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Wie Sie ihren Chef durch seine Meetings navigieren

In diesem 3. Teil zum Thema „Wie führe ich meinen Chef“ gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie die Besprechungstermine Ihres Chefs besser koordinieren.

Ein Besprechungstermin jagt den nächsten…

Natürlich hat Ihr Chef viele Meetings. Ich kenne Führungskräfte, die von 8:00 bis 18:00 Uhr in Besprechungen sitzen. Da wäre mein erster Tipp, dass Sie Ihren Chef dazu bringen, diese vielen Termine zu hinterfragen. Muss er wirklich zu jeder Besprechung? Könnte auch sein Stellvertreter oder ein anderer Mitarbeiter, der besser im Thema ist, diesen Termin wahrnehmen? Aber das ist eigentlich ein anderes Thema…

Die Herausforderung für Sie an Sekretärin bzw. Assistentin ist, die Termine zu koordinieren. Dazu gehört auch, dass Sie im Namen Ihres Chefs zu Besprechungen einladen und es dann nicht immer einfach ist, mit allen Teilnehmern einen gemeinsamen Termin zu finden. Und wenn Sie den endlich gefunden haben, dann fehlt „nur“ noch ein Raum…

Besonders ärgerlich ist es, wenn dann die Termine länger dauern, als geplant und sich die nachfolgenden Termine verschieben. Dann wissen Sie schon, das Sie den Rest des Tages eigentlich nichts anderes mehr machen können, als alle darüber zu informieren und zu vertrösten.

Kollegen stehen in Ihrem Sekretariat bereits Schlange, weil jeder den Chef „nur kurz“ sprechen möchte. Und am Ende des Tages gehen Sie unzufrieden in den Feierabend.

Technische Voraussetzungen für eine bessere Kalenderverwaltung

Um Termine zu- und absagen und verschieben zu können benötigen Sie als Sekretärin/Assistentin die Freischaltung für den Kalender Ihres Chefs. Und zwar nicht nur lesenden Zugriff, sondern die Möglichkeit, die Termine zu bearbeiten. So können Sie im Namen Ihres Chefs handeln.

Damit Sie besser wissen, welche Termine im Zweifel verschoben werden dürfen und welche absolut fest sind, könnten Sie entweder darüber in Ihrer morgendlichen Runde darüber sprechen (mehr dazu hier) oder ein Farbkonzept entwickeln. Dann färbt Ihr Chef über die Kategorien die Termine anders ein, die fest sind und nicht von Ihnen verschoben werden dürfen.

Mehr Zeit zwischendurch

Damit Sie nicht in Hektik geraten, wenn ein Termin 10 min. länger dauert, empfehle ich Ihnen Pufferzeiten zwischen den Terminen einzuplanen. Die Besprechungen sollten also nicht „back-to-back“ liegen. Grober Richtwert: Zwischen zwei Terminen sollten 30 min. Puffer sein.

So hat auch Ihr Chef die Möglichkeit, sich gedanklich auf den nächsten Termin einzustellen oder zwischendurch Mails zu lesen.

Außerdem sollten Sie ganz bewusst Zeiten für Büroarbeit für Ihren Chef reservieren. So hat er die Möglichkeit auch tagsüber Aufgaben zu bearbeiten und muss nicht erst nach 18:00 Uhr damit beginnen. Diese Bürozeiten können Sie als Serientermin für jeden Wochentag eingeben (z.B. morgens und mittags jeweils eine Stunde; gerne auch am Nachmittag noch einmal).

Auch Zeiten für Mitarbeitergespräche sollten Sie einplanen. Das hat für alle Seiten Vorteile: Ihr Chef nimmt sich regelmäßig Zeit für seine Mitarbeiter und delegiert Aufgaben nicht nur „zwischen Tür und Angel“. Die Mitarbeiter müssen dem Chef nicht auflauern und nicht ihn auf dem Weg zwischen zwei Terminen abfangen, sondern können Themen sammeln und dann in der Zeit, die für sie reserviert ist, diese in Ruhe klären. Und das Sekretariat ist nicht so voll mit wartenden Kollegen, die Sie dann, weil sie nicht unhöflich sein wollen, in ein Gespräch verwickeln (und damit Sie von Ihrer Arbeit abhalten). Außerdem müssen Sie nicht mehr mehrmals am Tag die Frage beantworten, ob der Chef mal kurz Zeit hat und wann er denn wieder im Büro ist.

Wenn ein Meeting dann doch mal länger dauert…

… sollten Sie als Sekretärin/Assistentin der „Zeitwächter“ sein. Das bedeutet, dass Sie bei einem Gespräch, dass im Büro des Chefs stattfindet, 5 min. vor Schluss kurz stören und darauf hinweisen, dass alle langsam zum Schluss kommen sollten. Und dann, wenn die Zeit für den Termin abgelaufen ist, gehen Sie wieder in das Büro hinein und beenden freundlich, aber bestimmt die Besprechung. So verhindern Sie, dass sich die nachfolgenden Termine verschieben. Natürlich benötigen Sie von Ihrem Chef die Erlaubnis für dieses Vorgehen. Aber ich denke, die Vorteile sollten überzeugen.

Diese Tipps können Sie sich auch noch einmal in dem folgenden Video ansehen:

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Planen mit der ALPEN-Methode

ALPEN

Heute möchte ich Ihnen die ALPEN-Methode vorstellen, mit der Sie Ihren Tagesplan erstellen können. Die einzelnen Buchstaben stehen für die jeweiligen Vorgehensweisen, die notwendig sind:

A – Aufgaben auflisten (alle Aufgaben des Tages, erstmal unsortiert, auflisten)

L – Länge der Aufgaben einschätzen (wieviel Zeit werden Sie voraussichtlich für die Erledigung der Aufgabe benötigen?)

P – Pufferzeiten einplanen (Tipp: verplanen Sie nur 60% Ihres Tages, sodass noch genug Zeit für Unvorhergesehenes bleibt)

E – Entscheiden, was wichtig ist (Prioritäten setzen, ggf. Aufgaben delegieren)

N – Nachprüfen, welche Aufgaben erledigt sind (abhaken und offene Aufgaben für die nächsten Tage übertragen)

Mit dieser Methode können Sie natürlich auch Ihre Woche planen oder sie für Ihr Projektmanagement nutzen.