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Zitate zum Projektmanagement

In Zitaten steckt viel Wahrheit. Zitate regen zum Nachdenken an. Zitate bringen es auf den Punkt.

Das geht mir durch den Kopf, wenn ich ein gutes Zitat lese. Und ich verwende sie gerne in Präsentationen, um die Seminarteilnehmer auf ein Thema einzustimmen, oder wichtige Aussagen zusammenzufassen.

Zum Thema Projektmanagement habe ich ein paar Zitate gesammelt. – Aber es sind dann doch etwas mehr geworden…

Daher habe ich sie zu verschiedenen Themenschwerpunkten zusammengefasst.

Schauen Sie doch einfach mal rein und hinterlassen im Kommentar, welches Zitat Ihnen besonders gut gefallen hat.


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Was ist ein Bullet Journal?

Es ist jetzt schon ein paar Jahre her, als Ryder Carroll seine einfache Organisationsmethode vorgestellt hat: https://bulletjournal.com/

Dabei ging es darum, in einem Lebensplaner die täglichen Aufgaben, Zeitplanung und Deadlines zusammenzubringen. Inzwischen ist daraus ein globales Phänomen geworden.

Das Geheimnis liegt darin, dass man lernt, bewusste Entscheidungen für das eigene Leben zu treffen. Man sortiert seine Aufgaben und seine Gedanken. Und dies mit Stift und Papier. Indem wir Dinge zu Papier bringen, reflektieren wir über den Sinn der Sache.

Schon 5 Minuten morgens und abends reichen aus, um sich einen Plan zu machen.

In diesem Video stelle ich die Methode kurz vor:

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In dem Video stelle ich das Bullet Journal von Lothar Seiwert vor. Hier kann man es bei Amazon bestellen:

Aufschieberitis erfolgreich anpacken

Gehören Sie auch zu den Menschen, die gerne unangenehme Aufgaben vor sich herschieben? Vielleicht hoffen Sie auch darauf, dass sich die Sache von selbst erledigt?

Aber die Erfahrung ist in der Regel eine andere: die aufgeschobenen Aufgaben bleiben und müssen dann doch irgendwann erledigt werden.

Ausrede: ich habe die Zeit anders sinnvoll genutzt

Nicht selten fängt man an, ganz andere Dinge zu erledigen, als die Aufgabe, die man vor sich herschiebt. Da werden E-Mails gelesen, Präsentationen erstellt oder sogar Papier abgeheftet. Alles nur, um vor sich selbst zurechtfertigen, dass man andere (auch wichtige) Aufgaben erledigt hat. Da blieb dann leider keine Zeit mehr für die aufgeschobene Aufgabe…

Kopfkino

Wenn Sie an eine unangenehme Aufgabe denken, wie z.B. ein schwieriges Kundengespräch, dann passiert in der Regel folgendes: das Kopfkino geht an.

Sie überlegen sich, was Sie Ihrem Kunden sagen. Dann stellen Sie sich vor, was der Kunde darauf antwortet. Dann das, was Sie darauf sagen könnten usw. Am Ende wird das Gespräch in Ihrem Kopfkino immer schlimmer. Sie steigern sich da richtig rein. Am Ende Ihres Selbstgesprächs können Sie auf gar keinen Fall jetzt den Kunden anrufen, sondern müssen erstmal einen Kaffee trinken, um sich wieder zu beruhigen.

Die erfolgreichsten Mittel gegen das ständige Aufschieben

Sie werden jetzt vielleicht erstaunt sein. Aber in einem Test wollte man herausfinden, welche Studentengruppe besser zum Ergebnis kommt. Beide Gruppen bekamen die selbe Aufgabe gestellt. Die eine Gruppe hat lediglich die Vorgabe erhalten bis zu einem bestimmten Termin mit allem fertig zu sein. Die andere Gruppe hat nicht nur den Endtermin, sondern auch mehrere Meilensteine vorgegeben bekommen, an denen sie Teilergebnisse liefern sollten.

Die Gruppe ohne Vorgaben hat erst in den letzten Tagen vor dem Fertigstellungstermin mit der Arbeit begonnen. Die Gruppe mit Meilensteinen hat diese eingehalten und die Arbeit nicht erst auf dem letzten Drücker erledigt.

Welche Erkenntnisse daraus gewonnen werden konnten und welche Tipps ich Ihnen gebe, wie Sie die Aufschieberitis endlich anpacken können, sehen Sie in diesem Video:

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Selbsttest Zeitmanagement

Wie gut ist Ihr Zeitmanagement?

Ich habe in meinem Blog und meinem YouTube-Kanal Ihnen bereits viele wertvolle Tipps zur Verbesserung des Zeitmanagements gegeben.

Aber wie ist eigentlich der aktuelle Stand bei Ihnen?

Wie gut sind Sie schon und wo benötigen Sie noch Unterstützung?

Um das herauszufinden habe ich einen Selbsttest zum Thema Zeitmanagement entwickelt. Diesen stelle ich Ihnen hier kostenlos zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf den folgenden Button:

Hinweis zur Benutzung: bitte klicken Sie pro Zeile nur 1 Kästchen an. Sollten Sie sich mit Ihrer Antwort umentscheiden, müssen Sie erst den „falschen“ Haken entfernen, indem Sie noch einmal darauf klicken und dann den „richtigen“ Haken setzen. Ansonsten wird das Ergebnis verfälscht.

Hinweis 2: es handelt sich dabei um eine Excel-Tabelle. Sollten Sie nicht mit Excel arbeiten, werden Sie diese Datei nicht öffnen können. Sollten Sie mit einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm arbeiten, könnte es zu Schwierigkeiten kommen, da die Tabelle einige Formeln enthält.

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Produkttest Chronoplan – Abschluss

Ich habe mich bei Avery Zweckform als Produkttester beworben und bin ausgewählt worden. Man hat mir einen Chronoplan mini zugeschickt, den ich in den vergangenen 4 Wochen getestet habe. Heute gebe ich meine Bewertung ab.

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Format

Wenn ich den Planer ausschließlich privat nutzen würde, wäre das A6-Format sehr praktisch, weil es gut in die Handtasche passt. Für den Job wäre ein A5-Format besser für mich. Ich kann einfach nicht so klein schreiben, dass die Aufgaben in eine Zeile passen.

Eine Woche ist auf zwei Seiten dargestellt. Das gefällt mir, weil ich so die ganze Woche im Blick habe.

 

Aufteilung

Bei der Monatsübersicht hat mir besonders gefallen, dass man zu jedem Monat seine beruflichen Ziele eintragen kann. Dafür sind zwar nur 2 Zeilen vorgesehen, aber für Monatsziele ist das noch ausreichend. Mir hat das sehr geholfen, einen Überblick zu behalten. Da ich das für das nächste Jahr nutzen möchte, habe ich eine eigene Vorlage entwickelt:

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Den größten Teil macht dann natürlich die Wochenübersicht aus. Zu jeder Woche kann ich rechts oben meine Wochenziele eintragen. Hierfür stehen 3 Zeilen zur Verfügung. Meiner Meinung nach ist das ausreichend. Mir haben die Wochenziele geholfen, einen besseren Überblick zu behalten und mich auf die wichtigen Aufgaben bzw. Ziele zu fokussieren. Ich überlege noch, wie ich das in Outlook realisieren kann. Wenn ich eine Möglichkeit gefunden habe, dann werde ich in meinem Blog darüber berichten. Anregungen und Tipps nehme ich gerne an.

Pro Tag habe ich dann 7 Zeilen, um meine Aufgaben und Termine einzutragen. Ich bin gut damit ausgekommen. Allerdings ist die Spalte nicht breit genug für mich, sodass ich für eine Aufgabe auch mal 2 Zeilen benötigt habe.

Zu jeder Zeile kann ich den Zeitbedarf notieren und die Priorität. Wenn die Aufgabe erledigt ist, kann ich sie abhaken.

Zum Schluss gibt es eine Jahresübersicht für das nächste Jahr, eine Liste der Feiertage und Schulferien und 2 Seiten für Notizen.

Da man heutzutage Kontaktdaten von wichtigen Personen in Outlook oder im Handy/Smartphone verwaltet, ist ein Adressbuch nicht mehr notwendig und das hat der Herstellen offensichtlich auch erkannt.

 

Zeitmanagement mit dem Chronoplaner

Mir gefällt gut, dass ich die Monats- und Wochenziele notieren kann.

Ich finde auch gut, dass ich bei jeder Aufgabe den Zeitbedarf aufschreiben soll, denn so kann man schnell erkennen, ob man sich für den Tag zu viel vorgenommen hat. Wenn dort z.B. zwei Besprechungen mit je 2 Stunden und 5 Aufgaben mit je 1 Stunde stehen, dann weiß ich sofort, dass das nicht funktionieren kann.

Aufgaben, die ich delegieren will, habe ich dort nicht eingetragen. Wenn ich z.B. in einer Besprechung Aufgaben notiere, nutze ich dafür ein anderes Buch oder einen Schreibblock. Die Aufgaben, die ich dann in den Planer übertrage, sind nur die von mir zu erledigende. Aufgaben, die ich delegieren will, trage ich dort nicht ein.

 

Design

Ich bin mit dem Design zufrieden. Das Cover fühlt sich gut an und auch der Magnet-Verschluss gefällt mir besser, als ein Gummiband, das man sonst häufig bei solchen Planern hat.

Um den aktuellen Tag wiederzufinden, gibt es ein Band.

Außerdem  gibt es eine Stifthalterung.

Die Bindung der Seiten scheint solide zu sein, ob sie ein Jahr intensive Nutzung gut übersteht, oder dann Seiten herausfallen würden, kann ich nicht beurteilen, da ich den Planer nicht so lange genutzt habe.

 

Gesamteindruck

Ich hatte das Problem, dass nun sowohl in dem Planer, als auch in Outlook Aufgaben standen und beide Listen nicht mehr aktuell waren, weil ich jede Aufgabe doppelt verwalten musste. Daher werde ich wieder ausschließlich die Outlook-Aufgaben nutzen, weil bei mir über E-Mails läuft.

Mein Urteil:

wer gerne einen Planer nutzt, der sollte den Chroloplaner in die engere Auswahl nehmen. Vielleicht eher im DIN A5-Format.