Was im Büro nie ausgehen darf

Vor ein paar Monaten hat der Verband der Sekretärinnen eine Umfrage bei den Mitgliedern durchgeführt. Die Frage war: Was darf im Büro nie ausgehen?

Die Antworten waren vielfältig:

  • Kaffee (wurde mehrmals genannt)
  • Papier
  • Druckerpatronen
  • Ordner (breit und schmal)
  • Register für Ordner
  • Batterien für Maus und Tastatur
  • Glas-/Whiteboardreiniger
  • Stifte für Whiteboard
  • Textmarker
  • Haftnotizzettel
  • Heftklammer für Tacker
  • Büroklammern
  • Klebestifte, Tesafilm, Kreppklebeband
  • Moderationskarten
  • Kopfschmerztabletten

… und ein Lächeln im Gesicht 🙂

Die Herausforderung ist nun: Wie schafft man es, dass diese Dinge auch immer vorrätig sind, ohne zu große Lager anzulegen?

Dabei kann eine Methode helfen, die aus der japanischen Automobilindustrie stammt, aber auch sehr gut fürs Büro geeignet ist: KANBAN.

Bürokanban für Ihre Büromaterialien

Diese Methode benötigt erst etwas Vorbereitung, spart dann aber Zeit und läuft „wie von selbst“. Grundsätzlich funktioniert es so: Wenn eine Mindestmenge unterschritten wird, wird die Nachbestellung ausgelöst, damit der Nachschub rechtzeitig kommt, bevor der Bestand leer ist.

Schritt 1

Erstellen Sie zuerst eine Liste der kritischen Artikel. Sie können das Kanban-System später auch auf andere Artikel ausweiten, aber die positiven Auswirkungen werden hier deutlicher sichtbar.

Schritt 2

Lieferanten auswählen. Vermutlich haben Sie für Ihre Büromaterialien sowieso einen Lieferanten ausgemacht, bei dem Sie immer bestellen. Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt nochmal zu prüfen, ob es kostengünstigere Anbieter gibt. Dabei beachten sollten Sie die Versandkosten. Auch wichtig: die Lieferzeiten.

Schritt 3

Dieser Schritt ist wichtig, aber auch nicht ganz einfach. Hier kommt es auf Ihre Erfahrung an. Legen Sie die Bestellmenge und die Mindestmenge fest.

Beispiel: Kopierpapier

Nehmen wir an, dass Ihre Abteilung pro Tag ein Paket mit 500 Blatt Papier verbraucht. Dann darf die Mindestmenge, bei der der Bestellprozess ausgelöst wird, nicht „1 Paket“ betragen, denn dann müsste der Nachschub bereits am nächsten Tag angekommen sein. Besser wäre es also die Mindestmenge auf „5 Pakete“ oder „1 Karton“ festzulegen. In einem Karton sind in der Regel 10 Pakete verpackt, sodass Sie noch einen Vorrat für 2 Wochen hätten, bzw. 2 Wochen Zeit haben, den Nachschub zu organisieren.

Bei einer Bestellmenge von 1 Karton und einer Mindestmenge von 5 Paketen würden Sie also alle 2 Wochen einen Karton bestellen.

Wenn Sie über ausreichend Lagerplatz verfügen und sich nicht so häufig mit den Bestellungen beschäftigen möchten, bestellen Sie 2 Kartons.

Schritt 4

Nun erstellen Sie Kanban-Karten. Diese können Postkarten-Größe haben oder so groß, wie Visitenkarten sein. In einer Tabelle notieren Sie folgende Informationen:

  • Produktbezeichnung
  • Lieferant
  • Bestellmenge
  • Artikel-/Bestellnummer
  • Lagerplatz

Tipp: Wenn Ihr Lieferant auch eine App zur Verfügung stellt, dann fügen Sie den QR-Code zum Produkt hinzu, so geht es noch schneller.

Schritt 5

Positionieren Sie nun die Kanban-Karte bei der Mindestmenge. Hier ist Ihre Kreativität gefragt. 😉

Bleiben wir bei unserem Beispiel Kopierpapier: Die Pakete liegen übereinander gestapelt im Regal unter dem Kopierer. Dann legen Sie die Kanban-Karte auf das 5. Paket von unten. Wenn also das letzte Paket vor der Mindestbestandsmenge herausgenommen wird, wird die Kanban-Karte sichtbar und Sie können die Bestellung auslösen.

Bei Textmarkern oder anderen Stiften empfehle ich Ihnen ein etwas anderes System:

Kaufen Sie pro Stiftart 2 Stapelboxen und stellen diese hintereinander ins Regalfach.

Auf beide Boxen kleben Sie vorne die Kanban-Karte.

Angenommen die Mindestmenge bei Textmarkern beträgt „10“. Dann legen Sie in beide Boxen jeweils 10 Textmarker. Die Kollegen entnehmen aus der vorderen Box laufend die Marker. Ist die vordere Box leer, nehmen Sie diese für die Nachbestellung und schieben die hintere – volle Box – nach vorne.

2 Kommentare
  1. Göbbels Stalder Dirk
    Göbbels Stalder Dirk sagte:

    Guten Tag Frau Kranz

    Besten Dank für die Information und die gut verständliche Prozessbeschreibung.

    Betreffend Schritt 5 vermisse die Aufforderung an die Mitarbeitenden (MAIN), was diese tun müssen, falls die vordere Box leer ist.

    Empfehlung aus meiner Sicht:
    Chef:in Material weist MAIN an, ihr die leere Box umgehend auf den Tisch zu stellen, nachdem die MAIN den letzten Marker aus der vorderen Box entnommen hat.
    Nutzen:
    1) Der Bestellprozess kann anschliessend zeitnah und unkompliziert initialisiert werden.
    2) Es braucht keine Mails vom MAIN an Chef:In Material: Material xxx geht aus. Die leere Box spricht für sich.

    Ich hoffe meine Ergänzung ist für Sie nützlich und der Schritt 5 lässt sich in Ihrem Beschrieb integrieren.

    Falls ich mit meiner Empfehlung falsch liegen sollte, bitte ich um Information mit Begründung.

    Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

    Freundliche Grüsse
    Dirk Göbbels Stalder

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