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Einfach Projekte managen mit Asana

In diesem Blog-Artikel stelle ich Ihnen ein weiteres Tool vor. Asana hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, Fristen einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen. Planen Sie Projekte effektiver, erfassen Sie die Prioritäten Ihres Teams und halten Sie alle auf dem Laufenden. Auf diese Weise können Sie schneller bessere Arbeit leisten.

Asana ist eine weitere App, die Sie in TEAMS einfügen können. In Asana verwalten Sie dann alle Projektaufgaben und Meilensteine und können die Zusammenarbeit im Projektteam verbessern.

Einen Überblick über diese Software gebe ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Die Aufgabenplanung

In Asana können Sie ganz einfach eine neue Aufgabe anlegen, einen Verantwortlichen zuweisen, eine Frist festlegen und weitere Informationen hinzufügen. Sie haben aber auch die Möglichkeit Dateien an eine Aufgabe anzuhängen und die Kollegen bitten, diese zu überprüfen und Ihnen Feedback dazu zu geben.

Die Ansichten

Es gibt in Asana verschiedene Möglichkeiten, einen Überblick über das Projekt zu erhalten:

  • Liste: Hier werden alle Aufgaben aufgeführt. Sie erkennen den Verantwortlichen, die Frist, den Status und können weitere Spalten hinzufügen.
  • Board: Hier können Sie alle Aufgaben z.B. als Kanban-Board anzeigen lassen. Auch im Board haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach neue Aufgaben hinzuzufügen, oder diese zu verschieben. Mehr dazu…
  • Zeitleiste: Um Abhängigkeiten besser erkennen zu können, bietet sich die Zeitleiste an, das vergleichbar mit einem Gantt-Chart ist. Auch in dieser Ansicht, können Sie ganz einfach Fristen verschieben. Mehr dazu…
  • Kalender: Mit Hilfe des Kalenders verschaffen Sie sich einfach einen Überblick, welche Aufgaben für den heutigen Tag geplant sind. Sie erkennen also, welches Projektmitglied an welcher Aufgabe arbeitet bzw. arbeiten sollte.

Automatisierungsmöglichkeiten

In Asana können Sie über Regeln Aufgaben automatisieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass bestimmte Prozesse wie geplant ablaufen. Hierfür stehen Ihnen einige Vorlagen zur Verfügung: Automation

Asana können Sie mit mehreren anderen Anwendungen, wie z.B. Cloud-Anbieter, Zeiterfassungssysteme, Kommunikationssysteme oder auch Formularanbieter verbinden. Eine Übersicht finden Sie hier (klick).

Das komplette Handbuch zu Asana finden Sie hier (klick).


Wie ist Ihre Erfahrung mit Asana? Welche Möglichkeiten und Funktionen gefallen Ihnen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Alles an einem Ort mit TEAMS

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente.

Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). 

Mehrere Projektteams im Blick

In der Software Teams können Sie verschiedenen Teams beitreten, die in Ihrem Unternehmen angelegt sind, oder ein eigenes Team erstellen.

Wenn in Ihrem Unternehmen bereits intensiv mit Teams gearbeitet wird, gibt es wahrscheinlich viele Gruppen in dieser Software. Aber es sind nur einige Gruppen tatsächlich für Sie relevant, bzw. Sie sind nur Mitglied in bestimmten Gruppen.

Wenn Sie links in der Leiste auf das 3. Icon klicken (Teams), dann werden Ihnen Ihre Teams aufgelistet. Hier können Sie von einem Team zum anderen wechseln.

Ist ein Team im Moment nicht mehr für Sie relevant, dann klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Teamnamen und wählen im Kontextmenü „Ausblenden“. Oder Sie verlassen das Team, dies sollte aber mit dem Team- bzw. Projektleiter abgesprochen sein.

Team anlegen, beitreten und verwalten

Die Registerkarten

Sie können zu jedem Team verschiedene Registerkarten hinzufügen.

Klicken Sie dafür einfach auf das Plus-Zeichen.

Sie haben die Möglichkeit, Dateien hinzuzufügen, Videos, ein Wiki oder auch weitere Apps. Die Auswahl an Apps ist sehr groß. Ich werde hier in meinem Blog einige davon in den nächsten Beiträgen vorstellen. Gerade weil die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt erscheinen, sollten Sie sich in Ihrem (Projekt-)team absprechen, was überhaupt für Sie sinnvoll ist.

Inhalte mit Registerkarten strukturieren

Unterhaltung statt E-Mail

Nachdem Sie Ihr Team eingerichtet haben, verläuft die Kommunikation untereinander eher unkonventionell. Statt alle Teammitglieder per Mail über Änderungen und Neuerungen zu informieren, werden einige Aktivitäten in den Beiträgen protokolliert (hier: Meike Kranz hat Trello zum Team hinzugefügt.).

Jedes Teammitglied hat dann die Möglichkeit, die Inhalte zu kommentieren. Dies funktioniert wie ein Chat, d.h. die Kommentare sind eher kurz gehalten und Sie können z.B. Emojis hinzufügen.

Unterhaltungen

Mein Fazit

Mir gefällt Teams gut. Es bietet neue und andere Möglichkeiten, ein Projekt zu managen. Mir gefällt auch, dass ich bei Teams alles, was zum Projekt gehört, an einem Ort habe. Ich muss also nicht mehr zwischen der Dateiablage und E-Mails, zwischen Präsentationen und Kommentaren dazu, zwischen Protokollen und To-Do-Listen hin- und her wechseln.

Aber die Herausforderung liegt aus meiner Sicht in der Begrenzung. Einerseits sollte sich das Team darauf verständigen, welche zusätzlichen Apps genutzt werden sollen. Andererseits sind Regeln zur Kommunikation absolut notwendig. Denn jedes Teammitglied sollte eigentlich alle Kommentare in den Beiträgen verfolgen und sich, wenn notwendig, einbringen. Dies kann aber zu einem riesengroßen Zeitfresser und Stressfaktor werden. Wer nun nicht nur ständig ins E-Mail-Postfach sieht, um keine Mail zu verpassen, sondern auch noch die Chatverläufe der verschiedenen Projektteams im Blick behalten will, kommt nicht mehr zu seiner eigentlichen Arbeit.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Teams? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

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