Beiträge

Die agile Organisation

Zusammenarbeit im Team

Vielleicht haben Sie schon einmal von der agilen Organisation gehört. Was verbirgt sich dahinter? Wie organisieren sich die Teams? Wie funktioniert Führung in einer solchen Organisation? Und was sind die Vor- und Nachteile der agilen Organisation?

Diese Fragen beantworte ich in diesem Video:

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Checkliste Telefonkonferenz

Eine Telefonkonferenz funktioniert nicht wie eine normale Besprechung. Es gibt bestimmte Dinge zu beachten, die mit der Technik zusammenhängen, aber auch mit der Tatsache, dass die Besprechungsteilnehmer sich nicht sehen.

Dies bringt einfach besondere Herausforderungen mit sich: man kann nicht erkennen, wer als nächstes etwas sagen möchte, außerdem erkennt man nicht sofort, wer gerade spricht und es kann auch schnell dazu kommen, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen.

Probleme, die durch die Technik auftreten können, sind z.B. eine schlechte Tonqualität oder die verzögerte Übermittlung insbesondere bei Gesprächen aus dem Ausland.

Damit die Telefonkonferenz trotzdem gut gelingt, habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die ich in diesem Video vorstelle:

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Die wichtigsten Punkte finden Sie auch in dieser Präsentation:

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Die Checkliste können sie sich herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:

Download Checkliste

Effizient arbeiten mit OneNote – PDF

Der Gastartikel zu OneNote von Julia Poetsch (Geliebte Ordnung) war so lang, dass ich ihn thematisch aufgeteilt habe. In diesem letzten Teil beschreibt sie, wie man PDF-Dateien einbinden kann und sie in editierbare Texte umwandelt.

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Spezialfunktion: PDF-Dateien in editierbare Texte umwandeln

Eine nette Zusatzfunktion von OneNote ist die Möglichkeit, PDF-Dokumente weiterzuverarbeiten. Diese lassen sich in OneNote importieren, um z.B. die Texte darin zu editieren. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass auf Ihrem Rechner ein PDF-Anzeigeprogramm, wie z.B. der kostenlose Adobe Reader, installiert sind.

So importieren Sie PDFs in OneNote: Klicken Sie auf den Tab Einfügen und dann Dateiausdruck. Es öffnet sich ein Fenster, in dem sie zum gewünschten PDF-Dokument navigieren. Wählen Sie es aus und klicken auf Einfügen. Falls das PDF größer ist, kann es einige Zeit dauern, bis OneNote es fertig geladen hat.

PDFimport1

Falls Sie eine solche Fehlermeldung bekommen, kann Ihr Rechner kein PDF-Anzeigeprogramm zum Lesen von PDFs finden bzw. die Verknüpfung zwischen dem Dateityp PDF und Adobe Reader o.Ä. fehlt.

FehlermeldungPDFimport

Um den Fehler zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sehen Sie nach, ob Sie Adobe Reader auf dem Rechner installiert haben. Falls das Programm fehlt, können Sie es hier beim Hersteller kostenlos herunterladen und installieren.

2. Nach Installation von Adobe Reader öffnen Sie das Programm, klicken auf Bearbeiten, wählen ganz unten Voreinstellungen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie die ersten Kategorie Allgemein und klicken Sie ganz unten auf den Button Standard-PDF-Programm auswählen. Nach Bestätigung mit OK dürfte die Verknüpfung hergestellt sein. Falls nicht, eventuell noch mal neu starten.

Adobereader

Und so sieht es aus, wenn ein PDF erfolgreich in OneNote geladen wurde:

ImportiertesPDF

Hat OneNote das PDF vollständig geladen, können Sie die Texte zur Bearbeitung in Word o.Ä. übernehmen. Dazu markieren Sie den gewünschten Bereich oder die gesamte Seite (Strg + A) und machen einen Rechtsklick. Wählen Sie Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Öffnen Sie im Anschluss Word und fügen den Text mit Strg + V ein. Das Ganze funktioniert natürlich auch andersherum und Sie können die fertig editierten Texte wieder zurück in OneNote laden.

PDF-Textkopieren

Um das gesamte PDF zu kopieren, klicken Sie auf Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren. Falls das PDF sehr umfangreich ist, kann es allerdings sein, dass Sie nicht das gesamte Dokument in der Zwischenablage speichern können, weil der Speicherplatz von OneNote zu klein dafür ist.

 

Julia Poetsch

 

Zur Autorin

Julia Poetsch ist Gründerin von Geliebte Ordnung . Sie unterstützt als Ordnungscoach Singles, Familien und Senioren dabei, Ordnung in Haushalte und Büros zu bringen. Als ehemalige Projektmanagerin im Marketing hat sie über sechs Jahre Erfahrung im Leiten von Projektteams und liebt es deshalb, wenn Struktur auch im Büro Einzug hält.

Mehr PEP im Team

»Mehr PEP im Team!« basiert auf dem erfolgreichen Personal Excellence Program und zeigt, dass gerade im Team die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich ist: Effektivität ist nur dann möglich, wenn der Einzelne und die Gruppe Hand in Hand arbeiten. Die Autoren stellen sieben Produktivitätsfaktoren vor, mit denen Manager aller Ebenen lernen, worauf es beim Leiten eines Teams ankommt und wie sie ihre Mitarbeiter zu mehr Motivation und Erfolg führen. Das Ziel heißt: Mehr leisten mit weniger Aufwand!

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Neue Ablagestruktur auch beim "Tatort" ein Thema

Vielleicht haben Sie auch am Sonntag (29.01.12) den Tatort „Schmuggler“ in der ARD gesehen.

Dort hat eine neue Sekretärin die Papierablage neu sortiert. Vorher lagen alle Zeugenaussagen zu einem Fall direkt beim Fall. Sie hat die Ablagestruktur verändert, sodass die einzelnen Zeugenaussagen unter den Namen der Zeugen zu finden sind. Die Kommissare finden dieses neue System aber unpraktisch, da sie nun mehrere Ordner aus dem Regal ziehen müssen, um sich einen Überblick über den Fall zu verschaffen. Die Sekretärin hat durch ihr neues System zwar die Anzahl der Ordner verringern können, aber die Kommissare müssen mehr Zeit beim Suchen verwenden.

Was lernen wir daraus?

  1. Eine Sekretärin sollte nicht ohne Absprache mit den Kollegen die Ablagestruktur verändern (das gilt auch für Führungskräfte oder andere Kollegen – auch wenn es nur gut gemeint ist).
  2. Wichtig für den Aufbau einer sinnvollen Ablagestruktur ist die Frage, wie später nach den Informationen gesucht wird. (im Tatort: man wird sich wahrscheinlich in ein paar Jahren noch an den Fall, aber nicht an die Namen der einzelnen Zeugen erinnern, daher ist es besser, alle Zeugenaussagen zum Fall abzuheften)
  3. Manchmal ist es besser mehr Zeit für das Ablegen von Informationen zu verwenden, wenn später diese Informationen schneller gefunden werden können.

Was kann man tun, wenn eine Datei/Information in verschiedene Ordner passt?

  • in Papier: ein Blatt Papier in den anderen Ordner abheften mit dem Hinweis, wo das Original liegt (man muss nicht alles kopieren, sondern kann auch Schmierpapier dafür verwenden)
  • in Dateien: die Datei in einem Ordner ablegen und eine Verknüpfung zu dieser Datei in den anderen Ordner schieben.

 


Mehr Informationen zur Verbesserung der Teamablagen erhalten Sie, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

Mehr Informationen

Suchen Sie noch, oder finden Sie schon?

Ordnerstruktur

Heute geht es um die Dateiablage auf dem Teamlaufwerk. Wie sieht es da bei Ihnen aus? Müssen Sie immer wieder Dateien suchen, auch wenn Sie sie erst vor kurzem abgelegt haben? Oder gucken Sie schon gar nicht mehr auf das Teamlaufwerk, sondern speichern Ihre Dateien auf dem persönlichen Laufwerk, da Sie sie dort schneller finden?

Oft sehe ich auf dem Teamlaufwerken eine wilde Mischung aus verschiedenen Ordnern:

  • Ordner von Mitarbeitern, die schon seit 5 Jahren ausgeschieden sind
  • thematische Ordner
  • „Schriftverkehr“
  • „Sonstiges“
  • „Präsentationen“
  • „Word“
  • etc.

Oft ist die Ordnerstruktur organisch über die Jahre gewachsen. Meißtens findet man auch doppelte Ordner, oder Ordner mit gleichem Inhalt aber unterschiedlichem Namen. Letztendlich entsteht das, weil irgendwann jemand nicht wußte, wo er seine Datei ablegen soll und deshalb einfach einen neuen Ordner angelegt hat.

Es lohnt sich, die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk zu verbessern, denn dann können Sie eine echte Wissensbasis aufbauen, wo alle Mitarbeiter notwendige Informationen finden.

Mein Tipp: setzen Sie sich mit allen Mitarbeitern aus der Abteilung/dem Team zusammen und entwickeln gemeinsam eine neue Ablagestruktur. Nur so kann sich jeder einbringen und weiß hinterher auch, wo was abgelegt werden soll.

Oft erlebe ich, dass dabei herauskommt, dass die Mitarbeiter alle unterschiedlich arbeiten und jeder irgendwelche Vorlagen selbst erstellt hat, die die Kollegen gar nicht kennen, aber gut gebrauchen können. D.h. über das Thema  Ordnerstruktur ergeben sich auch häufig Diskussionen darüber, wie man arbeitet. Das kann sehr spannend werden…

Weitere Tipps zum Aufbau der Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk werde ich demnächst hier in meinem Blog einstellen.


In meinem All-in-one-Paket zeige ich Ihnen, wie Sie in nur 3 Stunden die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk optimieren. Für mehr Informationen dazu auf den folgenden Button klicken:

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Erstellen Sie ein Office-Handbuch

Buch

 

In meinem heutigen Beitrag geht es um Regelungen zur Arbeitsweise im Team.

Wann haben Sie sich das letzte Mal zurückgelehnt und sich Gedanken dazu gemacht, wie die Mitarbeiter im Team arbeiten? Noch nie? Das erlebe ich bei meinen Kunden häufig. Das Tagesgeschäft und die Projektarbeit gehen natürlich vor. Vielleicht haben Sie sich auch schon mal vorgenommen, die Dateiablage auf dem Teamlaufwerk neu zu strukturieren und das Chaos aufzuräumen. Oder es ist Ihnen aufgefallen, dass der Text in der Abwesenheitsmitteilung bei jedem Mitarbeiter anders lautet. Liegen diese Themen bei Ihnen auf dem Stapel „das müsste ich mal angehen“ oder „das mache ich, wenn ich mal Zeit habe“?

Packen Sie’s an und erstellen gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein Office-Handbuch!

Legen Sie Standards zur Arbeitsweise fest. Auch die vielen kleinen Dinge, die selbstverständlich scheinen. Hören Sie dabei auch auf die Meinung von neuen Mitarbeitern, denn für die ist es noch nicht so lange her, dass sie sich ins Team eingefügt haben.

Welche Themen so ein Office-Handbuch beinhalten sollte, erfahren Sie im weiteren Verlauf dieses Blogs.