Mann bearbeitet Posteingang

Normalerweise hat ja jeder Mitarbeiter seine eigene E-Mail-Adresse, worüber er von Kollegen und Externen kontaktiert werden kann. In einigen Unternehmen gibt es aber auch eine “neutrale” E-Mail-Adresse für die ganze Abteilung oder Teams. In der Regel nutzen die Personalabteilungen solche Adressen für Bewerbungen und IT-Abteilungen für Problemmeldungen (Ticket-Systeme). Haben Sie sich schon mal gefragt, ob die Einrichtung einer solchen Adresse für Ihr Team auch sinnvoll sein könnte?

Ich habe für Sie ein paar Vor- und Nachteile aus meiner Sicht zusammengetragen, die Ihnen vielleicht als Entscheidungshilfe dienen können:

Vorteile:

  • Ihr Kunde (intern/extern) muss nicht überlegen, wer aus dem Team/Abteilung der richtige Ansprechpartner ist, sondern findet leicht die richtige Adresse
  • Ihr Kunde schickt nicht an alle Kollegen aus der Abteilung/Team seine Mail; sie können also unnötigen E-Mail-Verkehr verhindern
  • Ihr Kunde kann sicher sein, dass sein Anliegen an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet wird
  • Die E-Mail wird auch im Urlaubs- und Krankheitsfall ganz sicher bearbeitet; Ihr Kunde muss seine Mail also nicht nochmal an den Vertreter schicken
  • Sie bekommen einen besseren Überblick über alle Anfragen und können die Arbeit gerechter verteilen

Nachteile:

  • Sie müssen die Verantwortlichkeiten im Team klären (Wer kümmert sich um den Posteingang? Wer verteilt die Mails an die richtigen Kollegen? Wer kümmert sich um die Anfragen, die nicht einem Kollegen zugeordnet werden können? Wie oft am Tag wird der Posteingang bearbeitet?)
  • Die Mitarbeiter müssen nicht nur ihren eigenen Posteingang regelmäßig sichten, sondern auch den der “neutralen” E-Mail-Adresse (kann vergessen werden)
  • Es besteht die Gefahr, dass einige Mitarbeiter die E-Mails von diesem Posteingang mit geringerer Priorität bearbeiten, weil sie ja nicht direkt angesprochen wurden

Grundsätzlich gilt also: die Einrichtung einer Abteilung- oder Team-E-Mail-Adresse ist sinnvoll, vorausgesetzt die dahinter liegenden Prozesse und Verantwortlichkeiten sind geklärt.