Vielleicht hatten Sie über Ostern auch ein paar Tage frei. Nun kommen Sie an Ihren Arbeitsplatz zurück und finden wieder zahlreiche E-Mails im Posteingang. Damit Sie schnell wieder einen Überblick über den Posteingang bekommen und ihn leeren können, empfehle ich Ihnen das Eisenhower-Prinzip anzuwenden.
Dabei wird zwischen „wichtig“ und „dringend“ unterschieden. Ob eine Sache dringend ist, ist schnell festgestellt. Aber ob etwas wichtig ist, fällt meistens etwas schwerer. Mein Tipp: überlegen Sie sich hier, welche Konsequenzen es für Sie oder das Unternehmen haben könnte, wenn Sie die Mail nicht heute bearbeiten.
Danach entscheiden Sie: E-Mails, die
- wichtig und dringend sind bearbeiten Sie sofort, insbesondere wenn Sie nur kurze Zeit dafür benötigen.
- wichtig, aber nicht dringend sind planen Sie über die Aufgaben konkret ein, d.h. Sie legen fest, an welchem Tag Sie die E-Mail bearbeiten wollen.
- dringend, aber nicht wichtig sind können Sie delegieren oder auch hinterfragen (denn manchmal sind die Dinge dann doch nicht ganz so dringend, wie erst dargestellt).
- weder dringend noch wichtig sind verschieben Sie in einen Unterordner „später bearbeiten“ und legen sich eine Erinnerung in einer Woche in den Kalender.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
