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Woran Sie denken sollten, wenn Ihr Chef in den Urlaub fährt

Urlaub am Strand

Sommer, Sonne, Urlaub. – Auch Ihr Chef hat verdient, sich zu entspannen.

Damit es für alle Beteiligten, also sowohl für Ihren Chef, als auch für seinen Vertreter eine erholsame Zeit wird, sollten Sie einige Dinge vorher klären.

Dazu gehört z.B.:

  • Muss der Chef noch vor seinem Urlaub wichtige Entscheidungen treffen?
  • Stehen während der Abwesenheit des Chefs größere Zahlungen an? – Wer hat die Kontovollmacht dafür?
  • Gibt es Entscheidungssituationen, in denen Ihr Chef in jedem Fall vorher kontaktiert werden möchte? Hat er diese genau definiert?

Eine Checkliste können Sie herunterladen, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Einen kurzen Überblick darüber erhalten Sie in diesem Video:

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Checklisten für die Urlaubs- und Krankheitsvertretung

krank im Bett

In meinen Trainigs höre ich von den Teilnehmern oft, dass man vor dem Urlaub eine Übergabe der Aufgaben macht. Dabei werden die aktuellen Dinge durchgesprochen und geklärt, was der Vertreter in der Abwesenheit weiterverfolgen soll und was auch liegen bleiben kann.

Aber wie sieht es im Krankheitsfall aus?

Dann muss der Vertreter kurzfristig einspringen und nachvollziehen können, was gerade aktuell vom Kollegen bearbeitet wurde. Dies ist häufig sehr zeitaufwändig und ärgerlich.

Aber auch im Urlaub kann es passieren, dass plötzlich eine Aufgabe übernommen werden muss, die vorher nicht übergeben wurde. Daher empfehle ich Ihnen, sich die Mühe zu machen, Checklisten zu Ihren Aufgaben zu erstellen. Dabei geht es zum Einen um die täglichen Routinetätigkeiten, zum Anderen aber auch um wöchentliche, monatliche und jährliche Aufgaben. Und das Gute daran: die Checklisten helfen nicht nur dem Vertreter, sich schneller einzuarbeiten, sondern dienen Ihnen selbst auch als Gedankenstütze.

Urlaubsvertretung vorbereiten

Urlaub am Strand

Die Sommerferien stehen vor der Tür. Vielleicht auch Ihr Sommerurlaub? Oft wird es in den letzten Tagen vor dem Urlaubsbeginn etwas stressig: Sie wollen noch die letzten Aufgaben erledigen und alles auf dem Weg bringen, sodass Sie mit einem guten Gewissen wegfahren können. Beginnen Sie ruhig ein paar Tage früher.

  • Schalten Sie Ihren Vertreter für Ihren elektronischen Posteingang frei (so muss der Absender einer E-Mail diese nicht mehrmals versenden).
  • Leeren Sie Ihren Posteingang, sodass Ihr Vertreter einfacher erkennen kann, welches die neu eingegangenen Mails sind.
  • Erklären Sie Ihrem Vertreter, wie Sie die Unterordner in Ihrem Posteingang organisiert haben.
  • Legen Sie gemeinsam fest, welche Mails in Ihrer Abwesenheit bearbeitet werden sollen und welche liegen bleiben können, bis Sie wieder zurück sind.
  • Erläutern Sie Ihre Papierablage (Ordner, Hängemappen, Körbe etc.).
  • Schauen Sie auch gemeinsam auf die Dateiablage, sodass Ihr Vertreter im Bedarfsfall schnell Informationen finden kann.
  • Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Themen und machen Sie Notizen, wie der Stand der Dinge dazu aktuell ist und was Ihr Vertreter in Ihrer Abwesenheit dazu erwarten kann.
  • Aktivieren Sie am letzten Tag den Abwesenheitsassistenten und schalten Ihr Telefon auf den Vertreter um.
  • Blocken Sie den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub in Ihrem Kalender und vereinbaren Sie mit Ihrem Vertreter, wann Sie sich an diesem Tag für die Übergabe zusammen setzen.

Letzter Tipp: erholen Sie sich gut im Urlaub 🙂

 

Abwesenheitsnotiz

Globus

Vielleicht machen Sie zu Ostern ein paar Tage Urlaub oder der Sommerurlaub steht bald an. Wie immer aktivieren Sie wahrscheinlich den Abwesenheitsassistenten. Aber was schreibt man in den Text?

Wenn es dazu eine Unternehmens- oder Abteilungsvorgabe gibt, dann verwenden Sie natürlich diese.

Ansonsten habe ich mal ein paar Beispiele zusammengetragen, die ich hier auch kommentiere:

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau xxxx (Durchwahl -xxx) oder Herrn xxxx (Durchwahl -xxx). Eine automatische Weiterleitung Ihrer Nachricht erfolgt nicht.

Der Text ist insgesamt gut gelungen, mir fehlt aber noch ein Hinweis darauf, in welchen Fällen ich welchen Kollegen anrufen soll.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012.

Der Text ist zu kurz, da keinen Hinweis auf einen Vertreter gibt und es ist auch nicht klar, was mit den Mails passiert.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. Ich werde Ihre Nachricht schnellstmöglich nach meiner Rückkehr beantworten. Sollten Sie kurzfristig Informationen benötigen, so sprechen Sie bitte Frau xxxx unter xxxx/xxx-xx an oder schicken Sie Ihre Anfrage an xxx@musterfirma.de In dringenden Fällen rufen Sie mich gerne unter xxx(Handy-Nr.) an. Herzlichen Dank!

Mir gefällt, dass ich die Vertreterin sowohl telefonisch, als auch per Mail erreichen kann. Aber will derjeniger wirklich im Urlaub auf dem Handy angerufen werden?

Hallo! Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin zur Zeit nicht erreichbar. Ihre Mails werden nicht weitergeleitet. Ich werde sie nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten.  In dringenden Fällen wenden Sie sich an das xxxbüro: xxx/xxxx-xx.

Hier fehlt der Hinweis, wann die Person wieder im Büro ist.

Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin im Urlaub und kehre am xx.xx. an meinen Arbeitsplatz zurück. Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen bin ich Mobil erreichbar. Mit freundlichen Gruß

Da die Angabe der Handy-Nr. fehlt, ist der Hinweis nur für „Insider“.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012.  
Bitte wenden Sie sich an den Verteiler xyz. Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten.

Da ein unternehmensinterner Verteiler genannt wurde, kann man sich als Externer an niemanden in dringenden Fällen wenden.

Guten Tag, ich bin z. Zt. nicht im Büro. Sie erreichen mich wieder am Dienstag, xx.xx.2012. Bitte beachten Sie, dass ich keinen Zugriff auf meine E-Mails habe und Ihre Nachricht nicht automatisch weiter geleitet wird. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau xxx Tel.: xxx/xxx-xx oder xxx@musterfirma.de. Vielen Dank. Mit freundlichem Gruß

Guter Text, alles drin. Gutes Beispiel.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Mitarbeiterin Frau xxxx  Sie hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen Frau xxx unter nachstehender E-Mail-Adresse: xxx@musterfirma.de  Mit freundlichen Grüßen

Guter Text, sehr freundlich geschrieben. Mir fehlt aber noch die Telefon-Nr. der Vertreterin.

Sehr geehrte/r Absender/in, Sie erreichen mich wieder ab dem xx.xx.2012. Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meine Kolleginnen aus der Musterabteilung. Danke und Gruß

Leider fehlen hier die Kontaktdaten der Kolleginnen. Also nur unternehmensintern hilfreich.

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am xx.xx.12 wieder im Hause. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an mein Team.

Auch hier fehlen die Kontaktdaten der Kollegen. Also auch nur unternehmensintern hilfreich.

Sehr geehrte Damen und Herren, ich befinde mich voraussichtlich vom xx.xx.2012 bis einschließlich xx.xx.2012 nicht im Hause. Bitte beachten Sie, dass alle eingehenden E-Mails an Herr xxxx weiter geleitet werden. In dringenden Fällen senden Sie ihr Anliegen bitte an xxx@musterfirma.de. Telefonisch erreichen Sie Herrn xxx unter xxxx/xxx-xxx. Mit freundlichen Grüßen

Hier finde ich gut, dass ich als Absender darüber informiert werde, an wen die Mails weitergeleitet werden. Warum ich in dringenden Fällen dem Vertreter trotzdem nochmal meine Mail schicken soll, ist mir aber nicht klar.