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Mit diesen 2 Fragen vermeiden Sie Überstunden und Frust

In diesem 7. und damit letzten Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ zeige ich Ihnen mit welchen zwei einfachen Fragen Sie Überstunden und Frust sowohl beim Chef, als auch bei Ihnen selbst und den Kollegen vermeiden können.


Stellen Sie kurz ein paar Infos und Daten zusammen…

Diesen Satz hören Sie als Sekretärin bzw. Assistentin von Ihrem Chef wahrscheinlich täglich. Auch die Mitarbeiter erhalten immer wieder den Auftrag, zu einem bestimmten Thema Zahlen, Daten, Fakten zusammenzustellen oder sich dazu Gedanken zu machen.

Aber ist wirklich klar, was Sie tun sollen?

Welches Ziel verfolg Ihr Chef damit? Wofür benötigt er diese Zusammenstellung? Bis wann soll es fertig sein?

Ich erlebe es immer wieder, dass diese Fragen zu selten gestellt werden. Es ist doch alles klar.

Was dann passiert…

Sie, bzw. Ihre Kollegen machen sich an die Arbeit. Sie sammeln die Informationen, werten Excel-Listen aus, tragen Daten aus anderen Abteilungen zusammen und bereiten dies anschaulich in einer PowerPoint-Präsentation auf. Schließlich ist das Thema hoch komplex und muss von allen Seiten ausführlich beleuchtet werden. Sie benennen Risiken und erarbeiten auch gleich Lösungsansätze.

Die PowerPoint-Datei wird immer umfangreicher, aber nur so werden Sie diesem Thema gerecht.

Da diese Zusatzaufgabe viel Zeit bindet, machen Sie ein paar Überstunden.

Nach ein paar Tagen schicken Sie Ihre Ausarbeitung an den Chef.

Der wiederum ist erschlagen vom Umfang und hat eigentlich keine Zeit, um alles zu lesen. Daher pickt er sich nur einige Stichworte heraus.

Das bekommen Sie mit und sind frustriert. Sie haben sich so viel Mühe gegeben und Zeit investiert und dann wird das alles gar nicht gelesen.

Womöglich hätte eine einfache Mail mit einem 2-Zeiler vollkommen ausgereicht.

Zwei einfache Fragen

Mein Tipp, um Überstunden und Frust zu vermeiden: Klären Sie zu Beginn, wenn Sie die Aufgabe delegiert bekommen, wie ausführlich Ihre Antwort/Ausarbeitung sein soll und ob Ihr Chef die Infos lieber schriftlich oder mündlich haben möchte.

Denn Sie denken, dass doch alles klar ist, aber das ist es nicht. Sprechen Sie darüber, statt sofort in Aktionismus zu verfallen.

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Ich habe noch ein kleines, amüsantes Beispiel für Sie:

Eine Geschäftsführerin eines mittelständischen Unternehmens berichtet mir, dass Sie einen jungen Mitarbeiter per Mail nach dem Stand der Dinge in einem bestimmten Projekt gefragt hat.

Testen Sie sich: Was ist Ihr erster Impuls? Projektstandsbericht. PowerPoint-Präsentation. Budgetauslastung, Zielerreichungsgrad, Ressourcenverbrauch.

Die Antwort des Mitarbeiters war eine Ein-Wort-Mail: Er schrieb „läuft“.

Sie grinsen? Oder sind Sie empört?

Aber ist es im Kern nicht genau das, was die Geschäftsführerin wissen wollte? Läuft’s oder läuft’s nicht?

Wie delegierte Aufgaben termingerecht erledigt werden

Im 6. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ zeige ich Ihnen, wie Sie als Sekretärin bzw. Assistentin dabei unterstützen können, dass delegierte Aufgaben termingerecht erledigt werden.


Wie können Sie den Überblick über delegierte Aufgaben behalten?

Als Führungskraft ist Ihr Chef an verschiedenen Projekten und wichtigen Themen beteiligt. Aber er erledigt nicht alle Aufgaben selbst. Natürlich delegiert er Aufgaben an seine Mitarbeiter.

Jeden Tag. Bei jeder Besprechung.

Aber wie kann er dabei noch den Überblick behalten? Und wie können Sie ihn dabei unterstützen?

Vielleicht hat Ihr Chef nach einiger Zeit auch das eine oder andere Arbeitspaket vergessen. Er dachte sicherlich, wenn er es delegiert hat, dann wird es auch termingerecht erledigt. Umso frustrierender ist es für ihn, in Meetings zu erfahren, dass einige Dinge doch nicht wie erwartet geregelt wurden. Es zu Terminverschiebungen kommt.

Was können Sie tun, damit das seltener passiert?

Der erste Schritt

Sie können nur aktiv werden, wenn Sie alle Informationen, also alle Protokolle erhalten. Auch wenn Ihr Chef in einem kurzen Mitarbeitergespräch Aufgaben delegiert hat, müssen Sie in Kenntnis gesetzt werden. Da er vielleicht nicht immer gleich daran denkt, sollten Sie diese Informationen einfordern.

Außerdem benötigt Ihr Chef eine gute Möglichkeit, Aufgaben auch elektronisch zu delegieren. Dafür bieten sich die Aufgaben in Outlook, OneNote oder auch Tools wie z.B. Trello an.


Sie kennen die Aufgabendelegation in Outlook noch nicht? Dann empfehle ich Ihnen mein Outlook-Handbuch, in dem ich dies Schritt-für-Schritt erkläre: Outlook-Handbuch

Die Funktionen von OneNote sind Ihnen nicht vertraut? Dann sehen Sie sich doch einfach meine Erklär-Videos dazu an: OneNote

Von Trello haben Sie noch nichts gehört? Hier gebe ich Ihnen eine Einführung: Trello


Wichtig ist dabei auch, dass nur ein Tool genutzt wird und nicht mehrere Systeme gleichzeitig. Sonst verlieren Sie zu schnell den Überblick.

Was Sie dann im nächsten Schritt tun können, erkläre ich im folgenden Video:

 

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Die tägliche E-Mail-Flut gemeinsam in den Griff bekommen

In diesem 5. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ geht es um einen effizienten Umgang mit den vielen Mails, die Ihren Chef täglich erreichen und wie Sie Ihn dabei unterstützen können.


Die tägliche E-Mail-Flut

Was bei Sachbearbeitern noch im Rahmen ist, ist bei Führungskräften häufig jenseits der Möglichkeiten noch bewältigt zu werden: Die tägliche E-Mail-Flut.

Die Ursache: Führungskräfte sind in viele Projekte und Themen auf Führungsebene eingebunden und werden dazu regelmäßig in Kenntnis gesetzt. Außerdem setzen die eigenen Mitarbeiter häufig ihren Chef in Kopie, damit er über einen Vorgang informiert ist.

Soweit die Idee.

Aber die Führungskräfte sind gar nicht mehr in der Lage, die ganzen Informationen zu lesen und darauf zu reagieren. Wer jeden Tag an 3-6 Besprechungen teilnimmt und über 100 E-Mails erhält, muss Kompromisse eingehen. Oder anders formuliert: Die Mails, in denen der Chef in Kopie steht, erhalten eine geringere Priorität.

Wer also glaubt, wenn er den Chef bei einer E-Mail in Kopie setzt, dann ist dieser informiert, der täuscht sich.

An = Aktion erforderlich, CC = irgendwann später lesen (oder gar nicht)

Sie bekommen das Problem nur in den Griff, wenn Sie klar trennen zwischen An und CC. CC-Mails werden aussortiert und entweder später gelesen, oder von Ihnen als Sekretärin bzw. Assistentin gelesen und bewertet (wenn wichtig, dann doch dem Chef zur Kenntnis geben).

Oder Sie machen es so, wie ich es bei einem Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebes erlebt habe. Er hat ganz klar kommuniziert, dass er Mails, in denen er in Kopie gesetzt wurde, ungelesen löscht. Er möchte gar nicht erst in Kopie gesetzt werden. Es hat einige Zeit gedauert, bis alle Mitarbeiter dies beherzigt haben, aber dann hat es funktioniert.

Welche Möglichkeiten Sie haben, die CC-Mails von den An-Mails zu trennen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

 

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Sie kennen die Funktionen „Regel“ und „Bedingte Formatierung“ in Outlook noch nicht?

Im folgenden Blog-Artikel habe ich die Regeln bereits erklärt: Outlook-Regeln einrichten

Wie Sie Mails im Posteingang mit der bedingten Formatierung anders einfärben und weitere Tipps zu Outlook finden Sie in meinem Handbuch: Outlook-Handbuch (kostenpflichtig)

So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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Wie Sie ihren Chef durch seine Meetings navigieren

In diesem 3. Teil zum Thema „Wie führe ich meinen Chef“ gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie die Besprechungstermine Ihres Chefs besser koordinieren.

Ein Besprechungstermin jagt den nächsten…

Natürlich hat Ihr Chef viele Meetings. Ich kenne Führungskräfte, die von 8:00 bis 18:00 Uhr in Besprechungen sitzen. Da wäre mein erster Tipp, dass Sie Ihren Chef dazu bringen, diese vielen Termine zu hinterfragen. Muss er wirklich zu jeder Besprechung? Könnte auch sein Stellvertreter oder ein anderer Mitarbeiter, der besser im Thema ist, diesen Termin wahrnehmen? Aber das ist eigentlich ein anderes Thema…

Die Herausforderung für Sie an Sekretärin bzw. Assistentin ist, die Termine zu koordinieren. Dazu gehört auch, dass Sie im Namen Ihres Chefs zu Besprechungen einladen und es dann nicht immer einfach ist, mit allen Teilnehmern einen gemeinsamen Termin zu finden. Und wenn Sie den endlich gefunden haben, dann fehlt „nur“ noch ein Raum…

Besonders ärgerlich ist es, wenn dann die Termine länger dauern, als geplant und sich die nachfolgenden Termine verschieben. Dann wissen Sie schon, das Sie den Rest des Tages eigentlich nichts anderes mehr machen können, als alle darüber zu informieren und zu vertrösten.

Kollegen stehen in Ihrem Sekretariat bereits Schlange, weil jeder den Chef „nur kurz“ sprechen möchte. Und am Ende des Tages gehen Sie unzufrieden in den Feierabend.

Technische Voraussetzungen für eine bessere Kalenderverwaltung

Um Termine zu- und absagen und verschieben zu können benötigen Sie als Sekretärin/Assistentin die Freischaltung für den Kalender Ihres Chefs. Und zwar nicht nur lesenden Zugriff, sondern die Möglichkeit, die Termine zu bearbeiten. So können Sie im Namen Ihres Chefs handeln.

Damit Sie besser wissen, welche Termine im Zweifel verschoben werden dürfen und welche absolut fest sind, könnten Sie entweder darüber in Ihrer morgendlichen Runde darüber sprechen (mehr dazu hier) oder ein Farbkonzept entwickeln. Dann färbt Ihr Chef über die Kategorien die Termine anders ein, die fest sind und nicht von Ihnen verschoben werden dürfen.

Mehr Zeit zwischendurch

Damit Sie nicht in Hektik geraten, wenn ein Termin 10 min. länger dauert, empfehle ich Ihnen Pufferzeiten zwischen den Terminen einzuplanen. Die Besprechungen sollten also nicht „back-to-back“ liegen. Grober Richtwert: Zwischen zwei Terminen sollten 30 min. Puffer sein.

So hat auch Ihr Chef die Möglichkeit, sich gedanklich auf den nächsten Termin einzustellen oder zwischendurch Mails zu lesen.

Außerdem sollten Sie ganz bewusst Zeiten für Büroarbeit für Ihren Chef reservieren. So hat er die Möglichkeit auch tagsüber Aufgaben zu bearbeiten und muss nicht erst nach 18:00 Uhr damit beginnen. Diese Bürozeiten können Sie als Serientermin für jeden Wochentag eingeben (z.B. morgens und mittags jeweils eine Stunde; gerne auch am Nachmittag noch einmal).

Auch Zeiten für Mitarbeitergespräche sollten Sie einplanen. Das hat für alle Seiten Vorteile: Ihr Chef nimmt sich regelmäßig Zeit für seine Mitarbeiter und delegiert Aufgaben nicht nur „zwischen Tür und Angel“. Die Mitarbeiter müssen dem Chef nicht auflauern und nicht ihn auf dem Weg zwischen zwei Terminen abfangen, sondern können Themen sammeln und dann in der Zeit, die für sie reserviert ist, diese in Ruhe klären. Und das Sekretariat ist nicht so voll mit wartenden Kollegen, die Sie dann, weil sie nicht unhöflich sein wollen, in ein Gespräch verwickeln (und damit Sie von Ihrer Arbeit abhalten). Außerdem müssen Sie nicht mehr mehrmals am Tag die Frage beantworten, ob der Chef mal kurz Zeit hat und wann er denn wieder im Büro ist.

Wenn ein Meeting dann doch mal länger dauert…

… sollten Sie als Sekretärin/Assistentin der „Zeitwächter“ sein. Das bedeutet, dass Sie bei einem Gespräch, dass im Büro des Chefs stattfindet, 5 min. vor Schluss kurz stören und darauf hinweisen, dass alle langsam zum Schluss kommen sollten. Und dann, wenn die Zeit für den Termin abgelaufen ist, gehen Sie wieder in das Büro hinein und beenden freundlich, aber bestimmt die Besprechung. So verhindern Sie, dass sich die nachfolgenden Termine verschieben. Natürlich benötigen Sie von Ihrem Chef die Erlaubnis für dieses Vorgehen. Aber ich denke, die Vorteile sollten überzeugen.

Diese Tipps können Sie sich auch noch einmal in dem folgenden Video ansehen:

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Woher wissen Sie, was im Moment wichtig ist?

Dies ist der 2. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“. Jetzt geht es um die Priorisierung von Mails, Aufgaben, Terminen und Anrufen.


Im 1. Teil dieser Serie habe ich Ihnen als Sekretärin bzw. Assistentin empfohlen, mit Ihrem Chef zu klären, wie Sie ihn unterstützen können. Was ist Ihre Aufgabe, wofür haben Sie die Verantwortung und was ist Ihre Rolle.

Hier geht’s zum 1. Teil: Wie führe ich meinen Chef?

Aber kennen Sie auch die Prioritäten?

Nur wenn Sie wissen, was im Moment wie wichtig ist, werden Sie die richtigen Entscheidungen treffen können.

Dann wird es Ihnen leicht fallen zu erkennen, welcher Termin verschoben werden darf und welcher nicht.

Sie wissen auch, welchen Anrufer Sie auf alle Fälle sofort durchstellen sollen und wen Sie besser abwimmeln.

Sie sind nur dann auch in der Lage, den E-Mail-Posteingang des Chefs durchzuarbeiten, Mails selbständig an die richtige Person weiterzuleiten, andere zu löschen und die wirklich wichtigen Mails zu markieren, damit Ihr Chef weiß, dass er sie noch lesen und beantworten muss.

Wenn ich Sekretärinnen danach frage, woher sie wissen, was wichtig ist, dann höre ich oft: „Das weiß ich. Ich bekomme ja mit, was so läuft.“

Aber liegen Sie damit immer richtig? Gibt es nicht doch auch hier und da Unsicherheiten?

Die Lösung: Sprechen Sie miteinander.

Sie denken jetzt vielleicht: „Das tun wir doch den ganzen Tag.“

Aber das meine ich nicht. Ich empfehle Ihnen mit Ihrem Chef ein tägliches Briefing durchzuführen. Idealerweise findet das Gespräch gleich morgens statt. Sie können sich dann gemeinsam darüber austauschen, was heute anliegt. Ihr Chef berichtet Ihnen vielleicht noch von einer späten Besprechung, Sie können ihn an wichtige Termine erinnern und  Sie erfahren dadurch auch die aktuellen Prioritäten (denn die ändern sich ja ständig – oder?).

Sie sollten dieses Gespräch persönlich führen (also nicht per Mail). In Ausnahmefällen können Sie auch telefonieren (z.B. wenn der Chef bereits mit dem Auto zu einem Termin fährt). Einfacher ist es aber, wenn Sie gemeinsam in seinen Terminkalender sehen und auch spezielle Mails zusammen durchgehen können.

Wahrscheinlich benötigen sie nur 10-15 Minuten. Aber diese exklusive Zeit, stellt auch eine Wertschätzung Ihrer Rolle dar. Oder anders gesagt: Sie als Sekretärin bzw. Assistentin sind es Wert, dass sich Ihr Chef diese Zeit für Sie nimmt. Machen Sie das ruhig deutlich.

Ein guter Nebeneffekt: Sie bekommen die aktuelle Stimmungslage mit und können besser einschätzen, ob ihr Chef heute mehr Ruhe benötigt oder sogar bestimmte Kollegen besser nicht mit ihm telefonieren…

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Wie führe ich meinen Chef?

Der Chef führt seine Mitarbeiter – und wer führt den Chef?

Haben Sie als Sekretärin oder Assistentin manchmal das Gefühl, jemand müsste Ihren Chef führen? Dann sind Sie damit nicht alleine. Ich höre häufig von Sekretärinnen, dass es immer wieder zu Problemen im Büroalltag kommt.

Mitarbeiter stehen bei Ihnen im Sekretariat Schlange, weil sie einige Punkte mit dem Chef zu klären haben, aber der sitzt seit einer halben Stunde mit einem Kollegen zusammen in seinem Büro und bespricht Themen, die eigentlich nur ganz kurz dauern sollten.

Gleichzeitig steht auch schon der nächste Besprechungstermin an. Was tun Sie? Die Mitarbeiter auf später vertrösten und den Besprechungstermin kurzfristig verschieben?

Das Telefon klingelt natürlich auch die ganze Zeit. Wen müssten Sie durchstellen, zu wem schreiben Sie eine Telefonnotiz auf?

Was ist dringend? Was ist wichtig?

Wenn Sie noch neu sind, fällt es Ihnen am Anfang noch schwer, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Mit der Zeit funktioniert es besser. Dennoch ist Ihr Chef manchmal verärgert, weil Sie aus seiner Sicht etwas falsch eingeschätzt haben.

Ihr Chef erhält sicherlich 100 Mails am Tag, oder sogar mehr. Er kommt gar nicht mehr dazu, alles zu lesen, weil er viel Zeit in Besprechungen verbringt. Sie sollen ihm dabei helfen, aber wie?

 

Herausforderungen für die Sekretärin bzw. Assistentin

Sie sollen Ihren Chef unterstützen, aber es ist unklar wie. Vielleicht haben Sie mit Ihrem Chef zu Beginn kurz darüber gesprochen, was Sie tun sollen. Da fielen ein paar Stichworte. Aber sind Sie sich sicher, dass sie beide darunter dasselbe verstehen? Oder hat er ganz andere Vorstellungen zu Ihrem Job, als Sie?

Ist Ihnen auch klar, welche Erwartungen Ihr Chef an Sie hat? Ich meine das ganz konkret. Haben Sie Details geklärt? Zum Beispiel, wie bestimmte Unterlagen von Ihnen aufbereitet werden sollen.

Wenn Sie solche Punkte nicht klären, kommt es häufig zu Abstimmungsproblemen. Das kostet dann allen Beteiligten nur unnötig Zeit und Energie.

 

Daher ist es aus meiner Sicht sehr wichtig, dass Sie Ihre Rolle klären.

Meine Tipps dazu stelle ich Ihnen in dem folgenden Video vor:

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