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Ordnung schaffen auf dem Desktop

Desktopsymbole

Mein letzter Artikel bezog sich auf das Aufräumen der Zeitschriften. Vielleicht haben Sie ja auch noch etwas Zeit für die nächste Aufgabe: räumen Sie Ihren Desktop auf.

Häufig sehe ich einen sehr vollen und unübersichtlichen Desktop auf dem PC. Es gibt Verknüpfungen zu Software-Programmen, zu Dateiordnern oder einzelnen Dateien und häufig wurden auch einzelne Dateien an diesem Ort „Zwischengeparkt“. Wie sieht es bei Ihnen aus?

  • Überprüfen Sie, ob Sie alle Software-Verknüpfungen noch benötigen.
  • Sind die Verknüpfungen zu Dateiordnern noch aktuell und sinnvoll?
  • Legen Sie Dateien, die jetzt nur auf dem Dektop liegen auf Ihrem Teamlaufwerk ab.
  • Löschen Sie alles, was veraltet oder überflüssig ist.
  • Nun ordnen Sie die Icons für Sie sinnvoll und übersichtlich an.

Neue Ablagestruktur auch beim "Tatort" ein Thema

Vielleicht haben Sie auch am Sonntag (29.01.12) den Tatort „Schmuggler“ in der ARD gesehen.

Dort hat eine neue Sekretärin die Papierablage neu sortiert. Vorher lagen alle Zeugenaussagen zu einem Fall direkt beim Fall. Sie hat die Ablagestruktur verändert, sodass die einzelnen Zeugenaussagen unter den Namen der Zeugen zu finden sind. Die Kommissare finden dieses neue System aber unpraktisch, da sie nun mehrere Ordner aus dem Regal ziehen müssen, um sich einen Überblick über den Fall zu verschaffen. Die Sekretärin hat durch ihr neues System zwar die Anzahl der Ordner verringern können, aber die Kommissare müssen mehr Zeit beim Suchen verwenden.

Was lernen wir daraus?

  1. Eine Sekretärin sollte nicht ohne Absprache mit den Kollegen die Ablagestruktur verändern (das gilt auch für Führungskräfte oder andere Kollegen – auch wenn es nur gut gemeint ist).
  2. Wichtig für den Aufbau einer sinnvollen Ablagestruktur ist die Frage, wie später nach den Informationen gesucht wird. (im Tatort: man wird sich wahrscheinlich in ein paar Jahren noch an den Fall, aber nicht an die Namen der einzelnen Zeugen erinnern, daher ist es besser, alle Zeugenaussagen zum Fall abzuheften)
  3. Manchmal ist es besser mehr Zeit für das Ablegen von Informationen zu verwenden, wenn später diese Informationen schneller gefunden werden können.

Was kann man tun, wenn eine Datei/Information in verschiedene Ordner passt?

  • in Papier: ein Blatt Papier in den anderen Ordner abheften mit dem Hinweis, wo das Original liegt (man muss nicht alles kopieren, sondern kann auch Schmierpapier dafür verwenden)
  • in Dateien: die Datei in einem Ordner ablegen und eine Verknüpfung zu dieser Datei in den anderen Ordner schieben.

 


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Windows: Pop-Up-Verknüpfung in der Taskleiste

Pop-Up

Vielleicht wollen Sie regelmäßig schnell und einfach Dateien aus einem bestimmten Ordner auf Ihrem Laufwerk öffnen. Oder vielleicht wollen Sie auch nur kurz nachsehen, ob dort schon bestimmte Dateien abgelegt wurden. Dafür empfehle ich Ihnen eine Pop-up-Verknüpfung zu diesem Ordner in der Taskleiste abzulegen. Der Vorteil ist: die Taskleiste ist immer sichtbar, egal welches andere Programm Sie gerade geöffnet haben.

Die Beschreibung zur Vorgehensweise finden Sie in folgender PDF-Datei:

12-01-25 Windows_Pop-up-Verknüpfung in der Taskleiste

 


Falls Sie die Dateiablagestruktur auf dem Teamlaufwerk verbessern möchten, dann könnte mein All-in-one-Paket interessant für Sie sein, mit dem Sie in nur 3 Stunden eine neue Ordnerstruktur entwickeln können. Mehr Informationen dazu erhalten Sie, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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