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So gestalten Sie Ihr Büro mit Möbeln von IKEA

Wer sein Büro neu einrichten möchte, der muss sich erstmal für einen Anbieter entscheiden. Diejenigen, die sich selbständig gemacht haben und von zu Hause aus arbeiten, denken vielleicht zuerst an IKEA. So ging es mir auch. Als ich mein Büro eingerichtet habe, bin ich zum Möbelhaus gefahren, habe mir einen Überblick verschafft, etwas ausgesucht und dann im Auto nach Hause transportiert und aufgebaut.

Also habe ich mir die Produkte von IKEA noch einmal genauer angesehen.

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Das professionelle Büro

IKEA bietet eine Möbelserie für ein professionelles Büro an. Das Gute daran: Zeitloses Design, gute Funktionalität und die Maße entsprechen den Arbeitsstättenrichtlinien. Die Schreibtische heißen BEKANT, die Schränke GALANT. Es gibt auch eine Kaufhilfe, in der auf einigen Seiten Produktbeispiele zusammengetragen sind und Hinweise zur Richtlinie gegeben werden. Diese Übersicht erhalten Sie im Möbelhaus oder auch online: Das professionelle Büro (PDF)

Schreibtische

Die Schreibtische gibt es in verschiedenen Größen (breite) und Formen. Die Tischplatte ist in weiß, Birkenfurnier, schwarzbraun und grau erhältlich. Die Untergestelle gibt es in weiß und schwarz. Außerdem kann man auch ein Gestell auswählen, das elektrisch höhenverstellbar ist. So erhält man eine Vielzahl an Kombinationen. Da ich hier nicht alle Möglichkeiten auflisten kann, beschränke ich mich auf die Farben Birke und weiß. Birke ist ein schönes Holz-Design und daher gut für Büros geeignet. Weiß hat den Vorteil, dass man sehr leicht ergänzende Möbel in weiß finden kann.

 

 

 

 

 

 

 

Rollcontainer

Die Rollcontainer gibt es in zwei Ausführungen: mit 3 Schubladen und mit 2 Schubladen (eine davon ist hoch und für Hängemappen geeignet).

 

 

 

 

 

Konferenztische

Die Konferenztische sind quadratisch (140×140 cm) und halbrund (140×70 cm) erhältlich. Daraus lassen sich verschiedene Varianten kombinieren:

 

 

 

Schränke

Die Schränke können auch modular zusammengesetzt werden, sodass man sie den eigenen Bedürfnissen anpassen kann. Sie fragen sich jetzt vielleicht, warum man nicht einfach die normalen Billy-Regale oder andere Schränken nutzen sollte. Was ist der Unterschied? Im Büro hat man häufig nicht allzu viel Platz. Daher ist es gut, wenn die Schränke nicht über normale Türen verfügen, sondern Schiebetüren. Außerdem kann es sinnvoll sein, dass die Türen abschließbar sind. Beides ist bei der GALANT-Serie möglich. Auch hier gibt es wieder verschiedene Farben (Weiß, Birkenfurnier, Schwarzbraun, Grau), Höhen (120 oder 80 cm), Breiten (160 oder 80 cm) und Ausstattungen (offen, Tür, Schiebetür, Jalousie) und somit viele Kombinationsmöglichkeiten. Ich stelle Ihnen hier einige vor:

Schreibtischstühle

Wenn Sie mehrere Stunden täglich am Schreibtisch sitzen, dann sollten Sie in einen guten Stuhl investieren. Ihr Rücken wird es Ihnen danken. Wichtig dabei ist, dass der Stuhl höhenverstellbar ist, Sie die Lehne in der Höhe verstellen können und die Lehne möglichst über einen Wippmechanismus verfügt. Auch gute Rollen, die zum Fußboden passen, sind Pflicht. Es gibt drei geeignete Stühle im Programm: VOLMAR ist der Beste und natürlich auch am teuersten, MARKUS liegt im Mittelfeld und verfügt auch über eine Nackenstütze, RENBERGET hat weniger Funktionen und ist am günstigsten.

VOLMAR Drehstuhl mit Armlehnen, schwarz

 

MARKUS Drehstuhl mit Armlehnen, schwarz

RENBERGET Drehstuhl mit Armlehnen, schwarz

Die Alternativen

Mit BEKANT und GALANT hat IKEA eine gute Serie für Büromöbel herausgebracht. Aber es ist nicht ganz günstig. Natürlich gibt es auch noch einige Alternativen, wie z.B. BESTA, EKET und KALLAX, wie im Video vorgestellt.

SKARSTA Schreibtisch weiß, höhenverstellbar mit Kurbel

KALLAX Schreibtisch und Regal, weiß

FREDDE Arbeitsplatz, schwarz

Im Video habe ich gezeigt, dass ich diesen Schrank mit BESTA-Elementen zusammengestellt habe. Auf dem Foto können Sie die Maße erkennen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Teile, die Sie dafür benötigen, falls Sie diesen Schrank bestellen möchten. Sie können die Elemente natürlich auch in weiß bestellen, wenn das besser zu Ihren restlichen Möbeln passt.

2x BESTA Korpus, schwarzbraun, 60x40x128 cm
2x BESTA Korpus, schwarzbraun, 60x20x64 cm
6x BESTA Boden, schwarzbraun, tief
2x BESTA Boden, schwarzbraun, schmal
4x LAPPVIKEN Tür, schwarzbraun, 60×64 cm
2x BAGGANÄS Knopf, schwarz

Gesamtpreis: 208,- Euro

 

 

 


Im Video habe ich auch gezeigt, dass man mit der EKET-Serie ebenfalls einen Schrank zusammenstellen kann. Die hohen Schränke gibt es allerdings nur in weiß. Leider kann man den Schrank auf dem Foto nicht besonders gut erkennen. Hier nun die Liste der Teile zum Nachbauen:

4x EKET Schrank mit Tür und 2 Böden, weiß, 35x35x105 cm
2x EKET Schrank mit 4 Fächern, weiß, 70x25x70 cm
Gesamtpreis: 320,- Euro

 

 

 

 

 

Dies war ja schon einmal eine ganze Menge. Vielleicht waren ja bereits Möbel dabei, die Ihnen gefallen.

Die IKEA Business-Card mit einigen Vorteilen finden Sie hier: Business-Card

Ich habe zu den vorgestellten Möbeln jeweils Links zum Online-Shop hinzugefügt. So erhalten Sie einen Überblick, was die jeweiligen Möbel kosten. Sie können auch online bestellen und die IKEA-Mitarbeiter suchen für Sie alles zusammen. So müssen Sie nicht mit unendlich langen Teilelisten durch die Regale gehen. Dieser Service nennt sich „Click & Collect“. Sie finden ihn hier beschrieben: Click & Collect

Im nächsten Blog-Artikel stelle ich noch weiteres Schreibtischzubehör vor.

Werde eine Büroheldin

Ich freue mich über diesen Gastartikel von Alexandra Schwekendiek, die wie ich aus Hannover kommt und mit der ich die Vision von aufgeräumten Arbeitsplätzen teile.


Du bist selbstständig und liebst dein Business (eigentlich) heiß und innig? Alles macht dir Freude außer diese ganze Schreibtischarbeit?
In deinem E-Mail Postfach und auf deinem Schreibtisch herrscht das absolute Chaos und du bist dem heillos ausgeliefert?

Du hast keinen Überblick und Durchblick mehr?
Die Schreibtischplatte verschwindet unter mehreren Papierschichten?

In deinem E-Mail Postfach tummeln sich unzählige E-Mails aber die wichtigen Nachrichten findest du nicht?

Täglich vergeudest du viel Zeit weil du soviel suchen musst?

Damit du sofort aus dem gröbsten E-Mail und Papier-Chaos heraus kommst, habe ich 2 Tipps für dich.

Nach der Umsetzung wirst du definitiv einen besseren und klareren Überblick über deine Unterlagen und deine E-Mails haben!

 

TIPP 1: Deine schlaue und dennoch einfache E-Mail Ablage

Um die ganzen E-Mails aufzuräumen bzw. aufzubewahren, ist es wichtig, eine gut funktionierende E-Mail Ablage zu haben. Sie sollte gut strukturiert und gleichzeitig auch einfach sein!

Was sind die 2 wichtigsten Ziele einer E-Mail Ablage?

  • Guter Überblick
  • Wenig Sucherei

Die folgende, recht einfache und dennoch strukturierte E-Mail Ablage hat 
sich – gerade zu Anfang, wenn du anfängst gegen das E-Mail Chaos anzukämpfen – sehr bewährt.
infachheit siegt und deswegen gibt es praktischerweise auch nur 2 Regeln:

Regel Nummer 1

Im Posteingang sind ausschließlich aktuelle
E-Mails, die du noch lesen und bearbeiten musst.

Regel Nummer 2

Die restlichen E-Mails werden konsequent gelöscht oder abgelegt.

 

Für die Ablage der E-Mails lege separate Ordner oder Postfächer an und beschrifte sie mit Projektnamen, Kundennamen etc. Je nachdem, womit du arbeitest. Nach Bedarf kannst du dann in diesen Ordnern auch nochmal Unterordner anlegen.

ACHTUNG: Werde hier aber nicht zu genau und verliere dich auch bitte nicht in Details.

 

Was ich damit meine?

Durch diese Ablage sparst du dir Zeit, weil du keine E-Mails mehr suchen musst. Diese eingesparte Zeit soll dann aber bitte nicht in die Verwaltung deiner E-Mail Ablage gesteckt werden!

Das Wichtigste ist, dass die E-Mails abgelegt sind und dass du weißt, in welchem Ordner. Das reicht. Vollkommen!

Es sind ja auch die aktuellen und noch zu bearbeitenden E-Mails im Posteingang mit denen wir täglich arbeiten müssen.

Ich rate grundsätzlich immer davon ab, sofort alles ganz genau und 150%ig zu machen.

Denn oft ist es schlichtweg einfach zu viel des Guten! Du findest dann schlimmstenfalls gar nichts mehr wieder, bist frustriert und weiter weg von einer Arbeitserleichterung als vorher.

Und genau das will ich vermeiden! Daher mein Tipp und auch meine Bitte: mache es dir zu Anfang so einfach wie möglich. Freue dich über jeden Fortschritt und genieße dein aufgeräumtes und übersichtliches E-Mail Postfach!

 

TIPP 2: Deine effektive Methode, die Berge an Unterlagen zu bezwingen

Auch hier hat sich Einfachheit bewährt, denn es gibt lediglich 3 Arten von Unterlagen.

Bitte sortiere alle Unterlagen, die du derzeit auf deinem Schreibtisch hast, auf folgende 3 Haufen:

Haufen 1:  aktuelle, noch zu bearbeitende Unterlagen

Haufen 2: bereits abgearbeitete, 
erledigte Unterlagen (das ist deine ABLAGE)

Haufen 3: ist der Rest und das ist der MÜLL

Jetzt haben wir die Papierberge schon recht gut im Griff, oder?

Aber das geht noch klarer und übersichtlicher.

  

So geht es weiter mit den 3 Haufen:

Haufen 1: diese Unterlagen dürfen zurück auf deinen Schreibtisch. Aber wirklich nur die! Das sind alle aktuelle Unterlagen, die du noch bearbeiten musst.

Bitte suche dir dafür einen festen Platz auf deinem Schreibtisch.

Am besten besorgst du dir auch einen festen Kasten oder Briefkorb und legst dort die Unterlagen hinein. So können sich die Unterlagen auch nicht wieder auf deinem Schreibtisch verselbständigen! 🙂
Sobald von diesen Unterlagen etwas fertig bearbeitet ist, ist es deine Ablage und wird am besten sofort entsprechend abgeheftet. Oder du legst es auf den Haufen 2 und heftest in regelmäßigen Abständen alle Unterlagen ab.
Haufen 2: Alle Papiere und Unterlagen vom Haufen 2 sind bereits bearbeitet und müssen jetzt nur noch entsprechend abgeheftet werden.

Dieser Haufen 2 ist deine ABLAGE.

Diese Unterlagen brauchst du nicht für deine tägliche Arbeit und daher sollten sie auch nicht auf deinem Schreibtisch sein. Entweder heftest du sie sofort in die entsprechenden Ordner oder du sammelst die Ablage an einem bestimmten Ort (z.B. im Schrank oder im Regal) und sortierst die Unterlagen in bestimmten zeitlichen Abständen in die Ordner ein.
Haufen 3: Alle Papiere und Unterlagen von diesem Haufen gehören in den Müll. Wenn du davon aber wirklich noch etwas benötigst, dann bringe es bitte an einen anderen Platz.

An dieser Stelle möchte ich dich auch ganz herzlich zum Wegwerfen motivieren und einladen!

Auch wenn du denkst: dieses oder jenes möchte ich irgendwann nochmal lesen – wirf es bitte weg! Was du nicht sofort oder zumindest innerhalb von ein paar Tagen liest, wird auch noch später ungelesen rumliegen. Oft sind zudem auch viele Unterlagen, Prospekte etc. nach ein paar Wochen nicht mehr aktuell.

Außerdem kannst du ja auch alles jederzeit ganz aktuell im Internet nachlesen.

Belaste dich, deinen Schreibtisch und somit dein Office also nicht mit unnötigen Papierbergen.
Das waren meine 2 Tipps, wie du sofort mehr Klarheit, mehr Durchblick und einen besseren Überblick über deine E-Mails und deine Unterlagen bekommst! Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung und anschließend viel Freude!

 

Wünschst du dir noch mehr Ordnung in deinem Office?

Möchtest du vielleicht noch etwas tiefer in das Thema einsteigen? Sehnst du dich nach mehr Erleichterung in deinem Arbeitsalltag?

Dann ist mein Kurs „In 4 Wochen zur Büroheldin“ genau richtig für dich.

Er startet am 1. Juni 2017.

Trage dich hier (klick) ein und ich melde mich bei dir. Versprochen!
Alles Liebe, deine Alexandra

 

Über die Autorin

Alexandra Schwekendiek zeigt Selbstständigen, wie sie die ganze Schreibtisch-Arbeit, die Verwaltung und Organisation, also das ganze „Drumherum“ um das eigentliche Business selber besser meistern können. Sie hilft dir beim Stapelsyndrom, der Zettelage und der Aufschieberitis. Sie gibt dir und deinem Business Klarheit und Struktur damit du – dein Office im Griff hast – und nicht umgekehrt – den „Schreibtischkram“ schneller erledigt hast – entspannter arbeiten kannst und gleichzeitig erfolgreicher wirst Ihr Motto ist: Klarheit & Struktur als Business-Booster 

http://www.alexandra-schwekendiek.com/

Warum Sie Ihre Schreibtischunterlage aufräumen sollten

Heute geht es Ihrer Schreibtischunterlage „an den Kragen“. Haben Sie sich schon mal kritisch angesehen, wie ordentlich so eine Schreibtischunterlage aussieht?

Blicken Sie doch mal mit 2-3 Metern Abstand auf Ihren Schreibtisch. Welchen Eindruck macht Ihre Schreibtischunterlage auf Sie?

Meine Erfahrung ist: keinen guten. Wenn es sich um einen großen Papierblock handelt, dann ist sie meistens vollgekritzelt. Aber es liegen auch unter der Unterlage einige Zettel, die wahrscheinlich völlig veraltet sind. Auch bei Kunststoff-Schreibtischunterlagen finde ich häufig eine ungeordnete Vielzahl an Zetteln, die häufig veraltet sind. Teilweise liegen die Zettel bereits so lange an ihrem Ort, dass sie schon an der durchsichtigen Hülle kleben und dort ihre Tinten-Spuren hinterlassen.

Daher meine Empfehlung an Sie: räumen Sie Ihre Schreibtischunterlage auf.

Es dauert nur ein paar Minuten, aber der Eindruck verbessert sich sofort.

Und danach werfen Sie die Schreibtischunterlage am Besten weg! Ja, Sie haben richtig gelesen.

Es gibt bessere Möglichkeiten, mit den Zetteln umzugehen und auch für schnelle Telefonnotizen gibt es andere Lösungen. So wird die Schreibtischplatte wieder frei und kann auch viel besser gereinigt werden.

Mehr dazu in diesem Video:

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Der erste Eindruck zählt – auch fürs Büro

Computer in Cubicle

Kommen Ihre Kunden auch zu Ihnen ins Büro? Dann sollten Sie Ihr gesamtes Büro einmal mit einem kritischen Blick prüfen.

Wie ist der erste Eindruck, den Ihr Kunde bekommt?

  • Sieht es einladend aus?
  • Ist es ordentlich?
  • Hat der Kunde Platz?
  • Wird der Datenschutz gewährleistet?
  • Sind die Pflanzen bzw. Blumen auf den Fensterbänken grün?

Erst gestern bei einem Training in einer Personalabteilung gab es dieser Hinsicht einiges zu verbessern. So steht neben der Eingangstür ein kleiner Besprechungstisch, an dem die Personalreferenten mit den Mitarbeitern (interne Kunden) sitzen, um Sachverhalte zu klären. Auf diesem Tisch war aber fast kein Platz mehr, da dort auch der Posteingangskorb (Datenschutz!), ein Stapel mit Fachzeitschriften und ein Pultordner zur Vorsortierung der Ablage lagen.

Wir haben als erstes den Pultordner in den Ablageschrank gelegt, in dem die Personalakten hängen. Die Fachzeitschriften wurden von den Mitarbeiterinnen kurz gesichtet und entweder weggeworfen oder an die Kollegen weitergeleitet. Nun musste nur noch ein neuer Platz für den Posteingangskorb gefunden werden. Nach einigen Überlegungen kamen wir darauf, dass es eigentlich besser wäre, wenn in diesem 2er-Büro ein langes Sideboard quer vor die beiden Schreibtische gestellt werden würde. Dort könnte dann auch Büromaterial (z.B. Briefumschläge) gelagert werden. So ein Sideboard stand bereits an der einen Wand. Damit nun noch genug Platz zum Durchgehen bleibt, müssen die Schreibtische näher an die Fenster gerückt werden. Bevor dies möglich ist, muss noch ein kleiner, nicht mehr genutzter Tisch (früher stand dort der Drucker drauf, jetzt gibt es einen Abteilungsdrucker auf dem Flur) entfernt werden. Außerdem können 3 sowieso leere Rollcontainer rausgeräumt werden. So entsteht insgesamt mehr Platz.

Ich hoffe, Sie konnten meiner Beschreibung noch folgen.

Schauen Sie sich doch mal in Ihrem Büro um:

  • Gibt es Möbel, die Sie nicht mehr benötigen? Dann raus damit.
  • Falls Sie eine Pinnwand haben: wie aktuell sind die Zettel? Sieht es ordentlich aus?
  • Was hängt sonst noch an den Wänden? Private Fotos? Witze? Diverse Kalender? Weniger ist hier mehr!
  • Ist das Fensterbrett leer?
  • Kann man ohne Probleme das Fenster öffnen? Ist der Heizkörper frei?
  • Ist es unter Ihrem Schreibtisch leer?
  • Sollte ein Sideboard vielleicht besser seitlich von Ihrem Schreibtisch stehen, sodass Sie dort bequem an die Ordner kommen, statt in Ihrem Rücken?
  • Kleben am Bildschirm verschiedene Zettel? Dann suchen Sie bitte einen besseren Ort dafür (z.B. eine Infomappe).
  • Wie sieht die Schreibtischunterlage aus?

Viel Spaß beim Umräumen.

Mache ich, wenn ich mal Zeit habe

Aktenstapel 3

Haben Sie auch so einen Stapel auf dem Schreibtisch? Eine Sammlung von Dingen, die nicht dringend und auch nicht so sehr wichtig sind. Dinge, die mal gemacht werden müssten, aber noch Zeit haben? Ich finde bei meinen Trainingsteilnehmern häufig so einen Stapel.

Aber mal Hand aufs Herz: wann sitzen Sie am Schreibtisch, haben alles erledigt und denken sich „ich weiß gar nicht, was ich jetzt tun soll“? Vermutlich nie. Und daher werden Sie – realistisch betrachtet – diesen Stapel nie angehen.

Besser ist es, wenn Sie entscheiden, was Sie davon tatsächlich tun wollen und was nicht. Die Aufgaben, die Sie nicht erledigen wollen, schmeißen Sie weg. Die Aufgaben, die Sie tun wollen, planen Sie bitte konkret ein. Das Erledigungsdatum kann auch ruhig ein paar Wochen in der Zukunft liegen. Aber dann taucht diese Aufgabe irgendwann in der Wiedervorlage auf und Sie können dann nochmal entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für die Erledigung ist.

Und dann erledigen Sie diese Aufgabe.

Dann ist der Stapel weg und Sie werden nicht immer wieder (unbewußt) daran erinnert, dass es da noch ein paar Aufgaben gibt, die Sie erledigen müssen. So können Sie sich besser auf die aktuellen Aufgaben konzentrieren.