Unbeliebt, aber wichtig: Telefonstandards

Telefonschnur

Wenn ich im Rahmen meiner Trainings die Teilnehmer am Arbeitsplatz besuche, achte ich auch auf das Telefonverhalten. Für mich ist es z.B. selbstverständlich, dass nach dem 3. Klingeln jemand ans Telefon geht. Leider erlebe ich auch als Anrufer in den verschiedenen Unternehmen etwas anderes. Es klingelt und klingelt und klingelt…

Wenn ich dieses Thema anspreche, dann höre ich häufig, dass man doch im Anrufspeicher des Telefons erkennen kann, wer angerufen hat und derjenige wird dann auch zurückgerufen. Somit muss man doch nicht das Telefon umstellen.

Ich bin da ganz anderer Meinung. Als Anrufer finde ich es einfach angenehm, mit einer Person sprechen zu können. So kann ich nützliche Informationen bekommen, wie z.B. wann die Person, die ich erreichen wollte, wieder am Platz ist. Oder ich kann vielleicht eine Nachricht hinterlassen.

Aus meiner Sicht sollten Sie folgende Standards z.B. in ein Office-Handbuch aufnehmen:

  • das Telefon darf nur max. 3 x klingeln
  • wenn jemand den Arbeitsplatz verlässt muss immer das Telefon auf einen Kollegen oder das Sekretariat umgestellt werden (auch wenn man nur mal kurz zum Kopierer geht)
  • bei externen Anrufern meldet man sich mit dem Unternehmensnamen und dem eigenen Namen
  • bei internen Anrufern meldet man sich mit dem Abteilungsnamen und dem eigenen Namen.