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Work Management – Was es ist und warum Ihr Betrieb es braucht

Was ist Work Management?

Mit Hilfe eines Work-Management-Systems schaffen Sie es, dass jeder Mitarbeiter im Betrieb zu jedem Zeitpunkt weiß, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Ziel ist es, dass die Planung, Organisation und Durchführung aller Aufgaben reibungsloser abläuft.

Was ist der Unterschied zwischen Work Management und Projektmanagement?

Beim Work Management werden sowohl Projekte, als auch Prozesse organisiert.

Projekte umfassen neue Aufgabenstellungen, die zeitlich begrenzt sind und für die ein Projektteam eingesetzt wird.

Prozesse sind wiederkehrende Arbeitsschritte, die sich durch den gesamten Betrieb ziehen können.

In vielen Unternehmen wird zwischen dem Tagesgeschäft und Projekten unterschieden. Am Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters findet aber beides statt. Die Mitarbeiter verbringen einige Zeit mit den täglichen Routineaufgaben und einige Zeit mit Projektaufgaben. Gut wäre, wenn man für beides nur ein System hätte.

Warum Ihr Betrieb ein Work Management benötigt

Was beim Projektmanagement selbstverständlich ist, ist es bei der täglichen Arbeit in der Regel nicht: Sowohl die Führungskraft, als auch jeder Mitarbeiter haben einen vollständigen Überblick, welche Aufgaben und Termine geplant sind und wie der Stand der Dinge ist.

Sie denken jetzt vielleicht, dass dies auch gar nicht notwendig ist für das Tagesgeschäft, denn es läuft ja. Wenn Sie aber genauer hinschauen, stellen Sie fest, dass auch bei der täglichen Arbeit Schnittstellen nicht geklärt sind, es zu Doppelarbeiten kommt, Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigt werden oder liegen bleiben, wenn ein Mitarbeiter plötzlich krank ist. – Einfach, weil die Transparenz darüber fehlt.

Ich kenne einige Unternehmen und Teams, die versucht haben, diese Transparenz über eine Excel-Liste herzustellen. Im geringen Umfang und mit wenigen Beteiligten mag das noch funktionieren. Aber besser wäre es, ein Tool zu benutzen, das jedem Mitarbeiter eine tägliche Aufgabenliste anzeigt und den Vorgesetzten automatisch informiert, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Es sollte einfach zu bedienen und grafisch ansprechend sein.

Geeignete Tools stelle ich hier in meinem Blog immer einmal wieder vor.