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Einfach Projekte managen mit Asana

In diesem Blog-Artikel stelle ich Ihnen ein weiteres Tool vor. Asana hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, Fristen einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen. Planen Sie Projekte effektiver, erfassen Sie die Prioritäten Ihres Teams und halten Sie alle auf dem Laufenden. Auf diese Weise können Sie schneller bessere Arbeit leisten.

Asana ist eine weitere App, die Sie in TEAMS einfügen können. In Asana verwalten Sie dann alle Projektaufgaben und Meilensteine und können die Zusammenarbeit im Projektteam verbessern.

Einen Überblick über diese Software gebe ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Die Aufgabenplanung

In Asana können Sie ganz einfach eine neue Aufgabe anlegen, einen Verantwortlichen zuweisen, eine Frist festlegen und weitere Informationen hinzufügen. Sie haben aber auch die Möglichkeit Dateien an eine Aufgabe anzuhängen und die Kollegen bitten, diese zu überprüfen und Ihnen Feedback dazu zu geben.

Die Ansichten

Es gibt in Asana verschiedene Möglichkeiten, einen Überblick über das Projekt zu erhalten:

  • Liste: Hier werden alle Aufgaben aufgeführt. Sie erkennen den Verantwortlichen, die Frist, den Status und können weitere Spalten hinzufügen.
  • Board: Hier können Sie alle Aufgaben z.B. als Kanban-Board anzeigen lassen. Auch im Board haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach neue Aufgaben hinzuzufügen, oder diese zu verschieben. Mehr dazu…
  • Zeitleiste: Um Abhängigkeiten besser erkennen zu können, bietet sich die Zeitleiste an, das vergleichbar mit einem Gantt-Chart ist. Auch in dieser Ansicht, können Sie ganz einfach Fristen verschieben. Mehr dazu…
  • Kalender: Mit Hilfe des Kalenders verschaffen Sie sich einfach einen Überblick, welche Aufgaben für den heutigen Tag geplant sind. Sie erkennen also, welches Projektmitglied an welcher Aufgabe arbeitet bzw. arbeiten sollte.

Automatisierungsmöglichkeiten

In Asana können Sie über Regeln Aufgaben automatisieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass bestimmte Prozesse wie geplant ablaufen. Hierfür stehen Ihnen einige Vorlagen zur Verfügung: Automation

Asana können Sie mit mehreren anderen Anwendungen, wie z.B. Cloud-Anbieter, Zeiterfassungssysteme, Kommunikationssysteme oder auch Formularanbieter verbinden. Eine Übersicht finden Sie hier (klick).

Das komplette Handbuch zu Asana finden Sie hier (klick).


Wie ist Ihre Erfahrung mit Asana? Welche Möglichkeiten und Funktionen gefallen Ihnen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Arbeiten auf Augenhöhe

„Arbeiten auf Augenhöhe“ – das hört sich eigentlich doch ganz selbstverständlich an. Ist es aber oft nicht.

Die Mitarbeiter sprechen von „denen da oben“. Der Chef wird auch „Vorgesetzter“ genannt und ein nicht mehr ganz so verbreiteter Begriff für die Mitarbeiter ist „Untergebene“. Dies sind alles Beispiele dafür, dass es ein „oben“ und ein „unten“ gibt und sich Chef und Mitarbeiter tatsächlich nicht auf Augenhöhe begegnen.

In meinem letzten Beitrag habe ich vorgestellt, wie eine Führungskraft in der heutigen VUCA-Welt agieren sollte. Dazu gehört auch ein Arbeiten auf Augenhöhe.

Aber wie geht das? Diese Frage haben sich ein paar Filmemacher auch gestellt und verschiedene Unternehmen gesucht, die genau diesen Schritt gegangen sind. Herausgekommen sind inzwischen mehrere Filme, bei denen ausgewählte Betriebe unterschiedlicher Größe und Branche über mehrere Monate begleitet wurden.

Mir gefallen die Filme sehr gut, weil es Tipps aus der Praxis für die Praxis gibt und man auch erkennen kann, dass der Weg auch mehrere Jahre dauern kann und man womöglich nie ankommt.

Neben den Filmen gibt es auf der Webseite noch einige begleitende Materialien, denn die Filme eignen sich sehr gut, um sie im Team gemeinsam anzusehen und danach zu besprechen und somit seine eigenen Erkenntnisse daraus zu ziehen. Hier geht’s zu den Filmen:
https://augenhoehe-film.de/

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Studie: In Deutschland fehlt Raum für Kreativität

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.slideshare.net zu laden.

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Die Förderung von Kreativität am Arbeitsplatz

Heute möchte ich Ihnen eine Studie von der Agentur Jack Morton vorstellen, die eine internationale Untersuchung zum Thema „Förderung von Kreativität am Arbeitsplatz“ durchgeführt hat. Wie steht Deutschland im Vergleich zu Australien, Brasilien, China, Ägypten, Hong Kong, Saudi-Arabien, Singapur, Vereinigte Arabische Emirate, Großbritannien und den USA da?

Sind Sie kreativ?

Auf diese Frage antworten erstaunlich viele Beschäftigte mit Ja. Vier von fünf halten sich hierzulande für kreativ.

95 Prozent sind der Meinung, Kreativität sei wichtig für den Geschäftserfolg. Doch ganze 25 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland haben das Gefühl, dass ihr Arbeitsumfeld kreatives Denken tatsächlich befördert.

In einem Punkt ist Deutschland im internationalen Vergleich erstaunlicherweise Spitzenreiter: 53 Prozent der Beschäftigten geben hierzulande als Kreativitätskiller Nummer eins Zeitdruck an. Das gibt es in keinem anderen Land. Nur 37 Prozent der deutschen Beschäftigten haben das Gefühl, sich die nötige Zeit für kreatives Denken freischaufeln zu können. Danach gefragt, wieviel Zeit pro Woche hierfür nötig sei, liegt der meistgenannte Wert bei drei bis vier Stunden.

Und wie kommt man in den Unternehmen auf Ideen? – 49 Prozent gaben an, Brainstorming sei in der Firma die bevorzugte Methode hierfür. 19 Prozent der Beschäftigten beklagen allerdings die fehlende Gelegenheit zu spontanen Meetings. 64 Prozent der Befragten waren der Überzeugung, kreatives Denken sei erlernbar und nicht bloß ein angeborenes Talent.

Was können Unternehmen tun, um die Kreativität zu fördern?

  1. Zusammenarbeit: Kreative Ideen werden am Besten im Austausch mit Kollegen entwickelt. Daher sind spontane Meetings und Diskussionen wichtig. Als Unternehmen sollten Sie Räume dafür zur Verfügung stellen (zeitlich und auch mit entsprechender Ausstattung).
  2. Spielen: Neue Ideen entwickeln sich gut beim Spielen. Dann kann man etwas ausprobieren, basteln, neu zusammensetzen. Dabei ist oft auch wichtig, die Ideen anfassbar zu machen. Wenn man ein Modell gebastelt hat, lässt es sich besser von allen Seiten betrachten. Als Unternehmen sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit dazu geben und Materialien zur Verfügung stellen.
  3. Kreativitätstechniken: Man kann nicht auf Knopfdruck kreativ sein. Auch fällt die Entwicklung neuer Ideen ein einem schlichten Büro am funktionalen Schreibtisch schwer. Besser ist es die gewohnte Umgebung zu verlassen. Ein Spaziergang im Park, der Besuch eines Museum usw. kann inspirierend sein. Auch hier sind die Führungskräfte in Ihrem Unternehmen aufgefordert, den Mitarbeitern dieses zu ermöglichen
  4. Fehlerkultur: Wer kreativ sein soll, der braucht die Sicherheit, auch Fehler machen zu dürfen. Nicht die erste Idee ist sofort perfekt und umsetzbar.
  5. Denk-Räume: Für die ersten 3 genannten Punkte benötigen Sie entsprechend ausgestattete Räume, die nicht den ansonsten geltenden formalen Richtlinien entsprechen. Viel Platz für Flipcharts, Haftnotizzettel, Bastelmaterialien usw. Darüber hinaus aber auch Rückzugsorte mit Sofas oder bequemen Sesseln, angenehme Beleuchtung, harmonischen Farben.
  6. Würdigung von kreativen Ideen: Kreativitätswettbewerbe und Prämien für innovative Ideen spornen die Mitarbeiter an und zeigen, dass das Unternehmen neue Ideen würdigt.

Zu diesem Thema passt auch die Methode „Design Thinking“, die ich in diesem Artikel vorstelle: Was ist Design Thinking?

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Außerdem empfehle ich Ihnen mein Arbeitsbuch „Kreativ in Projekten“, in dem ich Ihnen 12 Kreativitätstechniken vorstelle. Zu jeder Methode gibt es eine Beschreibung des Settings, die benötigte Anzahl an Teilnehmern und Materialien und den voraussichtlichen zeitlichen Umfang.

Monster des Alltags – Die Arroganz

Dieses Monster des Alltags von Christian Moser begegnet uns im Büroalltag auch häufiger. Es könnte ein Kunde sein, ein Lieferant, oder auch der Chef oder Projektleiter. Manchmal ist es aber auch einfach nur ein Kollege, der sich ein bisschen aufspielt.

Streng nach dem Motto „Eine starke Behauptung ist besser, als ein schwacher Beweis!“ werden von diesen Kollegen Aussagen, Pseudo-Fakten und Vermutungen in den Raum geschmissen und dies mit voller Inbrunst behauptet, dass jeder geneigt ist, diesem Kollegen zu glauben.

Ein Fakten-Check würde ihn natürlich entlarven. Aber das ist mühsam und kostet Zeit. Da ist es einfacher, ihm zu vertrauen. Später merkt man in der Regel dann doch, dass nicht alles 100-prozentig gestimmt hat. Beim nächsten Mal ist man schlauer und weiß besser damit umzugehen. Bis dahin kann aber bereits viel Geld und Zeit verbraucht worden sein.

Ich selbst habe einmal in einem Projekt mitgearbeitet, bei dem zu Beginn der IT-Leiter ein paar Dinge zu der Arbeitsweise und Prozessen in einer Fachabteilung behauptet hat. Diese Aussagen wurden nie überprüft. Am Ende haben wir eine Software eingeführt, die leider nicht zur Arbeitsweise und den Problemen der Mitarbeiter gepasst hat. Folglich haben sie diese Anwendung nicht genutzt.

Das Bild des Monsters „Die Arroganz“ hilft Ihnen vielleicht dabei, diese Kollegen zu entlarven oder sie zumindest nicht allzu ernst zu nehmen.

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Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen:

Methodenkoffer Komm-mit-Mensch

Komm-mit-Mensch-Dialoge

Vor ein paar Wochen haben ich im Rahmen eines Seminars zum Thema Achtsamkeit in Unternehmen den Methodenkoffer „Komm-mit-Mensch“ kennengelernt.

Zu Beginn war ich noch skeptisch: Der Methodenkoffer wird von Unfallkassen und Berufsgenossenschaften herausgegeben und das Thema „Arbeitssicherheit“ beschäftigt mich nur am Rande. Dann habe ich aber festgestellt, dass es um viel mehr geht, als um die Frage, wie viele Stufen eine Leiter hat.

Bei den Komm-mit-Mensch-Dialogen geht es hauptsächlich um das Miteinander im Team und im Unternehmen. Es soll dabei zum Mitmachen angeregt werden.

Ich finde die Toolbox sehr gut durchdacht und sehr professionell gestaltet. Mich haben die vielen Grafiken oft auch zum Schmunzeln gebracht und es hat mir Spaß gemacht, die Materialien zu nutzen.

 

Die Toolbox

Im Methodenkoffer/Toolbox finden Sie alle Materialien, die Sie benötigen, um die Workshops durchführen zu können.

  • Regeln der Zusammenarbeit (Spielregeln für die Workshops)
  • Broschüre für Verantwortliche
  • Leitfaden
  • Schnellanleitung
  • Karten mit den Handlungsfeldern und den einzelnen Stufen
  • Grüne und gelbe Haftnotizzettel für Ideen und Maßnahmen
  • 2 Stifte
  • Plakat, an das Sie während des Workshops die Karten heften

 

Die Handlungsfelder

Folgende Handlungsfelder werden bei den Komm-mit-Mensch-Dialogen bearbeitet:

Führung: Unserer Führung sind Sicherheit und Gesundheit wichtig und sie verteidigt Zeit und Ressourcen dafür.

Kommunikation: Wir halten uns gegenseitig gut informiert und reden auf Augenhöhe miteinander.

Beteiligung: Wir nutzen das Wissen und die Ideen aller, um immer besser zu werden.

Fehlerkultur: Wir lernen gemeinsam von Fehlern, Beinahe-Unfällen sowie Unfällen und arbeitsbedingten Erkrankungen.

Betriebsklima: Wir gehen respekt- und vertrauensvoll miteinander um und kommen gern zur Arbeit.

Sicherheit und Gesundheit: Wir haben Sicherheit und Gesundheit immer im Blick.

 

Die 5 Stufen

Als Sie die oben genannten Handlungsfelder gelesen haben, werden Sie bestimmt in Gedanken kurz überprüft haben, wie der Stand der Dinge bei Ihnen im Team bzw. Unternehmen ist. Bei einigen Themen stellen Sie vielleicht fest, dass Sie bereits auf einem guten Weg sind, bei anderen merken Sie, dass noch viel zu tun wäre.

Um dies besser einordnen zu können, wurde die folgenden 5 Stufen entwickelt:

Gleichgültig: Sicherheit und Gesundheit spielen nur eine Rolle im Betrieb, wenn es darum geht (straf-)rechtlichen oder wirtschaftlichen Schaden abzuwenden.

Reagierend: Sicherheit und Gesundheit werden im Betrieb ernst genommen – allerdings nur nachdem etwas passiert ist, also zum Beispiel nach einem Vorfall oder wenn der Krankenstand auffällig hoch ist. Es werden einfache, eher kurzfristig gedachte Maßnahmen ergriffen.

Regelorientiert: Sicherheit und Gesundheit haben im Betrieb einen hohen Stellenwert. Es herrscht die Meinung, dass Sicherheit und Gesundheit vor allem durch strikte Regeln und Kontrolle zu erreichen sind.

Proaktiv: Hier werden verbindliche Regeln und Systeme als wichtig erachtet, aber nicht als ausreichend. Gemeinsam versuchen Führung und Beschäftigte Gefährdungen aufzuspüren, bevor es zu Unfällen und Erkrankungen kommt.

Wertschöpfend: Eine noch weiter entwickelte Sicherheits- und Gesundheitskultur, in die kontinuierlich investiert wird und die den Betrieb insgesamt leistungsfähiger macht.

Zu Beginn des Workshops ermittelt das Team, auf welcher Stufe es beim jeweiligen Handlungsfeld aktuell steht.

Im weiteren Verlauf werden gemeinsam Maßnahmen entwickelt, um die nächste Stufe erreichen zu können.

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Die Toolbox können Sie hier kostenlos bestellen: https://kommmitmensch.de/toolbox/kommmitmensch-dialoge/

Auf der Web-Seite der Unfallkassen und Berufsgenossenschaften erhalten Sie weitere Infos und können sich die themenbezogenen Videos herunterladen, die Sie zu Beginn eines Workshops zeigen, um alle Teilnehmer einzustimmen.

Monster des Alltags – Die Gewohnheit

Heute stelle ich ein weiteres „Monster des Alltags“ von Christian Moser vor. Dieses Mal geht es um die Gewohnheit.

Die Gewohnheit

 

Die Gewohnheit hat zwei Seiten einer Medaille: Die positive Seite an ihr ist die Routine. Routine ist nicht, wie viele glauben, langweilig. Routinierte Abläufe sind in der Regel sehr effizient und schnell. Da die Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist geben diese Abläufe auch Sicherheit. Viele Menschen beklagen in dieser Zeit, dass sich alles so schnell ändert. Gewohnte Rituale bieten dagegen Halt in dieser schnelllebigen Zeit.

Die negative Seite an der Gewohnheit ist das Stöhnen und Gejammer, wenn sich etwas ändert. Dies dauert einige Zeit an. Es fallen häufig Sätze, wie „früher war alles besser“. Das interessante ist, dass nach einer Umgewöhnungsphase das Neue wieder zur Routine wird. Es gibt eine neue Gewohnheit.

Dieses Phänomen kennen wir auch aus dem Change-Management.

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Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

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Monster des Alltags – Die Erwartung

Heute stelle ich ein weiteres „Monster des Alltags“ von Christian Moser vor. Dieses Mal geht es um die Erwartung.

Die Erwartung

Sehen Sie einmal auf den Zettel, den dieses Monster in der Hand hält. Darauf steht: Ich dachte, du wüsstest, dass ich dachte, du wüsstest… Kennen Sie solche Kollegen auch?

Wenn Sie z.B. als Führungskraft bestimmte Erwartungen an Ihre Mitarbeiter haben, dann sollten Sie nicht davon ausgehen, dass diese in der Lage sind richtig zu erraten, was Sie erwarten. Besser wäre es, Sie würden Ihre Erwartungen genau formulieren. Kommunikation hilft in diesem Falle sehr und stellt eine bessere Alternative dar.

Das Gleiche gilt für die umgekehrte Situation. Als Mitarbeiter sollten Sie nicht glauben, Sie wüssten, was Ihr Chef von Ihnen erwartet. Wenn Sie nicht nachfragen, sondern stattdessen das bearbeiten, von dem Sie glauben zu wissen, was ihr Chef von Ihnen erwartet, dann werden Sie leider in den meisten Fällen am Ende feststellen, dass Sie seine Erwartungen nicht getroffen haben. Das führt zu einer hohen Unzufriedenheit, weil Sie im Zweifel „für die Tonne“ gearbeitet haben und wieder von vorne anfangen müssen. Sie haben also unnötig Zeit und Energie verschwendet.

Also: nicht raten, sondern fragen. Nicht still erwarten, sondern sagen. Das spart Nerven auf beiden Seiten.

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Wie Sie Kommentare in PowerPoint einfügen

Kommentar einfügen

Was Sie vielleicht schon von Word oder Excel kennen, funktioniert auch in PowerPoint: Sie können Kommentare auf Folien einfügen.

Unnötige Ausdrucke vermeiden

Insbesondere bei PowerPoint-Dateien passiert es schnell: man erstellt eine Präsentation und will diese mit dem Chef oder Projektleiter abstimmen. Dafür leitet man die Datei per Mail weiter. Und was kommt dann? Der Chef bzw. Projektleiter druckt alles aus, um dann handschriftliche Kommentare, Anmerkungen oder Hinweise zur Gestaltung anzufügen.

Aber gerade bei PowerPoint kommt eine Menge Papier zusammen, da die Präsentationen nicht selten 50 Seiten haben.

Im nächsten Schritt bekommen Sie dann diese Blätter wieder und können im besten Fall auch die Handschrift gut lesen.

Wenn aber der Projektleiter an einem anderen Standort sitzt, dann muss er die 50 Seiten einscannen, um Ihnen die Datei zurückzusenden. Das kostet Zeit und ist vermeidbar!

Nutzen Sie doch einfach die Kommentar-Funktion. Wie einfach das geht, erkläre ich in meinem Video:

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Die kurze Anleitung können Sie downloaden, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Digitale Kommentare in Word-Text einfügen

Passiert es Ihnen auch immer mal wieder, dass Sie eine Word-Datei ausdrucken, um den Text durchzuarbeiten? Bewaffnet mit verschiedenfarbigen Textmarkern und einem Stift werden einzelne Wörter hervorgehoben und handschriftliche Anmerkungen angefügt, wie z.B. „Wichtig“ oder auch ein Projektname, zu dem das Thema passt oder der Name eines Mitarbeiters, für den diese Information interessant ist mit einem zusätzlichen Bearbeitungshinweis.

Das alles sind interessante Informationen, die Sie wahrscheinlich auch dokumentieren wollen. Aber dazu müssen Sie dann den Text mit Ihren Anmerkungen wiederum einscannen und als neue Datei ablegen.

Aber es geht auch anders.

Kommentarfunktion

Kommentare einfügen in Word

Sie können in Word einfach in den Text einen Kommentar einfügen. Dieser wird dann zusammen mit dem Text in der Datei abgespeichert.

Der Vorteil: jeder kann diesen Kommentar lesen und erkennt, wer ihn wann geschrieben hat. Er lässt sich auch ganz einfach wieder löschen, wenn z.B. die Bearbeitung des Textes abgeschlossen ist und bei Bedarf auch ausdrucken.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Die Anleitung als PDF-Dokument können Sie herunterladen, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Neue Ablagestruktur auch beim "Tatort" ein Thema

Vielleicht haben Sie auch am Sonntag (29.01.12) den Tatort „Schmuggler“ in der ARD gesehen.

Dort hat eine neue Sekretärin die Papierablage neu sortiert. Vorher lagen alle Zeugenaussagen zu einem Fall direkt beim Fall. Sie hat die Ablagestruktur verändert, sodass die einzelnen Zeugenaussagen unter den Namen der Zeugen zu finden sind. Die Kommissare finden dieses neue System aber unpraktisch, da sie nun mehrere Ordner aus dem Regal ziehen müssen, um sich einen Überblick über den Fall zu verschaffen. Die Sekretärin hat durch ihr neues System zwar die Anzahl der Ordner verringern können, aber die Kommissare müssen mehr Zeit beim Suchen verwenden.

Was lernen wir daraus?

  1. Eine Sekretärin sollte nicht ohne Absprache mit den Kollegen die Ablagestruktur verändern (das gilt auch für Führungskräfte oder andere Kollegen – auch wenn es nur gut gemeint ist).
  2. Wichtig für den Aufbau einer sinnvollen Ablagestruktur ist die Frage, wie später nach den Informationen gesucht wird. (im Tatort: man wird sich wahrscheinlich in ein paar Jahren noch an den Fall, aber nicht an die Namen der einzelnen Zeugen erinnern, daher ist es besser, alle Zeugenaussagen zum Fall abzuheften)
  3. Manchmal ist es besser mehr Zeit für das Ablegen von Informationen zu verwenden, wenn später diese Informationen schneller gefunden werden können.

Was kann man tun, wenn eine Datei/Information in verschiedene Ordner passt?

  • in Papier: ein Blatt Papier in den anderen Ordner abheften mit dem Hinweis, wo das Original liegt (man muss nicht alles kopieren, sondern kann auch Schmierpapier dafür verwenden)
  • in Dateien: die Datei in einem Ordner ablegen und eine Verknüpfung zu dieser Datei in den anderen Ordner schieben.

 


Mehr Informationen zur Verbesserung der Teamablagen erhalten Sie, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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