Es gibt ein Ordnungsmittel, das auf keinem Schreibtisch fehlen sollte. Ich wundere mich immer wieder, warum bei vielen meiner Kunden dieses eine Teil fehlt, denn für mich ist es einfach selbstverständlich.

Welches Ordnungsmittel Sie auf alle Fälle benötigen, erkläre ich in diesem Video:

Was gerne gerne auf dem Schreibtisch fehlen darf

Im Video erwähne ich, dass der Schreibtisch leer sein sollte. Das hilft dabei, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Aber viele Schreibtische sind voll – so voll, dass man kaum noch Platz zum Arbeiten hat.

Diese Dinge sollten Sie von Ihrem Schreibtisch verbannen:

Papierstapel

Wie auch schon im Video erwähnt, sollte der Schreibtisch leer sein. Wenn das der Standard im gesamten Unternehmen ist, ist es unter dem Begriff Clean-Desk-Policy bekannt. Wer unbeschriftete Klarsichthüllen aufeinander stapelt, der macht es sich selbst unnötig schwer, die Informationen schnell zu finden.

Besser ist es, die Vorgänge in Hängemappen zu verstauen. Wer einen Rollcontainer mit hoher Schublade hat, kann die Mappen dort unterbringen. Alternativ können die Hängemappen in Kunststoffkästen auf den Schreibtisch oder ins Sideboard gestellt werden. Gut geeignet ist auch das Mappeisystem.

Ablagekästen-Turm

Es ist ja nicht so, dass niemand Ablagekästen nutzt. Oft werden damit hohe Türme gebaut, sodass man den Kollegen dahinter gar nicht mehr sieht (vielleicht ist das ja Absicht? 😉 )

Aber ich rate auch davon ab, Ablagekästen mit „wichtig“, „sehr wichtig“, „super wichtig“ und/oder „mache ich, wenn ich mal Zeit habe“ aufzustellen. Das wird Sie nicht dabei unterstützen, Ihre Aufgaben besser und effizienter zu erledigen.

Legen Sie bitte stattdessen die Unterlagen thematisch ab (s.o.) und planen die Aufgaben konkret ein (z.B. in Outlook). So behalten Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Und falls es zwischendurch eine Nachfrage zu einem Thema gibt, finden Sie die Unterlagen mit einem Griff.

Schreibtischunterlage

Viele Menschen nutzen eine Schreibtischunterlage. Entweder ist es ein großer Papierblock, oder die Unterlage ist aus Kunststoff. Insbesondere der Papierblock verleitet dazu, dass man darauf rum kritzelt. Z.B. während eines Telefongesprächs. Ich bin auch immer erstaunt, was ich unter der Schreibtischunterlage alles finde…

Besser ist es, für Notizen während eines Telefonats einen A5 großen Ringblock zu verwenden. Oder es geht auch Schmierpapier. Wichtig ist dabei, dass am Ende des Tages Aufgaben, die Sie notiert haben, von Ihnen eingeplant werden (z.B. in Outlook). Das Schmierpapier landet dann jeden Tag in den Müll.

Zettel und Post-Its

Zu einem aufgeräumten Schreibtisch gehört auch, dass dort nicht kleine Zettel verstreut sind.

Wichtige Informationen sammeln Sie bitte in einer Infomappe.

Und auf Telefonrückruf-Zettel können Sie verzichten, wenn Sie sich im Team darauf geeinigt haben, jetzt nur noch Telefonrückrufe per Mail zu versenden. Sie können dafür z.B. einen Textbaustein hinterlegen.

Worauf kann man noch verzichten auf dem Schreibtisch? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.