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Bedingte Formatierung in Excel

In diesem Video geht es um den nächsten Schritt, um meine To-Do-Liste etwas aufzupeppen. Im ersten Schritt habe ich mit Hilfe einer Formel den Status der Aufgabe berechnen lassen. Bei überfälligen Aufgaben steht nun in der Zelle das Wort „überfällig“. Wenn einige Aufgaben als „erledigt“ gekennzeichnet sind, dann fallen die überfälligen Aufgaben nicht sofort auf. Daher möchte ich nun im zweiten Schritt die Zellen, in denen das Wort „überfällig“ steht, rot einfärben.

Dies geht mit der sogenannten „bedingten Formatierung“. D.h. ich kann festlegen, dass die Zelle auf eine bestimmte Art formatiert wird (in meinem Fall eine rote Füllung), wenn eine Bedingung erfüllt ist. Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie überfällige Aufgaben schnell erkennen

Heute startet eine 3-teilige Serie, in der ich Ihnen zeige, wie Sie eine einfache To-Do-Liste in Excel etwas aufpeppen können.

In diesem ersten Teil erkläre ich Ihnen, wie Sie mit Hilfe einer Formel anzeigen lassen können, welche Aufgaben überfällig sind. Dafür benötigt man die Funktion „Heute“, die ich im vorhergehenden Artikel bereits gezeigt habe. Wir rechnen also dieses Mal mit „Heute“, damit tagesaktuell festgestellt werden kann, welche Aufgabe heute überfällig ist.

Dies geht mit der Wenn-Dann-Funktion. Ich weiß, dass viele Menschen Angst vor dieser Funktion haben, weil sie so kompliziert erscheint. Aber sie ist ganz einfach. Sie funktioniert nach folgender Logik: wenn eine Bedingung erfüllt ist, soll Excel in die Zelle etwas hineinschreiben, wenn diese Bedingung nicht erfüllt ist, soll Excel in die Zelle etwas anderes hineinschreiben. Die einzelnen Schritte (Prüfung – Dann – Sonst) werden mit Semikolon getrennt. Wichtig ist, dass Sie keine Leerzeichen dazwischen einfügen, sondern die Formel in einem Rutsch schreiben.

In unserem Fall soll Excel, wenn das das heutige Datum größer ist, als das Fälligkeitsdatum der Aufgabe, in die Zelle das Wort „überfällig“ schreiben, und ansonsten (wenn also das heutige Datum nicht größer ist, als das Fälligkeitsdatum der Aufgabe) ein Leerzeichen.

Die Formel, die Sie in die Zelle eintragen müssen habe ich im Video erklärt, aber ich schreibe sie hier nochmal hin, damit Sie sie einfach kopieren können. Sie lautet:

=wenn(heute()-C5>0;“überfällig“;“ „)

Nachdem ich das Video aufgenommen habe, fiel mir ein, dass man die Formel auch etwas vereinfachen kann, damit sie etwas logischer ist. Sie können auch folgendes schreiben:

=wenn(heute()>C5;“überfällig“;“ „)

Vielleicht fragen Sie sich, wie Excel mit einem Datum rechnen kann. Es funktioniert, weil Excel jedes Datum in eine Zahl umwandelt, nämlich die Anzahl der Tage, die seit dem 0.0.1900 vergangen sind. Excel ermittelt also im Hintergrund die Anzahl der Tage vom 0.0.1900 bis heute und vom 0.0.1900 bis zum Datum, das in der Zelle C5 steht. Und damit kann man rechnen.

Hier also das Video, in dem ich die Formel erkläre:

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Einen Gang runterschalten in der Adventszeit

Adventsbeleuchtung

Wie geht es Ihnen in diesen Tagen der Vorweihnachtszeit? Haben Sie sich schon auf Weihnachten eingestimmt? Haben Sie schon einen Gang runtergeschaltet und blicken zufrieden auf das Jahr zurück?

Oder ist dies eher eine stressige Zeit für Sie, in der Sie noch Weihnachtsgeschenke einkaufen müssen, von einer Weihnachtsfeier zur nächsten hetzen, zwischendurch sich noch schnell mit Freunden oder Kollegen auf dem Weihnachtsmarkt auf einen Glühwein treffen und im Büro noch schnell die letzten offenen To-Dos aus den diversen Projekten erledigen und dafür die eine oder andere Überstunde machen.

Eine Trainingsteilnehmerin hat mir vor ein paar Tagen erzählt, dass sie jetzt abends immer Sterne aus Papier faltet. So kommt sie zur Ruhe, macht etwas sinnvolleres als Fernsehgucken, dekoriert ihre Wohnung weihnachtlich und hat auch noch kleine Geschenke für Freunde und Verwandte.

Was machen Sie, um einen Gang runterzuschalten und sich in Weihnachtsstimmung zu bringen?

Planen mit der ALPEN-Methode

ALPEN

Heute möchte ich Ihnen die ALPEN-Methode vorstellen, mit der Sie Ihren Tagesplan erstellen können. Die einzelnen Buchstaben stehen für die jeweiligen Vorgehensweisen, die notwendig sind:

A – Aufgaben auflisten (alle Aufgaben des Tages, erstmal unsortiert, auflisten)

L – Länge der Aufgaben einschätzen (wieviel Zeit werden Sie voraussichtlich für die Erledigung der Aufgabe benötigen?)

P – Pufferzeiten einplanen (Tipp: verplanen Sie nur 60% Ihres Tages, sodass noch genug Zeit für Unvorhergesehenes bleibt)

E – Entscheiden, was wichtig ist (Prioritäten setzen, ggf. Aufgaben delegieren)

N – Nachprüfen, welche Aufgaben erledigt sind (abhaken und offene Aufgaben für die nächsten Tage übertragen)

Mit dieser Methode können Sie natürlich auch Ihre Woche planen oder sie für Ihr Projektmanagement nutzen.

Adé altes Jahr – hallo neues Jahr

Jahresbeginn

Ich will nicht melancholisch werden, aber das Jahr 2012 neigt sich langsam dem Ende zu. Bald beginnt ein neues Jahr mit vielen guten Vorsätzen.

Falls Sie nicht daran glauben, dass in vier Tagen die Welt unter geht oder Sie dann am Samstag feststellen, dass die Welt nicht untergegangen ist, dann sollten Sie die Zeit „zwischen den Jahren“ dafür nutzen, sich vom alten Jahr zu verabschieden und sich innerlich auf das neue Jahr einzustellen.

Daher empfehle ich Ihnen, sich ein paar Minuten Ruhe zu gönnen und auf einen Zettel aufzuschreiben, was in 2012 gut funktioniert hat, was Sie erreicht haben, worauf  Sie stolz sind. In einer zweiten Spalte notieren Sie dann, was nicht so gut gelaufen ist, die noch offen sind oder die Sie gar nicht angefangen haben. Versuchen sie herauszufinden, woran das gelegen hat. Streichen Sie nun alle Dinge, die Sie nicht mehr erledigen wollen. Es ist wichtig, sich dafür bewußt zu entscheiden. So können Sie das alte Jahr abschließen.

Nun nehmen Sie sich einen neuen Zettel und listen dort alle Dinge auf, die Sie im nächsten Jahr erreichen wollen. Aber Achtung: bleiben Sie realistisch! Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Und schreiben Sie nur die Dinge auf, auf die Sie sich wirklich freuen. Gut ist es auch, wenn Sie nur positive Formulierungen verwenden. So stellen Sie sich innerlich auf das neue Jahr ein.

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Cover Ziele

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Entschleunigung: To-Do-Listen

Legen Sie realistische To-Do-Listen an, in die auch Kleinigkeiten aufgenommen werden (z.B. über die Aufgaben und Nachverfolgungsfähnchen in Outlook).

Hören Sie auf, eben noch dieses und jenes zu machen.

Erledigen Sie die geplanten Aufgaben. Es ist ein wunderbares Gefühl am Ende des Tages zu sehen, was man alles geschafft hat.