Beiträge

Notizen zu einem Word-Dokument in OneNote verwalten

Das digitale Notizbuch „OneNote“ ist in dem Microsoft-Office-Paket enthalten und auf vielen Computern installiert. Aber nur wenige Sachbearbeiter und Führungskräfte nutzen diese Anwendung. Da OneNote im Paket integriert ist, arbeitet es wunderbar mit allen anderen Programmen, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zusammen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote speichern können. Die Vorteile:

  • Sie benötigen keinen Ausdruck für handschriftliche Notizen
  • Die Notizen erscheinen nicht im Word-Dokument und sind somit nicht für die Kollegen sichtbar
  • Wenn aus der Notiz heraus eine Aufgabe entsteht, z.B. weil Sie zu einem Textteil noch weitere Informationen zusammenstellen möchten, dann ist diese Aufgabe auch in Outlook sichtbar.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Projektmanagement leicht gemacht

Heute gebe ich Ihnen ein paar Ideen, wie Sie die Tipps aus meinem E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ umsetzen können.


 

So läuft es täglich in vielen Unternehmen

Ich habe es schön häufig erlebt. Da kommt der Chef ins Büro und sagt zum Mitarbeiter: „Herr Mustermann, machen Sie sich doch mal Gedanken zu folgendem Thema.“ Der Mitarbeiter macht sich auf ein Post-It eine kurze Notiz. Der Chef geht wieder. Der Mitarbeiter stöhnt, weil er eine Zusatzaufgabe erhalten hat und nicht weiß, wie er das angehen soll, weil er sich mit dem Thema eigentlich noch gar nicht auskennt. Aber er legt sofort los, weil die Aufgabe ja vom Chef kam und daher schnell erledigt sein muss. In den nächsten Tagen macht der Mitarbeiter ein paar Überstunden und erstellt eine umfangreiche PowerPoint-Präsentation, die er dann dem Chef vorstellt. Leider passt das Ergebnis nicht zu den Vorstellungen des Chefs. Das ganze Konzept-Papier landet im Mülleimer. Der Chef denkt, er hat einen unfähigen Mitarbeiter, der nicht weiß, was wirklich wichtig ist und der Mitarbeiter ist frustriert, weil er keine Anerkennung für seine Leistung erhalten hat und nun wieder von vorne beginnen kann.

Machen Sie es ab sofort besser!

Meine Empfehlung an Sie: machen Sie es ab sofort anders! Wenn Ihr Chef Sie mit so einer vagen Aufgabenstellung überfällt, dann nehmen Sie sich gleich die Checkliste zum Projektauftrag, die Sie in der Lektion 3 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ finden und gehen gemeinsam mit dem Chef die Punkte durch. Fragen Sie Ihren Chef, was ihn an der aktuellen Situation genau stört, welche Probleme er sieht. Fragen Sie auch, welche Ziele der Chef mit dieser neuen Aufgabe verfolgt und welche Erwartungen er an die Lösung hat. Vielleicht hat Ihr Chef ja auch schon eine grobe Lösungsidee im Kopf? Fragen Sie nach einem Budget und Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen und nach seinen Zeitvorstellungen, wann Sie starten und fertig sein sollen. Klären Sie zum Schluss noch, in welcher Form das Konzept-Papier vorgelegt werden soll (PowerPoint-Präsentation, Word-Dokument oder reicht für den ersten Informationsaustausch auch eine E-Mail?). Um so professionell reagieren zu können, sollten Sie die Checkliste immer ausgedruckt griffbereit haben.

Der Projektauftrag

Im nächsten Schritt sollten Sie einen Projektauftrag erstellen. In der Lektion 3 gebe ich Ihnen einen Tipp, wie Sie eine entsprechende und professionelle PowerPoint-Präsentation in wenigen Schritten erstellen. Wenn Sie den Projektauftrag detailliert haben, dann gehen Sie die einzelnen Punkte in einem Gespräch mit Ihrem Chef durch, arbeiten ggf. Änderungen ein und lassen sich den Projektauftrag absegnen.

Die Projektplanung: Meilensteine

Nun beginnt die Projektplanung. Dabei geht es vom Groben ins Detail. D.h. zuerst sollten Sie wichtige Meilensteine festlegen. Zu diesen Zeitpunkten sind wichtige Zwischenergebnisse erreicht. In der Lektion 5 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ stelle ich Ihnen zwei Vorlagen in Excel vor, die Sie für die Planung und Darstellung Ihrer Projekt-Meilensteine einsetzen können.

Jetzt geht’s los!

Überlegen Sie sich, welche Kollegen mit Ihnen zusammen an dem Thema arbeiten sollten und laden diese zu einem Kick-off-Meeting ein. Hier stellen Sie Ihr Projekt vor und motivieren die Kollegen mitzuarbeiten.

Treffen Sie sich dann gemeinsam mit den Kollegen zu einem weiteren Termin, wo Sie zusammen ein Mindmap mit den zu erledigenden Aufgaben erstellen. In der Lektion 6 stelle ich Ihnen eine Liste mit hilfreichen Fragen vor, die Ihnen dabei hilft, nichts Wichtiges zu vergessen.

Übernehmen Sie dann die Aufgaben in eine To-Do-Liste für das Projekt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer solchen Liste in Excel finden Sie in der Lektion 8.

Der Statusbericht

Einmal pro Monat sollten Sie einen Statusbericht erstellen und diesen Ihrem Chef vorstellen. So merkt Ihr Chef, dass es voran geht (das gibt ihm ein gutes Gefühl) und Sie können abklären, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind (das schützt Sie davor nur für den Papierkorb gearbeitet zu haben). Eine entsprechende Word-Vorlage stelle ich Ihnen in der Lektion 11 meines kostenlosen E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ vor.

Der Abschlussbericht

Wenn das Projekt beendet ist, erstellen Sie noch einen Abschlussbericht. Hierfür können Sie die PowerPoint-Vorlage aus der Lektion 13 nutzen. Aus meiner Sicht ganz wichtig, aber leider oft vergessen: Die Abschlussfeier. Meine Empfehlung: Feiern Sie gemeinsam den Erfolg. Denn häufig enden Projekte irgendwann ziemlich klanglos. Was aber sehr Schade ist, denn Sie haben viel Zeit und Energie in Ihr Projekt gesteckt. Das dürfen Sie auch einmal feiern.

Sie möchten sich für den kostenlosen E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ anmelden? Dann klicken Sie einfach auf diesen Button:

Digitale Kommentare in Word-Text einfügen

Passiert es Ihnen auch immer mal wieder, dass Sie eine Word-Datei ausdrucken, um den Text durchzuarbeiten? Bewaffnet mit verschiedenfarbigen Textmarkern und einem Stift werden einzelne Wörter hervorgehoben und handschriftliche Anmerkungen angefügt, wie z.B. „Wichtig“ oder auch ein Projektname, zu dem das Thema passt oder der Name eines Mitarbeiters, für den diese Information interessant ist mit einem zusätzlichen Bearbeitungshinweis.

Das alles sind interessante Informationen, die Sie wahrscheinlich auch dokumentieren wollen. Aber dazu müssen Sie dann den Text mit Ihren Anmerkungen wiederum einscannen und als neue Datei ablegen.

Aber es geht auch anders.

Kommentarfunktion

Kommentare einfügen in Word

Sie können in Word einfach in den Text einen Kommentar einfügen. Dieser wird dann zusammen mit dem Text in der Datei abgespeichert.

Der Vorteil: jeder kann diesen Kommentar lesen und erkennt, wer ihn wann geschrieben hat. Er lässt sich auch ganz einfach wieder löschen, wenn z.B. die Bearbeitung des Textes abgeschlossen ist und bei Bedarf auch ausdrucken.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden


Die Anleitung als PDF-Dokument können Sie herunterladen, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

pdf_download

 

Zeit sparen mit Word – Tastenkombinationen

Geht es Ihnen auch so? Ich arbeite in MS-Word in der Regel mit den Menüs bzw. Registern. Da finde ich mich schnell zurecht. Aber für bestimmte Dinge nutze ich immer Tastenkombinationen.

Bei mir ist das z.B. für das Kopieren, Ausschneiden und Einfügen. Ich könnte diese Schritte auch über das Kontextmenü erledigen, das erscheint, wenn man auf die rechte Maustaste drückt. Oder über die entsprechende Schaltfläche im Menü. Aber ich persönlich nutze immer die Tastenkombinationen.

Es gibt sehr viele Tastenkombinationen, die man in Word verwenden kann. Wenn man sich die gesamte Liste der Möglichkeiten ansieht, dann ist das mir persönlich zu unübersichtlich. Deshalb habe ich mir ein paar nützliche Shortcuts herausgesucht.

Diese Liste stelle ich Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können sie unterhalb des Videos downloaden.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden


Liste der nützlichen Tastenkombinationen in Word (Button klicken):

pdf_download

Wie Sie Screenshots erstellen und in Word bearbeiten

In meinem letzten Artikel habe ich erklärt, wie man in PowerPoint ein Foto bearbeitet. In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen heute erklären, wie Sie in Word Screenshots erstellen und zuschneiden können, um z.B. eine Anleitung bzw. Schulungsunterlage für eine Software zu erstellen.

Falls Sie eine Software nur selten nutzen, können Sie sich damit auch ein paar Notizen erstellen. Mit Screenshots ist das in der Regel viel besser zu verstehen und nachzuvollziehen.

Ich zeige Ihnen auch, wie Sie seitlich vom Screenshot Texte schreiben können.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Tabellenüberschrift wiederholen

Wenn Sie mit Word z.B. ein Protokoll erstellen, dann geht die Tabelle in der Regel über mehrere Seiten. Die Tabellenüberschrift wird aber erstmal nicht übernommen. Das lässt sich dann schlecht lesen, weil man erst überlegen muss, welche Art von Information in welcher Spalte steht.

Es gibt eine Funktion in Word, mit der man automatisch die Tabellenüberschrift wiederholen lassen kann. Es funktioniert sogar, wenn man nachträglich Zeilen einfügt, bzw. der Text kürzer oder länger wird, also der Seitenumbruch verschoben wird.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

 

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Hurenkinder- und Schusterjungenregelung

Schusterjunge und Hurenkinder

Heute bin ich zufällig in der Textverarbeitung von LibreOffice auf zwei komische Begriffe gestoßen, die ich bisher nicht kannte: Hurenkinderregelung und Schusterjungenregelung.

Was steckt dahinter? In einem professionell aussehenden Dokument endet eine Seite nie mit einer einzigen Zeile eines neuen Absatzes. Eine Seite sollte auch niemals mit der letzten Zeile eines Absatzes von der vorherigen Seite beginnen.

Was bei LibreOffice etwas komisch klingt, hat bei Word 2010 einen ganz nüchternen Namen: die Absatzkontrolle.

Mehr dazu finden Sie in folgendem Dokument: Schusterjunge und Hurenkind

Word 2010: Tabellenüberschriften wiederholen

Wenn Sie in Word eine Tabelle erstellen, die über mindestens zwei Seiten geht (z.B. ein Sitzungsprotokoll), dann möchten Sie sicherlich, dass die Spaltenüberschrift auf der zweiten bzw. den folgenden Seiten immer automatisch wiederholt wird.

Wie Sie diese Funktion mit drei Mausklicks aktivieren erkläre ich hier:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Dateien vergleichen mit Word 2010

textmarker

Wenn Sie mit Kollegen oder externen Dienstleistern gemeinsam an einem Dokument arbeiten (z.B. einem Vertrag), dann gibt es immer wieder neue Versionen. Ihre Aufgabe ist es wahrscheinlich, herauszufinden, was geändert wurde. Gut ist es, wenn die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ von Beginn an in Word eingeschaltet wurde. Ist dies nicht der Fall, haben Sie trotzdem die Möglichkeit, zwei Dokumente mit einander zu vergleichen. Word markiert dann die entsprechenden Stellen automatisch.

Die Anleitung dazu finden Sie hier: 12-10-11 Dokumente vergleichen in Word 2010

Einer meiner Trainingsteilnehmer kannte diese Funktion leider nicht. Er war Jurist in einer Bank und musste umfangreiche Verträge prüfen. Dafür hatte er sich die jeweiligen Vertragsversionen ausgedruckt und mit verschiedenfarbigen Textmarkern „bewaffnet“ stundenlang die Unterschiede herausgesucht. Als er gesehen hat, dass Word diese Aufgabe für ihn in sekundenschnelle erledigen kann, war er sehr begeistert.

Blindtext "Lorem Ipsum" erstellen

 

Lorem Ipsum

Vielleicht haben Sie schon mal einen Text in einer latein-ähnlichen Sprache gesehen. Das ist wahrscheinlich ein Text in Lorem Ipsum. Diese Blindtexte werden genutzt, um an einem Text-Dummy Formatierungen darzustellen. Es geht also nicht um den Inhalt des Textes, sondern nur um seine Darstellung.

Wie Sie so einen Text in Word erstellen können, erkläre ich Ihnen in der angehängten Datei.

Interessanterweise ist das eine Funktion, die Sie nicht in der Hilfe von Word finden.

Viel Spaß beim „Schreiben“!