Sommer 🍧 – Sonne 🌞 – Urlaub ✈️- E-Mail-Frust 📨📨📨
Alle freuen sich auf den Sommerurlaub. Zeit mit der Familie, andere Länder kennenlernen, entspannen oder Aktiv-Urlaub. Jeder möchte den Arbeitsalltag vergessen und auf neue Gedanken kommen.
Aber gelingt das auch?
Während Sie Urlaub machen läuft Ihr E-Mail-Postfach voll. Wenn Sie dann ins Büro zurückkehren warten 500 oder mehr Mails auf Sie, die Sie lesen und bearbeiten müssen. Da ist die Erholung schnell vorbei.
Um dies zu vermeiden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Mich hat interessiert, was in Ihrem Unternehmen üblich ist.
Folgende Antworten standen zur Auswahl:
- Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails nicht weitergeleitet werden
- Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails an meinen Vertreter weitergeleitet werden
- Mein Vertreter ist für meinen Posteingang freigeschaltet und kann jederzeit meine Mails lesen und bearbeiten
- Wir arbeiten nur noch mit Funktionspostfächern, daher ist die Bearbeitung der Mails immer gewährleistet
- Ich lese und bearbeite meine Mails auch im Urlaub
- sonstiges
Der Datenschutz spielt eine Rolle
Als ich die Abonnenten meines Newsletters zur Umfrage eingeladen habe, habe ich viele Abwesenheitsmitteilungen erhalten.
Oft stand dort, dass aus Datenschutzgründen die Mails nicht weitergeleitet werden. Dies stimmt auch mit dem Ergebnis der Umfrage überein.
Aber ist das auch die beste Strategie?
Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung schalten, dann sammeln sich die Mails während Ihres Urlaubs an. Sie benötigen dann wahrscheinlich 2 Tage, um alles zu bearbeiten. Vielleicht hat der Absender sich auch an Ihren Vertreter gewandt, der dann wiederum Sie in seiner Antwort in Kopie gesetzt hat. D.h. Sie haben nicht nur die eigentlichen 500 Mails durchzuarbeiten, sondern auch noch die 100-200 Antworten darauf.
Das gleiche Problem gibt es bei einer Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung an den Vertreter. Ihr Vertreter erhält dadurch nicht nur seine eigenen 50-100 Mails pro Tag, sondern auch noch Ihre dazu, fühlt sich aufgefordert alle zu beantworten und das potenziert das Mailaufkommen zusätzlich.
Beide Varianten verschlimmern das Problem eigentlich noch.
Anders ist es, wenn der Vertreter für Ihr Postfach freigeschaltet ist. In diesem Fall, kann er 1-2 Mal am Tag Ihre Mails durchgehen und nur auf die wichtigen und dringenden Anliegen antworten. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Ihr Vertreter Ihren Posteingang vor sortiert, sodass Sie nach dem Urlaub sehr schnell erkennen können, um welche Mails Sie sich als erstes kümmern müssen.
Wie Sie sich ein effizientes System aufbauen und welche Einstellungen in Outlook dafür notwendig sind, zeige ich in diesem Webinar: https://chefentlastung.edudip.com/w/368004
Das Gute daran: Nicht nur in der Urlaubszeit, sondern auch bei Abwesenheit durch Krankheit, sind Sie gut vorbereitet.
Das gilt auch bei der Nutzung von Funktionspostfächern. Hier gehen alle Mails an eine allgemeine Abteilungs-Mail-Adresse und können von dort aus von allen Kollegen gelesen und bearbeitet werden. So spielt es genau genommen keine Rolle mehr, wer im Urlaub ist oder krank. Die Bearbeitung von Mails ist immer gewährleistet.
Und was ist mit dem Datenschutz?
Sowohl bei der Weiterleitung der Mails, als auch bei der Freischaltung des Posteingangs oder auch bei den Funktionspostfächern stellt sich diese Frage. Sie ist aus meiner Sicht ganz einfach zu beantworten: Private Mails dürfen sowieso nicht über die berufliche Mail-Adresse geschrieben werden. In den meisten Unternehmen gibt es dazu eine entsprechende Richtlinie oder Arbeitsanweisung, die die Mitarbeiter unterschreiben müssen. Daher gibt es nichts, was geschützt werden muss.
Sie erhalten vertrauliche Mails?
Für Bewerbungen sollten Sie ein entsprechendes Funktionspostfach einrichten. Wenn Sie in einem vertraulichen Projekt mitarbeiten, sollte dieses Projekt ein Funktionspostfach erhalten. So können Sie vermeiden, dass vertrauliche Mails in Ihrem persönlichen Postfach landen.
Einige haben bei der Umfrage geantwortet, dass sie Mails im Urlaub lesen. Das trägt natürlich nicht zur Erholung bei. Viele meiner Trainingsteilnehmer sagen mir aber, dass sie am Tag vor dem ersten Bürotag die Mails von zu Hause aus lesen, damit sie sich in Ruhe einen Überblick verschaffen können und wissen, was sie am ersten Tag erwartet. Da es sich dabei häufig um einen Sonntag handelt, vermute ich, dass diese Zeit nicht als Arbeitszeit gebucht wird. Und das ist Schade.
Besser wäre es, nach dem Urlaub 1-2 Tage zwar im Büro zu sein, aber so zu tun, als ob man nicht da wäre. Also: Bürotür zu, Telefon umstellen, keine Besprechungen und neue Mails nicht sofort beantworten. So haben Sie genug Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
Hallo Mareike,
ich bin zufällig über Deinen Blogbeitrag gestolpert und finde die Gedankengänge sehr gut nachvollziehbar.
Eine Sache würde mich in dem Zusammenhang noch interessieren, nämlich wieviele Leute in Unternehmen denn eine Abwesenheitsnotiz auch auf externe Mails verschicken. Ich weiß, das war nicht Bestandteil Deiner Umfrage, aber ich sehe aus meiner Arbeit in der Security hier ein Risiko: durch die Abwesenheitsnotizen an externe Versender erhalten diese zum einen eine Bestätigung, dass der Mail-Account exisitiert. Zum anderen sind die meisten User sehr freigebig mit ihren Informationen (abwesend von bis, Vertretung, ja sogar Urlaubsziele hab ich in solchen Out-of-Office-Meldungen schon gesehen).
All diese Informationen lassen sich von Kriminellen hervorragend für Social Engineering benutzen – und das passiert immer häufiger! Sei es, dass versucht wird, den Mail-Account zu knacken und zu übernehmen, oder dass gezielt die Vertretung angegriffen wird.
Ich finde daher Abwesenheitsnotizen auf Mails von außen inzwischen zu riskant, es wird aber gerade dort, wo viele Kundenkontakte bestehen, auch schwierig, das zu unterlassen. Den Vorschlag, den Verteter auf das Postfach zuzulassen, in Verbindung mit „_keine_ Abwesenheitsnotiz nach ausßen“ finde ich hier eine gute Alternative – auch wenn das sicher erstmal nicht viel Zuspruch findet.
Wie denkst Du darüber?
Viele Grüße, Steffen
Hallo Steffen,
vielen Dank für den Hinweis auf diese weitere Variante. Stimmt, die hatte ich in der Umfrage nicht mit aufgenommen, aber es wird wohl leider immer noch gemacht. Bei meinem früheren Arbeitgeber hat das ein Kollege tatsächlich so eingerichtet: alle Mails an seinen beruflichen Account hat er an seinen privaten Account bei Web.de oder so automatisch weitergeleitet. Da der private Account schnell voll war, meldete dieser per Mail zurück, dass der Account voll ist, was zu einer weiteren Eingangsmail beim beruflichen Account führte, die wieder an den privaten Account geschickt wurde. Du ahnst es schon: Innerhalb von wenigen Minuten war der gesamte Mail-Server des Unternehmens lahmgelegt. Der Kollege hat eine Abmahnung bekommen und es gab sehr schnell eine neue Arbeitsanweisung, dass dies niemals gemacht werden darf. – Natürlich auch aus Datenschutzgründen.
Wenn es denn wirklich notwendig ist, dass der Mitarbeiter im Urlaub jeden Tag seine Mails liest und bearbeitet (und da fallen mir nicht viele gute Gründe ein…), dann sollte er dafür ein Diensthandy benutzen, dass den entsprechenden sicheren Zugang zum Unternehmensserver hat.
Der Vorteil, wenn der Vertreter für das Postfach freigeschaltet ist: Man ist auch für eine längere Krankheit gut vorbereitet.
Grüße
Meike