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Schnellanalyse für bessere Tabellen

Langweilige Zahlenkolonnen müssen nicht sein

Excel ist ein tolles Programm, um umfangreiche Zahlen und Daten zu verwalten. Aber manchmal sind es einfach viel zu viele Informationen. Es ist dann nicht so einfach, die wesentlichen Aussagen herauszufinden.

Besser wäre es, sofort erkennen zu können, wie sich z.B. die einzelnen Vertriebsgebiete in den letzten Monaten entwickelt haben. Oder welches Produkt am Besten verkauft wurde.

Dabei helfen Farben, Skalen, Symbole und Diagramme.

Mit der Schnellanalyse schnell Ergebnisse erzielen

Es gibt ja immer mehrere Wege, die zum Ziel führen…

Entweder, Sie kennen sich bereits gut mit Excel aus und haben etwas Zeit, dann können Sie natürlich ein Diagramm erstellen und dies nach Ihren Wünschen gestalten. Oder Sie nutzen die bedingte Formatierung, um besondere Werte herauszuheben.

Oder, Sie haben keine Zeit und sind noch etwas ungeübt mit Excel, dann nutzen Sie einfach die Funktion „Schnellanalyse“. Dort gibt es fertige Vorschläge für Sie, die Sie einfach auswählen – fertig. Die Ergebnisse können sich sehen lassen und Sie können Ihren Chef damit beeindrucken, wie leicht Ihnen das von der Hand geht.

Oder Sie nutzen die gewonnene Zeit einfach für wichtigere Aufgaben.

Welche Gestaltungsmöglichkeiten Sie haben und wo Sie die Funktion finden, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Wie Sie die Farbe von Dateiordnern ändern können

Farben geben Orientierung

Ich habe auch schon in anderen Blog-Artikeln darauf hingewiesen, dass es sinnvoll ist, sich ein Farbkonzept für die Papierablage zu überlegen. Sie und Ihre Kollegen finden Informationen einfach schneller, weil ein weiteres Kriterium hinzukommt.

Ich habe mir diese Möglichkeit immer auch für die Dateiablage gewünscht. In einem anderen Artikel habe ich bereits gezeigt, wie Sie andere Symbole verwenden können, aber mir würde es häufig bereits ausreichen, wenn das Ordnersymbol bleibt und nur eine andere Farbe erhält.

Die Farbe von Dateiordnern ändern

Ich habe nun zwei kostenlose Software-Programme gefunden, die genau dies ermöglichen.

Beim FolderColorizer können Sie nach der Installation mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und die Farbe ändern.

Der FolderMarker kann noch mehr: Hier haben Sie die Möglichkeit, die gelben Dateiordner mit kleinen Symbolen zu versehen.

Im folgenden Video stelle ich Ihnen beide Programme kurz vor. Ich habe den FolderMarker selbst installiert und zeige Ihnen, wie es funktioniert.

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Excel: Symbole verwenden

Vielleicht haben Sie es schon mal bei Ihren Kollegen gesehen: es gibt die Möglichkeit, Zahlen mit Symbolen zu versehen, die die Aussagekraft der Zahl unterstützen. Dies können Pfeile sein, die nach oben (Aussage: die Entwicklung ist positiv verlaufen) oder nach unten (Aussage: die Entwicklung ist negativ verlaufen) zeigen, oder auch farbige Balken. Diese Symbole werden mit den Zahlen zusammen in einer Zelle dargestellt und peppen eine einfache Liste optisch auf.

Die Funktion, die dahinter steckt nennt sich „bedingte Formatierung“ und dann entweder „Datenbalken“ oder „Symbolsätze“. Es geht sehr einfach. Mit nur 3 Klicks können auch Sie Ihre Tabellen entsprechend gestalten.

Wie das geht, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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