Dies war die Frage im September und ich danke allen, die an meiner Umfrage teilgenommen haben.
Die Ergebnisse decken sich mit meinen Beobachtungen bei meinen Kunden – und überraschen doch immer wieder. Aber sehen wir uns erstmal die Umfrage an:
Ein Kollege ruft an und hat eine Bitte an Sie („Kannst du mal eben schnell…“), ein anderer Kollege kommt in Ihr Büro und gibt Ihnen noch eine kurze Info für seine Besprechung, die morgen stattfindet (z.B.: dass er doch noch eine Pinwand benötigt), kurz danach steht der Chef in der Tür und sagt noch was zur Teamsitzung, die in 5 min. startet.
Eigentlich geht das so den ganzen Tag…
Wo notieren Sie sich diese vielen kleinen Informationen, die entweder jetzt sofort relevant sind, oder erst in den nächsten Tagen? Die nur zur Info waren, oder eine Aufgabe für Sie beinhalten?
Als Antworten standen zur Auswahl (Mehrfachnennungen möglich):
- Ich schreibe alles auf kleine Zettel
- Ich verwende Haftnotizzettel, die dann auf dem Schreibtisch oder am Bildschirm kleben
- Ich mache meine Notizen auf ein Schmierblatt (jeden Tag ein neues)
- Ich nutze dafür ein Notizbüchlein
- Ich habe immer OneNote geöffnet und nutze dieses digitale Notizbuch
- sonstiges
Und – was denken Sie, waren die häufigsten Antworten?
Notizen werden handschriftlich gemacht
Die ersten 4 Antwortmöglichkeiten liegen ganz nah bei einander. Schnelle Notizen werden handschriftlich auf Haftnotizzetteln, Notizbüchern, kleinen Zetteln oder Schmierblättern gemacht. Wobei es sicherlich auch Mitarbeiter gibt, die mehrere dieser Möglichkeiten nutzen.
Sonstiges wurde auch häufiger genannt. Da wissen wir jetzt aber nicht, was sich dahinter verbirgt. Eine Teilnehmerin hat mir eine Mail geschrieben, dass sie, wenn der PC schon aus ist und der Chef noch schnell was zuruft, sie eine Sprachnachricht im Handy speichert.
Warum überrascht mich das Ergebnis dann doch?
Handschriftliche Notizen, insbesondere die auf kleinen Zetteln gemacht werden, haben immer den Nachteil, dass sie irgendwo verteilt sind.
Es gibt keinen einheitlichen Ort dafür.
Ein weiterer Nachteil: Um sie einplanen zu können, müssen Sie sie in ein digitales System übertragen (in Outlook-Aufgaben, oder eine Excel-Liste). Das kostet Zeit. Wenn Sie die Aufgaben oder Notizen nicht übertragen, besteht die Gefahr, dass Sie die Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen.
Trotz dieser Nachteile werden weiterhin handschriftliche Notizen gemacht, obwohl Ihnen ein digitales Notizbuch zur Verfügung steht: OneNote.
Und das überrascht mich. Liegt es daran, dass OneNote noch nicht richtig bekannt ist? Oder dass man lieber bei alten Gewohnheiten bleibt?
Wer OneNote genauer kennenlernen möchte und neugierig ist auf ein paar Tipps & Tricks, der kann sich noch zum Live-Online-Training anmelden, das am 17. November beginnt: https://sekretaerinnen-verband.de/anmeldung-onenote/
Vieles spricht für OneNote
Der aus meiner Sicht größte Vorteil: Sie haben es schon.
OneNote ist Teil des MS-Office-Paketes und steht Ihnen also sofort zur Verfügung. Sie können auch andere Tool nutzen, wie z.B. Trello, aber dafür müssen Sie sich erst registrieren und ggf. entstehen weitere Kosten. Sie müssen auch nicht erst die IT-Abteilung bitten, Ihnen die Software zu installieren. – Sie können einfach loslegen!
Außerdem ist die Bedienung schnell zu erlernen. Wenn man den grundsätzlichen Aufbau des Programms verstanden hat, kann man sehr schnell Erfolge erzielen.
Ein weiterer Vorteil: Es gibt eine Verbindung zu den anderen MS-Office-Programmen. Hier wird die Stärke deutlich, da man aus einer einfachen Notiz in OneNote mit einem Klick eine Outlook-Aufgabe machen kann. Somit ist alles gleich terminiert und wird nicht vergessen.
Mit diesem digitalen Notizbuch schaffen Sie die vielen kleinen Zettel ab und sorgen für mehr Ordnung auf Ihrem Schreibtisch. Und was natürlich nur bei digitalen Notizen funktioniert: Sie können sie schneller durchsuchen.
Sie nutzen OneNote bereits? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfahrungen.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
Das ist ja alles toll. Aber wie soll man zwischendurch die handschriftlichen Notizen in OneNote eingeben, wenn es rund geht? Wenn ständig jemand kommt – sei es Chef, Kollegen oder andere Vorgesetzte oder ständig das Telefon klingelt und jemand an der Tür ist?
Anrufe werden auf Gesprächsnotizen aufgeschrieben (danach) mit Uhrzeit etc. Termine wie auch Erinnerungen kommen ebenfalls auf dafür geschaffene Vorlagen.
Außerdem müsste ich mich erst in OneNote einarbeiten und dafür fehlt mir einfach die Zeit.
Die handschriftlichen Notizen werden sofort in OneNote eingegeben, also gar nicht mehr handschriftlich gemacht. Das Programm ist immer offen.
Auch wenn es hektisch ist, gilt: Ruhe bewahren. Eins nach dem anderen. Sie sollten da ganz klare Grenzen setzen. Wenn Sie z.B. gerade telefonieren, darf der Chef nicht gleichzeitig mit Ihnen reden. Nach dem Telefonat machen Sie erstmal die Notiz, dann hören Sie Ihrem Chef zu. Hilfreich ist auch mit einem Headset zu telefonieren, da Sie dann beide Hände frei haben zum Tippen.
OneNote zu erlernen geht sehr schnell. Bereits nach 1 Stunde kennen Sie die wichtigsten Funktionen und können damit routiniert arbeiten.