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Papier organisieren, obwohl der papierlose Büro kommt?

Das papierlose Büro kommt

Bei vielen meiner Kunde höre ich, dass das Ziel für die nächste Zeit ist, papierlos zu arbeiten. Daher stellt sich immer wieder die Frage, warum man sich noch Gedanken über die Papierablage und -organisation am Schreibtisch machen muss.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Wie weit sind Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro?

Soll demnächst ein Projekt starten, das die digitale Akte realisiert? Ist bereits seit 1, 2 oder 3 Jahren die Rede davon? Aber wenn jetzt Ihr Chef davon spricht, dann hört es sich so an, als würde es demnächst wirklich los gehen?

Mein Eindruck ist, dass viele Unternehmen noch zögern. Rein technisch ist es natürlich möglich eine digitale Akte einzuführen. Auf der CeBIT in Hannover kann man sich zahlreiche Software-Lösungen dazu ansehen.

Aber wie sieht die Realität aus?

Es werden Mails ausgedruckt. Die Ablage erfolgt in Papierform. In Besprechungen bringt jeder Teilnehmer zahlreiche Unterlagen mit, um auskunftsfähig zu sein.

In 2016 hat das Markt- und Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH, ein Anbieter für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- und Bezahlsysteme, eine Studie zum papierlosen Büro erstellt (zur Studie hier klicken).

Dabei kam heraus, dass viele Büroangestellte das papierlose Büro für sinnvoll und machbar erachten, aber bürokratische Hürden, die Angst vor Datenverlust und die mangelnde Änderungsbereitschaft der Mitarbeiter dagegen stehen.

Wenn schlechte Prozesse digitalisiert werden, werden sie dadurch nicht effizienter

Was ist häufig der Anlass dafür, dass Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen wollen?

Mir begegnet immer wieder folgende Situation: Ein Vertriebsmitarbeiter soll im Sinne von One-Face-To-The-Customer Ansprechpartner für seine Kunden sein. Der Kunde ruft nun an und der Vertriebsmitarbeiter benötigt einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge, die den Kunden betreffen. Dies ist aber häufig nicht so einfach möglich. Die Lösung dafür soll dann das DMS sein.

Der Mitarbeiter könnte auch jetzt schon, mit den vorhandenen Möglichkeiten in Papier und elektronisch, auskunftsfähig sein. Aber die Prozesse, die dafür notwendig wären, sind nicht geklärt bzw. laufen nicht effizient ab. Durch die Digitalisierung werden die Prozesse allerdings nicht bessern, sondern nur schneller. Der erhoffte Effekt wird also nicht so einfach eintreffen.

Eine gute Organisation in Papier hilft Ihnen bereits jetzt

Wir halten fest: Sie haben noch Papier an Ihrem Arbeitsplatz. Die Einen mehr, die Anderen weniger.

Daher macht es Sinn, auch jetzt schon eine abgestimmte, einheitliche und standardisierte Papierablage zu haben und zwar nicht nur in der dauerhaften Ablage in Standordnern im Schrank, sondern auch in den Handakten mit denen Sie täglich arbeiten an Ihrem Schreibtisch.

Wenn klar ist, ob Kunden nach Kundennummern oder nach Kundennamen abgelegt werden (ein Beispiel dazu gebe ich im Video); wenn alle in der Abteilung für die gleichen Dateien, die selben Stichworte im Dateinamen verwenden; wenn Sie sich im Team auf ein einheitliches Farbsystem zur Kennzeichnung geeinigt haben, dann profitieren Sie jetzt davon, weil Sie Informationen schneller finden. Außerdem haben Sie gute für die Einführung eines DMS vorgearbeitet, denn dann werden Sie genau diese Punkte klären und vereinheitlichen müssen.

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Zusammenfassung

Ja, es lohnt sich, das Papier am Arbeitsplatz gut zu strukturieren und zu organisieren und Standards im Team zu vereinbaren, weil Sie dadurch Informationen schneller finden und Prozesse effizienter ablaufen. Sie profitieren schon jetzt davon und sind gut vorbereitet, wenn ein DMS eingeführt wird.

Webinarreihe Effizienz-Starter-Tools – mit diesen 6 Tools können Sie Zeittreiber in kürzester Zeit identifizieren, quantifizieren und eliminieren

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Der folgende Beitrag stellt die Webinarreihe „Effizienz-Starter-Tools“ vor. Meine Gastautorin, Dipl.-Ing. oec. und REFA-Lehrerin Heide Fischer, hat diese Tools aus der Erfahrung zahlreicher Beratungsprojekte zusammengestellt. Sie hat speziell diese 6 Methoden und Werkzeuge für die ausgewählte Zielgruppe von Unternehmern, Führungskräften und Prozessoptimierern zusammengestellt, die am Beginn eines Optimierungsprozesses stehen.

Diese Methoden können extrem vielseitig eingesetzt werden: In der Produktion und Fertigung, Verwaltung, auf Baustellen, im Gesundheitswesen, im Schiffbau und in vielen anderen Branchen.

Die Ausgangssituation: Ein Neustart

Stellen Sie sich vor: Sie beginnen neu in einem Unternehmen. Und zwar, weil es dort nicht rund läuft und Sie Ordnung schaffen sollen. Es ist egal, ob Sie diese Aufgabe als neuer Geschäftsführer oder Führungskraft vor der Brust haben oder ob Sie als Unternehmensberater gerufen wurden. Die Voraussetzungen sind die gleichen: Sie wissen so gut wie nichts. Sie kennen keine Mitarbeiter. Sie kennen die Abläufe nicht. Sie haben nur eine vage Vorstellung vom Produktprogramm. Vielleicht sind Sie vom Fach und haben etwas Ahnung von der Technologie, aber eigentlich spielt das keine Rolle. Auf jeden Fall müssen Sie sich schnell in die Materie einarbeiten, denn Ihr Auftraggeber möchte Erfolge sehen.

Oder stehen Sie vielleicht schon mit dem Rücken zur Wand? Die Geschäfte laufen schlecht, die Kosten rennen Ihnen davon. Die Fehlerquote ist unbefriedigend und die Stimmung unter den Mitarbeitern ebenfalls. Sie wissen, dass Sie dringend etwas ändern müssen. Aber wie?

Wie lösen Sie diese Aufgabe?

Wie lösen Sie diese Aufgabe? Wie packen Sie diesen eigentlich viel zu großen und rutschigen Knochen so, dass er nicht mehr wegflutscht und Sie endlich an das Innere, den Kern, die Ursachen kommen? Wie starten Sie die Mammutaufgabe Prozessoptimierung und Neuausrichtung? Wo setzen Sie an? Die größte Schwierigkeit ist nämlich, sich nicht zu verzetteln und den Weg konsequent geradeaus zu gehen.

Vor genau dieser Aufgabe stand ich schon in mehreren Projekten. Es gibt eine vergleichsweise einfache und bewährte Methode, den roten Faden zu finden: Zeiten messen. Und zwar am besten selbst.

Zeiten messen?! Wieso? Ist REFA nicht out? Wird nicht sowieso schon alles schon digital erfasst?

Meine Erfahrung zeigt: NEIN, ist es nicht und nein, wird es nicht. Und selbst was elektronisch erfasst wird, ist häufig nur ein halbgares Sammelsurium von Daten, das selten wirklich ausgewertet bzw. meist nicht auf Plausibilität geprüft wird und häufig dadurch entsteht, dass die Mitarbeiter irgendwann irgendwas am Display drücken, weil sie ihre Ruhe haben wollen.

Zeit ist Geld – das ist aktueller denn je!

Ich bin sicher, dass auch Sie diesen Spruch kennen:“ Time is Money!“ Aber vergleichsweise wenige Unternehmen verstehen die tiefe Weisheit, die sich in dieser Erkenntnis verbirgt. Geschweige denn, setzen sie um.

Ich bin der Meinung: Wenn Sie Ihre Prozesse in den Griff bekommen wollen, müssen Sie die Zeiten kennen. Ein wichtiger Nebeneffekt: Wenn Sie die Zeiten kennen, kennen Sie auch die Abläufe. Und damit kommen Sie an den Kern der Probleme. Korrekte Zeiten sind die Basis für korrekte Preiskalkulationen, für eine korrekte Kapazitätsplanung, für einen korrekten Personaleinsatz, für eine korrekte Materialbedarfsplanung. Mit anderen Worten: Ohne aktuelle und richtige Fertigungszeiten werden Sie Ihre Prozesse in der Produktion nie in den Griff bekommen.

Auch der zweite Aspekt – die Kenntnis der Abläufe – ist extrem wichtig. Wenn Sie die detaillierten Abläufe, also die Reihenfolge der Prozessschritte, kennen, erkennen Sie auch, wo sich die Verschwendung verbirgt. Und mit diesem Wissen haben Sie alle Hebel in der Hand, um den großen Dampfer wieder in die richtige Fahrrinne zu manövrieren. Um danach auf Kurs zu bleiben, gibt es eine Vielzahl von Tools aus dem Industrial Engineering und Lean Methodenkoffer, auf die ich hier nicht näher eingehen will – das würde einfach den Rahmen sprengen.

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Eine einfache Methode – ohne Vorkenntnisse anwendbar

Mir geht es jetzt erst einmal darum, dass Sie den Ansatz finden, wie Sie die Prozessoptimierung anschieben können. Ich habe dafür eine besondere Analyse-Methode entwickelt, die Sie ohne REFA- oder Lean-Vorkenntnisse sofort einsetzen können, weil ich sie als Schritt-für-Schritt-Anleitung konzipiert habe. Ich habe diese Methode die 360°-Prozessanalyse genannt.

Mit der 360°-Prozessanalyse ermitteln Sie in einem Zeitraum von einer bis fünf Wochen (je nachdem, wieviel Zeit Sie täglich in die Analyse investieren wollen oder können) die Zeitstrukturen in Ihrem Verantwortungsbereich. Egal, ob für Produktion und Fertigung, Verwaltung, Baustelle, Schiffbau oder Pflege und Gesundheit, um nur einige Branchen zu nennen. Während der Analyse kommen Sie zwangsläufig mit den Shopfloor-Mitarbeitern ins Gespräch. Also mit den Spezialisten vor Ort. Ihre Aufgabe ist einfach: Beobachten, eine Strichliste führen und sich Notizen zu den Gesprächen mit den Mitarbeitern machen.

So werden Sie in kürzester Zeit der Spezialist für die Abläufe. Durch die täglichen Rundgänge erkennen Sie bald selbst schon, wo Optimierungsbedarf besteht. Das Template für die 360°-Prozessanalyse ist soweit vorbereitet, dass Sie nur wenige Anpassungen machen müssen. Sie erhalten sogar eine vorbereitete Kick-Off-Präsentation. Sie können also sofort starten.

Im Ergebnis halten Sie am Ende der Analysezeit statistisch abgesicherte Zeitanteile in der Hand. Sie wissen, wieviel Prozent der Schichtzeit die Maschinen tatsächlich laufen, sie kennen die Wartezeiten, die Störzeiten, die Zeitanteile für das Rüsten und die Materialversorgung. Sie erkennen damit also die Zeittreiber und finden so den Hebel, wie Sie am schnellsten die größten Optimierungseffekte erzielen können.

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Zahlen, Daten, Fakten – Rechnen Sie die Zeit in Geld um

Time is Money – Sie können mit den Stundensätzen aus der Kostenrechnung jeden Zeitanteil in Geld umrechnen. Damit haben Sie wasserdichtes Argumentationsmaterial in der Hand. Zahlen, Daten und Fakten statt Bauchgefühl (Wobei – nichts gegen das Bauchgefühl. Das kann sehr wertvoll und hilfreich sein.)

Erfahrungsgemäß ist das Erschließen der ersten großen Potentiale meist nicht mit großen Investitionen verbunden, sondern durch eine Verbesserung der Abläufe oder auch der Anordnung und Ausstattung der Arbeitsplätze sehr schnell möglich. In der Regel setzen Sie damit eine Eigendynamik in der Prozessoptimierung in Gang, wenn die Mitarbeiter sehen, dass ihre Vorschläge umgesetzt werden.

Mehr Informationen in meiner kostenlosen Webinar-Reihe Effizienz-Starter-Tools

Die 360°-Prozessanalyse gehört zu den von mir so genannten Effizienz-Starter-Tools. In einer Webinar-Reihe gehe ich auf diese Tools im Einzelnen ein und zeige Ihnen, wie sie wirksam eingesetzt werden. In dem ersten Webinar erhalten Sie einen Überblick, in den anderen 4 Webinaren stelle ich Ihnen die Tools detailliert vor. Falls Sie sich für diese – übrigens kostenlose – Webinar-Reihe interessieren, gehen Sie bitte auf die Website der Effizienz-Starter-Tools.

Meine Meinung: Die Ermittlung von Zeitanteilen ist ein erster wichtiger Schritt, da Sie damit die Black Box der tatsächlichen Abläufe und Prozessschritte öffnen.

Starten Sie jetzt gleich und melden Sie sich für die Webinarreihe an.

 

 

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Über die Autorin:

Heide Fischer hilft Unternehmern, die Ursachen für Probleme in der Produktion aufzudecken und dauerhaft zu beseitigen. Dafür stellt sie erprobte und praxisgerechte Tools zur Verfügung und unterstützt ihre Kunden mit Beratungs- und Coachingangeboten. Sie ist Wirtschaftsingenieurin, REFA-Industrial Engineer und REFA-Betriebswirtin für Controlling, REFA-Lehrerin für Kostenwesen und langjähre Unternehmensberaterin mit Spezialisierung auf Zeitwirtschaft und Prozessoptimierung. In 17 Jahren Unternehmensberatung hat sie in über 50 Unternehmen der verschiedensten Branchen Potentiale von mehr als 3,8 Millionen Euro erschlossen.