Bei der großen Gehaltsumfrage 2024 vom Verband der Sekretärinnen, ging es nicht nur um das monatliche Salär, sondern auch um die Herausforderungen, die Sekretärinnen und Assistentinnen täglich bewältigen müssen.

Eine Teilnehmerin gab folgendes an: “Ich möchte für einen möglichst reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes sorgen und mit eigenen Ideen Prozesse und Ziele des Betriebes konstruktiv mitgestalten.”

Der reibungslose Ablauf des Tagesgeschäfts im Sekretariat

Haben Sie sich als Sekretärin bzw. Assistentin jemals gefragt, wie Sie aktiv dazu beitragen können, einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft zu gewährleisten und gleichzeitig die Prozesse und Ziele Ihres Betriebes konstruktiv mitgestalten können?

Eine Antwort darauf zu finden, ist gar nicht so leicht. Daher habe ich einen Methoden-Tipp für Sie:

Umkehrung

Damit die Ideen sprudeln, kehren Sie die Fragestellung einfach um. Also:

Was müsste ich als Sekretärin tun, damit der Ablauf des Tagesgeschäfts komplett gestört ist und es der schlimmste Tag des Jahres wird?

Na? Fällt Ihnen schon etwas ein?

Wie wäre es mit

• Den Chef zur falschen Zeit in den falschen Termin schicken.
• Kollegen mit uneindeutigen und sich widersprechenden Mails verwirren.
• Die Kollegen mit sinnlosen Mails bombardieren.
• Den Kopierer und/oder Drucker außer Betrieb setzen.
• Die Kaffeemaschine außer Betrieb setzen.
• Nicht telefonisch erreichbar sein, indem Sie Ihr Telefon stumm stellen.
• Dateiordner verschieben, sodass die Kollegen notwendige Informationen oder Dateien nicht mehr finden.
• Auf jede Frage mit “weiß ich nicht” antworten.
• Jede Bitte mit “mach ich nicht” abwehren.

Wenn Ihnen noch weitere Punkte einfallen, dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Im nächsten Schritt drehen Sie die Punkte wieder um, dann haben Sie eine Liste, wie Sie für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts beitragen können,

also:

• Die Termine des Chefs im Blick haben und ihn rechtzeitig in seine Besprechung mit den notwendigen Unterlagen schicken.
• Klar und eindeutig kommunizieren.
• Den internen E-Mail-Verkehr reduzieren und ggf. das persönliche Gespräch suchen.
• Darauf achten, dass z.B. der Kopierer funktioniert und Sie ausreichend Toner und Papier im Vorrat haben.
• Eine Notration Kaffee in der Schublade haben.
• Gut telefonisch erreichbar und freundlich am Telefon sein.
• Die Ablage aktuell halten.
• Sich um Probleme und Fragen der Kollegen kümmern. Und falls Sie selbst nicht helfen können, dann einen richtigen Ansprechpartner finden.
• Den Chef und die Kollegen in Ihrer Arbeit unterstützen.
• Mitdenken und proaktiv tätig werden.

Auch diese Liste können Sie gerne im Kommentar ergänzen.

Wie führe ich meinen Chef?

Damit Chef und Sekretärin zu einem Dream-Team werden und gut zusammenarbeiten, sollten Sie einige Absprachen treffen und Regeln einführen. Denn manchmal beobachte ich in meinen Trainings, dass der Vorgesetzte seiner Assistentin das Leben unnötig schwer macht. Dann ist es wichtig, dass Sie selbstbewusst auftreten und Ihren Chef führen.

Hier einige Ideen, wie Sie das tun können:

• Klären Sie Ihre Rolle: Was gehört zu Ihren Aufgaben – und was nicht? Welche Erwartungen hat Ihr Chef an Sie? Wofür übernehmen Sie eigenständig die Verantwortung?
• Die Prioritäten kennen: Was ist im Moment wichtig? Damit Sie z.B. für den Mail-Posteingang Ihres Chefs die Prioritäten richtig setzen können, sollten Sie diese Frage klären.
• Den Terminkalender verwalten: Planen Sie bitte auch Pufferzeiten und Bürozeiten ein, sodass Ihr Chef ausreichend Zeit hat, um seine eigenen Aufgaben abzuarbeiten.
• Unterlagen für ein Meeting zusammenstellen: Sorgen Sie für ein Ablagesystem, das durchgängig funktioniert. So vergeuden Sie keine Zeit fürs Suchen.
• Die E-Mail-Flut in den Griff bekommen: Vereinbaren Sie gemeinsam mit Ihrem Chef Regeln für die gemeinsame Bearbeitung seiner E-Mails. Wie kann die Anzahl der empfangenen Mails reduziert werden? Welche Mails dürfen Sie eigenständig bearbeiten? Wie wird deutlich, wer welche Mail bearbeitet oder gelesen hat?
• Delegierte Aufgaben überwachen: Als Vorgesetzter delegiert Ihr Chef häufig Aufgaben an seine Mitarbeiter. Die Überwachung der Fristen obliegt dann in der Regel der Sekretärin. Dafür ist ein gut ausgefeiltes System notwendig.
• Aufträge präzisieren: “Können Sie mal kurz xy machen?”. Stopp: bevor Sie jetzt in Aktionismus verfallen, Überstunden machen und dann leider keine Wertschätzung für Ihre Arbeit erfahren, sollten Sie nach so einem unpräzisen Auftrag 2 Fragen stellen.

Fazit

Insgesamt zeigt die große Gehaltsumfrage 2024 des Verbands der Sekretärinnen nicht nur die finanzielle Seite der Arbeit, sondern betont auch die vielfältigen Herausforderungen, mit denen Sekretärinnen und Assistentinnen täglich konfrontiert sind. Von der Organisation des Tagesgeschäfts bis hin zur proaktiven Mitgestaltung von Unternehmenszielen spielen sie eine entscheidende Rolle im reibungslosen Funktionieren eines Büros.

Durch die Umkehrung von Problemstellungen und die proaktive Herangehensweise an Aufgaben können sie nicht nur Hindernisse überwinden, sondern auch die Effizienz und Produktivität steigern. Letztendlich sind sie die wahren Heldinnen hinter den Kulissen, deren Beitrag oft im Verborgenen bleibt, aber entscheidend für den Erfolg eines Teams oder einer Organisation ist. Indem Sekretärinnen und Assistentinnen ihre Fähigkeiten nutzen, um den Arbeitsalltag zu gestalten und die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern zu erleichtern, tragen sie maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.