun ist, wer an welchem Thema arbeitet und was bereits abgeschlossen ist.

Es fehlt etwas…

Obwohl ihm die Strukturen geholfen haben, kamen wir bei unserem zweiten oder dritten Gespräch nicht mehr so richtig weiter. Daher bin ich noch einmal darauf zurück gegangen, was eigentlich das Ziel des Projektes ist. Seine Antwort: Wir wollen, dass die Menschen ein besseres Leben führen.

Wer die SMART-Formel kennt, der weiß, dass dies kein gut formuliertes Ziel ist. „Ein besseres Leben führen“ ist kein klares Ziel, sondern jeder versteht etwas anderes darunter. Ich habe ihn gebeten, seine Mitarbeiter zu fragen, wie sie beschreiben würden, was das Ziel des Projektes ist. Es stellte sich bei unserem nächsten Gespräch heraus, dass er ganz unterschiedliche Antworten erhalten hatte. Dabei dachten alle, es wäre doch klar.

Im nächsten Schritt habe ich eine weitere Methode angewendet: 5x Warum. Ich habe ihm also gefragt, warum er möchte, dass die Einheimischen ein besseres Leben führen. Und nach seiner Antwort wieder nach dem „Warum“ gefragt. Das hat uns dabei geholfen, auf den Kern der Sache zu kommen.

In unserem letzten Gespräch habe ich dem Projektleiter dann empfohlen, mit den Teammitgliedern eine Geschichte aus der Bibel auszuwählen, diese zu übersetzen und zu vertonen und dann im Gespräch mit den Menschen in den Dörfern zu besprechen, was sie aus dieser Geschichte für sich selbst ableiten können. Wenn er es also schafft, mit nur dieser einen Bibelgeschichte in den nächsten zwei Jahren eine Kleinigkeit zu ändern, dann hat er viel erreicht.

Am Ende war er zuversichtlich, sein Ziel zu erreichen. Das konnte ich sowohl an seiner Körperhaltung, als auch in seinem Gesicht sehen. Er war nun viel motivierter und ich bin mir sicher, dass er dies auch in sein Team tragen konnte.

Was ist Ihre Mission?

Wie sieht es bei Ihnen aus? Was ist Ihre Mission? Was ist der Grund dafür, dass Sie tun, was Sie tun? Und welche kleineren und erreichbaren Ziele lassen sich daraus ableiten?

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Projektmanagement in kleinen Betrieben

Irrtum: Projektmanagement ist nur etwas für große Unternehmen

In großen Unternehmen kann man eine regelrechte Projekt-Kultur entdecken. Es gibt ein Fachteam, das für die Koordination von vielen verschiedenen Projekten zuständig ist, einen Multiprojektmanager, mehrere Projektleiter, viele Standards und Vorlagen und im ganzen Unternehmen werden täglich viele Projekte parallel bearbeitet.

In kleinen Betrieben gibt es dies alles nicht. Da macht man einfach und irgendwie klappt es schon. Viele denken, dass ein professionelles Projektmanagement nur etwas für „die ‚Großen“ ist.

Falsch gedacht.

In kleinen Betrieben werden Projekte unbürokratisch angegangen, aber leider auch eher unstrukturiert. Besser wäre es, wenn „die Kleinen“ von „den Großen“ einiges abgucken würden.

Leicht verständlich und schnell umsetzbar

Eigentlich müsste ich Ihnen jetzt dazu raten, eine Ausbildung zum Projektmanager zu absolvieren. Aber das ist zeitaufwändig und kostenintensiv und daher nicht für kleine Betriebe leistbar.

Daher gebe ich Ihnen immer wieder Tipps weiter und stelle Ihnen Methoden vor, die Sie auch in einem kleineren Unternehmen einfach umsetzen können.

Inzwischen sind eine ganze Reihe an Videos, Blog-Artikeln und E-Books zusammengekommen. Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, habe ich jetzt alles in einem Whitepaper zusammengefasst.

In diesem Whitepaper Projektmanagement habe ich auf 14 Seiten alles kurz und knapp zusammengefasst und auf meine bisherigen Beiträge, Videos und E-Books verlinkt.

Ich beginne mit der Frage, was überhaupt ein Projekt kennzeichnet und zeige Ihnen, wie Sie die wichtigsten Punkte zu Beginn zusammenfassen.

In einer großen Übersicht habe ich alle Tipps zum Thema Aufgabenplanung zusammengetragen.

Aber auch die Projektbesprechungen und die Zusammenarbeit im Team sind wichtig.

Zum Schluss komme ich noch zum Thema „Dokumentation“.

Ich gehe auch auf agile Projektmanagement-Methoden ein.

Mein Whitepaper Projektmanagement können Sie hier kostenlos herunterladen:

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen in Ihrem Arbeitsbereich. Gerne dürfen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel hinterlassen.

8 Kriterien erfolgreicher Projektteams

Merkmale erfolgreicher Projektteams

Zu Beginn möchte ich erstmal Merkmale erfolgreicher Projektteams aufführen. Ich denke, jeder hat bereits gute und schlechte Erfahrungen in Projektteams gemacht. Lernen können wir aus den Situationen, in denen es gut gelaufen ist. Wenn Sie sich jetzt also fragen, welche Gründe es gab, dass ein bestimmtes Projektteam gut zusammengearbeitet hat, dann kommen Sie sicherlich auch auf die folgenden Merkmale:

Kriterien erfolgreicher Projektteams

Aus den oben genannten Merkmalen lassen sich 8 Kriterien für erfolgreiche Projektteams ableiten:

Wenn Sie diese 8 Kriterien lesen, denken Sie vielleicht „Ist doch selbstverständlich.“ Die Praxis zeigt aber, dass das nicht immer so ist. Wenn Sie also den Auftrag bekommen ein neues Projekt zu starten, sollten Sie sich diese Punkte vor Augen führen und am Besten gleich mit dem Projektstart beachten, damit es von Anfang an in Ihrem Projekt gut läuft.

Weitere Erläuterungen zu den Merkmalen und Kriterien finden Sie in dem folgenden Video:

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Im Video verweise ich auf ein Fachbuch. Dieses Buch kann ich denjenigen empfehlen, die dieses Thema vertiefen möchten: