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Woran erkennt man eine gute Eventagentur?

Im Februar habe ich einige Tipps zur Organisation von Betriebsfeiern veröffentlicht. Dabei habe ich auch empfohlen, eine Eventagentur einzubinden, die gute Ideen und organisatorische Entlastung mitbringt.

Aber woran erkennt man eine gute Eventagentur?

Antworten auf diese Frage gibt Tobias Volland in diesem Gastartikel:


 

friendship, leisure, summer and people concept - group of smiling friends in sunglasses sitting with food on city square

Sie planen ein Event für Ihre Firma, eventuell ein großes Sommerfest oder die jährliche Weihnachtsfeier. Vielleicht steht aber auch Ihre eigene Hochzeit bevor. Da Sie nichts dem Zufall überlassen wollen, soll da der Profi ran, haben Sie sich gedacht. Eine Eventagentur muss her! Dann kann mit Ihrem Events nichts schiefgehen, denn die planen alles von vorne bis hinten. Stimmt! Doch jetzt die große Frage: Woran erkennen Sie eine gute Eventagentur? Eventagenturen gibt es wie Sand am Meer. Es ist „in“ als Eventmanager zu arbeiten und darum schießen diese Agenturen in den vergangenen Jahren wie Pilze aus dem Boden. Nicht leicht, da die Spreu vom Weizen zu trennen.

Die Website der Agentur checken

Den ersten Hinweis gibt Ihnen immer die Website der Eventagentur. Sie ist die digitale Visitenkarte und das wichtigste Aushängeschild. Sie kennen ja das Sprichwort „Der erste Eindruck zählt!“ Und das ist die Wahrheit. Wenn Ihnen die Homepage direkt nicht gefällt und auch nicht überzeugt, dann werden Sie mit dieser Agentur auch auf den zweiten Blick nicht warm werden. Für die Beurteilung der Seite müssen Sie gar kein Profi sein. Sie klicken sich einfach durch und lassen die Seite auf sich wirken.

Gibt es gute Referenzen?

Informieren Sie sich über die Referenzprojekte der Agentur. Dabei kommt es nicht auf das Abbilden von Logos namhafter Firmen an. Das ist nur Augenwischerei. Schauen Sie, ob man erfährt, welche Events die Agentur tatsächlich bei den Firmen organisiert hat und welche Bewertung diese Firmen abgegeben haben. Viele Agenturen veröffentlichen Kundenmeinungen und die sind wirklich interessant. Am Ende sollten Sie das Gefühl haben, dass diese Agentur Ihr Event „wuppen“ kann.

Groß oder klein?

Auf die Größe kommt es an! Das bedeutet aber nicht, je größer desto besser. Die Frage ist, passt die Größe der Agentur zur Größe meines Unternehmens? Ist die Agentur zu groß, wird mein Event dort eventuell nicht ernst genommen. Andererseits sollten Sie auch nicht den Eindruck haben, dass Ihr Auftrag eine Nummer zu groß für die Agentur sein könnte.

Sind wir uns sympathisch?

Am Ende des Tages kommt es dann natürlich darauf an, dass die Chemie stimmt. Wenn Sie aufgrund Ihrer vorangegangenen Recherchen einen guten Eindruck von der Agentur haben, vereinbaren Sie einen Termin. Der persönliche Kontakt kann durch nichts ersetzt werden und wird Ihnen die letzte Gewissheit geben, die Sie für Ihre Entscheidung benötigen. Sind wir uns sympathisch? Werde ich ernst genommen? Ist das Treffen effektiv verlaufen?

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem nächsten Event!

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Über den Autor: Tobias Volland, Geschäftsführer von Highlight Eventoffice

Tobias Volland ist Hannoveraner mit Leib und Seele. Er kennt die Stadt und ihre Gastronomieszene wie seine eigenen Westentasche. Nach dem Abitur beginnt er sein Jura Studium. Bei einigen Seminaren glänzt er durch Abwesenheit, denn er ist lieber als DJ im Einsatz. Und als Hans-Dampf-in-allen-Gassen. Das zweite Staatsexamen lässt er dann auch sausen und gründet stattdessen 2003 seine eigene Agentur – Highlight Eventoffice. Praktischerweise direkt in seinem Wohnzimmer, denn an eine Trennung zwischen Privatleben und Job ist nun nicht mehr zu denken. Tobias Volland führt seine neue kleine Agentur mit einer großen Portion Optimismus, Mut, scheinbar unerschöpflichem Ideenreichtum und mit der Unterstützung einer Handvoll Freunde. Zwischen dem privaten und dem beruflichen Tobias gibt es keinen Unterschied. Er liebt, was er tut und hat seine Begeisterung für gutes Essen, angesagte Musik und neueste Sound-Techniken zum Beruf gemacht. Wenn er aber doch mal ganz privat ist, dann findet mal ihn mit seinem Sohn Tristan auf dem Fußballpatz. Jede Veranstaltung wird von Tobias Volland persönlich und mit viel Leidenschaft geplant, umgesetzt und betreut.

www.highlight-eventoffice.de

Anwendungsbeispiele für besondere Etiketten

Verpackungsset

 

Bei Avery Zweckform, aber auch bei anderen Herstellern gibt es eine große Auswahl an Etiketten.

Ich selbst habe in der Vergangenheit in der Regel nur die normalen Adressetiketten und die normalen Etiketten für die Beschriftung von schmalen und breiten Standordnern verwendet.

Nun habe ich mich aber, angeregt durch den Produkttest, genauer mit dem Sortiment beschäftigt und dort einige interessante Anwendungsbeispiele gefunden.

 

 

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QR-Code-Etiketten

Der QR-Code ist eine Methode, Informationen so aufzuschreiben, dass diese besonders schnell maschinell eingelesen werden können. Er wird hauptsächlich in der Logistik angewendet, aber man findet die Codes auch auf Werbeplakaten und anderen Informationsaushängen.

Die Etiketten sind in verschiedenen Größen verfügbar:
Avery Zweckform L7121-25 QR Code Etiketten, 45 x 45 mm, 25 Blatt/500 Etiketten, weiß

Avery Zweckform L7120-25 QR Code Etiketten, 35 x 35 mm, 25 Blatt/875 Etiketten, weiß

Avery Zweckform L7122-25 QR Code Etiketten, 80 x 35 mm, 25 Blatt/350 Etiketten, weiß

Hochglänzende Etiketten

Hochglänzende Etiketten kann man gut verwenden, um Produkte zu beschriften. Sie sind randlos bedruckbar und ideal für ein professionelles Aussehen der Produkte. Sie könnten diese Etiketten z.B. nutzen, wenn Sie anlässlich eines Firmenjubiläums Präsente mit Ihrem Firmenlogo und der Jahreszahl beschriften, um die Individualität herauszustellen.

Avery Zweckform J8105-10 Produkt-Etiketten, Ø 60 mm, beschichtet – hochglänzend, hochglänzend, 10 Blatt/120 Etiketten, weiß

Avery Zweckform C6082-10 Hochglanz-Etiketten, rund, Durchmesser 60 mm, 10 Blatt, 120 Stück, weiß

Produktanhänger

Die Produktanhänger mit Schnüren können Sie ähnlich, wie die hochglänzenden Etiketten anlässlich eines Firmenjubiläums oder einer Kundenveranstaltung nutzen, um kleine Präsente oder Produktproben zu beschriften.

Avery Zweckform L7137-10 Produktanhänger mit Schnüren, 89 x 51 mm, 10 Blatt, 100 Stück, weiß

Verpackungs-Set

Das Verpackungs-Set besteht aus durchsichtigen Tüten und Papieretiketten, mit denen man die Tüten auch aufhängen kann. Auch das Verpackungs-Set ist für kleine Präsente oder Produktproben beim Firmenjubiläum, Kundenveranstaltungen oder Messeauftritten geeignet.
Avery Zweckform L7129-10 Produktverpackung mit Tüte und Aufhänger, 137 x 48 mm, 10 Blatt, 40 Stück, weiß

Wetterfeste Folien-Etiketten

Diese speziellen Etiketten sind besonders gut geeignet, um Warnhinweise z.B. an Maschinen anzubringen. Es gibt sie in verschiedenen Farben und Größen und auch wiederablösbar.
Avery Zweckform L6105-20 Wetterfeste Folien-Etiketten, 63,5 x 29,6 mm, wetterfest, 20 Blatt/540 Etiketten, gelb
Avery Zweckform L7123-8 Hinweisschilder, 199.6 x 143.5 mm, wetterfest 16 Stück, weiß wiederablösbar
Avery Zweckform L4775-100 Wetterfeste Folien-Etiketten, 210 x 297 mm, 100 Blatt, 100 Etiketten, weiß
Avery Zweckform L7125-8 Produkt-Etiketten, 45,7 x 25,4 mm, wetterfest, 8 Blatt/320 Etiketten, weiß
Avery Zweckform L7125-8 Produkt-Etiketten, 45,7 x 25,4 mm, wetterfest, 8 Blatt/320 Etiketten, weiß

 

Kundenveranstaltung erfolgreich organisieren

Kundenveranstaltungen sind ein gutes Marketing-Instrument. Ihr Unternehmen kann sich als guter Gastgeber präsentieren und Sie machen deutlich, dass Sie sich für die aktuellen Themen Ihrer Kunden interessieren.

Welche Themen sind interessant?

Eine Kundenveranstaltung kann sich ausschließlich auf Ihr Unternehmen selbst beziehen. Dann stellen Sie einfach neue Produkte vor oder schulen Ihre Kunden. Sie können auch einen Ihrer Kunden berichten lassen, falls Sie mit diesem Kunden eine besondere Lösung oder ein besonderes Projekt realisiert haben.

Aber Sie können sich auch Experten einladen, sodass der Mehrwert für Ihre Kunden ein anderer ist. Die Experten könnten über aktuelle Trends in der Region oder der Branche sprechen oder Sie suchen sich spezielle Themen aus, die aber für alle interessant sind (z.B. Datenschutz oder Führungsthemen).

Lebendiger wird der Abend, wenn es auch noch eine Diskussionsrunde gibt. Dafür benötigen Sie allerdings einen Moderator, der das Gespräch leitet, darauf achtet, dass alle zu Wort kommen und interessante Fragen stellt. Vielleicht ist einer Ihrer Mitarbeiter dafür geeignet, ansonsten müssten Sie sich professionelle Hilfe holen.

Wie oft sollte eine Kundenveranstaltung stattfinden?

1-2 Mal pro Jahr ist sicherlich ein realistisches Ziel. Denn wenn man sich das Jahr vor Augen führt, sind nur die Frühjahrs- und Herbstmonate geeignet, da sich zum Jahresende und Jahresbeginn weitere Termine häufen und in der Urlaubszeit die Beteiligung zu gering wäre.

Sie können diese Veranstaltungen auch als „Expertenreihe“ deklarieren und damit deutlich machen, dass es regelmäßig stattfinden wird.

Nach ein paar Terminen werden Sie sicherlich so viel Routine entwickelt haben, dass die Organisation einer Kundenveranstaltung nicht mehr als riesiger Berg vor Ihnen erscheint.

Ein paar Tipps dazu gebe ich Ihnen in diesem Video:

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Die Checkliste steht zum Download hier bereit:

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Einen Muster-Brief für die Einladung der Kunden finden Sie hier:

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Wie Sie eine Betriebsfeier organisieren

Findet in Ihrem Unternehmen im Sommer eine Betriebsfeier statt? Nein – oder nicht regelmäßig? Das ist schade. Ich bin der Meinung, wenn die Mitarbeiter sich das ganze Jahr für das Unternehmen engagieren, dann sollte man auch mal zusammen feiern dürfen. Üblicherweise finden Betriebsfeiern im Sommer statt. Daher sollten Sie jetzt dringend mit der Organisation starten.

Eine Betriebsfeier stärkt den Zusammenhalt

Ich selbst habe bei meinen früheren Arbeitgebern schon viele tolle Betriebsfeiern erlebt. Die wurden entweder von einer Event-Agentur organisiert oder von einer internen Abteilung. Teilweise wurden besondere Orte ausgewählt (Zirkuszelt, Zoo, Bauernscheune) oder die Feier fand einfach in der Kantine statt. Aber es gab immer ein bestimmtes Motto. Das finde ich wichtig.

Wenn dagegen jedes Jahr auf dem Firmenparkplatz ein Grill- und ein Getränkewagen aufgestellt wird und es keine Musik und Tanzfläche gibt, dann kommen irgendwann nur noch die, die immer kommen und die Teilnehmerzahl schrumpft von Jahr zu Jahr.

Ich persönlich finde es auch in Ordnung, wenn die Geschäftsführung eine kurze Rede hält. Aber bitte nicht unendlich lang und nicht mahnend. Geschäftspolitik, Streit mit dem Betriebsrat und Probleme vermiesen nur die Stimmung.

Denn was ist das Ziel der Betriebsfeier? Den Zusammenhalt der Mitarbeiter stärken. Hier trifft man vielleicht Kollegen, die man lange schon nicht mehr gesehen hat. Oder man stellt fest, dass ein Kollege außerhalb der Projektsitzung doch ganz nett sein kann.

Wenn das Budget es hergibt, empfehle ich einen Künstler zu engagieren. Das kann z.B. ein Zauberer sein, oder jemand der als Putzfrau verkleidet ein paar „Wahrheiten“ über die Geschäftsführung ausspricht. Auch die Agentur für Arbeit betreibt in größeren Städten einen Künstlervermittlungsdienst. Lassen Sie sich einfach inspirieren.

Aber auch wenn Ihr Budget eher klein ist, können Sie in der Kantine eine nette Feier ausrichten. Das Essen, die Getränke und die Dekoration sollten dann zum Motto passen.

Eine Checkliste für die Vorbereitung und einen Mustertext für die Einladung der Mitarbeiter stelle ich in diesem Video vor:

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Die Checkliste können Sie hier herunterladen:

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Die Muster-Einladung erhalten Sie hier:

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Wie Sie ein Firmenjubiläum organisieren

Ihr Unternehmen besteht bald 10, 15, 20, 25, oder sogar 100 Jahre? Herzlichen Glückwunsch!

In unserer schnelllebigen Zeit ist das nicht mehr selbstverständlich.

So ein Firmenjubiläum bietet aber auch immer einen guten Anlass, in der Presse auf sich aufmerksam zu machen und mit den Kunden in Kontakt zu treten.

Das Firmenjubiläum gut organisieren

Ich habe für Sie eine Checkliste für die Vorbereitung des Firmenjubiläums zusammengestellt. Diese beginnt 6 Monate vor der Veranstaltung. Aber je nach Größe der Veranstaltung sollten Sie mit der Vorbereitung auch schon früher beginnen.

Dabei ist natürlich zu erst zu klären, wie hoch das Budget für diese Veranstaltung ist. Davon hängt dann vieles ab.

Außerdem sollten Sie überlegen, welche Ziele Sie mit dem Jubiläum verbinden wollen. Wollen Sie z.B. Ihren Kunden eine neu errichtete Produktionshalle vorführen, oder ein neues Produkt präsentieren? Möchten Sie betonen, dass Ihr Unternehmen ein traditioneller Familienbetrieb in 3. Generation ist oder einen Imagewechsel markieren?

Wenn Ihr Unternehmen bereits seit 100 Jahren besteht, können Sie alte Fotos zeigen (damals – heute). Wenn das Budget es hergibt, können Sie auch ein entsprechendes Buch drucken lassen, in der die Firmengeschichte nachzulesen ist.

Sie sollten sich auch überlegen, welche Präsente Sie Ihren Besuchern überreichen möchten. Vielleicht ein Jahrgangswein?

Relativ einfach lässt sich auch ein Gewinnspiel organisieren. Teilnehmerkarten können Sie mit den Einladungen verschicken oder am Tag der Feier vor Ort verteilen. Seien Sie kreativ!

Die Checkliste und ein Mustereinladungsschreiben stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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Die Checkliste zur Vorbereitung eines Firmenjubiläums können Sie hier herunterladen:

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Die Muster-Einladung können Sie herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:

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Vorbereitung Weihnachtsfeier

Die Weihnachtskekse liegen schon seit einigen Wochen in den Regalen der Supermärkte, es ist jetzt auch schon morgens ziemlich kalt. Da sollte man schon mal an die diesjährige Weihnachtsfeier denken.

Damit alles glatt läuft, habe ich Ihnen eine Checkliste für die Vorbereitung und Durchführung einer Weihnachtsfeier zusammengestellt.

Außerdem habe ich Ihnen einen Mustertext zur Einladung der Mitarbeiter erstellt. Genauer genommen sind es zwei Einladungen: eine Vorab-Information zum Datum (Safe-the-date) und die konkrete Einladung, wo auch der Ort genannt wird und etwas zum Programm gesagt wird.

Darüber hinaus stelle ich Ihnen einen Mustertext zur Verfügung, wie Sie sich für ein Weihnachtsgeschenk bei Ihrem Geschäftspartner bedanken können.

Die Checkliste und Vorlagen stelle ich in diesem Video kurz vor:

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Um die PDF-Dateien herunterladen zu können, klicken Sie bitte auf die jeweiligen Buttons.

Checkliste Vorbereitung Weihnachtsfeier:

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Muster Vorab-Einladung Weihnachtsfeier:

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Muster Einladung Weihnachtsfeier:

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Muster Danke für Weihnachtsgeschenk:

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