Es wird erwartet, dass wir flexibel sind, kreativ arbeiten, aber wir sitzen im 2er-Büro fest. Passt das? Nein.

Und doch ist das so genannte Zellenbüro mit einem oder zwei Schreibtischen, Schränken an der Wand und eventuell noch einem Sideboard das Büro, das ich bei meinen Kunden am häufigsten sehe.

Welche Büroraumkonzepte fördern Team- und Projektarbeit? Welche ermöglichen ein ungestörtes und konzentriertes Arbeiten? Was fördert die Kommunikation untereinander? Welches Büro ist abwechslungsreich gestaltet und unterstützt kreatives Arbeiten?

Machen Sie eine Bestandsaufnahme

➡️ Wie viele Mitarbeiter sind regelmäßig anwesend?

➡️ Wie ist die Homeoffice-Regelung?

➡️ Wie viele Schreibtische werden benötigt?

➡️ Wie viele Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten werden benötigt?

➡️ Wie hoch ist der Anteil an Projekt- und Teamarbeit?

➡️Welche Möglichkeiten bieten die räumlichen Gegebenheiten?

➡️ Welches Budget steht zur Verfügung?

Binden Sie die Mitarbeiter ein

Für die Mitarbeiter ist es riesiger Schritt vom Zellenbüro zum Kombibüro oder Open Space eventuell noch kombiniert mit Desk Sharing.

Ein eigener Schreibtisch, „mein“ Stuhl, die Bilder und Fotos an der Wand, die liebevoll gepflegten Pflanzen auf dem Fensterbrett – das alles bietet „Heimat“ und die Mitarbeiter fühlen sich wohl.

Es werden zwar auch die Nachteile dieses Bürokonzepte beklagt, aber trotzdem sollten Sie nicht mit großer Begeisterung rechnen, wenn Sie die Umgestaltung der Büros vorschlagen.

Das Ganze ist ein echtes Change-Projekt und sollte auch mit den bekannten Methoden des Change-Managements begleitet werden.

An erster Stelle steht dabei natürlich die Beteiligung der Mitarbeiter. Nehmen Sie Ängste und Widerstände ernst und erarbeiten zusammen Lösungen. Auch der Betriebsrat sollte eingebunden werden.

Organisatorische Regelungen sind wichtig

Was ist die größte Angst beim Desk-Sharing-Konzept?

Dass man keinen guten Platz mehr abbekommt, wenn man nicht gleich um 6:00 Uhr im Büro ist.

Im Kombi-Büro oder Open Space gibt es immer auch Arbeitsplätze, die nicht ganz optimal sind, wenn man dort den ganzen Tag ungestört arbeiten möchte. Aber dafür sind sie auch nicht gedacht. In der Regel sind es Arbeitsplätze, die die Mitarbeiter nutzen sollten, die den ganzen Tag von Besprechung zu Besprechung hetzen und nur mal schnell zwischendurch Mails bearbeiten möchten.

Dieses Beispiel macht deutlich, dass es nicht „gute“ und „schlechte“ Arbeitsplätze gibt, sondern die Arbeitsplätze unterschiedliche Funktionen erfüllen. An einigen kann man gut konzentriert arbeiten, andere fördern die Kommunikation, wiederum andere sind perfekt für die Entwicklung kreativer Ideen. Daher gibt es unterschiedliche Zonen und Abtrennungen, damit dies möglich ist, ohne dass der eine den anderen stört.

Für ein angstfreies und gutes Miteinander benötigen Sie also ein Reservierungs- bzw. Buchungssystem für die einzelnen Arbeitsplätze und Besprechungsräume. Dies kann eine einfache Excel-Tabelle sein, oder ein professionelles Tool.

Ein weiterer positiver Effekt davon ist: Jeder muss sich überlegen, was für ihn morgen ansteht. Wieviel Meetings habe ich? Werde ich konzentriert an einem Konzept oder einer Auswertung arbeiten? Werde ich im Projekt weiter arbeiten? Dann bucht er sich den Arbeitsplatz, den er dafür benötigt. Am nächsten Morgen startet jeder gut vorbereitet in den Tag.

Darüber hinaus sollte im Team geklärt werden, wie damit umgegangen wird, wenn die Führungskraft ein Einzelbüro für ein vertrauliches Personalgespräch benötigt, aber für den Tag für sich einen Platz am 4er-Tisch gebucht hat.

Außerdem funktioniert das Desk-Sharing-Konzept nur, wenn Sie gleichzeitig eine Clean-Desk-Policy einführen. Hier sollte nicht nur geregelt werden, dass Papierstapel am Ende des Tages von den Schreibtischen verschwinden, sondern auch die benutzten Kaffeetassen in die Küche gebracht werden und der Schreibtisch abgewischt wird, also sauber und ordentlich verlassen wird.

Vielleicht lächeln Sie jetzt, aber aus eigener Erfahrung weiß ich, dass „benutzte Kaffeetassen“ irgendwann das größte Ärgernis werden…

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Die einzelnen Bürokonzepte stelle ich in den nächsten Blogartikeln und in diesem Video genauer vor.