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Ziele 2020

Das letzte Quartal 2020 bricht bald an. Normalerweise würden alle Unternehmen und Mitarbeiter bei einem Blick auf die Unternehmensziele feststellen, dass man vieles bereits erreicht hat und das letzte Quartal dafür nutzen kann, um noch einmal richtig durchzustarten, um das Jahr erfolgreich abzuschließen.

Aber das Corona-Virus hat allen einen Strich durch die Rechnung gemacht.

Einige wenige Unternehmen profitieren von dieser Krise, bestimmte Branchen leiden sehr darunter und andere Unternehmen sind inzwischen wieder im Aufwärtstrend.

Mehr Flexibilität durch kleine Schritte

Auf Sicht fahren, Veränderungen schrittweise vornehmen, vorsichtig agieren.

Das haben wir insbesondere im März und April diesen Jahres häufig gehört.

Dieses Vorgehen ist auch für Unternehmen angebracht. Wer jetzt die Unternehmens-, Erfolgs- oder auch Vertriebsziele für 2021 definieren soll, stellt schnell fest, dass es immer noch große Unsicherheiten gibt, wie es in den nächsten Monaten und im nächsten Jahr weiter gehen soll.

Wie werden wir mit dem Corona-Virus durch den Winter kommen? Werden wieder alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten? Wird es wieder zu Schließungen kommen?

Ich denke, es ist gut, nun nicht mehr ausschließlich auf 2-5 Jahrespläne zu setzen, sondern kleinere Ziele, die schneller erreichbar sind, zu definieren. So können Sie auch viel schneller überprüfen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben und noch auf dem richtigen Weg sind. Die Kunst dabei ist, die großen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Ein weiterer Effekt: Durch diese kleineren Schritte können Sie viel flexibler reagieren, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.

Kommunizieren Sie die Unternehmensziele

Viele Studien bringen es immer wieder zu Tage: Die Unternehmensziele sind nur wenigen Mitarbeitern bekannt und viele erkennen nicht, wie die eigene Arbeit dazu beiträgt, die Unternehmensziele zu erreichen. Auch ich beobachte in meinen Seminaren, dass Ziele häufig keine große Rolle spielen. Zielvereinbarungsgespräche am Jahresende gibt es nicht. Oder sie werden nicht sinnvoll genutzt. Ziele sind nicht konkret formuliert (siehe SMART) und werden von „oben“ vorgegeben, statt mit den Mitarbeitern vereinbart.

Welche Auswirkungen haben unklare Unternehmensziele?

Vielleicht denken Sie „Hat doch trotzdem immer funktioniert.“ Unklare Unternehmensziele haben allerdings große Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg. Nur leider ist dies nicht immer sofort sichtbar, da es sich an vielen Stellen und eher unterschwellig zeigt.

So fällt es Ihren Mitarbeitern schwer, die Prioritäten richtig zu setzen und sich auf die wichtigen Themen zu fokussieren. Dadurch wird Zeit verschwendet und die vorhanden Ressourcen werden nicht optimal eingesetzt.

Ihre Mitarbeiter sind auch deutlich unmotivierter, wenn unklar ist, wohin das Unternehmen in den nächsten Monaten oder Jahren steuert.

Ein weiterer Punkt ist die schlechtere Zusammenarbeit der Abteilungen und Teams. Wenn das gemeinsame Ziel fehlt, wird viel mehr Energie für Machtkämpfe und Schnittstellenprobleme aufgewendet.

Sie sehen: Es knirscht an allen Ecken und Enden, ohne, dass allen die Ursache bewusst ist.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements

Stress, Überstunden, zu wenig Zeit für alle Aufgaben. Ein besseres Zeitmanagement soll helfen. Aber es gibt kein allgemein gültiges Erfolgsrezept, sondern viele Zeitmanagement-Methoden und jeder muss die für sich passenden finden. Einen Überblick der 12 wichtigsten Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements gebe ich Ihnen in diesem Artikel.

Do: Zeitprotokoll führen

Wissen Sie eigentlich, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen? Sie denken jetzt „Mit Arbeit natürlich!“?

Ja, auch. Aber nicht nur.

Stattdessen gibt es viele Unterbrechungen und Störungen, die Sie davon abhalten, Ihre Arbeit effizient zu erledigen. Daher empfehle ich Ihnen, regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Hier schreiben Sie auf, wie lange Sie für eine Tätigkeit benötigt haben und welche Störungen es wann gab. Wenn Sie Ihre Zeitfresser kennen, können Sie im nächsten Schritt Maßnahmen einleiten, um diese zu reduzieren.

Do: Ziele setzen

Welche Ziele verfolgen Sie an Ihrem Arbeitsplatz? Sind diese Ziele für Sie erstrebenswert und auch erreichbar? Unerreichbare Zielen hinterher zu laufen ist Zeitverschwendung. Bleiben Sie besser realistisch. Das ist auch positiv für Ihre Motivation. Ziele gut zu formulieren ist aber manchmal nicht so einfach. Dabei hilft Ihnen die SMART-Regel.

Do: Priorisieren

„Frau Kranz, ich habe so viel zu tun, ich weiß gar nicht mehr, wie ich das alles schaffen soll!“ Diesen Satz höre ich in meinen Arbeitsplatzcoachings immer wieder. Ich antworte dann mit einer Gegenfrage: „Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben?“

Häufig ist liegt die Ursache des Problems darin, dass sich der Mitarbeiter auf die dringenden Aufgaben stürzt, die aber gar nicht wichtig sind. Um Ihre Aufgaben besser priorisieren zu können, sollten Sie das Eisenhower-Prinzip kennen.

Do: Pufferzeiten einplanen

Ich habe schon oft gedacht „Ach, das hast du schnell erledigt.“ Aber dann ist es doch anders gekommen. Es gab Probleme, die ich vorher nicht gesehen habe, etwas ist komplizierter, als gedacht oder ich habe mich tatsächlich einfach verschätzt.

Damit ich nicht mehr unter Zeitdruck gerate, plane ich immer Pufferzeiten ein. Ich stopfe also meinen Arbeitstag nicht voll mit Terminen und Aufgaben, sondern lasse bewusst Zeit dazwischen frei. – Es passiert ja immer etwas Unvorhergesehenes.

Pufferzeiten sind auch ein wichtiges Element der ALPEN-Methode, die ich in einem Video erkläre.

Do: Weniger perfekt sein

Wenn ich Ihnen die Frage stelle, was besser ist: Ein Arbeitsergebnis perfekt, aber unpünktlich oder pünktlich, aber nur gut abzuliefern. Für welche Variante würden Sie sich entscheiden?

Wir sind alle bemüht, unsere Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen. Aber es kostet sehr viel Zeit, diese Perfektion zu erreichen. Diese Erkenntnis kommt aus dem Pareto-Prinzip.

Was Sie tun können, zeige ich Ihnen in der kleinen Artikel-Serie „Perfektionismus vermeiden„, die mit „Gut statt perfekt“ beginnt.

Do: Bearbeitungszeit festlegen

Die Dinge brauchen so lange, wie sie brauchen.

Stimmt nicht. Vielleicht kennen Sie das auch? Wenn man eine Aufgabe auf den letzten Drücker erledigt, dann geht es ganz schnell. Wenn man genügend Zeit gehabt hätte, dann hätte es viel länger gedauert.

Mein Tipp: Um sich selbst davor zu schützen, dass die Bearbeitung von Aufgaben ausufert, Sie aber trotzdem nicht alles auf den letzten Drücker erledigen, legen Sie vorab die Bearbeitungszeit fest.

Vielleicht hilft Ihnen dabei die Pomodoro-Technik.

Don’t: Morgens als erstes Mails lesen

Was machen Sie, wenn Sie morgens ins Büro kommen? PC anschalten, Kaffee holen und erstmal die neuen Mails lesen? Ich wette, wenn Sie dann das nächste Mal auf die Uhr schauen, ist es bereits Mittagszeit und Sie ärgern sich, weil Sie noch nichts geschafft haben.

Warum Sie weniger schaffen, wenn Sie morgens als erstes Ihre Mails lesen und was Sie stattdessen tun sollten, erkläre ich in diesem Artikel: Machen Sie doch mal etwas anders

Don’t: An unwichtigen Besprechungen teilnehmen

Insbesondere in großen Unternehmen gibt es dieses Phänomen: Es finden Besprechungen statt, nur damit sich die Führungskräfte einmal mehr über verschiedene Themen ausgetauscht haben. Der Hauptgrund daran teilzunehmen, ist das „eigene Gesicht zu zeigen“, damit man als wichtig wahrgenommen wird. Ein wirkliches Ziel und Ergebnisse werden dabei nicht erreicht. Es läuft eher nach dem Motto: „Es wurde schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem.“

Besprechungen, zu denen vorab keine Agenda verschickt wird, es keinen roten Faden gibt und keine Ergebnisse erzielt werden, können Sie sich sparen. Dafür ist Ihre Zeit zu kostbar.

In solchen Fällen reicht es vollkommen aus, hinterher das Protokoll zu lesen.

Don’t: Aufgaben vor sich her schieben

Unangenehme Aufgaben schiebt man gerne vor sich her. Mir passiert das auch manchmal. Und was passiert dann? Ich beschäftige mich tagelang gedanklich mit dem Thema und es raubt mir Energie. Wer bereits viele Dinge angesammelt hat, dem empfehle ich einen Aufschieberitis-Tag einzulegen. Möglichkeiten, Aufschieberitis anzupacken finden Sie in diesem Video: Aufschieberitis

Don’t: Zu allem „Ja“ sagen

Stress entsteht, wenn Sie „Ja“ sagen, obwohl Sie eigentlich wissen, dass Sie „Nein“ sagen müssten.

Es hört sich vielleicht komisch an, aber vielen Menschen fällt es schwer, am Arbeitsplatz „Nein“ zu sagen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Man will freundlich sein, höflich, hilft gerne, möchte beliebt sein, oder hat Angst vor negativen Konsequenzen.

Besser wäre es, auf sich selbst zu achten und Grenzen zu setzen, um Überforderung vorzubeugen. Eine einfache Methode stelle ich Ihnen hier (klick) vor.

Don’t: Multitasking

Unterliegen Sie auch noch dem Irrglauben, dass Sie mehr schaffen, wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig tun? Multitasking hat aus meiner Sicht mehr mit hektischen Aktionismus zu tun, als mit effizientem Arbeiten. Mehr dazu hier: Single-Tasking

Don’t: Alles nur per Mail klären

5.000 oder 10.000 E-Mails im Posteingang, das sehe ich bei meinen Seminarteilnehmern immer wieder. 50 bis 100 neue Mails pro Tag ist auch keine Seltenheit mehr. Woher kommt das? Es wird alles nur noch per Mail geklärt.

Das hat auf dem ersten Blick Vorteile: Ich kann mein Anliegen loswerden, unabhängig davon, ob der Andere gerade Zeit hat. Außerdem kenne ich einige Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter das Gefühl haben, immer alles dokumentieren und nachweisen zu müssen.

Aber meine Beobachtung ist: In E-Mails kommt es schnell zu Missverständnissen, da die Zwischentöne fehlen oder Texte unterschiedlich interpretiert werden. Besser wäre es, miteinander zu sprechen. So können Missverständnisse einfacher vermieden werden.

Ein weiterer Aspekt: Wer viel schreibt, bekommt auch viele Antworten. Überlegen Sie sich also bitte genau, welche Empfänger Sie ins An-Feld und in Kopie setzen und reduzieren Sie die Verteiler auf ein notwendiges Minimum.

Gehen Sie auch bitte nicht davon aus, dass jeder Kollege Ihren Text sofort liest. Oft fehlt dafür die Zeit. Um Kleinigkeiten schnell im Team zu besprechen oder Informationen weiterzugeben, empfehle ich Ihnen Stehungen.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements im Überblick

Bullet Journal: Themensammlung

Wie die Methode „Bullet Journal“ funktioniert, habe ich im letzten Beitrag erklärt: https://www.123effizientdabei.de/was-ist-ein-bullet-journal/

Eigentlich bezieht sich das Bullet Journal sowohl auf private, als auch auf berufliche Themen und Ziele. Ich habe mir aber überlegt, wie ich das Bullet Journal als Selbständige nutzen könnte, um meine beruflichen Ziele zu erreichen.

In diesem Video stelle ich meine Themensammlung vor:

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Welche Themen fallen dir dazu ein? Hinterlasse bitte einen Kommentar.

Wichtige Fragen bei der Zielüberprüfung

Nachdem ich Ihnen in den letzten Blog-Artikeln die Zielhierarchie und den Zielerreichungskreis vorgestellt habe, möchte ich heute detaillierter auf das Zielcontrolling eingehen.

Folgende Fragen können Sie sich stellen, wenn Sie überprüfen, wie weit Sie Ihre beruflichen Jahresziele bereits erfüllt haben. Ich empfehle Ihnen, sich diese Fragen monatlich oder vierteljährlich auf Wiedervorlage legen, um laufend zu checken, wo Sie gerade stehen.

Im nächsten Schritt sollten Sie dann ggf. notwendige Maßnahmen einleiten, um „auf Kurs“ zu bleiben.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Erreichen Ihrer Ziele.

Selbstmanagement mit dem Zürcher Ressourcen Modell

Das Zürcher Ressourcen Modell

Das Zürcher Ressourcen Modell (ZRM) ist ein psychoedukatives Selbstmanagement-Training. Es wurde von Maja Storch und Frank Krause in den 1990er-Jahren für die Universität Zürich entwickelt. Integriert werden Erkenntnisse aus Psychoanalyse und Motivationspsychologie basierend auf neurowissenschaftlichen Erkenntnissen zum menschlichen Lernen und Handeln.

Innerhalb des Trainings kommen unterschiedliche Anwendungen zum Einsatz, wie systemische Analysen, Coaching, Wissensvermittlung und Selbsthilfetechniken in der Gruppe. Das Training soll Menschen in diesem Entwicklungsprozess systematisch auf der intellektuellen/kognitiven, emotionalen/emotiven und körperlichen/physiologischen Ebene ansprechen.

Mit Hilfe des ZRM soll der Mensch sich über eigene (Lebens-)Themen klar werden, Ziele entwickeln, die eigenen Ressourcen entdecken und Fähigkeiten erlangen, um nötige Ressourcen zu aktivieren, die zielorientiertes Handeln ermöglichen. Dies soll zur Entwicklung und Erweiterung der eigenen Selbstmanagementfähigkeiten führen.

Quelle: Wikipedia

Ich selbst habe das Zürcher Ressourcen Modell in einem Seminar kennengelernt und dabei eine konkrete Fragestellung bzw. Ziel gehabt. Mir hat die Methode gut gefallen und ich bin gestärkt in die kritische Situation gegangen. Da im Seminar aber nur sehr kurz darauf eingegangen werden konnte, habe ich später ein 2-tägiges Intensivseminar belegt. Hier bin ich offen, also ohne Fragestellung auf die Bilder zugegangen und war überrascht, wie sehr mich ein Bild berührt hat. Mein Unterbewusstsein hat mich offensichtlich an die richtige Stelle geführt.

Das Selbstmanagement-Tool auch online

Neugierig habe ich mich auf der Webseite www.zrm.ch umgesehen und ein Online-Tool gefunden. Wer das Zürcher Ressourcen Modell bereits kennt, kann hier mit wenigen Klicks ein Bild finden und ein Motto für sich finden. Es gibt zwar auch eine Anleitung für diejenigen, die mit ZRM noch nicht vertraut sind, aber ich vermute, es ist besser, wenn Sie einmal diese Methode live in einem Seminar kennengelernt haben.

Zum Online-Tool hier klicken: http://zrm.ch//OnlineToolContainer.html

In diesem Video stelle ich das Tool kurz vor:

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Natürlich hat Maja Storch auch Bücher geschrieben und Sie können die Fotos bestellen, um sie in Ihren Seminaren einzusetzen. Es gibt die Fotos im A6-Format für eine Einzelberatung und im A4-Format für Gruppen.

Produkte von Amazon.de

10 Fragen an Ihre Ziele

Klare Ziele sind die Grundlage für ein gutes Zeitmanagement. Wenn Sie wissen, was Sie erreichen wollen, dann fällt es leichter, anstehende Aufgaben zu priorisieren.

Zur Formulierung von Zielen ist die SMART-Regel bekannt, die auch schon in meinem Blog vorgestellt habe SMART

Heute möchte ich Ihnen noch weitere Fragen vorstellen, die Sie an Ihre Ziele stellen sollten:

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Die 10 Fragen an Ihre Ziele können Sie auch als Checkliste herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:

 

Wie Sie den Rückblick auf 2016 und Ihre Strategie für 2017 interessant präsentieren

Was ist Prezi?

Mit Prezi haben Sie die Möglichkeit Ihre Fakten und Zahlen in einem anderen Design zu präsentieren. Zum einen gibt es nur wenig Platz für Text, stattdessen wird auf Fotos und Symbole gesetzt. Zum anderen ist das Besondere an einer Prezi-Präsentation, dass viel in Details hineingezoomt wird und später wieder herausgezoomt, damit der Zuschauer wieder den Überblick erhält, wo man sich gerade befindet.

Rückblick 2016 und Ausblick auf 2017

Bei Prezi gibt es 3 neue Vorlagen, die Sie für den Rückblick auf 2016 und einen Ausblick auf 2017 nutzen können. Sie können wichtige Termin für 2017 nennen und auch Ihre Strategie und Ziele für 2017 darstellen.

Diese drei Vorlagen stelle ich Ihnen in diesem Video kurz vor:

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Die Vorlagen

https://prezi.com/wbloo3hqy_0z/das-jahr-2016-im-ruckblick-vorlage/#

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von prezi.com zu laden.

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https://prezi.com/whz9s1cbpkv8/vorlage-jahresplanung-2017/

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https://prezi.com/8kfgtz96mnwu/vorlage-kalender-2017/

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Vorbereitung auf das Mitarbeiterjahresgespräch

Das Jahr 2015 neigt sich dem Ende zu. Erfahrungsgemäß werden in vielen Unternehmen im Dezember oder Januar Mitarbeitergespräche geführt, bei denen die Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam auf das Jahr zurück blicken. Dabei wird über verschiedene Themen gesprochen: die Zielerreichung, Vereinbarung neuer Ziele für das nächste Jahr und notwendige Weiterbildungsmaßnahmen.

Damit Sie sich als Mitarbeiter gut auf dieses Gespräch vorbereiten können, habe ich Ihnen eine Liste verschiedener Fragen zusammengestellt.

Außerdem gibt es noch einen Muster-Text für eine Einladung zum Mitarbeiterjahresgespräch. Beide Vorlagen finden Sie weiter unten zum Download.

Die Fragen stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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Die Vorstellung der Fragen als Präsentation:

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Die Fragenliste zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch können Sie downloaden, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:
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Zum Download der Muster-Einladung zum Mitarbeitergespräch bitte hier klicken:
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Formuliert mehr SMARTe Ziele

In meiner Praxis erlebe ich es häufig, dass Ziele schlecht formuliert sind. Dies ist oft auch ein Grund dafür, dass sie dann nicht erreicht werden.

Mit der einfachen SMART-Regel können Sie gute Ziele formulieren und damit zum Erfolg beitragen.

Die einzelnen Buchstaben stehen dabei für die einzelnen Bedingungen, die die Zielformulierung erfüllen sollte. Danach sollte ein Ziel spezifisch sein. D.h. es sollte genau formuliert sein. Häufig erlebe ich, dass die Ziele viel zu schwammig sind, sodass der Mitarbeiter oft gar nicht so genau weiß, was er erreichen soll. Aber auch der nächste Punkt „messbar“ wir oft nicht eingehalten. Und das liegt auch daran, dass die Messgröße unklar ist. Wenn man also als Ziel formuliert, dass die Kundenzufriedenheit gesteigert werden soll, dann muss man sich genau überlegen, wie man die Kundenzufriedenheit überhaupt messbar macht. Außerdem muss klar sein, wie hoch die Kundenzufriedenheit aktuell ist, von welchem Punkt aus man also startet. Das Ziel sollte für den Mitarbeiter attraktiv sein, also auch seine eigenen Interessen berücksichtigen. Dabei sollte das Ziel aber auch realistisch sein. Also den Mitarbeiter herausfordern, aber nicht überfordern. Und natürlich sollte ein Ziel auch terminiert sein, d.h. es sollte formuliert werden, bis wann das Ziel erreicht werden soll.

Hier nochmal die einzelnen Punkte im Überblick:

S = Spezifisch

M = Messbar

A = Attraktiv

R = Realistisch

T = Terminiert

Ich erkläre diese Regel in meinem Video:

 

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Gute Vorsätze fürs neue Jahr

Motivation

Ich hoffe, alle sind gut im neuen Jahr angekommen und haben die Feiertage gut überstanden.

Wie sieht’s mit guten Vorsätzen fürs neue Jahr aus? Sind es bei Ihnen die gleichen, wie immer (gesünder Essen, mehr Sport, weniger Stress, bessere Work-Life-Balance)?

Und warum hat es bisher nicht funktioniert? Haben Sie sich vielleicht zu viel vorgenommen? Oder sind es nur halbherzig angegangen?

Erfolgsversprechender ist es, wenn Sie

  • sich realistische Ziele setzen
  • diese in kleine, überschaubare Schritte unterteilen
  • sofort damit beginnen
  • konsequent dran bleiben
  • den Erfolg regelmäßig (z.B. 1x pro Woche) überprüfen und ggf. Anpassungen vornehmen
Ich habe mir für dieses Jahr vorgenommen, mehr Sport zu machen und meine Spanisch-Kenntnisse aufzubessern. Mal sehen, ob es mir gelingt…

Wie Sie das Zeitmanagement in Ihrem Team verbessern können, erkläre ich Ihnen in meinem Coaching-Programm. Für mehr Informationen einfach auf den folgenden Button klicken:

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