Bekommen Sie auch täglich zahlreiche E-Mails, bei denen Sie in Kopie, also “Cc”, stehen? Wenn ja, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie diese Mails wirklich genauso behandeln sollten wie die E-Mails, in denen Sie direkt im “An”-Feld aufgeführt sind. Wahrscheinlich verschwenden Sie viel Zeit, wenn Sie diese Mails gleichwertig behandeln, denn oft sind sie lediglich zur Information gedacht. Der Absender möchte Sie über einen Vorgang in Kenntnis setzen, ohne dass Sie aktiv werden müssen. Das bedeutet, dass Sie nicht sofort auf diese E-Mails reagieren müssen.
Um Ihre Zeit besser zu nutzen und den Überblick zu behalten, empfehle ich Ihnen, eine Regel in Outlook einzurichten, die es Ihnen ermöglicht, alle Cc-Mails automatisch in einen bestimmten Unterordner zu verschieben. So können Sie gezielt Zeit im Kalender einplanen, um diese E-Mails in Ruhe zu sichten. Hier sind die Schritte, um diese Regel einzurichten:
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung einer Regel für Cc-Mails in Outlook
Schritt 1: Navigieren zu den Regeln
- Klicken Sie im Menü auf die Registerkarte „Start“.
- Suchen Sie in der Gruppe „Verschieben“ nach dem Button „Regeln“ und klicken Sie darauf.
- Wählen Sie „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ aus dem Dropdown-Menü.
Schritt 2: Neue Regel erstellen
- Im Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ klicken Sie auf „Neue Regel“.
- Im daraufhin erscheinenden Regel-Assistenten wählen Sie die Option „Regel auf von mir empfangenen Nachrichten anwenden“ unter der Kategorie „Start von einer leeren Regel“ und klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 3: Bedingungen festlegen
- Im nächsten Fenster können Sie die Bedingungen für Ihre Regel festlegen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für „in der Cc-Zeile“.
- Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Schritt 4: Aktionen auswählen
- Jetzt müssen Sie festlegen, was mit den Mails passieren soll, die die Bedingung erfüllen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für „diese in den Zielordner verschieben“.
- Klicken Sie auf den unterstrichenen Text „Zielordner“, um einen neuen Ordner zu erstellen oder einen bereits bestehenden Ordner auszuwählen. Sie können den neuen Ordner beispielsweise „Cc-Mails“ nennen.
Schritt 5: Regel benennen und aktivieren
- Nachdem Sie die Aktion ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“.
- Im nächsten Schritt können Sie Ausnahmen für die Regel festlegen, falls nötig. Wenn Sie keine Ausnahmen möchten, klicken Sie einfach auf „Weiter“.
- Geben Sie Ihrer Regel einen Namen, z.B. „Cc-Mails automatisch verschieben“.
- Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden“ aktiviert ist, wenn Sie auch bestehende Mails in den Ordner verschieben möchten.
- Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um die Regel zu speichern.
Schritt 6: Zeit im Kalender reservieren
- Öffnen Sie Ihren Kalender und reservieren Sie eine tägliche Zeit, z.B. um 16:00 Uhr, um die Cc-Mails in Ruhe zu lesen.
- Während dieser Zeit können Sie die Mails sichten, sie thematisch in entsprechende Unterordner sortieren, sie löschen oder, falls nötig, auf sie antworten.
Fazit
Durch die Einrichtung einer Regel in Outlook, die Ihre Cc-Mails automatisch in einen speziellen Ordner verschiebt, können Sie Ihre E-Mail-Management erheblich optimieren. Anstatt den ganzen Tag über durch Ihren Posteingang zu scrollen und Zeit mit unwichtigen Mails zu verbringen, haben Sie einen festgelegten Zeitpunkt, um diese zu bearbeiten. So behalten Sie den Überblick und können effizienter arbeiten, während Sie sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht untergehen. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Regel einzurichten, und genießen Sie eine entspanntere und produktivere Arbeitsweise.
Lust auf mehr? Weitere Tipps zu Outlook finden Sie hier: So nutzen Sie Outlook wie ein Profi
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
Der Tipp ist gut, wertvoll und ich kann ihn empfehlen. Im vergangenen Jahr habe ich mir einen solchen CC Ordner eingerichtet.
Seitdem ich diese Vorgehensweise gewählt habe, mache ich die Erfahrung, dass Absenderinnen und Absender von E-Mails teilweise die Bedeutung des CC unterschiedlich interpretieren.
Daher ist es wichtig, dem näheren Mailverteilerkreis die eigene Vorgehensweise mit solchen Mails klar zu kommunizieren, um Missverständnissen vorzubeugen.
E-Mail Coding ist auch interessant:
I = Info
A = Action
D = Decision
Q = Question
Dann weiß auch die Person in an wie die Erwartung ist. Oft ist das nicht klar. Ich habe die Codierung in der Signatur erklärt.
Und ich gebe dem vorherigen Kommentator recht, dass die Interpretation von cc unterschiedlich ist, aber ich finde, das ist die Herausforderung des Senders. Auch hier könnte man eine Info in seiner Signatur geben: sollten Sie mir eine cc E-Mail gesendet, heißt dies für mich ….oä
Ich habe damit angefangen Mails in denen mehrere Personen fälschlicherweise in An stehen, obwohl es nur Aufgaben für eine Person gibt, nicht zu bearbeiten. Der Sender meldet sich wieder und man kann sich mit ihm austauschen und erklären, warum man sich nicht angesprochen fühlte (weil 2 Personen in an).
Zu oft habe ich erlebt, dass Aufgaben doppelt oder gar nicht erledigt worden, weil sich der Sender keine Gedanken gemacht hat, wer ihm helfen kann.
Sollte man der falsche ASP sein, kann man dies dem Sender mitteilen und auf den richtigen ASP verweisen.
Langfristig erleichtert dies das Arbeitsleben enorm.
Hallo Frau Kiboumou,
dies ist auch eine gute Möglichkeit. Werden denn Ihre Legenden in der Signatur vom Empfänger immer wahrgenommen?
Grüße,
Meike Kranz