Bekommen Sie auch täglich zahlreiche E-Mails, bei denen Sie in Kopie bzw. „Cc“ stehen? Werden diese Mails von Ihnen genauso behandelt, wie die Mails, bei denen Sie im „An“-Feld stehen? Dann verschwenden Sie vermutlich viel Zeit.
Der Absender wollte Sie nur über einen Vorgang in Kenntnis setzen und hat Ihnen daher die Mail nur in Kopie zugeschickt. D.h. Sie müssen nicht aktiv werden, sondern brauchen die Mail nur zu lesen. Der Absender sollte dabei nicht erwarten, dass Sie das sofort tun.
Mein Tipp für Sie: richten Sie für Mails, die Sie in Kopie erhalten, eine Regel ein, mit der die Mails automatisch in einen Unterordner „Cc-Mails“ verschoben werden. Reservieren Sie sich dann im Kalender Zeit, um diese Mails z.B. um 16:00 zu lesen. Denn bei Cc-Mails reicht es in der Regel aus, diese einmal am Tag zu sichten. Ordnen Sie dann die Mails thematisch in entsprechende Unterordner zu, löschen Sie sie oder falls notwendig, beantworten Sie sie.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
Der Tipp ist gut, wertvoll und ich kann ihn empfehlen. Im vergangenen Jahr habe ich mir einen solchen CC Ordner eingerichtet.
Seitdem ich diese Vorgehensweise gewählt habe, mache ich die Erfahrung, dass Absenderinnen und Absender von E-Mails teilweise die Bedeutung des CC unterschiedlich interpretieren.
Daher ist es wichtig, dem näheren Mailverteilerkreis die eigene Vorgehensweise mit solchen Mails klar zu kommunizieren, um Missverständnissen vorzubeugen.
E-Mail Coding ist auch interessant:
I = Info
A = Action
D = Decision
Q = Question
Dann weiß auch die Person in an wie die Erwartung ist. Oft ist das nicht klar. Ich habe die Codierung in der Signatur erklärt.
Und ich gebe dem vorherigen Kommentator recht, dass die Interpretation von cc unterschiedlich ist, aber ich finde, das ist die Herausforderung des Senders. Auch hier könnte man eine Info in seiner Signatur geben: sollten Sie mir eine cc E-Mail gesendet, heißt dies für mich ….oä
Ich habe damit angefangen Mails in denen mehrere Personen fälschlicherweise in An stehen, obwohl es nur Aufgaben für eine Person gibt, nicht zu bearbeiten. Der Sender meldet sich wieder und man kann sich mit ihm austauschen und erklären, warum man sich nicht angesprochen fühlte (weil 2 Personen in an).
Zu oft habe ich erlebt, dass Aufgaben doppelt oder gar nicht erledigt worden, weil sich der Sender keine Gedanken gemacht hat, wer ihm helfen kann.
Sollte man der falsche ASP sein, kann man dies dem Sender mitteilen und auf den richtigen ASP verweisen.
Langfristig erleichtert dies das Arbeitsleben enorm.
Hallo Frau Kiboumou,
dies ist auch eine gute Möglichkeit. Werden denn Ihre Legenden in der Signatur vom Empfänger immer wahrgenommen?
Grüße,
Meike Kranz