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Der erste Eindruck zählt – auch fürs Büro

Computer in Cubicle

Kommen Ihre Kunden auch zu Ihnen ins Büro? Dann sollten Sie Ihr gesamtes Büro einmal mit einem kritischen Blick prüfen.

Wie ist der erste Eindruck, den Ihr Kunde bekommt?

  • Sieht es einladend aus?
  • Ist es ordentlich?
  • Hat der Kunde Platz?
  • Wird der Datenschutz gewährleistet?
  • Sind die Pflanzen bzw. Blumen auf den Fensterbänken grün?

Erst gestern bei einem Training in einer Personalabteilung gab es dieser Hinsicht einiges zu verbessern. So steht neben der Eingangstür ein kleiner Besprechungstisch, an dem die Personalreferenten mit den Mitarbeitern (interne Kunden) sitzen, um Sachverhalte zu klären. Auf diesem Tisch war aber fast kein Platz mehr, da dort auch der Posteingangskorb (Datenschutz!), ein Stapel mit Fachzeitschriften und ein Pultordner zur Vorsortierung der Ablage lagen.

Wir haben als erstes den Pultordner in den Ablageschrank gelegt, in dem die Personalakten hängen. Die Fachzeitschriften wurden von den Mitarbeiterinnen kurz gesichtet und entweder weggeworfen oder an die Kollegen weitergeleitet. Nun musste nur noch ein neuer Platz für den Posteingangskorb gefunden werden. Nach einigen Überlegungen kamen wir darauf, dass es eigentlich besser wäre, wenn in diesem 2er-Büro ein langes Sideboard quer vor die beiden Schreibtische gestellt werden würde. Dort könnte dann auch Büromaterial (z.B. Briefumschläge) gelagert werden. So ein Sideboard stand bereits an der einen Wand. Damit nun noch genug Platz zum Durchgehen bleibt, müssen die Schreibtische näher an die Fenster gerückt werden. Bevor dies möglich ist, muss noch ein kleiner, nicht mehr genutzter Tisch (früher stand dort der Drucker drauf, jetzt gibt es einen Abteilungsdrucker auf dem Flur) entfernt werden. Außerdem können 3 sowieso leere Rollcontainer rausgeräumt werden. So entsteht insgesamt mehr Platz.

Ich hoffe, Sie konnten meiner Beschreibung noch folgen.

Schauen Sie sich doch mal in Ihrem Büro um:

  • Gibt es Möbel, die Sie nicht mehr benötigen? Dann raus damit.
  • Falls Sie eine Pinnwand haben: wie aktuell sind die Zettel? Sieht es ordentlich aus?
  • Was hängt sonst noch an den Wänden? Private Fotos? Witze? Diverse Kalender? Weniger ist hier mehr!
  • Ist das Fensterbrett leer?
  • Kann man ohne Probleme das Fenster öffnen? Ist der Heizkörper frei?
  • Ist es unter Ihrem Schreibtisch leer?
  • Sollte ein Sideboard vielleicht besser seitlich von Ihrem Schreibtisch stehen, sodass Sie dort bequem an die Ordner kommen, statt in Ihrem Rücken?
  • Kleben am Bildschirm verschiedene Zettel? Dann suchen Sie bitte einen besseren Ort dafür (z.B. eine Infomappe).
  • Wie sieht die Schreibtischunterlage aus?

Viel Spaß beim Umräumen.

Wie sieht es auf Ihrer Schreibtischunterlage aus?

Notizblock

In meinen Coachings am Arbeitsplatz schaue ich mir auch immer die Schreibtischunterlagen an. Oft sind das große Papierblöcke, manchmal aber auch Unterlagen aus Kunststoff.

Haben Sie sich schon mal kritisch angesehen, wie ordentlich so eine Schreibtischunterlage aussieht?

Wenn Sie eine Unterlage aus Kunststoff haben, dann gibt es in der Regel die Möglichkeit, kleinere Zettel dort unter einer Klarsichtfolie zu platzieren. Wie aktuell sind diese Zettel bei Ihnen? Sind sie ordentlich angeordnet?

Wenn Sie eine Unterlage aus Papier haben, dann schreiben Sie wahrscheinlich ein paar Notizen darauf, z.B. während Sie telefonieren. Mit der Zeit wird der Block immer voller. Gut sieht das bestimmt nicht aus und finden Sie dort wirklich noch die Informationen?

Und wie sieht es unter der Schreibtischunterlage aus? Liegen dort auch noch Zettel mit mehr oder weniger wichtigen bzw. aktuellen Informationen?

Mein Tipp für Sie:

  • Gehen Sie alle kleinen Zettel durch und werfen weg, was veraltet ist. Was Sie noch benötigen, legen Sie in eine Infomappe ordentlich ab.
  • Vom Schreibtischblock übertragen Sie alle noch wichtigen und benötigten Informationen in die Infomappe.
  • Wenn Sie dort auch Aufgaben notiert haben, übertragen Sie diese z.B. in die Outlook-Aufgaben und planen Sie sie entsprechend ein.
  • Wichtige Telefonnummern übertragen Sie in Ihr elektronisches Adressbuch z.B. in Outlook.

Werfen Sie nun die Schreibtischunterlage weg (wenn es ein Papierblock ist, dann können vielleicht Ihre Kinder zu Hause noch darauf malen). Für schnelle Notizen beim Telefonieren nutzen Sie einfach Schmierpapier (das Blatt am Ende des Tages wegwerfen und mit den wichtigen Dingen wie oben beschrieben verfahren).