Wenn man seinen Arbeitsplatz verlässt, um z.B. in eine Besprechung zu gehen, sollte man sein Telefon auf einen Kollegen oder die Sekretärin umstellen. Wenn man dann an seinen Arbeitsplatz zurück kommt, findet man in der Regel ein paar Telefon-Notizen (entweder auf Papier oder als E-Mail im Posteingang).
Aber wie gut können Sie nun entscheiden, wen Sie zurückrufen? Ist bei der Telefon-Notiz immer alles klar?
Wenn man das Telefon für einen Kollegen übernimmt, sollte man einige Dinge nachfragen:
- Name (lassen Sie sich den Namen ruhig buchstabieren, wenn Sie ihn nicht gleich verstehen)
- Firma oder Abteilung
- Telefon-Nr.
- Grund des Anrufs (wichtig!!!)
- wie dringend soll zurück gerufen werden? Wann ist die Person erreichbar?
- oder meldet sich der Anrufer noch ein mal? Wenn ja: wann?
Leider beobachte ich immer wieder, dass der Grund des Anrufs nicht nachgefragt wird. Das ist aber eine wichtige Information, da man sich dann besser auf das Telefonat vorbereiten und einfacher über Prioritäten entscheiden kann.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
