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Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern!

Das klassische Mitarbeitergespräch findet üblicherweise einmal pro Jahr und zwar am Jahresende statt. Aber Gesprächsbedarf gibt es laufend. Um sinnvolle Themen, die Gesprächshäufigkeit und Dokumentation der Gespräche geht es in diesem Artikel.


Das jährliche Mitarbeitergespräch

Beim jährlichen Mitarbeitergespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter geht es in der Regel darum die Erreichung der vereinbarten Ziele zu überprüfen und neue Ziele für das nächste Jahr zu vereinbaren. Außerdem wird auch über den Weiterbildungsbedarf des Mitarbeiters gesprochen, die Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen und ein persönliches Feedback gegeben.

Häufig gibt es Gesprächsleitfäden, Personalbögen, Checklisten oder Formulare, die auch als Struktur für die Gesprächsführung durch die Führungskraft dienen.

Ehrlich gesagt hatte ich immer gedacht, dass die jährlichen Mitarbeitergespräche zum Standard gehören, aber viele meiner Trainingsteilnehmer berichten, dass es entweder diese Gespräche gar nicht gibt, oder sie schon ein paar Mal ausgefallen sind. Ziele werden häufig auch nicht gemeinsam vereinbart, sondern vom Chef vorgegeben. Außerdem sind die Ziele oft nicht SMART formuliert.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche

Zusätzlich zum Jahresgespräch können sich im Laufe des Jahres weitere Gesprächsanlässe ergeben, beispielsweise:

  • Ende der Probezeit
  • Rückkehr nach Arbeitsunfähigkeit / Krankheit
  • Rückkehr aus der Elternzeit
  • Änderungen der Aufgaben am Arbeitsplatz
  • Planung des Aufstiegs
  • Personalentwicklungsgespräch
  • Gehaltsgespräch

Auch hierfür gibt es Checklisten, Formulare und Gesprächsleitfäden, da diese Gespräche dokumentiert werden sollten.

Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument

Ich empfehle in meinen Coachings mit Führungskräften die Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument zu nutzen. Einige sagen mir, dass sie täglich mit ihren Mitarbeitern sprechen. Aber das ist nicht dasselbe.

Das Mitarbeitergespräch gibt beiden Seiten den Raum und die Zeit abseits des allgemeinen Arbeitsstresses miteinander zu sprechen. Dies hat auch mit gegenseitiger Wertschätzung zu tun. Daher sollte die Führungskraft dieses Gespräch nicht leichtfertig ausfallen lassen.

Die Häufigkeit

Wie häufig die Mitarbeitergespräche stattfinden sollten, lässt sich nicht so pauschal beantworten. Ob jährlich, quartalsweise, monatlich oder wöchentlich hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Wenn z.B. der Mitarbeiter im Moment ein wichtiges Projekt leitet, bei dem es „brennt“, dann sollten die Gespräche wöchentlich stattfinden, vielleicht sogar täglich. Dabei liegt der Fokus darauf, welche Probleme es aktuell gibt und wie der Chef seinen Mitarbeiter unterstützen kann.

In einigen Branchen gibt es monatliche Erfolgszahlen, sodass immer nachvollzogen werden kann, ob der Mitarbeiter die vereinbarten Ziele erreicht bzw. welche Maßnahmen ergriffen werden könnten, um wieder „auf Kurs“ zu kommen. Dies kenne ich aus der Finanzbranche, bei der es stark um Verkaufszahlen geht.

Die Häufigkeit hängt aber auch vom Mitarbeitertyp ab. Ich hatte selbst schon Mitarbeiter, die sehr selbständig arbeiten und auf die ich mich verlassen konnte, dass sie sich melden, wenn sie Hilfe benötigen. Andere Mitarbeiter wollten gerne einen engeren Kontakt mit mir haben und auch Details mit mir abstimmen.

Die Vorbereitung

Die Mitarbeitergespräche sollten von beiden Seiten gut vorbereitet werden. Zum Einen gehört dazu die rechtzeitige Einladung zum Termin, zum Anderen aber auch die inhaltlichen Themen.

Insbesondere wenn die Gespräche nicht so häufig stattfinden, empfehle ich Ihnen laufend Notizen zu machen und Themen zu sammeln. Sie könnten auch Mails hinzufügen, zu denen es noch Rücksprachebedarf gibt.

Die Termine können auch zu Beginn des Jahres für das gesamte Jahr als Serientermin in die Kalender eingestellt werden.

Die Dokumentation

Die Themensammlung kann auch gleichzeitig Grundlage des Gesprächsprotokolls sein. Wie formal das Gespräch protokolliert werden muss, hängt von der Häufigkeit und dem Anlass ab.

Sie können die Mitarbeitergespräche manuell auf Papier oder digital dokumentieren. Die Vor- und Nachteile der beiden Varianten beleuchte ich in dem nächsten Artikel.


Wie häufig finden in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung Mitarbeitergespräche statt?

Hinterlassen Sie dazu einfach einen Kommentar.

Erreichung der Jahresziele

Zielscheibe

Das Jahr 2013 ist fast vorbei. Im Fernsehen gibt es jetzt wieder die Jahresrückblicke. Einige Dinge haben sich in diesem Jahr verändert (z.B. gibt es einen neuen Papst, Veränderungen in der katholischen Kirche, wir haben eine neue Regierung in Deutschland, ein neues Bewusstsein für die Themen Datenschutz und Geheimdienstaktivitäten, Menschen gehen auf die Straße, um für mehr Demokratie in ihrem Land zu kämpfen), einige Dinge haben sich nicht geändert (z.B. Hungersnöte, der Klimagipfel blieb weitestgehend ergebnislos, Kriege) und einige Bauprojekte dauern länger und werden teurer, als erwartet (z.B. Flughafen Berlin, Elb-Philharmonie, Bischofssitz in Limburg).

Schauen Sie doch mal auf das Jahr zurück.

  • Was hat sich beruflich und privat bei Ihnen verändert?
  • Was ist gleich geblieben?
  • Welche Ziele haben Sie erreicht?
  • Welche Aufgaben sind noch offen?
  • Was sind die Ursachen dafür?
  • Wie sieht Ihre Work-Life-Balance aus?
Und überlegen Sie sich:
  • Was wollen Sie im nächsten Jahr anders machen? 
  • Und was möchten Sie beibehalten?
  • Wo wollen Sie Schwerpunkte setzen?

 

 

 

 

 

 

So formulieren Sie Ihre Ziele SMART

Zielscheibe 2

In der Regel gibt es in Unternehmen verschiedene Unternehmensziele, die dann auf Abteilungsziele „runtergebrochen“ werden und aus denen dann wiederum persönliche Ziele pro Mitarbeiter festgelegt werden. Diese werden in den jährlichen Mitarbeitergesprächen von der Führungskraft mit dem Mitarbeiter besprochen. Idealerweise werden die persönlichen Ziele nicht nur von der Führungskraft festgelegt, sondern zusammen mit dem Mitarbeiter erarbeitet.

Leider stelle ich immer wieder fest, dass die Ziele nicht der sogenannten SMART-Regel entsprechen, d.h. häufig sind sie nicht konkret genug. Daher stelle ich Ihnen heute die SMART-Regel vor. Danach sollten Ziele

Spezifisch – also nicht allgemein

Messbar – in Qualität und Quantität

Attraktiv – also für den Mitarbeiter lohnend und herausfordernd

Realistisch – also machbar unter den gegebenen Voraussetzungen

Terminiert – bis wann das Ziel erreicht werden soll

formuliert sein. Wichtig finde ich auch, darauf zu schauen, ob die Erreichung des Ziels überhaupt im Einflussbereich des Mitarbeiters liegt. Denn wenn man z.B. festlegt, dass x% mehr Produkte verkauft werden sollen, dann liegt die Erreichung nicht nur am Mitarbeiter, sondern hängt ja auch von den Kunden ab. D.h. man sollte stattdessen Maßnahmen festlegen, die dazu führen könnten, dass mehr Produkte verkauft werden.

 


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