Das wollte ich von Ihnen in meiner Oktober-Umfrage wissen. Hier die Ergebnisse.

Passend zum Weltspartag habe ich meine Newsletter-Abonnenten und Kontakte in den Social-Media-Kanälen gefragt, was im Büro gerne weniger sein dürfte.

Zur Auswahl standen:

• Mails
• Stress
• Zeit zum Suchen nach Informationen
• Überstunden
• Unterbrechungen
• Termine
• Aufgaben

Es gibt zu viele Unterbrechungen

An erster Stelle liegen die Unterbrechungen, von denen es gerne weniger sein dürften.

Wer kennt das nicht? Eigentlich wollten Sie heute eine Auswertung in Excel erstellen, denn die Budget-Planung für das nächste Jahr ist voll im Gange, aber Sie kommen einfach nicht voran. Das fängt schon morgens an. Sie haben Ihre Jacke ausgezogen und sich die erste Tasse Kaffee geholt und starten nun den PC. Sie öffnen Outlook und sichten erstmal die 20 neuen Mails, die seit gestern bei Ihnen eingegangen sind. Einige beantworten Sie sofort, andere können noch warten. Währenddessen kommen weitere Mails bei Ihnen an.

Der Kaffee ist leer, es ist bereits 9:00 Uhr und mit der Auswertung haben Sie noch gar nicht angefangen.

Sie denken sich „Jetzt aber los!“. Da klingelt das Telefon. Ein Kollege hat eine Frage – das Gespräch dauert 20 min. Sie haben den Telefonhörer gerade aufgelegt, da kommt Ihr Chef ins Büro. Er hat um 10:00 Uhr einen Termin und möchte vorher mit Ihnen noch ein paar Fakten durchgehen. Ob Sie mal kurz mit in sein Büro kommen könnten? – Klar!

Als Sie wieder zurück am Schreibtisch sind, schauen Sie „nur mal kurz“ in die Mails. Dann geht es aber endlich los mit der Auswertung.

Zwischendurch klingelt wieder das Telefon und ein Kollege kommt persönlich vorbei, um „nur mal kurz“ etwas mit Ihnen zu klären.

So geht das den ganzen Tag weiter. Immer, wenn Sie gerade konzentriert an der Auswertung sitzen, werden Sie unterbrochen.

Eigentlich hätten Sie für die Auswertung nur 1 Stunde gebraucht. Aber durch die vielen Unterbrechungen sind Sie am Nachmittag immer noch nicht fertig und müssen morgen weiter daran arbeiten.

Sie fragen sich, was Sie heute eigentlich den ganzen Tag gemacht haben.

Dies nennt man den Sägeblatt-Effekt. In dem Video im Blog-Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Störungen vermeiden können.

Die tägliche E-Mail-Flut

An zweiter Stelle wurden – wie ich erwartet habe – die E-Mails genannt.

Niemand möchte ernsthaft die Zeit zurückdrehen und E-Mails wieder abschaffen und stattdessen Faxe senden, aber ein paar weniger dürften es doch gerne sein…

Wie Sie tägliche E-Mail-Flut in den Griff bekommen, erkläre ich in diesem Video:

Finden statt suchen

Am dritt häufigsten wurde genannt, dass man gerne weniger Zeit zum Suchen nach Informationen verschwenden würde.

Hier gibt es natürlich einen Zusammenhang mit den vielen Mails. Wo legen Sie die Mails ab, damit Sie sie später wieder finden können? Und was ist mit den Dateien auf dem Teamlaufwerk?

Ich vermute, dass an der Stelle noch „Luft nach oben“ ist, wie man so schön sagt.

Viele meiner Kunden berichten mir, dass schon häufig Versuche unternommen wurden, die Dateiablagestruktur zu verbessern. Und genauso oft sind sie daran gescheitert, weil es scheinbar unendlich viele Ordner und Dateien gibt. Bei einigen weiß inzwischen auch niemand mehr, was das eigentlich ist.

Um Ordnung in die Dateiablagestruktur zu bekommen, empfehle ich Ihnen einen Workshop mit allen Teamkollegen durchzuführen und das Thema gemeinsam anzugehen.

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Sie hätten gerne meine Unterstützung bei einem Dateiablage-Workshop? Dann sehen Sie sich mein Angebot an: Dateiablage-Workshop

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Welche Unterordner Sie in Ihrem E-Mail-Postfach benötigen, hängt von Ihrem Arbeitsgebiet ab. Daher kann ich natürlich an dieser Stelle keine fertige Ordnerstruktur nennen. Aber es gibt ein paar Grundsätze, die Sie beachten sollten, wenn Sie Ihre Unterordner überarbeiten:

Weniger Stress

Man kann überall beobachten, dass die Arbeitsdichte zugenommen hat. Außerdem sollen Aufgaben immer schneller erledigt werden – möglichst auch noch mehrere Dinge gleichzeitig.

Wenn Mitarbeiter ausscheiden sollen oder können die freien Stellen nicht mehr besetzt werden. Und nicht nur seit Corona fallen Kollegen häufiger durch Krankheit aus. Alle anderen müssen die Aufgaben mit übernehmen.

Kein Wunder, dass der Stress in den Büros zugenommen hat.

Zu viele Aufgaben

Was sind die Gründe für den allgemeinen Aufgaben-Overload? Die findet man in den gerade genannten Umständen (unbesetzte Stellen, kranke Kollegen).

Aber es liegt nicht nur daran, sondern auch an Ihnen selbst. Wenn Sie mal wieder zu einer Aufgabe „Ja“ gesagt haben, obwohl Sie „Nein“ sagen müssten.

Ich weiß, dass das Nein-Sagen vielen Menschen schwer fällt. Man will ja auch nicht unfreundlich sein. Um vielleicht (hoffentlich) geht es ja doch…

Wichtig ist aber, dass Sie Ihre eigenen Grenzen kennen und diese gegenüber den Kollegen – und auch Vorgesetzten – verteidigen. Dazu möchte ich Ihnen eine Methode vorstellen, die ich lieben gelernt habe:

Work-Life-Balance

Weniger Überstunden – das wäre schön…

So denken viele Arbeitnehmer. Dass dies aber nicht nur ein gefühltes „zu viel“ ist, sondern klare Zahlen dies belegen zeigt die folgende Grafik:

Bei dieser Erhebung wurden nicht nur die bezahlten, sondern auch die unbezahlten Überstunden erfasst. Große Unterschiede gibt es natürlich bei den verschiedenen Branchen. Das liegt auch daran, dass es z.B. in der Produktion oder Gastronomie üblich ist, einen Schichtplan zu erstellen, der meistens eingehalten wird. Oder entstandene Überstunden werden einige Tage später wieder mit einem früheren Feierabend ausgeglichen.

Einige Lösungsansätze, um die Überstunden zu reduzieren, finden Sie in den anderen Absätzen in diesem Artikel.

Man hetzt von einem Termin zum nächsten

Gehören Sie zu den Menschen, deren Kalender eigentlich schon voll mit Terminen ist? „Da bleibt kaum noch Zeit zum Arbeiten!“ ist ein Satz, den ich häufig von Führungskräften höre, wobei ich mich frage, ob die Meetings keine „Arbeit“ sind…

Wie ich eine Führungskraft zu diesem Thema beraten habe, stelle ich Ihnen in diesem Fallbeispiel vor: