Microsoft Outlook ist für viele von uns das zentrale Werkzeug zur Verwaltung von E-Mails, Terminen und Kontakten. Eine der praktischen Funktionen, die Outlook bietet, ist die Mailvorschau. Diese Funktion ermöglicht es, E-Mails direkt in einer kleinen Vorschau im Posteingang zu lesen, ohne die Nachricht vollständig öffnen zu müssen. Dies kann besonders hilfreich sein, um schnell durch eine Vielzahl von E-Mails zu navigieren oder wichtige Informationen auf einen Blick zu erfassen. Doch wie bei jeder Funktion gibt es auch hier Vor- und Nachteile, die es zu bedenken gilt.

Vorteile der Mailvorschau

1. Zeitersparnis: Mit der Mailvorschau können Sie schnell entscheiden, ob eine E-Mail sofortige Aufmerksamkeit erfordert oder später gelesen werden kann. Dies spart wertvolle Zeit, insbesondere bei einem vollen Posteingang.
2. Effizienz: Durch die Möglichkeit, E-Mails direkt in der Vorschau zu lesen, können Sie effizienter arbeiten und bleiben dabei im Fluss, ohne ständig zwischen geöffneten E-Mails hin- und herspringen zu müssen.
3. Überblick: Die Mailvorschau bietet einen guten Überblick über den Inhalt einer Nachricht, ohne dass Sie die E-Mail öffnen müssen. Dies ist besonders nützlich, um Informationen schnell zu scannen.

Nachteile der Mailvorschau

1. Sicherheitsrisiken: Das Lesen von E-Mails in der Vorschau kann Sicherheitsrisiken bergen, insbesondere wenn es sich um potenziell schädliche E-Mails handelt. In der Vorschau könnten gefährliche Inhalte, wie z.B. eingebettete Skripte, ausgeführt werden, was bei der vollständigen Öffnung möglicherweise verhindert würde.
2. Eingeschränkte Darstellung: Manche E-Mails, insbesondere solche mit komplexem HTML oder eingebetteten Inhalten, werden in der Vorschau möglicherweise nicht korrekt angezeigt. Wichtige Formatierungen oder Anhänge könnten übersehen werden.
3. Ablenkung: Da die Vorschau direkt im Posteingang sichtbar ist, kann dies ablenkend wirken, wenn man sich auf eine andere Aufgabe konzentrieren möchte. Es kann schwierig sein, sich von eingehenden E-Mails fernzuhalten, wenn diese sofort angezeigt werden.

So sparen Sie unnötige Klicks

Lesen Sie Ihre Mails in Outlook auch gerne im Vorschaufenster, z.B. rechts? Dann könnte der heutige Tipp wertvoll für Sie sein, weil Sie unnötige Klicks sparen.

Häufig beobachte ich bei meinen Trainingsteilnehmern, dass Mails im Vorschaufenster gelesen werden. Wenn dann auf die nächste Mail geklickt wird, ist die vorherige Mail nicht mehr fett, also auf gelesen gesetzt. Dann wird die vorherige Mail wieder auf “ungelesen” gesetzt, weil man sie später noch bearbeiten möchte. Diese Klicks können Sie sich sparen und die Vorschau so einstellen, dass die Mails ungelesen/ fett bleiben, bis Sie sie durch Doppelklick geöffnet haben.

So gehen Sie vor:

• Wechseln Sie zum Reiter “Ansicht“
• Klicken Sie auf die Schaltfläche “Lesebereich“
• Wählen Sie dort “Optionen“
• entfernen Sie den Haken vor “Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt“
• Schließen Sie das Fenster mit OK.

Fazit:

Manchmal sind die kleinen Dinge, die einem das Leben vereinfachen und mit dieser Einstellungsänderung sparen Sie Zeit und Sie vermeiden Fehler.

Die Mailvorschau in Outlook bietet eine schnelle und bequeme Möglichkeit, E-Mails zu lesen, ohne den Posteingang verlassen zu müssen. Sie ermöglicht es Ihnen, effizienter zu arbeiten und einen schnellen Überblick über Ihre Nachrichten zu erhalten. Allerdings sollten Sie sich der potenziellen Sicherheitsrisiken und der möglichen Ablenkung bewusst sein, die mit der Nutzung dieser Funktion einhergehen. Ob Sie die Mailvorschau aktivieren oder deaktivieren, hängt letztlich von Ihren individuellen Bedürfnissen und Arbeitsgewohnheiten ab.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.